Si gestionas una organización sin ánimo de lucro sin llevar un seguimiento de tus fuentes de ingresos mensuales y costos, te enfrentarás a un problema similar: gastar demasiado o no en elementos importantes.
...¿Qué es un Presupuesto?
...Consejos para crear presupuestos en organizaciones sin ánimo de lucro
...Plantilla gratuita de presupuesto de organizaciones sin ánimo de lucro
...¿Qué debería incluirse en el presupuesto de una organización sin ánimo de lucro?
...¿Cuánto gastan las organizaciones sin ánimo de lucro en marketing?
...Conclusión
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Si gestionas una organización sin ánimo de lucro sin llevar un seguimiento de tus fuentes de ingresos mensuales y costos, te enfrentarás a un problema similar: gastar demasiado o no en elementos importantes.
Sin embargo, con una planificación cuidadosa, puedes centrarte en los objetivos financieros de tu organización sin ánimo de lucro. Además, podrás administrar tu negocio de manera más efectiva con los fondos mínimos que recibes.
Las mejores plantillas gratuitas de presupuesto para organizaciones sin ánimo de lucro, empresas emergentes (startups) y otros grupos sin ánimo de lucro se encuentran en esta publicación. Además, descubrirás los elementos fundamentales de la elaboración de presupuestos para tu organización.
¿Qué es un Presupuesto?
Un presupuesto es el plan de la organización en términos financieros. Es importante que los recursos se utilicen en un presupuesto planificado e inclusivo para cumplir con tu objetivo y mantener la sostenibilidad y responsabilidad ante tus interesados.
Puedes comenzar con la ayuda de los recursos y consejos en esta página.
Establece tu presupuesto
La plantilla de presupuesto de las organizaciones sin ánimo de lucro, que es una plantilla para presupuestar costos e ingresos por área de actividad, es la herramienta principal del departamento de contabilidad para crear un presupuesto integral de toda la organización.
Con una plataforma personalizable creada para satisfacer las necesidades de tu equipo y ajustarse a medida que esas necesidades evolucionan, puedes motivar a tus empleados a superar sus expectativas.
Consejos para crear presupuestos en organizaciones sin ánimo de lucro
Para prever cuántos fondos recaudarás en comparación con cuántos fondos gastarás durante el año, debes analizar estadísticas hasta que empieces a cruzar los ojos. Por supuesto, esta estimación es la que esperas que apruebe tu comité.
El proceso de crear un presupuesto es laborioso y lleva mucho tiempo para la mayoría de las empresas, y muchos directivos lo temen cada año. El proceso se puede simplificar para que sea más fácil, sencillo y preciso teniendo en cuenta las siguientes tácticas.
Para hacer que la creación de tu próximo presupuesto sea menos dolorosa, ten en cuenta los siguientes consejos y recursos:
Primero, usa una plantilla.
Comienza con una plantilla amplia que liste tus fuentes principales de ingresos e incluya categorías de gastos estándar como costos de personal (salarios, bonificaciones, beneficios), costos de oficina (copias, alquiler, suministros, servicios públicos), costos de viaje (vuelos, alojamiento, comidas), etc.
Comenzar con todos esto te ofrecerá un excelente punto de partida, pero a medida que expandas más tu presupuesto, puedes agregar más información a los elementos enumerados.
Limita la cantidad de elementos enumerados
Evita que sean demasiado descriptivos o agregues demasiados otros elementos. Esto puede hacer que tu presupuesto sea demasiado complicado y extenso, y limitará tu capacidad para asignar dinero y gastos durante el año.
Plan mensual de gastos
Utiliza un modelo que te permita asignar fondos para tus actividades mensualmente en lugar de anualmente.
Esto te permitirá analizar con precisión tu progreso mensual y anticipar cualquier ajuste que pueda ser necesario antes. Esto te permitirá reasignar fondos o hacer planes para generar más dinero según sea necesario.
Además, desglosar las actividades exactas que tendrán lugar cada mes en intervalos de tiempo más cortos facilita contabilizar eventos especiales, gastos únicos, etc.
Calcula un total anual
Incluye una columna total anual a la que puedes agregar cada estimación mensual para determinar tu presupuesto acumulado hasta la fecha.
A medida que avanza el año fiscal, tener tanto la vista general como la vista del mes hasta la fecha te permitirá evaluar tu progreso en relación con el objetivo general.
Ten en cuenta la inflación
Utiliza los resultados del año anterior como punto de partida. Recuerda tener en cuenta la inflación del próximo año, que es del 3%.
Al redactar un presupuesto plurianual, ten en cuenta la inflación anual promedio de cada artículo.
Prioriza tus gastos fijos y esenciales.
Comienza con los gastos fijos que debes pagar por cosas que sabes que incurrirás independientemente del nivel de actividad, como alquiler, servicios públicos, sueldos y seguros, y luego suma los gastos variables.
Prepara una lista de otros artículos que te gustaria tener y que puedes incluir en tu presupuesto si anticipas tener que puedes incluir en tu presupuesto si anticipas tener dinero extra después de pagar todas las facturas requeridas.
Separa los gastos anuales por meses.
Divide el total anual por el número de meses restantes en tu año fiscal para determinar la factura mensual de los elementos que son fáciles de calcular anualmente y generalmente consistentes.
Ten en cuenta las irregularidades temporales.
Ten en cuenta la estacionalidad y el momento en que los ingresos y los gastos pueden cambiar, como en ocasiones especiales, campañas anuales de recaudación de fondos, regalos significativos, etc. Identifica los meses que pueden generar más ingresos o incurrir en más costos para que puedas hacer planes para pagar gastos específicos si tienes el dinero o reservar suficiente dinero para cubrir esos gastos más tarde.
Utiliza plantillas prellenadas
Para ayudarte a desarrollar estimaciones para categorías donde los ingresos o los costos son predecibles y recurrentes, utiliza herramientas como plantillas genéricas.
Por ejemplo, asigna un valor aproximado para vuelos, estancias en hoteles, viáticos para comidas, taxis/transporte, etc., para determinar rápidamente los gastos de viaje durante el año.
Calcula los elementos dependientes a partir de los gastos conocidos
Presupuesta para otras proyecciones relacionadas, como los gastos de personal, utilizando cifras conocidas. Ingresando el salario básico de cada empleado para todo el año y calculando bonificaciones, beneficios, impuestos y otros gastos como un porcentaje del ingreso conocido, puedes crear una columna detallada de personal para tu presupuesto.
Una regla general es agregar un bono del 3 al 5 por ciento y el 20 al 30 por ciento del ingreso de cada empleado para beneficios y cargos fiscales.
Nota:
Aunque elaborar un presupuesto organizacional generalmente lleva tiempo y consideración cuidadosa, quizás estos consejos ayuden a tu equipo a tener una experiencia más fructífera.
Para que tu presupuesto tenga la información correcta, recuerda incorporar un liderazgo importante de tu empresa.
Plantilla gratuita de presupuesto de organizaciones sin ánimo de lucro
Tenemos varios modelos de presupuesto para organizaciones sin ánimo de lucro gratuitos que tu organización debe usar para pasar de una gestión financiera desorganizada a la elaboración de presupuestos operativos.
Plantilla por programas del presupuesto de organizaciones sin ánimo de lucro
Ingresos
| Ene | Feb | Mar | Abr | May | Jun | Jul | Ago | Sep | Oct | Nov | Dic | Total |
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| Salarios y sueldos 1 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Salarios y sueldos 2 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Regalos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Dividendos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Intereses | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Total de ingresos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Gastos:
| Ene | Feb | Mar | Abr | May | Jun | Jul | Ago | Sep | Oct | Nov | Dic | Total |
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| Alquiler/Hipoteca | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Comestibles | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Seguros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Entretenimiento | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Utilidades 1 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Utilidades 2 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Utilidades 3 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
| Total de gastos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Utilizando esta sencilla plantilla, puedes llevar un seguimiento del presupuesto específico del proyecto para tu organización.
Para calcular el ingreso total mensual, identifica las fuentes de ingresos y las cantidades relacionadas en columnas mensuales. Para comparar los costos totales con los ingresos totales, introduce los gastos/proyectos en columnas idénticas mes a mes.
Usa esta plantilla de presupuesto de proyecto de caridad para identificar áreas donde puedes expandirte y aquellas donde podrías necesitar hacer recortes.
Plantilla del presupuesto anual para organizacioenes sin ánimo de lucro
| Año | 20XX | | | | |
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| Ingresos | Ene | Feb | Mar | Q1 Total | Abr | May | Jun | Q2 Total | Jul | Ago | Sep | Q3 Total | Oct | Nov | Dic | Q4 Total | Totales anuales |
| Ventas | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 1 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 2 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 3 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $
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| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 4 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 5 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 6 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 7 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 8 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 9 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Producto/Servicio sin ánimo de lucro 10 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Bancario | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Intereses | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Dividendos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Regalos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Subvenciones | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Totales | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
Gastos:
| Ene | Feb | Mar | Q1 Total | Abr | May | Jun | Q2 Total | Jul | Ago | Sep | Q3 Total | Oct | Nov | Dic | Q4 Total | Totales anuales |
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| Oficina | | | | | | | | | | | | | | | | |
| Salarios y sueldos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Suministros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Seguros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Reparaciones/mantenimiento | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Mobiliario y electrodomésticos | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Transporte | | | | | | | | | | | | | | | | |
| Pagos de automóviles | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Seguro de auto | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Combustible | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Servicios públicos | | | | | | | | | | | | | | | | |
| Gas | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Electricidad | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Entretenimiento | | | | | | | | | | | | | | | | |
| Recreación al aire libre/deportes | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Otros | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Totales | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |
Para ayudarte a gestionar el presupuesto de tu organización, utiliza esta sencilla plantilla del presupuesto anual de las organizaciones sin fines de lucro con textos de ejemplo.
Puedes sustituir los datos financieros del ejemplo, incluidos los ingresos y gastos, con los tuyos propios mediante campos editables. La plantilla luego calcula el total del año hasta ese momento.
Esta plantilla completamente editable te ayuda a calcular los ingresos netos mensuales, trimestrales y anuales de tu organización para que puedas evaluar la viabilidad de las actividades asignadas para tu entidad sin fines de lucro.
¿Qué debería incluirse en el presupuesto de una organización sin ánimo de lucro?
El presupuesto de una organización sin ánimo de lucro debe cubrir una amplia gama de gastos, desde gastos operativos diarios hasta donaciones mensuales. Nos centraremos en las principales fuentes de ingresos y costos.
Las organizaciones sin ánimo de lucro dependen de una variedad de fuentes de financiamiento, que incluyen contribuciones de personas, fundaciones, empresas y subvenciones. Incluye las siguientes formas de ingresos en tu contabilidad para ampliar tu flujo de ingresos:
- Subvenciones: tanto el gobierno como las empresas como Google ofrecen subvenciones a organizaciones sin ánimo de lucro. Indica los tipos de proyectos que respaldará cada subvención en el presupuesto.
- Donaciones generales: el corazón de las organizaciones sin ánimo de lucro es el apoyo financiero de donantes importantes y una base de donantes más amplia. Examina los presupuestos de años anteriores para tener una idea de cuánto podrías esperar generar de donaciones generales.
- Donaciones periódicas: las donaciones periódicas son una fuente confiable de financiamiento para tu organización. Registra contribuciones mensuales, bimensuales y anuales.
- Donaciones en especie: esto incluye cualquier servicio o material ofrecido.
- Donaciones corporativas: las organizaciones sin ánimo de lucro dependen de las donaciones corporativas para ampliar su clientela y forjar nuevas conexiones. Para aumentar tus donaciones aún más, considera colaborar con un experto en donativos con igualación.
La forma más sencilla de evaluar tu inversión en cada promoción o proyecto en relación con su relevancia proporcional en tu estrategia es a través de proyecciones.
No hay forma de evitar la estimación de tus costos porque es un componente clave de la toma de decisiones. En tu estrategia, ten en cuenta los siguientes gastos:
- Administrativos o gerenciales: esto se refiere a los costos asociados con la administración y las operaciones, como los relacionados con la tecnología, el espacio de oficina, servicios públicos y salarios del personal.
- Programación: estos son los gastos necesarios para llevar a cabo las tareas relacionadas con tu propósito, según la programación. Por ejemplo, si una organización sin ánimo de lucro se dedica a alimentar a las personas sin hogar, los gastos de comestibles y los gastos asociados con la preparación de comidas se incluirían en los gastos del programa.
- Recaudación de fondos: las campañas para solicitar donaciones se conocen como recaudación de fondos y pueden incluir iniciativas de marketing como boletines, anuncios impresos y publicaciones en blogs.
Ahora que tienes una idea general de lo que cubrirá el presupuesto de tu organización sin ánimo de lucro, concentrémonos en asignar dinero específicamente para comunicaciones y marketing.
¿Cuánto gastan las organizaciones sin ánimo de lucro en marketing?
Según una encuesta reciente, las organizaciones gastaron más del 70% de sus gastos publicitarios en generar clientes potenciales y adquisición de nuevos contribuyentes en el último año, invirtiendo un promedio de $4 en marketing digital por cada $1 en donaciones en línea.
Planificar un presupuesto para estos gastos de marketing es esencial. Tu presupuesto de marketing actúa como una hoja de ruta para ayudarte a alcanzar tus objetivos y evaluar la viabilidad de tus estrategias.
En el ámbito de las empresas con fines de lucro, es una práctica común asignar entre el 10% y el 20% de las ganancias brutas previstas a comunicaciones y marketing. Como regla general, intenta dedicar entre el 5% y el 15% de tus recursos al marketing si trabajas en el sector benéfico.
Lo más importante es que crees un presupuesto de comunicaciones y marketing detallado al principio de cada año fiscal. A medida que avanzas, realiza un seguimiento de los gastos y los resultados para que puedas comparar costos y beneficios.
Tu plan anual de comunicaciones y marketing debe incluir un presupuesto, con una cantidad asignada a cada táctica (correo electrónico, relaciones con los medios, correo directo, publicidad pagada, etc.), cada una de las cuales debe desglosarse adecuadamente (evaluación, franqueo, impresión, consultoría, etc.).
Conclusión
Con la ayuda de la plantilla, tu equipo puede ser más productivo y completar más trabajo al facilitar la planificación, recopilación, supervisión y presentación de informes sobre el trabajo desde cualquier lugar.
Con informes consolidados, análisis avanzados y sistemas automatizados creados para mantener a tu personal conectado e informado, puedes informar sobre métricas críticas y obtener información en tiempo real sobre el trabajo a medida que se realiza.
No hay forma de predecir cuánto más trabajo pueden completar los equipos en el mismo período de tiempo cuando hay claridad sobre la tarea que se está realizando.
Además, para que una organización sin ánimo de lucro aumente la productividad, la rentabilidad y la precisión, puede ser necesario utilizar recursos como un sistema de gestión de propiedades para organizaciones sin ánimo de lucro.
Sistemas como este ayudan a los fundadores y gerentes de organizaciones sin ánimo de lucro a automatizar sus tareas administrativas/operativas.
Para obtener más información sobre el sistema de gestión de propiedades para organizaciones sin ánimo de lucro de Booking Ninjas, programa una llamada gratuita con nosotros ahora mismo.