Non-profit budgetsjabloon

Als u een non-profitorganisatie beheert zonder uw maandelijkse inkomstenbronnen en kosten bij te houden, zult u een soortgelijk probleem ervaren: u geeft ofwel te veel ofwel te weinig uit aan belangrijke zaken.

Met een zorgvuldige planning kunt u zich echter concentreren op de financiële doelstelling van uw non-profitorganisatie. Bovendien kunt u uw organisatie effectiever runnen met de beperkte financiering die u ontvangt.

In dit artikel vindt u de beste gratis sjablonen voor het budgetteren van non-profitorganisaties, start-ups en andere groepen zonder winstoogmerk. Daarnaast ontdekt u de cruciale onderdelen van budgettering voor uw organisatie.

Wat is een begroting?

Een begroting is het plan van de organisatie in financiële termen. Om uw doelstelling te realiseren en duurzaamheid en verantwoording tegenover uw belanghebbenden te handhaven, is het essentieel dat middelen worden gebruikt in een gepland en inclusief begrotingsproces.

De middelen en het advies op deze pagina kunnen u helpen om aan de slag te gaan.

Stel uw begroting op

Het sjabloon voor de non-profitbegroting, een lay-out voor het budgetteren van kosten en inkomsten per activiteitengebied, is het belangrijkste hulpmiddel van de boekhoudafdeling voor het opstellen van een organisatiebrede begroting.

Met een aanpasbaar platform dat is ontworpen om aan de eisen van uw team te voldoen en zich aan te passen naarmate die behoeften evolueren, kunt u uw medewerkers aanmoedigen om hun verwachtingen te overtreffen.

Tips voor het opstellen van begrotingen bij non-profitorganisaties

Om te voorspellen hoeveel geld u zult inzamelen in vergelijking met hoeveel geld u gedurende het jaar zult uitgeven, moet u cijfers analyseren tot u er scheel van ziet. Natuurlijk hoopt u dat uw commissie deze schatting goedkeurt.

Het proces van het opstellen van een begroting is voor de meeste bedrijven omslachtig en tijdrovend, en veel leidinggevenden zien er elk jaar tegenop. Het proces kan worden gestroomlijnd om het eenvoudiger, gemakkelijker en nauwkeuriger te maken door rekening te houden met de volgende tactieken.

Overweeg de volgende adviezen en middelen om het opstellen van uw volgende begroting minder pijnlijk te maken:

Gebruik ten eerste een sjabloon.

Begin met een algemeen sjabloon dat uw belangrijkste inkomstenbronnen opsomt en standaard uitgavencategorieën bevat, zoals personeelskosten (salarissen, bonussen, secundaire arbeidsvoorwaarden), kantoorkosten (kopiëren, huur, benodigdheden, nutsvoorzieningen), reiskosten (vluchten, accommodatie, maaltijden), enz.

Hiermee beginnen geeft u een uitstekend startpunt, maar naarmate u uw begroting verder uitwerkt, kunt u meer details toevoegen aan de vermelde posten.

Beperk het aantal vermelde posten.

Vermijd dat ze te beschrijvend worden of dat u te veel andere regelitems toevoegt. Dit kan uw begroting te ingewikkeld en langdradig maken, en het beperkt uw vermogen om geld en uitgaven gedurende het jaar toe te wijzen.

Maandelijks uitgavenplan.

Gebruik een model waarmee u maandelijks geld kunt toewijzen voor uw activiteiten in plaats van op jaarbasis.

Dit stelt u in staat om uw maandelijkse voortgang nauwkeurig te analyseren en eventuele noodzakelijke aanpassingen sneller te voorzien, zodat u fondsen kunt herverdelen of plannen kunt maken om indien nodig meer geld te genereren.

Bovendien maakt het opsplitsen van de exacte activiteiten die elke maand plaatsvinden in kleinere tijdsbestekken het gemakkelijker om rekening te houden met speciale evenementen, eenmalige uitgaven, enz.

Bereken een jaartotaal.

Voeg een kolom voor het jaartotaal toe waarin u elke maandelijkse schatting kunt optellen om uw begroting voor het jaar tot nu toe te bepalen.

Naarmate het boekjaar vordert, kunt u met zowel het totaaloverzicht als het maandoverzicht uw voortgang beoordelen ten opzichte van de algehele doelstelling.

Houd rekening met inflatie.

Gebruik de resultaten van het voorgaande jaar als uitgangspunt. Vergeet niet rekening te houden met de inflatie voor het komende jaar, die ongeveer 3% bedraagt.

Houd bij het opstellen van een meerjarenbegroting rekening met de gemiddelde jaarlijkse inflatie voor elke post.

Geef prioriteit aan uw vaste en essentiële uitgaven.

Begin met de vaste uitgaven die u moet betalen voor zaken waarvan u weet dat u ze zult maken, ongeacht het activiteitenniveau, zoals huur, nutsvoorzieningen, lonen en verzekeringen, en voeg vervolgens de variabele uitgaven toe.

Maak een lijst van de "leuke extra's" die u in uw begroting kunt opnemen als u verwacht extra geld over te houden na het betalen van alle verplichte rekeningen.

Splits jaarlijkse uitgaven op per maand.

Deel het jaartotaal door het aantal resterende maanden in uw boekjaar om de maandelijkse rekening te bepalen voor posten die gemakkelijk op jaarbasis te berekenen zijn en over het algemeen consistent zijn.

Houd rekening met onregelmatigheden in de timing.

Houd rekening met seizoensgebondenheid en de timing van wanneer inkomsten en uitgaven kunnen veranderen, zoals bij speciale gelegenheden, jaarlijkse fondsenwervingscampagnes, grote schenkingen, enz.

Identificeer de maanden die meer inkomsten kunnen genereren of meer kosten met zich meebrengen, zodat u plannen kunt maken om specifieke uitgaven te betalen als u het geld hebt of voldoende geld opzij kunt zetten om die uitgaven later te dekken.

Maak gebruik van vooraf ingevulde sjablonen.

Om te helpen bij het ontwikkelen van schattingen voor categorieën waar inkomsten of kosten voorspelbaar en terugkerend zijn, zoals reizen of inkomstenschattingen, kunt u hulpmiddelen zoals algemene sjablonen gebruiken.

Om bijvoorbeeld snel reiskosten gedurende het jaar te bepalen, wijst u een geschatte waarde toe voor vluchten, hotelverblijven, dagvergoeding voor maaltijden, taxi's/vervoer, enz.

Bereken afhankelijke posten op basis van bekende uitgaven.

Budgetteer voor andere gerelateerde ramingen, inclusief personeelskosten, met behulp van bekende cijfers. Door het basissalaris van elke werknemer voor het hele jaar in te voeren en bonussen, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en andere uitgaven te berekenen als een fractie van het bekende inkomen, kunt u een gedetailleerde personeelskolom voor uw begroting maken.

Een algemene richtlijn is om een bonus van 3 tot 5 procent en 20 tot 30 procent van het inkomen van elke medewerker toe te voegen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingkosten.

Opmerking:

Hoewel het ontwikkelen van een organisatiebegroting meestal tijd en zorgvuldige overweging vereist, zullen deze tips hopelijk uw team helpen een vruchtbaardere ervaring te hebben.

Vergeet niet om belangrijk leiderschap van uw bedrijf te betrekken om de essentiële details en correcte informatie aan uw begroting bij te dragen.

Gratis sjabloon voor non-profitbegroting

We hebben verschillende gratis sjablonen voor non-profitbegrotingen die uw organisatie moet gebruiken om van ongeorganiseerd financieel beheer over te stappen naar operationele budgettering.

Sjabloon voor non-profit programmabegroting

Met dit eenvoudige formulier kunt u de projectspecifieke begroting voor uw organisatie bijhouden.

Om het maandelijkse totale inkomen te berekenen, identificeert u inkomstenbronnen en gerelateerde bedragen in maandelijkse kolommen. Om de totale kosten te vergelijken met de totale inkomsten, voert u de projectuitgaven/-kosten in identieke maand-na-maand kolommen in.

Gebruik dit sjabloon voor de projectbegroting van een goed doel om gebieden te identificeren waar u kunt groeien en waar u mogelijk moet bezuinigen.

Sjabloon voor jaarlijkse non-profitbegroting

Gebruik deze eenvoudige voorbeeldlay-out voor de jaarlijkse non-profitbegroting met voorbeeldteksten om u te helpen bij het beheren van de begroting van uw organisatie.

U kunt voorbeeldgegevens, inclusief inkomsten- en uitgavengegevens, vervangen door uw eigen gegevens met behulp van bewerkbare velden. Het sjabloon berekent vervolgens het jaartotaal tot dat punt.

Dit volledig bewerkbare sjabloon helpt u bij het berekenen van de maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse netto-inkomsten van uw bedrijf, zodat u de levensvatbaarheid van de activiteiten die voor uw non-profitorganisatie zijn toegewezen, kunt beoordelen.

Wat moet er in een non-profitbegroting staan?

De begroting voor een non-profitorganisatie moet een breed scala aan uitgaven dekken, van dagelijkse operationele kosten tot maandelijkse donaties. We zullen ons concentreren op de belangrijkste bronnen van inkomsten en kosten.

Non-profitorganisaties zijn afhankelijk van verschillende financieringsbronnen, waaronder bijdragen van particulieren, stichtingen, bedrijven en subsidies. Neem de volgende vormen van inkomsten op in uw boekhouding om uw inkomstenstroom te verbreden:

Subsidies: Zowel de overheid als bedrijven zoals Google bieden subsidies aan non-profitorganisaties. Geef in de begroting aan welke soorten projecten elke subsidie zal ondersteunen.

Algemene donaties: De kern van non-profitorganisaties is financiële steun van belangrijke bijdragers en een grotere donateursbasis. Bekijk de begrotingen van voorgaande jaren om een idee te krijgen van hoeveel u kunt verwachten te genereren uit algemene donaties.

Periodieke giften: Terugkerende donaties zijn een betrouwbare bron van financiering voor uw organisatie. Registreer maandelijkse, tweemaandelijkse en jaarlijkse bijdragen.

Donaties in natura: dit omvat alle aangeboden diensten of materialen.

Bedrijfsdonaties: Non-profitorganisaties zijn afhankelijk van bedrijfsdonaties om hun klantenkring uit te breiden en nieuwe verbindingen te smeden. Om uw donaties nog verder te verhogen, overweeg samen te werken met een expert in het matchen van giften.

De eenvoudigste benadering om uw investering in elke promotie of project te evalueren in relatie tot de proportionele relevantie ervan in uw strategie is door middel van projecties.

Er is geen ontkomen aan het schatten van uw kosten, omdat dit een belangrijk onderdeel is van uw besluitvorming. Houd in uw strategie rekening met de volgende uitgaven:

Beheers- of administratieve kosten: Dit verwijst naar kosten die verband houden met administratie en operaties, zoals die voor technologie, kantoorruimte, nutsvoorzieningen en personeelssalarissen.

Programmakosten: Dit zijn de kosten die nodig zijn om uw doelgerelateerde taken uit te voeren, volgens de programmering. Als een non-profitorganisatie bijvoorbeeld zich inzet voor het voeden van daklozen, zouden boodschappen en uitgaven in verband met de maaltijdbereiding worden opgenomen in de programmakosten.

Fondsenwerving: Campagnes om donaties te werven worden fondsenwerving genoemd, en kunnen marketinginitiatieven omvatten zoals nieuwsbrieven, gedrukte advertenties en blogposts.

Nu u een algemeen idee hebt van wat de begroting van uw non-profitorganisatie zal dekken, laten we ons concentreren op het specifiek toewijzen van geld voor communicatie en marketing.

Hoeveel geven non-profitorganisaties uit aan marketing?

Volgens een recent onderzoek hebben organisaties het afgelopen jaar meer dan 70% van hun reclame-uitgaven besteed aan het genereren van leads en het werven van nieuwe donateurs, waarbij gemiddeld $4 werd uitgegeven aan digitale marketing voor elke $1 aan online donaties.

Het plannen van een budget voor dergelijke marketingkosten is essentieel. Uw marketingbudget fungeert als een routekaart om u te helpen uw doelstellingen te bereiken en de levensvatbaarheid van uw strategieën te beoordelen.

In de wereld van for-profit bedrijven is het gebruikelijk om 10-20% van de verwachte brutowinst te besteden aan communicatie en marketing. Als algemene richtlijn, probeer 5-15% van uw middelen te besteden aan marketing als u in de liefdadigheidssector werkt.

Het belangrijkste is dat u aan het begin van elk boekjaar een gedetailleerde communicatie- en marketingbegroting opstelt. Houd gaandeweg de uitgaven en resultaten bij, zodat u kosten en baten kunt vergelijken.

Uw jaarlijkse communicatie- en marketingplan moet een begroting bevatten, met een dollarbedrag toegewezen aan elke tactiek (e-mail, mediarelaties, direct mail, betaalde advertenties, enz.), die elk correct moeten worden uitgesplitst (evaluatie, portokosten, drukwerk, advies, enz.).

Tot slot

Met de ondersteuning van het sjabloon kan uw team productiever zijn en meer werk verzetten door het eenvoudig te maken om werk vanaf elke locatie te plannen, te verzamelen, te superviseren en te rapporteren.

Met samenvattende rapporten, geavanceerde analyses en geautomatiseerde systemen die zijn gemaakt om uw personeel verbonden en geïnformeerd te houden, kunt u rapporteren over kritieke statistieken en realtime inzicht krijgen in het werk terwijl het wordt uitgevoerd.

Het is niet te zeggen hoeveel extra werk teams in dezelfde tijd kunnen voltooien als er duidelijkheid is over de taak die wordt uitgevoerd.

Bovendien kan het voor een non-profitorganisatie nodig zijn om middelen te gebruiken zoals een beheersysteem voor non-profitvastgoed om de productiviteit, winstgevendheid en nauwkeurigheid te verhogen.

Systemen als deze helpen oprichters en managers van non-profitorganisaties hun management-/operationele taken te automatiseren.

Om meer te weten te komen over het beheersysteem voor non-profitvastgoed van Booking Ninjas, plan nu een gratis gesprek met ons in.