عندما تسمع كلمة "فعاليات"، غالبًا ما تتبادر إلى ذهنك لحظات مميزة. خاصةً عندما يكون الحدث محور اهتمامك، فأنت تميل إلى تذكر كل تفصيلة فيه. إذا كنت ترغب في استضافة واحدة من أفضل الفعاليات على الإطلاق، فأنت بحاجة إلى الكثير من التحضيرات، بدءًا من الترحيب، وبيع التذاكر، والعرض، وقائمة الطعام، ورسائل الدعوة، والمواصلات، وغيرها. يجب أن يكون كل شيء مثاليًا تقريبًا، ليبقى راسخًا في ذاكرة عملائك.
بصفتك مالك فندق، فأنت تفكر في إيرادات التذاكر، والاحتفاظ بالعملاء، وكيفية تحقيق مبيعات فعّالة، وإدارة الفعالية، وما إلى ذلك. في عالم الفنادق، يُعدّ تنظيم الفعاليات من أكثر المجالات ربحية. فهي تُحقق أرباحًا طائلة، لكنها تأتي على حساب ضغوط العمل. فهي تستنزف مواردك ووقتك واهتمامك. إذا لم تُراعَ الحذر، فقد يؤدي ذلك إلى خسارة فادحة إذا لم تُدار الفعاليات بشكل صحيح. قد يكون تنظيم حفلات الزفاف هو أكبر مشكلة تواجهها في هذا المجال. فهو ينطوي على مخاطرة عالية، وضغوط عالية، ومكافآت كبيرة إذا نُفّذ على أكمل وجه. عليك أن تُقدّم أفضل ما لديك وأن تستخدم كل ما في وسعك لجعله فعالية رائعة.
ستقدم هذه المقالة المعلومات اللازمة لاستضافة فعالية رائعة. قد تبدو استضافة فعالية أمرًا شاقًا ومُرهقًا للوهلة الأولى، لكنك ستنجح بفضل مهاراتك التنظيمية الجيدة. لذلك سنناقش أدناه ما نُطلق عليه "دليل تخطيط الفعاليات 101 لفعالية ناجحة".
1. حدد أهدافك وحددها
لكل فعالية ناجحة، يجب أن يكون لديك خطة/هدف واضح. مع ذلك، قد تختلف الخطة باختلاف الجهات المعنية بالفعالية. يُفضّل أن يكون الجميع، بمن فيهم الجهات المعنية، على وفاق معك. اطرح أسئلة تُعطيهم فكرة واضحة عما يحتاجونه للنجاح. أسئلة مثل:
- أسباب تنظيم الفعاليات
- التوقعات من الأحداث
- قياس نجاح الحدث
- إذا كان جميع أصحاب المصلحة حاضرين
بعد تحديد أهداف وغايات أي فعالية، ستحتاج إلى إرساء أساس متين. فبدون أساس متين، قد يصبح حدثك مشوشًا ومثيرًا لقلق الضيوف وأصحاب المصلحة. ولكن عندما تُنظم فعالية تُثير فخر أصحاب المصلحة، فمن المؤكد أنك ستحصل على المزيد من طلبات المشاركة. مع تحقيقك للأهداف، يُنصح بمراجعتها.
2. يجب توزيع المسؤوليات والأدوار على الأفراد
بعد ذلك، بعد تحديد خططك وأهدافك بوضوح، وزّع الأدوار والمسؤوليات على الموظفين. تأكد من توافق جميع موظفيك. يُفضّل أن تكون لديك خطة منظمة وتوقعات واضحة من موظفيك. يجب أن يعرف كل فرد متى وماذا سيفعل خلال الفعالية.
عادةً ما تُوزّع الأدوار في اجتماعات الافتتاح التي تُعقد قبل بدء العمل. يُنصح بإطلاع الجهات المعنية على تقدم كل عمل وإبقاء الجميع على اطلاع دائم. قد تتطلب بعض الفعاليات تشكيل لجان فرعية يكون لكل منها مشرف. يجب أن يكون الهيكل واضحًا وبسيطًا، وستحصل على فعالية رائعة.
الأدوار التي يمكن تخصيصها أثناء مرحلة التخطيط لحدث ما؛
- البرمجة
- إدارة البائعين
- الرعاية
- تسويق
3. الميزانية
بعد توزيع الأدوار والمسؤوليات، تأتي الخطوة الرئيسية والمهمة التالية وهي "الميزانية". الآن، لديكم خطة واضحة لوضع ميزانية الفعالية. يمكنكم البحث عن رعاة ومصادر دخل أخرى للمساعدة في تغطية تكاليف الفعالية. قد تكون هذه المساعدة مادية أو عينية، ويحصل الرعاة على دعاية مقابل ما يقدمونه لكم.
إذن، ما هي النفقات التي يجب أن تتوقعها كمنظم فعاليات؟ تشمل هذه النفقات ما يلي:
- سوف تحتاج إلى إضافة ميزانية للمكان إذا لم يكن لديك فندق.
ستحتاج إلى تخصيص ميزانية لمصمم ديكور لمساعدتك في التصميم. هذه نقطة مهمة، إذ تُهيئ الجو المناسب الذي يتناسب مع مناسبتك المُخطط لها.
- تتطلب البرمجة ميزانيةً خاصة بمجالها، بما في ذلك تكاليف المتحدثين الرئيسيين والفرق الموسيقية، وما إلى ذلك.
يجب أن تكون ميزانية الطعام والشراب مناسبةً للمحترف. هذا الجانب هو الأصعب، إذ قد تُنفق أكثر من اللازم أو تُحقق نتائج سيئة. يُفضّل الحرص على موازنة كل شيء.
- الميزانية المخصصة للإعلان وتوليد الضجة.
- ميزانية لتكاليف الموظفين العاملين لديك.
- ميزانية متنوعة للنفقات غير المتوقعة.
قد تحتاج أيضًا إلى إضافة الدخل المتوقع، مما سيساعدك في تقييم ربحك. قد يكون هذا الدخل عبارة عن تذاكر مجانية، ولكن هذه التذاكر المجانية لها قيمة محددة.
4. الخيارات الافتراضية بسبب الوباء
نحن في فترة تُقام فيها الفعاليات افتراضيًا. لقد أثّرت هذه الجائحة العالمية على معايير تنظيم الفعاليات. لكن الجانب الإيجابي الوحيد هو أن منظمي الفعاليات قادرون على تحسين التجربة الافتراضية.
بصفتك منظم فعاليات فندقية، عليك أن تتعلم كيفية توفير العناصر اللازمة للفعاليات الافتراضية. يمكنك جعلها افتراضية فقط أو مختلطة، حسب الإمكانيات المتاحة لديك.
5. تأمين الخدمات اللوجستية
هناك دائمًا ساعات من الوقت والجهد والموارد اللازمة لكل فعالية ناجحة مُخطط لها. بصفتك مُنظم فعاليات، سواءً لفندق أو شخصي، عليك تخصيص مهلة زمنية لا تقل عن ثلاثة أشهر، مع فترة زمنية مثالية تبلغ حوالي ستة أشهر. عند تحديد موعد مع الجهات المعنية، تأكد من تحديد موعد لا يؤثر على العمل المُستعجل. عند اختيار التاريخ، ضع في اعتبارك عوامل عديدة، مثل التقويم الدراسي، والعطلات، والمنافسة على فعاليات القطاع، وما إلى ذلك. ستحتاج إلى مُتابعة مُتحدثيك إذا لزم الأمر.
بعد اختيار موعد مناسب (يجب أن يكون هناك دائمًا موعد مستهدف واثنين احتياطيين). بعد ذلك، راجع قائمة الأماكن المتاحة وحدد خياراتك. تأكد من أن المكان الذي تختاره يستوعب الضيوف غير مالكي الفنادق. يمكن تحديد الأماكن بسرعة، لكن تحديد الموعد ليس كذلك، لذا لا تفوّت الموعد.
6. خطة رئيسية لكل مشكلة
ستكون هذه الوثيقة بمثابة مرجعك الشامل، إذ ستحتوي على إجابات لأسئلة الجميع. إنها بداية ونهاية فعاليتك، ويجب تحديثها باستمرار. يجب أن تتضمن الخطة الرئيسية العناصر التالية:
- المكان، والخدمات اللوجستية للبائعين، وخدمات تقديم الطعام
- إدارة الفرقة الموسيقية، الدي جي، المتحدث، والترفيه.
- الجدول الزمني التقديري لكل حدث.
- اللافتات والطباعة
- معلومات الاتصال للبائعين الجدد والحاليين
- البرمجة والترفيه والأنشطة
- خطة العلاقات العامة
هذا الكتاب يوفر عليك عناء البدء بالعملية من الصفر. مع هذا الكتاب، ستبدأ أي مشروع تخطيط فعاليات مبكرًا. إنه بمثابة موسوعة سهلة الاستخدام، يمكنك الرجوع إليها واستلهام الأفكار.
خاتمة
نعم، قد يكون تخطيط الفعاليات مُرهقًا ويستنزف الكثير من الطاقة والمال، خاصةً إذا لم يُخطَّط له جيدًا. لذا، يُعدّ التنظيم الجيد الحل الأمثل لنجاح الفعاليات.
تنبع الفعاليات دائمًا من هدفٍ خاص، يجب الحفاظ عليه طوال مراحل التخطيط. يطلب العديد من المتخصصين من منظمي الفعاليات التفكير في آخر فعالية حضروها، وأهداف التخطيط لها، وما حققوه من إنجازات. هذا يُشير إلى أهمية الخطوة الأولى من الخطوات الست المذكورة في هذه المقالة، والتي يجب اتباعها بدقة.
في الواقع، اتباع الخطوات الست المذكورة أعلاه يُعدّ مثاليًا لإقامة فعالية مُخطط لها جيدًا وناجحة. لأي استفسار، يُمكنكم التواصل معنا عبر موقعنا الإلكتروني، حيث سيكون ممثلو خدمة العملاء لدينا جاهزين للرد على استفساراتكم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
_-_A_Complete_Guide.png)
