Hotelier zu sein ist kein einfacher Job, zumal man in der Regel verschiedene Abteilungen leiten und Dutzende von Gästen betreuen muss. Wer nicht gerade mit einer Sache beschäftigt ist, ist wahrscheinlich mit einer anderen beschäftigt. Als Manager oder Eigentümer wird von Ihnen erwartet, den allgemeinen Betrieb zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Abteilungsmitglieder die erwartete Leistung erbringen.
Neben Ihrer Tätigkeit als Hotelmanager haben Sie auch noch Ihr Privatleben im Blick und wünschen sich immer mehr Zeit für andere produktive Dinge.
Hier sind 15 Zeitmanagement-Tipps, die wirklich funktionieren. Ich kann Ihnen versichern, dass Sie sie nützlich finden werden.
1. Delegieren
Delegieren kommt nie aus der Mode, und man kann nie zu viel davon delegieren. Ein Schlüsselgeheimnis für mehr Freiheit und mehr Zeit ist, so viel wie möglich zu delegieren. Schauen Sie sich Ihre Teams genau an, verstehen Sie jeden Einzelnen, seine Fähigkeiten, Talente, seine Stärken und seine Arbeitsweise und nutzen Sie diese zu Ihrem Vorteil. Haben Sie keine Angst, dass sie die Arbeit nicht so erledigen, wie Sie es sich wünschen. Das werden sie nicht. Jeder hat einen anderen Arbeitsstil. Entscheidend ist jedoch, dass das Ergebnis gut gemacht ist und ein schönes Produkt entsteht.
Wer auch immer Sie für die Aufgabe geeignet halten, wird es vielleicht nicht gleich beim ersten Mal perfekt hinbekommen. Mit etwas Anleitung und Übung wird er jedoch in der Lage sein, die Dinge nur halb so gut zu machen wie Sie, wenn nicht sogar besser.
2. Erstellen Sie eine To-Do-Liste und einen Zeitplan
Ja! Unvorhergesehene Ereignisse treten hin und wieder auf. Aber was ist mit den Dingen, die Sie vorhergesehen haben und die Sie selbst kontrollieren können? Planen Sie, wie Sie diese angehen. Erstellen Sie täglich einen Zeitplan mit Ihren geplanten Aufgaben und merken Sie sich, welche Sie selbst erledigen und welche Sie delegieren. Schreiben Sie die Aufgaben am besten auf, damit Sie sie nicht vergessen und jederzeit nachschauen können. Planen Sie Ihren Tag und wie Sie alle Aufgaben gleichmäßig erledigen. Vergessen Sie nichts, denn manchmal werden vermeintlich Kleinigkeiten zu wichtigen und bedeutsamen Dingen.
3. Aufgaben aufteilen
Große Aufgaben sollten nicht aufgeschoben oder verschoben werden. Vielmehr sollten sie in Etappen unterteilt werden, damit sie erledigt werden können. So sparen Sie Zeit, da Sie sich nicht um die Erledigung kümmern müssen oder zeitraubende Schritte vermeiden. Machen Sie eine Bestandsaufnahme und ermitteln Sie, was Sie benötigen. Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor. Sie können zuerst die wichtigen Dinge prüfen, die immer gefragt sind, und sich dann den unwichtigsten zuwenden. Die Aufteilung hilft Ihnen auch zu entscheiden, welche Aufgaben Sie delegieren können.
4. Technologie übernehmen
Heutzutage lassen sich viele Hotelmanagement-Aktivitäten mit unterschiedlicher Software erledigen. Sprechen Sie mit einem Experten und finden Sie die passende Software für Ihr Hotel. Ein Hotelmanagementsystem übernimmt verschiedene Aspekte des Hotelmanagements, sodass Sie viel Zeit verlieren. Überlegen Sie bei der Auswahl eines Hotelmanagementsystems, was Sie benötigen, was Sie tun sollten und wie die Software Ihnen dabei helfen kann, all dies schneller umzusetzen.
5. Stellen Sie gute Mitarbeiter ein
Die Einstellung kompetenter Mitarbeiter für Positionen in Ihrem Hotel erleichtert das Delegieren. Wenn Sie darauf vertrauen können, dass sie die anstehende Arbeit hervorragend erledigen, werden Sie gerne delegieren und sich dabei wohlfühlen. Die Einstellung guter Mitarbeiter bedeutet auch, dass Sie weniger Zeit mit der Überprüfung bereits erledigter Arbeiten verbringen. Selbst wenn Korrekturbedarf besteht, werden Sie feststellen, dass dieser geringer ist als bei inkompetenten Mitarbeitern in Ihrem Team.
6. Schulen Sie Ihre Teammitglieder
Glauben Sie, dass Ihre Teammitglieder mehr lernen müssen, um Ihnen zu helfen? Bilden Sie sie aus! Ermutigen Sie sie, Schulungen außerhalb des Unternehmens zu besuchen, Experten für die Schulung zu engagieren oder monatlich ein paar Stunden selbst zu opfern. Sie werden feststellen, dass Sie durch die Schulung Zeit sparen. Zwei Stunden wöchentliches Training können Ihnen später, wenn Ihre Mitarbeiter kompetent sind, zwanzig Stunden Freizeit verschaffen.
7. Konzentrieren Sie sich
Man lässt sich leicht ablenken, wenn man mit der Arbeit beginnt, besonders wenn man anderweitig beschäftigt ist. Wenn Sie sich jedoch hinsetzen, um eine Aufgabe zu erledigen, stellen Sie sicher, dass Sie sie vor dem Aufhören erledigt haben, es sei denn, es gibt eine dringende Situation, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Lassen Sie nicht zu viele Aufgaben liegen; das verwirrt Sie und bringt Ihre Pläne durcheinander. Setzen Sie sich einen Zeitrahmen für die Aufgaben, blenden Sie Ablenkungen aus, konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben und erledigen Sie sie!
8. Fragen Sie nach Rat
Als Hotelleitung fällt es Ihnen vielleicht schwer, Ihr Team um Rat zu fragen. Tatsächlich ist Ihr Team Ihren Gästen jedoch näher als Sie. Es interagiert direkt mit ihnen, weiß, was sie wollen und wie es diese Wünsche am besten erfüllen kann. Dieses Problem können Sie lösen, indem Sie sich Zeit für eine Gruppendiskussion mit Ihrem Team nehmen. Fragen Sie Ihr Team um Rat, hören Sie zu und betrachten Sie die Dinge aus ihrer Perspektive.
Sie können sich auch an andere erfahrene Hoteliers außerhalb Ihres Unternehmens wenden, um weitere Informationen zur Lösung bestimmter Probleme zu erhalten, die möglicherweise Ihre Zeit in Anspruch nehmen.
9. Priorisieren Sie Aufgaben
Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, die zu erledigenden Aufgaben zu priorisieren. Markieren Sie die wichtigsten Aufgaben und planen Sie, wie Sie sie erledigen. Ordnen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit, berücksichtigen Sie dabei den Zeitrahmen und andere wichtige Faktoren. So können Sie sich noch besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren und vermeiden Last-Minute-Hektik.
10. Seien Sie pünktlich!
Pünktliches Erscheinen zu Meetings, Veranstaltungen und anderen Anlässen mag zwar nicht unbedingt notwendig erscheinen, hilft Ihnen aber auch, Ihre Zeit besser einzuteilen. Frühes Erscheinen bedeutet, dass Sie die Zeit anderer und auch Ihre eigene berücksichtigen, da Meetings schneller beginnen und schneller enden und Sie in kürzester Zeit zu einer Entscheidung gelangen. Frühes Erscheinen hilft Ihnen außerdem, Ihren Zeitplan strikt einzuhalten, da Ihnen jede Minute wichtig ist und Sie darauf achten, die Dinge rechtzeitig zu erledigen.
11. Kommunizieren
Möchten Sie Ihre Zeit besser managen? Durch Kommunikation! Kommunizieren Sie im Umgang mit Ihrem Team! Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, was Sie von ihnen erwarten, und schlagen Sie vor, wie sie es erledigen sollen. Rufen Sie bei Bedarf Meetings ein und treffen Sie Vereinbarungen, bevor Sie weitermachen. So sparen Sie Zeit, die sonst mit vermeintlichen Aufgaben verschwendet werden könnte. Beschreiben Sie die Aufgaben klar und deutlich und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Bedürfnisse offen zu äußern.
12. Lernen, wachsen und neue Gewohnheiten annehmen
Um Ihre allgemeinen Managementfähigkeiten und Ihr Zeitmanagement zu verbessern, entwickeln Sie sich weiter! Bücher lesen, lernen und bewusst an Ihrer Entwicklung arbeiten, hilft Ihnen, neue Gewohnheiten zu entwickeln. Je mehr Sie lesen und lernen, desto mehr Spielraum haben Sie, Dinge zu managen und Ihre Position besser auszuüben. Das spart Ihnen Zeit und ermöglicht es Ihnen, Ihre Energie in andere nützliche Dinge zu investieren.
13. Hören Sie auf, Dinge aufzuschieben
Prokrastination ist einer der größten Zeitfresser. Wenn Sie also wirklich etwas Großartiges mit Ihrer Zeit anfangen wollen, ohne Ihre Arbeit zu beeinträchtigen, ist es wichtig, Prokrastination zu vermeiden. Hören Sie auf, Ihre Aufgaben aufzuschieben! Suchen Sie keine Ausreden mehr und machen Sie sich an die Arbeit. Das ist ein weiterer wichtiger Schritt, sich selbst zu helfen.
14. Seien Sie zeitbewusst
Wenn Sie Zeit sparen und optimal nutzen möchten, sollten Sie darauf achten, wie Sie diese nutzen. Achten Sie darauf, wie lange Sie für bestimmte Aufgaben benötigen und wie viel Aufwand sie erfordern. Stellen Sie sich Wecker, um sich an bestimmte Aufgaben zu erinnern. Setzen Sie sich Deadlines und arbeiten Sie daran, diese einzuhalten. Wenn Sie sich Zeitrahmen für die Fertigstellung Ihrer Arbeit setzen, verzichten Sie auf andere unnötige Aktivitäten, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen, Sie ablenken oder Sie von Ihrer Arbeit abhalten könnten. Wenn Sie kein Experte darin sind, vermeiden Sie Multitasking – das führt nur dazu, dass Sie nichts Wesentliches erledigen. Arbeiten Sie mit der Zeit und versuchen Sie, diese einzuhalten.
15. Seien Sie organisiert
Der letzte Tipp ist Organisation. Bleiben Sie organisiert, seien Sie organisiert und halten Sie Ihren Arbeitsplatz organisiert. Organisiert zu sein, ermöglicht Ihnen, sich noch besser zu konzentrieren. Ein organisierter Hotelier bedeutet, dass alles am richtigen Platz ist, dass Sie pünktlich erscheinen und Ihre Bedürfnisse Ihren Mitarbeitern mitteilen. Denn organisiert zu sein bedeutet, nicht desorientiert zu sein und zu wissen, wo sich die Dinge befinden. So können Sie sie sehen, wenn Sie sie brauchen, und verschwenden keine Zeit mit der Suche nach Werkzeugen für andere Aufgaben.
Für Sie als Hotelier ist Zeitmanagement unerlässlich, da es Ihnen hilft, stets die Bestform zu behalten, mehr zu erreichen und mehr zu leisten.
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