Hotelier zijn is geen gemakkelijke baan, vooral omdat er meestal verschillende afdelingen zijn om te managen en tientallen gasten om te bedienen. Als je niet met één ding bezig bent, ben je waarschijnlijk wel met iets anders bezig. Als manager of eigenaar wordt van je verwacht dat je toezicht houdt op de algemene gang van zaken en ervoor zorgt dat alle medewerkers van de afdelingen leveren wat van hen verwacht wordt.
Naast uw drukke bezigheden in het hotelmanagement heeft u ook nog uw privéleven en zou u graag meer tijd willen hebben voor andere productieve dingen.
Hier zijn 15 timemanagementtips die écht werken. Ik kan je verzekeren dat je ze nuttig zult vinden.
1. Delegeren
Delegeren raakt nooit uit de mode en het kan nooit te veel zijn. Een van de grootste geheimen om jezelf te bevrijden en meer tijd over te houden, is om zoveel mogelijk te delegeren. Kijk naar je teams, begrijp elk individu, hun vaardigheden, talent, waar ze het beste in zijn, hoe ze werken, en gebruik dat in je voordeel. Wees niet bang dat ze het werk niet doen zoals jij dat wilt. Jazeker! Dat doen ze niet. Iedereen heeft een andere werkstijl. Wat echter essentieel is, is dat het resultaat goed werk is met een prachtig product.
Wie je ook geschikt acht voor de baan, het lukt je misschien niet meteen perfect. Maar met begeleiding en oefening zullen ze dingen maar half zo goed kunnen doen als jij, of zelfs niet beter.
2. Zorg voor een takenlijst en een schema
Ja! Onvoorziene omstandigheden doen zich zo nu en dan voor, maar hoe zit het met de dingen die je hebt voorzien en waar je controle over hebt? Plan hoe je ze gaat aanpakken. Maak elke dag een schema van de dingen die je van plan bent te doen en houd in gedachten welke je zelf gaat doen en welke je aan anderen gaat delegeren. Het is verstandiger om het op te schrijven, zodat je het niet vergeet en het altijd kunt controleren. Plan je dag en hoe je alles wat je moet doen gelijkmatig zult doen. Laat niets weg uit je schema, want soms kunnen de dingen die we onbelangrijk vonden, uiteindelijk essentieel en belangrijk worden.
3. Verdeel taken
Grote taken moeten niet worden uitgesteld of uitgesteld. In plaats daarvan moeten ze in fasen worden opgedeeld, zodat ze kunnen worden uitgevoerd. Zo bespaar je tijd, omdat je je geen zorgen hoeft te maken over de uitvoering of de aanpak die veel tijd kost. Je moet je inventaris opmaken en bepalen wat je nodig hebt. Doe het stap voor stap. Je kunt eerst kijken naar de belangrijke taken waar altijd vraag naar is; ga vervolgens van daaruit naar de minder belangrijke. Door taken op te splitsen, kun je ook bepalen welke taken je kunt delegeren.
4. Technologie adopteren
Tegenwoordig kunnen veel hotelmanagementactiviteiten met verschillende software worden uitgevoerd. Waarom zou u niet eens met een expert praten en een goede software voor uw hotel kiezen? Een hotelmanagementsysteem neemt verschillende aspecten van hotelmanagement over, waardoor u meer tijd overhoudt dan u weet wat u ermee moet doen. Bedenk bij het kiezen van een hotelmanagementsysteem echter wat u nodig hebt, wat u moet doen en hoe de software u kan helpen dit allemaal sneller te realiseren.
5. Huur goede handen in
Het inhuren van competente mensen voor functies in uw hotel maakt delegeren eenvoudiger. Als u erop kunt vertrouwen dat zij de taak uitstekend zullen uitvoeren, zult u het delegeren met plezier doen en er vrede mee hebben. Het inhuren van goede mensen betekent ook dat u minder tijd besteedt aan het nakijken van eerder uitgevoerd werk. Zelfs als er correcties nodig zijn, zult u merken dat dit minder tijd kost dan wanneer u incompetente mensen in uw team hebt.
6. Train je teamleden
Denk je dat je teamleden meer moeten leren om je te helpen? Train ze! Moedig ze aan om trainingen buiten de organisatie te volgen, schakel experts in om ze te trainen of maak maandelijks een paar uur vrij om het zelf te doen. Uiteindelijk zul je merken dat je met de training tijd bespaart. Twee uur per week trainen kan je later, wanneer ze competent zijn, twintig uur vrije tijd opleveren.
7. Wees gefocust
Het is makkelijk om afgeleid te raken als je ergens aan begint te werken, vooral als je aandacht ergens anders nodig is. Maar als je gaat zitten om een taak uit te voeren, zorg er dan voor dat je deze afmaakt voordat je weggaat, tenzij er een ernstige situatie is die je aandacht vereist. Laat niet te veel taken tussendoor liggen; ze desoriënteren je en gooien je plannen in de war. Stel een tijdschema vast voor de taken die je moet uitvoeren, blokkeer de afleidingen, concentreer je erop en doe ze!
8. Vraag om advies
Als autoriteit binnen het hotel vindt u het misschien lastig om advies te vragen aan uw team. Maar uw team staat dichter bij uw gasten dan u. Zij communiceren direct met de gast, weten wat ze willen en hoe ze dat het beste kunnen realiseren. U kunt dat probleem oplossen door tijd te besteden aan een groepsgesprek met uw team. Vraag uw team om advies, luister naar hen en bekijk de zaken vanuit hun perspectief.
U kunt ook contact opnemen met andere ervaren hoteliers buiten uw bedrijf voor meer informatie over hoe u specifieke problemen kunt aanpakken die mogelijk veel tijd in beslag nemen.
9. Prioriteer taken
Een andere manier om tijd te besparen is door prioriteiten te stellen voor de taken die je moet doen. Benoem de belangrijkste taken en plan hoe je ze gaat uitvoeren. Rangschik de taken in volgorde van belangrijkheid, rekening houdend met het tijdsbestek en andere essentiële factoren. Zo kun je je nog beter concentreren op wat je moet doen en vermijd je last-minute drukte.
10. Wees op tijd!
Vroeg aankomen bij vergaderingen, evenementen en andere dingen lijkt misschien niet essentieel, maar het helpt je wel om je tijd te beheren. Vroeg aankomen bij vergaderingen betekent dat je rekening houdt met de tijd van anderen en ook met die van jezelf, omdat vergaderingen sneller beginnen en eindigen en je snel tot een beslissing komt. Vroeg aankomen helpt je ook om je strikt aan je schema te houden, omdat elke minuut iets voor je betekent en je ernaar streeft om dingen op het juiste moment gedaan te krijgen.
11. Communiceren
Wil je een andere manier leren om je tijd te beheren? Door te communiceren! Communiceer in al je contacten met je team! Vertel ze wat je wilt dat ze doen en stel voor hoe ze dat moeten doen. Beleg vergaderingen wanneer nodig en maak afspraken voordat je verdergaat. Dit alles helpt je tijd te besparen die je anders zou besteden aan veronderstelde taken. Wees expliciet over de taken die je moet uitvoeren en moedig je medewerkers aan om hun behoeften openlijk te uiten.
12. Leer, groei en ontwikkel nieuwe gewoontes
Om je algehele managementvaardigheden en timemanagement te verbeteren, groei! Boeken lezen, leren en bewust bezig zijn met je groei helpt je om nieuwe gewoontes aan te leren. Naarmate je meer leest en leert, krijg je meer mogelijkheden om dingen te managen en je beter te gedragen in je functie, wat je steevast tijd bespaart en je inzet voor andere nuttige dingen.
13. Stop met uitstellen
Uitstelgedrag is een van de grootste tijdrovers. Dus als je echt geweldige dingen met je tijd wilt doen zonder je werk te beïnvloeden, is het essentieel om uitstelgedrag te elimineren. Stop met het uitstellen van werk dat je moet doen! Stop met het zoeken naar excuses en ga aan de slag. Dat is nog een manier om jezelf te helpen.
14. Wees tijdbewust
Als je tijd wilt besparen en deze optimaal wilt benutten, moet je goed opletten hoe je je tijd besteedt. Weet hoe lang het duurt om specifieke taken uit te voeren en hoeveel tijd dat kost. Stel alarmen in om je te herinneren aan bepaalde dingen die je moet doen. Stel deadlines voor jezelf vast en werk eraan om ze te halen. Wanneer je tijdslimieten stelt om je werk af te ronden, doe dan geen andere frivole activiteiten die je tijd in beslag nemen, je afleiden of je van je werk afhouden. Als je er geen expert in bent, multitask dan niet, want dat leidt er alleen maar toe dat je niets wezenlijks gedaan krijgt. Werk met de tijd en doe je best om je eraan te houden.
15. Wees georganiseerd
De laatste tip hier is organisatie. Blijf georganiseerd, wees georganiseerd en houd je werkplek georganiseerd. Als je georganiseerd bent, kun je je nog beter concentreren. Een georganiseerde hotelier zorgt ervoor dat alles op de juiste plek ligt, dat je op tijd aanwezig bent en je behoeften aan je personeel communiceert. Omdat georganiseerd zijn betekent dat je niet gedesoriënteerd raakt en weet waar alles is, helpt het je om het te zien wanneer je het nodig hebt, zodat je geen tijd verspilt aan andere taken in plaats van aan tools om een andere taak af te ronden.
Als hotelier is timemanagement essentieel. Het helpt je om optimaal te presteren, meer te bereiken en meer te doen.
Booking Ninjas biedt een uniek platform en template om de onboarding van gasten in uw accommodatie te automatiseren en te vereenvoudigen. We bieden onze klanten een uniek, allesomvattend platform voor property management vanuit een cloudgebaseerd, wereldwijd toegankelijk platform. Bezoek onze pilotpagina om het Booking Ninjas-systeem zelf te bekijken.