Ser hoteleiro não é uma tarefa fácil, especialmente porque geralmente há vários departamentos para gerenciar e dezenas de hóspedes para atender. Se você não está ocupado com uma coisa, provavelmente está ocupado com outra. Como gerente ou proprietário, espera-se que você supervisione as operações gerais e garanta que todos os membros dos departamentos cumpram o esperado.
Entre estar ocupado com a gerência do hotel, você também tem sua vida pessoal e sempre deseja mais tempo para realizar outras coisas produtivas.
Aqui estão 15 dicas de gerenciamento de tempo que realmente funcionam. Garanto que você as achará úteis.
1. Delegar
Delegar nunca sai de moda e nunca é demais. Um dos segredos para se libertar e ter mais tempo disponível é delegar o máximo possível. Analise suas equipes, entenda cada pessoa, suas habilidades, talentos, o que fazem de melhor, como trabalham e use isso a seu favor. Não tenha medo de que eles não façam o trabalho da maneira que você deseja. Sim! Não farão. Cada um tem um estilo de trabalho diferente. No entanto, o essencial é que o resultado seja um trabalho bem-feito com um produto bonito.
Quem você considera apto para o trabalho pode não conseguir fazer tudo perfeitamente na primeira vez. No entanto, com orientação e prática, essa pessoa conseguirá fazer metade do que você faria, ou até melhor.
2. Tenha uma lista de tarefas e um cronograma
Sim! Imprevistos surgem de vez em quando, mas e quanto às coisas que você previu e às que você pode controlar? Planeje como lidar com elas. Todos os dias, tenha um cronograma com as coisas que planeja fazer e anote mentalmente o que você fará sozinho e o que delegará a outras pessoas. É mais aconselhável anotar tudo para não esquecer e para poder sempre consultar para acompanhar. Planeje seu dia e como você fará tudo o que precisa ser feito de forma equilibrada. Não deixe nada de fora da sua agenda, pois às vezes as coisas que pensávamos serem insignificantes podem acabar se tornando essenciais e significativas.
3. Divida as tarefas
Tarefas grandes não devem ser adiadas ou adiadas. Em vez disso, elas devem ser divididas em etapas para que possam ser concluídas. Dessa forma, você economiza tempo, pois não precisa se preocupar em realizá-las ou abordá-las de uma forma que ocupe muito do seu tempo. Você precisa fazer um inventário e determinar o que precisa. Faça um passo de cada vez. Você pode verificar primeiro as coisas significativas que estão sempre em demanda; depois, pode partir daí para as menos importantes. Dividir as tarefas também ajudará você a determinar quais das tarefas em questão você pode delegar.
4. Adote a tecnologia
Hoje em dia, muitas das atividades de gestão hoteleira podem ser realizadas com diferentes softwares. Que tal conversar com um especialista e adotar um bom software para o seu hotel? Um sistema de gestão hoteleira cuida de vários aspectos da gestão hoteleira, deixando você com mais tempo disponível do que imagina. No entanto, ao escolher um sistema de gestão hoteleira, considere o que você precisa, o que deve fazer e como o software pode ajudá-lo a realizar tudo isso mais rapidamente.
5. Contrate boas mãos
Contratar pessoas competentes para preencher cargos no seu hotel facilita a delegação. Quando você pode confiar que elas farão o trabalho com excelência, você vai adorar delegar e se sentirá em paz com isso. Contratar boas pessoas também significa que você gastará menos tempo revisando trabalhos já feitos. Mesmo quando houver necessidade de correção, você descobrirá que não é tanto quanto quando você tem pessoas incompetentes trabalhando na sua equipe.
6. Treine os membros da sua equipe
Você acha que os membros da sua equipe precisam aprender mais para ajudar você? Treine-os! Incentive-os a fazer treinamentos fora da organização, contrate especialistas para treiná-los ou reserve algumas horas por mês para fazer você mesmo. No final, você descobrirá que está economizando mais tempo com o treinamento. Duas horas treinando-os semanalmente podem lhe render vinte horas de tempo livre mais tarde, quando eles se tornarem competentes.
7. Esteja focado
É fácil se distrair quando você começa a trabalhar em algo, especialmente se sua atenção for necessária em outro lugar. No entanto, ao se sentar para realizar uma tarefa, certifique-se de concluí-la antes de sair, a menos que haja uma situação grave que exija sua atenção. Não deixe muitas tarefas pela metade; elas o desorientam e atrapalham seus planos. Defina um cronograma para as tarefas que você precisa realizar, bloqueie as distrações, concentre-se em fazê-las e faça-as!
8. Peça conselhos
Como autoridade geral do hotel, você pode ter dificuldade em pedir conselhos à sua equipe. No entanto, o fato é que sua equipe está mais próxima dos hóspedes do que você. Eles interagem diretamente com os hóspedes, sabem o que eles querem e a melhor forma de realizá-los. Você pode resolver esse problema dedicando um tempo a uma discussão em grupo com sua equipe. Peça conselhos à sua equipe, ouça-os e veja as coisas da perspectiva deles.
Você também pode entrar em contato com outros hoteleiros experientes fora do seu ramo para obter mais informações sobre como lidar com problemas específicos que podem estar tomando seu tempo.
9. Priorize tarefas
Outra maneira de economizar tempo é priorizar as tarefas que você precisa fazer. Destaque as importantes e planeje como executá-las. Organize as tarefas em ordem de importância, considerando o prazo e outros fatores essenciais. Isso permitirá que você se concentre ainda mais no que precisa fazer e, assim, evite correrias de última hora.
10. Seja pontual!
Chegar cedo a reuniões, eventos e outros eventos pode parecer desnecessário, mas também ajudará você a gerenciar seu tempo. Chegar cedo às reuniões significa que você se preocupa com o tempo dos outros e com o seu também, pois as reuniões começam e terminam mais rápido e você toma uma decisão rapidamente. Chegar cedo aos lugares também ajuda você a cumprir rigorosamente sua agenda, pois cada minuto significa algo para você e você se esforça para concluir as tarefas no horário apropriado.
11. Comunique-se
Quer conhecer outra maneira de gerenciar seu tempo? Através da comunicação! Em todas as suas relações com a equipe, comunique-se! Diga a eles o que você quer que eles façam e sugira como devem fazer. Convoque reuniões quando necessário e chegue a acordos antes de prosseguir. Tudo isso ajudará você a economizar tempo que poderia ser gasto em trabalhos presumidos. Seja explícito sobre as tarefas em questão e incentive sua equipe a expressar suas necessidades.
12. Aprenda, cresça e adquira novos hábitos
Para aprimorar suas habilidades gerais de gestão e gestão do tempo, cresça! Ler livros, aprender e ser consciente sobre seu crescimento ajuda você a adquirir novos hábitos. À medida que você lê e aprende mais, tem mais espaço para gerenciar as coisas e agir melhor em sua posição, invariavelmente economizando tempo e se dedicando a outras coisas benéficas.
13. Pare de procrastinar
A procrastinação é uma das maiores ladras de tempo. Portanto, se você realmente quer fazer coisas incríveis com seu tempo sem afetar seu trabalho, garantir que você elimine a procrastinação é essencial. Pare de adiar as tarefas que você precisa fazer! Pare de inventar desculpas e comece a trabalhar. Essa é outra maneira verdadeira de se ajudar.
14. Seja consciente do tempo
Se você busca economizar seu tempo e utilizá-lo da melhor maneira possível, deve ser cauteloso com a forma como o gasta. Saiba quanto tempo leva para realizar tarefas específicas e quanta energia isso exige. Defina alarmes para lembrá-lo de certas coisas que você precisa fazer. Estabeleça prazos e trabalhe para cumpri-los. Ao definir prazos para concluir o trabalho, não se envolva em outras atividades frívolas que possam tomar seu tempo, distraí-lo ou impedi-lo de trabalhar. Se você não é especialista nisso, não faça multitarefas, pois isso só levará a não realizar nada substancial. Trabalhe com o tempo e faça o possível para cumpri-lo.
15. Seja organizado
A última dica aqui é organização. Mantenha-se organizado, seja organizado e mantenha seu local de trabalho organizado. Quando você é organizado, você se dá a oportunidade de se concentrar ainda mais. Um hoteleiro organizado significa que as coisas estão no lugar certo, aparecendo porque você é consciente do tempo e comunicando suas necessidades à sua equipe. Como ser organizado significa que você não está desorientado e sabe onde as coisas estão, isso ajudará você a vê-las quando precisar delas, para que você não perca tempo em outras tarefas procurando ferramentas para concluir outra.
Como hoteleiro, a gestão do tempo é essencial porque ajuda você a se manter no topo do seu desempenho, a realizar mais e a fazer mais.
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