Το να είσαι ξενοδόχος δεν είναι εύκολη δουλειά, ειδικά από τη στιγμή που συνήθως υπάρχουν διάφορα τμήματα για διαχείριση και δεκάδες επισκέπτες που πρέπει να παρακολουθείς. Εάν δεν είστε απασχολημένοι με ένα πράγμα, πιθανότατα είστε απασχολημένοι με ένα άλλο. Ως διευθυντής ή ιδιοκτήτης, αναμένεται να επιβλέπετε τις γενικές λειτουργίες και να φροντίζετε ώστε όλα τα μέλη των τμημάτων να αποδίδουν όπως αναμένεται.
Μεταξύ του να είστε απασχολημένοι με τη διαχείριση του ξενοδοχείου, έχετε και την προσωπική σας ζωή και επιθυμείτε πάντα περισσότερο χρόνο για να κάνετε άλλα παραγωγικά πράγματα.
Ακολουθούν 15 συμβουλές διαχείρισης χρόνου που λειτουργούν πραγματικά. Μπορώ να σας διαβεβαιώσω ότι θα σας φανούν χρήσιμα.
1. Αντιπρόσωπος
Η ανάθεση δεν μπορεί ποτέ να ξεφύγει από τη μόδα και δεν μπορεί ποτέ να είναι υπερβολική. Ένα από τα άκρως απόρρητα για να ελευθερωθείς και να έχεις περισσότερο χρόνο στα χέρια σου είναι να αναθέσεις όσο περισσότερο μπορείς. Εξετάστε τις ομάδες σας, κατανοήστε κάθε άτομο, τις δεξιότητές του, το ταλέντο του, τι κάνουν καλύτερα, πώς δουλεύουν και χρησιμοποιήστε το προς όφελός σας. Μην φοβάστε ότι δεν θα κάνουν τη δουλειά όπως θέλετε. Ναί! Δεν θα το κάνουν. Ο καθένας έχει διαφορετικό στυλ εργασίας. Ωστόσο, αυτό που είναι ουσιαστικό είναι ότι το αποτέλεσμα είναι μια καλοδουλεμένη δουλειά με ένα όμορφο προϊόν.
Όποιος κι αν θεωρείτε κατάλληλος για τη δουλειά μπορεί να μην την κάνει τέλεια και την πρώτη φορά. Ωστόσο, με καθοδήγηση και εξάσκηση, θα μπορούν να κάνουν τα μισά πράγματα από όσο θα τα κάνατε εσείς, αλλά όχι ακόμα καλύτερα.
2. Έχετε μια λίστα υποχρεώσεων και ένα πρόγραμμα
Ναί! Μερικές φορές εμφανίζονται απρόβλεπτες περιστάσεις, αλλά τι γίνεται με τα πράγματα που είχατε προβλέψει και αυτά που έχετε τον έλεγχο; Σχεδιάστε πώς να τα αντιμετωπίσετε. Κάθε μέρα, να έχετε ένα πρόγραμμα με τα πράγματα που σχεδιάζετε να κάνετε και να έχετε μια διανοητική σημείωση για αυτά που θα κάνετε μόνοι σας και αυτά που θα αναθέσετε σε άλλους. Συνιστάται περισσότερο να το γράψετε για να μην το ξεχάσετε και για να μπορείτε πάντα να το ελέγχετε ξανά για να το παρακολουθείτε. Προγραμματίστε την ημέρα σας και πώς θα κάνετε όλα όσα πρέπει να κάνετε ομοιόμορφα. Μην αφήνετε τίποτα έξω από το πρόγραμμά σας, καθώς μερικές φορές τα πράγματα που πιστεύαμε ότι ήταν μικρά μπορεί να καταλήξουν να γίνουν ουσιαστικά και σημαντικά.
3. Αναλύστε τις εργασίες
Μεγάλες εργασίες δεν πρέπει να αναβάλλονται ή να αποσπώνται. Αντίθετα, θα πρέπει να αναλυθούν σε στάδια ώστε να μπορούν να γίνουν. Με αυτόν τον τρόπο, εξοικονομείτε χρόνο καθώς δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως το κάνετε ή να το προσεγγίσετε με τρόπο που θα σας πάρει μεγάλο μέρος του χρόνου. Πρέπει να κάνετε την απογραφή σας και να καθορίσετε τι χρειάζεστε. Κάντε το ένα βήμα τη φορά. Θα μπορούσατε να ελέγξετε πρώτα για τα σημαντικά πράγματα που είναι πάντα σε ζήτηση. τότε, θα μπορούσατε να πάτε από εκεί στα λιγότερο σημαντικά. Η ανάλυση θα σας βοηθήσει επίσης να προσδιορίσετε ποιες από τις υπάρχουσες εργασίες μπορείτε να αναθέσετε.
4. Υιοθετήστε την τεχνολογία
Σήμερα, πολλές από τις δραστηριότητες διαχείρισης ξενοδοχείου μπορούν να πραγματοποιηθούν χρησιμοποιώντας διαφορετικό λογισμικό. Γιατί να μην μιλήσετε με έναν ειδικό και να υιοθετήσετε ένα καλό για το ξενοδοχείο σας. Ένα σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείου αναλαμβάνει διάφορες πτυχές της διαχείρισης ξενοδοχείου, αφήνοντάς σας περισσότερο χρόνο στη διάθεσή σας από ό,τι ξέρετε τι να κάνετε. Ωστόσο, όταν επιλέγετε ένα σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείου, σκεφτείτε τι χρειάζεστε, τι πρέπει να κάνετε και πώς το λογισμικό μπορεί να σας βοηθήσει να τα συνειδητοποιήσετε όλα πιο γρήγορα.
5. Προσλάβετε καλά χέρια
Η πρόσληψη ικανών ατόμων για την κάλυψη θέσεων στο ξενοδοχείο σας διευκολύνει την ανάθεση. Όταν μπορείτε να εμπιστευτείτε ότι θα κάνουν άριστα τη δουλειά τους, θα σας αρέσει να αναθέτετε και να είστε ήσυχοι με το να το κάνετε. Η πρόσληψη καλών χεριών σημαίνει επίσης ότι ξοδεύετε λιγότερο χρόνο κάνοντας εργασίες που έχουν γίνει στο παρελθόν. Ακόμη και όταν υπάρχει ανάγκη διόρθωσης, θα διαπιστώσετε ότι δεν είναι τόσο πολύ όσο όταν έχετε ανίκανους ανθρώπους που εργάζονται στην ομάδα σας.
6. Εκπαιδεύστε τα μέλη της ομάδας σας
Πιστεύετε ότι τα μέλη της ομάδας σας πρέπει να μάθουν περισσότερα για να σας βοηθήσουν; Εκπαιδεύστε τους! Ενθαρρύνετέ τους να κάνουν εκπαίδευση εκτός του οργανισμού, φέρτε ειδικούς για να τους εκπαιδεύσουν ή αφιερώστε μερικές ώρες το μήνα για να το κάνετε μόνοι σας. Στο τέλος, θα ανακαλύψετε ότι εξοικονομείτε περισσότερο χρόνο με την εκπαίδευση. Δύο ώρες που αφιερώνετε στην εκπαίδευση τους την εβδομάδα μπορεί να σας δώσουν είκοσι ώρες ελεύθερου χρόνου αργότερα, όταν γίνουν ικανοί.
7. Να είστε συγκεντρωμένοι
Είναι εύκολο να αποσπαστείτε όταν ξεκινάτε να εργάζεστε σε κάτι, ειδικά αν χρειάζεται αλλού η προσοχή σας. Ωστόσο, όταν κάθεστε να κάνετε μια εργασία, φροντίστε να την ολοκληρώσετε πριν φύγετε, εκτός εάν υπάρχει μια τρομερή κατάσταση που χρειάζεται την προσοχή σας. Μην αφήνετε πολλές εργασίες στη μέση. σε αποπροσανατολίζουν και σου χαλάνε τα σχέδια. Ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα για τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε, αποκλείστε τους περισπασμούς γύρω, εστιάστε στο να τις κάνετε και κάντε τις!
8. Ζητήστε συμβουλές
,
Ως γενική αρχή του ξενοδοχείου, μπορεί να δυσκολευτείτε να ζητήσετε συμβουλές από την ομάδα σας. Ωστόσο, το γεγονός είναι ότι η ομάδα σας είναι πιο κοντά στους καλεσμένους σας από εσάς. Αλληλεπιδρούν απευθείας με τον επισκέπτη, ξέρουν τι θέλουν και πώς να το παραδώσουν καλύτερα. Μπορείτε να λύσετε αυτό το πρόβλημα αφιερώνοντας χρόνο σε μια ομαδική συζήτηση με την ομάδα σας. Ζητήστε από την ομάδα σας συμβουλές, ακούστε τους και δείτε τα πράγματα από τη δική τους οπτική γωνία.
Μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε σε άλλους έμπειρους ξενοδόχους εκτός της επιχείρησής σας για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης συγκεκριμένων προβλημάτων που μπορεί να σας καταναλώνουν χρόνο.
9. Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες
Ένας άλλος τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο είναι να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες που πρέπει να κάνετε. Αναφέρετε τα σημαντικά και σχεδιάστε πώς θα τα πραγματοποιήσετε. Τακτοποιήστε τις εργασίες με σειρά σπουδαιότητας, χρησιμοποιώντας το χρονικό πλαίσιο καθώς και άλλους βασικούς παράγοντες. Αυτό θα σας επιτρέψει να εστιάσετε ακόμη περισσότερο σε αυτό που έχετε να κάνετε και, ως εκ τούτου, να αποφύγετε τις βιασύνες της τελευταίας στιγμής.
10. Να είσαι στην ώρα σου!
Το να φτάσετε νωρίς σε συναντήσεις, εκδηλώσεις και άλλα πράγματα μπορεί να φαίνεται ότι δεν είναι απαραίτητο, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να διαχειριστείτε τον χρόνο σας. Το να έρχεστε νωρίς στις συναντήσεις σημαίνει ότι νοιάζεστε για τον χρόνο των άλλων και για τον δικό σας, γιατί οι συναντήσεις ξεκινούν πιο γρήγορα, τελειώνουν πιο γρήγορα και παίρνετε μια απόφαση σε χρόνο μηδέν. Το να φτάσετε νωρίς σε μέρη σας βοηθά επίσης να εργάζεστε αυστηρά με το πρόγραμμά σας, καθώς κάθε λεπτό σημαίνει κάτι για εσάς και εργάζεστε για να κάνετε τα πράγματα την κατάλληλη στιγμή.
11. Επικοινωνήστε
Θέλετε να μάθετε έναν άλλο τρόπο διαχείρισης του χρόνου σας; Μέσω της επικοινωνίας! Σε όλες τις συναλλαγές σας με την ομάδα σας, επικοινωνήστε! Πείτε τους τι θέλετε να κάνουν και προτείνετε πώς να το κάνουν. Καλέστε συναντήσεις όταν χρειάζεται και καταλήξτε σε συμφωνίες πριν προχωρήσετε. Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο που μπορείτε να καταναλώσετε κάνοντας υποτιθέμενες εργασίες. Να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τα καθήκοντα που έχετε και ενθαρρύνετε το προσωπικό σας να είναι φωνητικό για τις ανάγκες του.
12. Μάθετε, μεγαλώστε και αποκτήστε νέες συνήθειες
Για να βελτιώσετε τις συνολικές σας δεξιότητες διαχείρισης και διαχείρισης χρόνου, αναπτύξτε! Η ανάγνωση βιβλίων, η μάθηση και η συνειδητοποίηση της ανάπτυξής σας σας βοηθά να αποκτήσετε νέες συνήθειες. Καθώς διαβάζετε και μαθαίνετε περισσότερα, έχετε μεγαλύτερο περιθώριο για τη διαχείριση πραγμάτων και την καλύτερη δράση στη θέση σας, εξοικονομώντας πάντα χρόνο και καταβάλλοντας προσπάθειες σε άλλα ωφέλιμα πράγματα.
13. Σταματήστε την αναβλητικότητα
Η αναβλητικότητα είναι ένας από τους κορυφαίους κλέφτες του χρόνου. Επομένως, εάν θέλετε πραγματικά να κάνετε απίστευτα πράγματα με το χρόνο σας χωρίς να επηρεάζετε την εργασία σας, είναι απαραίτητο να διασφαλίσετε ότι θα αφαιρέσετε την αναβλητικότητα. Σταματήστε να αναβάλλετε τις εργασίες που πρέπει να κάνετε! Σταμάτα να βρίσκεις δικαιολογίες και πιάσε δουλειά. Αυτός είναι ένας άλλος αληθινός τρόπος που μπορείτε να βοηθήσετε τον εαυτό σας.
14. Να έχετε επίγνωση του χρόνου
Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο και να τον αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, τότε θα πρέπει να είστε προσεκτικοί με τον τρόπο που περνάτε τον χρόνο σας. Μάθετε πόσο χρόνο χρειάζεται για να εκτελέσετε συγκεκριμένες εργασίες και πόση συμβολή χρειάζεται. Ρυθμίστε ξυπνητήρια για να σας υπενθυμίζουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να κάνετε. Δώστε στον εαυτό σας προθεσμίες και εργαστείτε για να τις ξεπεράσετε. Όταν βάζετε χρονικά πλαίσια για να ολοκληρώσετε την εργασία σας, μην ασχολείστε με άλλες επιπόλαιες δραστηριότητες που μπορεί να σας αφιερώσουν χρόνο, να σας αποσπάσουν την προσοχή ή να σας σταματήσουν από την εργασία σας. Εάν δεν είστε ειδικός σε αυτό, μην κάνετε πολλές εργασίες, αυτό θα οδηγήσει μόνο στο να μην κάνετε τίποτα ουσιαστικό. Δουλέψτε με το χρόνο και κάντε ό,τι καλύτερο μπορείτε για να το διατηρήσετε.
15. Να είστε οργανωμένοι
Η τελευταία συμβουλή εδώ είναι η οργάνωση. Μείνετε οργανωμένοι, οργανωμένοι και κρατήστε οργανωμένο τον χώρο εργασίας σας. Όταν είσαι οργανωμένος, δίνεις στον εαυτό σου τη δύναμη να εστιάζεις ακόμα περισσότερο. Ένας οργανωμένος ξενοδόχος σημαίνει ότι τα πράγματα βρίσκονται στη σωστή τους θέση, εμφανίζεστε επειδή έχετε επίγνωση του χρόνου και επικοινωνείτε τις ανάγκες σας στο προσωπικό σας. Επειδή το να είσαι οργανωμένος σημαίνει ότι δεν είσαι αποπροσανατολισμένος και ξέρεις πού βρίσκονται τα πράγματα, θα σε βοηθήσει να τα δεις όταν τα χρειάζεσαι, ώστε να μην ξοδεύεις χρόνο που προορίζεται για άλλες εργασίες αναζητώντας εργαλεία για να ολοκληρώσεις κάποια άλλη.
Ως ξενοδόχος, η διαχείριση του χρόνου είναι απαραίτητη γιατί σας βοηθά να παραμείνετε στην κορυφή του παιχνιδιού σας, να πετύχετε περισσότερα και να κάνετε περισσότερα.
Το Booking Ninjas παρέχει μια μοναδική πλατφόρμα και πρότυπο για την αυτοματοποίηση και την απλοποίηση της επιβίβασης των επισκεπτών στις εγκαταστάσεις σας. Παρέχουμε στους πελάτες μας μια μοναδική, ενιαία πλατφόρμα για τη διαχείριση όλων των περιουσιακών στοιχείων από μια πλατφόρμα που βασίζεται σε cloud, παγκοσμίως προσβάσιμη. Μην παραλείψετε να επισκεφτείτε τη σελίδα μας Pilot για να δείτε μόνοι σας το σύστημα Booking Ninjas.