كيفية إنشاء مساحة عمل مشتركة

في عالم أصبح فيه العمل المشترك هو الطريقة الجديدة للعمل مع ما يقرب من 3.1 مليون عامل مشترك في جميع أنحاء العالم، وأكثر من 14 ألف مساحة عمل مشتركة حول العالم؛ ليس من المستغرب أن تفكر الآن في أفضل وقت لبدء مساحة عمل مشتركة، ولكن هل تفكر في هذا العمل للأسباب الصحيحة؟

اقرأ المزيد:ما هو العمل المشترك / مساحة المكتب المشتركة؟

ما هو سبب رغبتك في بدء مساحة عمل مشتركة؟ هل هو للربح أم للاستفادة من البيئة الإبداعية الصاخبة؟ لا يوجد إجابة صحيحة أو خاطئة ولكن وجود فهم جيد لنموذج عملك هو أمر بالغ الأهمية لنجاحك.

قد يبدو التوصل إلى إجابات لرؤيتك وهدفك ودافعك أمرًا صعبًا ومهمة مجردة إلى حد ما في البداية، وهذا هو سبب أن استخدام أداة يمكن أن يساعد في التوصل إلى هذه الإجابات بأكثر الطرق البناءة.

لوحة نموذج العمل هي خريطة طريق مرئية لمساعدتك في الإجابة عن كيفية تقديم منتجك والوصول إلى عميلك وأداة رائعة لتحديد الوظائف الرئيسية لمساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

هل مساحات العمل المشتركة مربحة؟

دعنا ننتقل مباشرة إلى صلب الموضوع - بدء مساحة عمل مشتركة ليس بالأمر السهل. في الواقع، وفقًا للمسح العالمي للعمل المشترك، 43% فقط من مساحات العمل المشتركة مربحة، مما يعني أن 57% منها ضارة.

ولكن، هذا فقط لأن معظم الناس يدخلون في هذا العمل دون استخدام جميع مصادر الإيرادات الرئيسية لمساحات العمل المشتركة. إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها زيادة الربحية في مساحة عمل مشتركة؛ ما يقرب من 90% من مساحات العمل المشتركة تحقق ربحًا إذا استوفت ثلاثة من هذه الشروط على الأقل.

المكاتب الخاصة أفضل من المكاتب المفتوحة

حوالي كل تاسع مساحة عمل مشتركة تؤجر أكثر من 60% من مساحتها كمكاتب خاصة. هناك تحول نحو المكاتب الخاصة التي هي الأكثر طلبًا والمكاتب المخصصة التي هي مطلوبة أيضًا.

لا يستطيع جميع الأعضاء العمل في مساحة مفتوحة. يسمح نموذج العمل المشترك والمكاتب لهؤلاء العملاء بالوصول إلى مساحتهم المخصصة.

استفد من التكامل الرأسي

فكرة التكامل الرأسي هي زيادة عدد المعاملات لكل عضو من خلال الاهتمام بكل احتياجات العضو. يمكنك تحقيق ذلك من خلال تكوين شراكات استراتيجية وعمليات استحواذ مع الشركات التي تلبي معظم احتياجات عملائك.

تشمل بعض الخدمات الإضافية الشائعة الإفطار والغداء والعشاء والرعاية النهارية للأطفال والمنتجع الصحي وصالون التدليك ومنطقة التمرين والفصول التعليمية والترفيه وما إلى ذلك.

عند الاستفادة من التكامل الرأسي، لا تنس أتمتة كل شيء (الحجوزات والمدفوعات والوصول والمزيد). يساعدك هذا على توفير المال والوقت ومنح عملائك تجربة أفضل.

التفكير على المدى الطويل

مهما كانت الخطط التي تضعها فيما يتعلق بمساحة العمل المشتركة الخاصة بك، يجب أن يكون لديك صورة طويلة المدى يجب أن تضعها في اعتبارك.

إحصائيًا، كلما طالت فترة تشغيل المساحة، كان أداؤها أفضل. يوضح المسح العالمي الثاني للعمل المشترك أن 72% من جميع مساحات العمل المشتركة تصبح مربحة بعد أكثر من عامين من التشغيل.

ضع في اعتبارك أن هناك عوامل تم تحديدها كعناصر أساسية لمساحة عمل مشتركة مربحة. هذه العوامل هي:

• عمر مساحة العمل المشتركة و
• عدد الأعضاء

كلا هذين العاملين يعتمدان في الغالب على الوقت.

استهدف العملاء الميسورين

غالبية الأشخاص الذين يستخدمون مساحات العمل المشتركة هم في الواقع مستقلون ولكن، إذا كان جميع أعضائك مستقلين فلن تجني الكثير من حيث الإيرادات وقد لا تنجح بعض استراتيجيات التكامل الرأسي التي تجربها. لماذا؟ لأن معظم المستقلين لا يكسبون الكثير.

اقرأ المزيد:كيف تعمل عضوية العمل المشترك: دليل كامل

هذا يعني أنك بحاجة إلى توسيع جمهورك المستهدف ليشمل العملاء الميسورين مثل:

• الشركات الناشئة التي لديها فرق عمل عن بعد
• شركات التكنولوجيا مثل جوجل وفيسبوك
• الشركات الكبرى مثل كوكاكولا ونستله.
• أصحاب الأعمال / المدراء

يسعد معظم الموظفين بتغيير البيئة وتجربة مرونة مساحة العمل المشتركة. تواصل مع هذه الأنواع من الشركات لمعرفة ما إذا كانوا يرغبون في إنشاء مكتب فرعي بالقرب من مساحة العمل المشتركة الخاصة بك، مما قد يؤدي بدوره إلى زيادة إيراداتك.

استفد من فرص خفض التكاليف

لمساعدتك على إنفاق أقل على بدء مساحة العمل المشتركة الخاصة بك، يمكنك التفكير في بعض مما يلي:

• ابدأ نموذجك ببصمة مساحة أصغر.
• تفاوض مع شركة تأمين خاصة لممتلكاتك التجارية.
• تفاوض مع مالك العقار إذا كنت تستأجر لفترة سماح على الإيجار لبدء تشغيل مساحتك.

ما الذي تحتاج إلى مراعاته قبل فتح مساحة عمل مشتركة؟

الآن بعد أن تم تحديد الدافع لبدء مساحة العمل المشتركة الخاصة بك ومناقشة الأرباح المحتملة (المالية وغير المالية)، حان الوقت للحديث عن الأشياء العملية التي يجب مراعاتها قبل فتح مساحة عمل مشتركة.

ما هو السوق المستهدف؟

ما هي أنواع الأشخاص الأكثر احتمالاً لاستخدام مساحات العمل المشتركة؟

كما ذكرنا سابقًا، فإن غالبية الأشخاص الذين يستخدمون مساحات العمل المشتركة هم من العاملين عن بعد / المستقلين. ولكن يمكنك توسيع سوقك لخدمة المزيد من الأشخاص، بما في ذلك الشركات / الفرق الصغيرة، والعملاء من الشركات، ومطوري البرامج، وخدمات تكنولوجيا المعلومات، والخدمات المالية والقانونية، وخدمات التسويق والإعلان.

يعد تطوير خطة تسويق للعمل المشترك التي توصل خدماتك إلى أنواع المستخدمين التي تخدمها هو الأفضل لأنه يساعدك على تحديد سبل النمو المستقبلي.

أبحاث السوق وتحليلها

إن الشروع في رحلة بدء مساحة عمل مشتركة يبدأ باستكشاف شامل للسوق. في هذه المرحلة الحاسمة، تعمق في أبحاث السوق وتحليلها الدقيق لاكتساب رؤى قيمة ستشكل مسار مشروعك.

ابدأ بتحديد جمهورك المستهدف - افهم احتياجاتهم المهنية وتفضيلاتهم ونوع وسائل الراحة التي تلقى صدى لديهم. سيكون هذا الفهم العميق محوريًا في تصميم مساحة العمل المشتركة الخاصة بك لتلبية المتطلبات المتنوعة للأعضاء المحتملين.

في الوقت نفسه، قم بتقييم الطلب على العمل المشترك في موقعك المختار. استكشف ديناميكيات النظام البيئي للأعمال المحلية للتأكد من جدوى مشروعك. افحص المشهد الاقتصادي واتجاهات الصناعة وتوقعات النمو لوضع مساحة العمل المشتركة الخاصة بك بشكل استراتيجي.

يعد التحليل الدقيق للمنافسة أمرًا ضروريًا. حدد مساحات العمل المشتركة الحالية في منطقتك المستهدفة، وادرس عروضها ونماذج التسعير والتركيبة السكانية للأعضاء. لن تساعدك هذه المعلومات التنافسية في صقل نقاط البيع الفريدة الخاصة بك فحسب، بل ستكشف أيضًا عن فرص التمايز.

مجهزًا بفهم شامل للسوق، يمكنك صياغة عرض قيمة مقنع لمساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

يضع هذا العمل الأولي الأساس لاتخاذ القرارات المستنيرة طوال المراحل اللاحقة لاختيار الموقع والتصميم واستراتيجية العمل. في جوهرها، يعتمد نجاح مساحة العمل المشتركة الخاصة بك على شمولية أبحاث السوق وتحليلها.

أين يجب أن تقع مساحة العمل المشتركة الخاصة بك؟

عند فتح مساحة عمل مشتركة، أول شيء يجب أن تفكر فيه هو تطوير مجتمع من الأشخاص المهتمين بالعمل في مساحة عمل مشتركة. بمجرد تحديد الطلب في منطقة معينة، يمكنك البدء في البحث عن المبنى المناسب لإيواء مساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

يدور العمل المشترك حول الراحة، لذا عليك التفكير في أشياء مثل المسافة من مساحة العمل المشتركة الخاصة بك إلى حيث يعيش معظم السوق المستهدف والمزيد.

أكثر من 80% من المشغلين يستأجرون لأن ذلك يلغي بعض أعباء ملكية العقارات ولكنه غالبًا ما يؤدي إلى ارتفاع الإيجارات بشكل كبير عندما يحين وقت التجديد. يعد الإيجار من الباطن طريقًا أرخص وأكثر ملاءمة.

ما الذي يجب أن تحتويه مساحة العمل المشتركة الخاصة بك؟

بغض النظر عن السوق المستهدف الذي تنوي خدمته، فإن بعض الأساسيات التي يجب أن تتضمنها معظم مساحات العمل المشتركة هي كما يلي:

• الأثاث والتجهيزات
• الإنترنت
• واي فاي
• كابلات إيثرنت
• وسائل الراحة
• الطابعات
• غرفة اجتماعات
• الشاي والقهوة والوجبات الخفيفة

توفر بعض مساحات العمل المشتركة أيضًا موارد للشركات الناشئة تتراوح من الأصول الرقمية والمدربين والمستشارين وحتى الأدوات الرائعة مثل الطابعات ثلاثية الأبعاد وبعض التقنيات الأخرى التي قد لا يكون لديك دائمًا إمكانية الوصول إليها.

ما هو التصميم الداخلي / تصميم مساحة العمل المشتركة الذي سيكون؟

يمكننا جميعًا أن نتفق على أن الأشياء الجميلة فعالة جدًا في جذب الناس. لهذا السبب، فإن شكل مساحة العمل المشتركة الخاصة بك لا يقل أهمية عن الخدمات التي تقدمها.

لطالما جربت المكاتب الشركاتية التقليدية تصميمات مختلفة بحثًا عن طريقة لتحسين التعاون بين الموظفين. لحسن الحظ بالنسبة لمساحات العمل المشتركة، لديهم مرونة أكبر قليلاً ويمكنهم بسهولة إنشاء "تصميم مختلط" من المكاتب الخاصة والمناطق المشتركة والمكاتب المجتمعية لتوفير توازن جيد بين كل من المناطق التعاونية ومناطق التركيز.

اقرأ المزيد:أفكار لتصميم مساحات العمل المشتركة للنجاح

تخطيط المرافق والخدمات التي سيتم تقديمها

في المشهد الديناميكي لمكان العمل الحديث، برزت مساحات العمل المشتركة كمراكز نابضة بالحياة تعزز التعاون والابتكار والمجتمع.

لإنشاء مساحة عمل مشتركة ناجحة، يعد الاهتمام الدقيق بتخطيط وسائل الراحة والمرافق أمرًا بالغ الأهمية. يتجاوز هذا الجانب تقديم الموارد الأساسية؛ إنه ينطوي على خلق بيئة تلبي الاحتياجات المتنوعة مع تعزيز الشعور بالانتماء بين الأعضاء.

فهم احتياجات الأعضاء

قبل الغوص في عملية تخطيط وسائل الراحة والمرافق، من الضروري فهم المتطلبات الفريدة لجمهورك المستهدف.

لدى مختلف المهنيين والشركات الناشئة والمستقلين احتياجات متفاوتة، تتراوح من المكاتب الخاصة إلى مساحات التعاون المفتوحة. قم بإجراء استطلاعات، وعقد مجموعات تركيز، وتحليل اتجاهات السوق لتحديد تفضيلات وأولويات أعضائك المحتملين.

تصميم مساحة عمل متعددة الاستخدامات

أحد الجوانب الأساسية لتخطيط وسائل الراحة هو صياغة تصميم مساحة عمل متعددة الاستخدامات. ضع في اعتبارك إدراج المكاتب الخاصة والمكاتب المخصصة والمناطق المفتوحة لاستيعاب مجموعة من تفضيلات العمل.

تأكد من أن التصميم يعزز الحركة السلسة مع توفير مساحات للعمل المركّز وتعاونات الفريق والتفاعلات غير الرسمية.

البنية التحتية الأساسية

تشكل البنية التحتية الموثوقة والفعالة العمود الفقري لأي مساحة عمل مشتركة. يعد الإنترنت عالي السرعة والواي فاي الآمن والدعم التكنولوجي المتقدم أمورًا غير قابلة للتفاوض.

بالإضافة إلى ذلك، يساهم الاستثمار في الأثاث المريح والإضاءة عالية الجودة وتدابير عزل الصوت في توفير بيئة عمل مريحة ومنتجة.

مساحات اجتماعات لكل مناسبة

توفر مساحات العمل المشتركة الناجحة مجموعة متنوعة من مساحات الاجتماعات المصممة لتلبية الاحتياجات المختلفة.

من غرف الاجتماعات الرسمية لعروض العملاء إلى مناطق التجمعات غير الرسمية للمناقشات السريعة للفريق، يعزز توفير مساحات اجتماعات متنوعة الوظائف العامة لمساحة العمل.

مطبخ مجهز تجهيزًا جيدًا ومناطق للمرطبات

غالبًا ما يمتد خلق شعور بالانتماء للمجتمع إلى ما هو أبعد من الأنشطة المتعلقة بالعمل. يعزز إدراج مطبخ مجهز تجهيزًا جيدًا أو مناطق للمرطبات جوًا اجتماعيًا غير رسمي حيث يمكن للأعضاء التواصل أثناء تناول القهوة أو الوجبات.

يمكن لهذه الراحة البسيطة أن تساهم بشكل كبير في بناء شعور قوي بالصداقة الحميمة بين زملاء العمل.

مبادرات الصحة والعافية

يعكس دمج وسائل الراحة الصحية والعافية اتجاهًا متزايدًا في مساحات العمل المشتركة. ضع في اعتبارك إدراج مرافق اللياقة البدنية أو غرف التأمل أو برامج العافية لدعم الرفاهية الشاملة لأعضائك.

لا تعزز هذه العروض جاذبية مساحتك فحسب، بل تساهم أيضًا في مجتمع أكثر صحة وتفاعلًا.

المرونة في باقات وسائل الراحة

إدراكًا بأن لدى الأعضاء المختلفين احتياجات متنوعة، قم بتوفير المرونة في باقات وسائل الراحة.

سواء كان ذلك من خلال تقديم خطط عضوية متدرجة أو السماح للأعضاء بتخصيص وسائل الراحة الخاصة بهم، يضمن هذا النهج أن يتمكن الأفراد من تكييف تجربتهم لتناسب متطلباتهم المهنية.

الاستدامة البيئية

إن دمج الممارسات المستدامة ليس فقط خيارًا مسؤولًا ولكنه يتماشى أيضًا مع قيم العديد من المهنيين المعاصرين.

استكشف الخيارات الصديقة للبيئة للأثاث والإضاءة الموفرة للطاقة ومبادرات الحد من النفايات لإنشاء مساحة عمل مشتركة واعية بالبيئة.

حلقات التغذية الراجعة المنتظمة

بعد تنفيذ خطة وسائل الراحة والمرافق الخاصة بك، قم بإنشاء حلقات تغذية راجعة منتظمة مع أعضائك.

يسمح لك هذا الحوار المستمر بالبقاء على اطلاع على الاحتياجات المتغيرة وتحديد مجالات التحسين وتعزيز التجربة العامة باستمرار داخل مساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

في الختام، تعد استراتيجية تخطيط وسائل الراحة والمرافق المدروسة جيدًا ضرورية لنجاح مساحة العمل المشتركة.

من خلال إعطاء الأولوية لاحتياجات الأعضاء، وتعزيز بيئة متعددة الاستخدامات وجذابة، والبقاء على اطلاع على الاتجاهات المتطورة، يمكنك إنشاء مساحة لا تلبي توقعات مجتمعك المتنوع فحسب، بل تتجاوزها أيضًا.

تشمل الخدمات التي تقدمها مساحات العمل المشتركة أفضل المعدات التجارية والدعم الإداري حتى تتمكن من إنشاء مساحة عمل مثالية - دون تكاليف إضافية. إليك قائمة مختصرة بالخدمات التي يمكنك تقديمها:

• التخزين
• الشاي/القهوة
• خدمة البريد والطرود
• عنوان عمل افتراضي
• مخزن
• الكهرباء/الصيانة
• موقف سيارات (غير شائع)
• الطباعة
• الوصول إلى غرفة الاجتماعات
• منطقة الاستقبال/الانتظار
• اليوغا
• غرف القيلولة

كم تبلغ تكلفة بدء مساحة عمل مشتركة؟

بمجرد العثور على موقع مناسب لعملائك المستهدفين، يمكنك البدء في التفكير في التكاليف والميزانية.

إذا اشتريت عقارًا لبدء مساحة العمل المشتركة الخاصة بك، فسيتعين عليك التفكير في تكاليف إضافية مثل قوانين البناء وتصاريح المدينة، وكلها أشياء يمكن أن تتراكم بسرعة إلى رسوم أخرى. سيساعد تحديد مقدار المرونة والتحكم الذي تريده في مساحة العمل المشتركة الخاصة بك في تحديد أفضل نهج للتكلفة.

أخيرًا، عليك أن تقرر كيف ستمول مساحة العمل المشتركة الخاصة بك. هل ستستخدم أموالك الخاصة أم ستجد مستثمرين؟ قد يكون لديك مجموعة واسعة من المصادر لطلب المساعدة المالية منها، من الهيئات الحكومية المحلية إلى الأشخاص الذين لديهم محفظة عقارية، والأصدقاء والعائلة الأثرياء.

التخطيط المالي والميزنة

يتطلب إطلاق مساحة عمل مشتركة تخطيطًا ماليًا وميزنة دقيقة لضمان الاستدامة والنجاح على المدى الطويل. في هذا المقال، سوف نتعمق في الجوانب الرئيسية للإدارة المالية التي يجب على رواد الأعمال مراعاتها عند المغامرة في صناعة العمل المشترك.

الاستثمار الأولي:

• أحد الخطوات الأساسية في التخطيط المالي لمساحة عمل مشتركة هو تحديد الاستثمار الأولي المطلوب. يشمل ذلك التكاليف المرتبطة باستئجار أو شراء مساحة مناسبة، وتجديد أو تخصيص التصميم الداخلي، وشراء الأثاث والمعدات. من الضروري إجراء تحليل شامل للتكاليف لتجنب التقليل من رأس المال اللازم لإطلاق ناجح.

التكاليف التشغيلية:

• بمجرد تشغيل مساحة العمل المشتركة، تصبح التكاليف التشغيلية المستمرة عاملاً مهمًا. قد تشمل هذه الإيجار والمرافق والصيانة وخدمات التنظيف ونفقات التوظيف. يعد تقدير هذه التكاليف بدقة أمرًا ضروريًا لتحديد أسعار العضوية التي تغطي النفقات التشغيلية مع الحفاظ على القدرة التنافسية في السوق.

نماذج العضوية واستراتيجيات التسعير:

• يعد اختيار نماذج العضوية واستراتيجيات التسعير المناسبة جانبًا حاسمًا في التخطيط المالي. ضع في اعتبارك عوامل مثل الطلب في السوق المحلي وأسعار المنافسين وعرض القيمة الفريدة لمساحة العمل المشتركة الخاصة بك. قد تشمل الخيارات عضويات شهرية أو تصاريح يومية أو حتى خططًا متخصصة للفرق أو الشركات.

مصادر الإيرادات

• يمكن أن يساهم تنويع مصادر الإيرادات في الاستقرار المالي لمساحة عمل مشتركة. بالإضافة إلى العضويات القياسية، استكشف فرصًا لخدمات إضافية مثل تأجير غرف الاجتماعات أو استضافة الأحداث أو توفير وسائل راحة متميزة مقابل رسوم إضافية. يمكن أن تساهم مصادر الإيرادات التكميلية هذه بشكل كبير في الصحة المالية العامة للشركة.

توقعات نمو العضوية:

• قم بتطوير توقعات واقعية لنمو العضوية بمرور الوقت. ضع في اعتبارك استراتيجيات التسويق وجهود بناء المجتمع ومبادرات التواصل لجذب تدفق مستمر من الأعضاء. تتماشى استراتيجية النمو المدروسة مع التوقعات المالية وتساعد في التخطيط لقابلية التوسع.

ميزنة التسويق والعلامات التجارية:

• خصص جزءًا من ميزانيتك لمبادرات التسويق والعلامات التجارية. يعد الترويج الفعال أمرًا بالغ الأهمية لجذب الأعضاء المحتملين وتأسيس حضور قوي للعلامة التجارية في المجتمع. قد يشمل ذلك الإعلانات عبر الإنترنت والفعاليات المجتمعية والتعاون مع الشركات المحلية.

تخطيط الطوارئ:

• بغض النظر عن مدى دقة تخطيطك المالي، قد تنشأ تحديات غير متوقعة. يمكن أن يساعد بناء صندوق طوارئ في ميزانيتك في تخفيف المخاطر وتوفير احتياطي مالي خلال الظروف غير المتوقعة مثل الانكماش الاقتصادي أو تكاليف الصيانة غير المتوقعة.

البنية التحتية التكنولوجية:

• يعد الاستثمار في بنية تحتية تكنولوجية قوية أمرًا ضروريًا لمساحات العمل المشتركة الحديثة. يشمل ذلك الإنترنت عالي السرعة وأنظمة الوصول الآمنة والأدوات التعاونية. على الرغم من أن هذه الاستثمارات تساهم في رضا الأعضاء، إلا أنه يجب أخذها في الاعتبار في الميزانيات الأولية والمستمرة.

خطة عمل مساحة العمل المشتركة

خطة العمل هي نظرة عامة على عملك في إدارة الممتلكات وتحدد القيم الأساسية لشركتك واستراتيجياتها وخطة نموها للمستقبل القادم. تشرح أهداف عملك واستراتيجيتك للوصول إليها. كما تتضمن أبحاث السوق لدعم خططك.

تنزيل قالب خطة عمل مساحة العمل المشتركة

نموذج تسعير مساحة العمل المشتركة

يعد نموذج تسعير مساحة العمل المشتركة جانبًا حاسمًا في استراتيجية أعمالها، حيث يؤثر بشكل مباشر على توليد الإيرادات ورضا الأعضاء والربحية الإجمالية. إليك بعض نماذج التسعير الشائعة التي تستخدمها مساحات العمل المشتركة:

التسعير القائم على العضوية

بموجب هذا النموذج، تقدم مساحات العمل المشتركة مستويات عضوية مختلفة، لكل منها مستويات وصول ووسائل راحة مختلفة. يدفع الأعضاء عادةً رسومًا شهرية أو سنوية، مما يمنحهم إمكانية الوصول إلى مساحات العمل المشتركة ووسائل الراحة مثل غرف الاجتماعات ومرافق الطباعة وفعاليات التواصل.

قد تشمل مستويات العضوية خيارات للدوام الجزئي أو الدوام الكامل أو المكاتب المخصصة أو المكاتب الخاصة، مما يسمح للأعضاء باختيار مستوى الوصول الذي يناسب احتياجاتهم وميزانيتهم.

التسعير القائم على الاستخدام

التسعير القائم على الاستخدام، المعروف أيضًا باسم الدفع عند الاستخدام أو التسعير بالساعة، يفرض رسومًا على الأعضاء بناءً على استخدامهم الفعلي لمساحة العمل المشتركة ووسائل الراحة. هذا النموذج مناسب للمستقلين أو العاملين عن بعد أو المستخدمين العرضيين الذين لا يحتاجون إلى الوصول بدوام كامل.

يشتري الأعضاء عادةً أرصدة أو تصاريح يمكن استبدالها للوصول إلى مساحة العمل أو غرف الاجتماعات أو وسائل الراحة الأخرى عند الحاجة. يسمح نموذج التسعير المرن هذا للأعضاء بالدفع فقط مقابل الخدمات التي يستخدمونها، مما يجعله فعالًا من حيث التكلفة للاستخدام المتقطع أو قصير الأجل.

إيجارات المكاتب الثابتة أو الخاصة

قد تقدم مساحات العمل المشتركة إيجارات مكاتب ثابتة أو خاصة على أساس شهري أو طويل الأجل. في هذا النموذج، يدفع الأعضاء رسومًا ثابتة للاستخدام الحصري لمساحة عمل مخصصة، والتي قد تشمل وسائل راحة مثل الأثاث والتخزين والوصول إلى المناطق المشتركة.

تعتبر إيجارات المكاتب الثابتة أو الخاصة مثالية للأفراد أو الفرق التي تبحث عن مساحة عمل أكثر ديمومة وأمانًا داخل بيئة العمل المشتركة.

خدمات ذات قيمة مضافة

بالإضافة إلى الوصول إلى مساحة العمل، تقدم العديد من مساحات العمل المشتركة خدمات ذات قيمة مضافة مثل دعم الأعمال وفرص التواصل وورش عمل التطوير المهني وخدمات الكونسيرج.

قد يتم تجميع هذه الخدمات في باقات عضوية أو تقديمها كإضافات مقابل رسوم إضافية، مما يوفر للأعضاء راحة ودعمًا وفرصًا إضافية للنمو.

عضويات الشركات

تصمم بعض مساحات العمل المشتركة نماذج التسعير الخاصة بها لتلبية احتياجات عملاء الشركات، حيث تقدم عضويات جماعية أو باقات مخصصة للفرق أو المنظمات.

قد تشمل عضويات الشركات مزايا مثل الأسعار المخفضة والوصول ذي الأولوية إلى المرافق وخيارات مساحة العمل ذات العلامات التجارية وإدارة الحسابات المخصصة.

يجذب هذا النموذج الشركات التي تبحث عن حلول مساحات عمل مرنة لموظفيها مع تبسيط العمليات الإدارية وخفض التكاليف العامة.

خطوات لتوسيع مساحة العمل المشتركة الخاصة بك

بدء مساحة عمل مشتركة هو شيء، ولكن تنميتها وتوسيعها إلى أفضل قدراتها هو شيء آخر. يعتمد هذا على عوامل مختلفة مثل فريقك وقوة مجتمعك واستراتيجيات الإدارة الخاصة بك.

كيف تدير مساحة عمل مشتركة؟

عندما تعرف من هم عملاؤك وماذا يريدون، من المهم توظيف المجموعة المناسبة من الموظفين للعمل معك.

يعتمد عدد الموظفين ومهاراتهم التي تحتاجها على حجم مساحتك والخدمات التي تقدمها، ولكن إليك بعض الوظائف التي يجب أن تفكر فيها:

• خبير تكنولوجيا
• مدير مساحة العمل المشتركة
• موظف استقبال
• مدير المجتمع
• مسوق

لكن إدارة مساحة عمل مشتركة تتجاوز فريقك، ومن المستحيل تشغيل مساحة عمل مشتركة حديثة بدون برنامج إدارة مخصص. يحتاجه كل مشغل للحفاظ على تنظيم الأمور وتنمية الأعمال والمجتمع وجعل الاستخدام اليومي للمنشأة سهلاً ومبسطًا للعملاء. إليك قائمة قصيرة بالمزايا التي تحصل عليها مع برنامج إدارة مساحة عمل رائع:

• قاعدة بيانات موحدة للأعضاء
• أتمتة المهام الإدارية
• التحقق من توفر المساحات في الوقت الفعلي
• الحجز عبر الإنترنت لمساحات المكاتب والمكاتب وغرف الاجتماعات
• تطبيقات الويب والجوال ذاتية الخدمة للأعضاء
• تسجيل وصول الضيوف والوصول الرقمي
• الفواتير والدفع عن بعد
• مبيعات خارجية
• إدارة الأحداث
• دعم العملاء
• موجز الأخبار ومزايا العضوية وترويج الخدمات ذات القيمة المضافة
• تحسين التكاليف ومراقبة الأداء

اقرأ المزيد:كيفية زيادة مبيعات عضوية العمل المشترك

بناء المجتمع والتواصل

يعد المجتمع النابض بالحياة والمتفاعل أمرًا بالغ الأهمية للنجاح على المدى الطويل. لا يجذب المجتمع المزدهر الأعضاء فحسب، بل يعزز أيضًا التعاون والابتكار والشعور بالانتماء. إليك استراتيجيات أساسية لبناء مجتمع قوي ورعايته داخل مساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

حدد رؤيتك للمجتمع:

• قبل الغوص في بناء المجتمع، عبر بوضوح عن رؤية لمساحة العمل المشتركة الخاصة بك. افهم القيم والأهداف التي ستشكل ثقافة المجتمع. هل تستهدف المهنيين في مجال التكنولوجيا أم المبدعين أم مزيجًا من الصناعات؟ سيقود تحديد هذه الرؤية جهودك في جذب الأفراد ذوي التفكير المماثل.

استضف فعاليات للتواصل:

• توفر الأحداث منصة للأعضاء للتواصل ومشاركة الأفكار وبناء العلاقات. قم بتنظيم فعاليات تواصل وورش عمل وندوات بانتظام تتماشى مع اهتمامات مجتمعك. تخلق هذه المناسبات فرصًا للتعاون وتبادل المعرفة، مما يعزز الروابط بين أعضائك.

أنشئ منصات عبر الإنترنت:

• استفد من الأدوات الرقمية لتوسيع مجتمعك إلى ما وراء مساحة العمل المادية. أنشئ منصة عبر الإنترنت، مثل شبكة اجتماعية مخصصة أو منتدى، حيث يمكن للأعضاء التواصل ومشاركة الموارد والبقاء على اطلاع على الأحداث. عزز الشعور بالاستمرارية والتواصل في كل من العالمين المادي والافتراضي.

سهّل تعريف الأعضاء ببعضهم البعض:

• قم بتقديم الأعضاء الذين يشاركون اهتمامات مشتركة أو مهارات متكاملة بشكل فعال. يمكن لهذه اللمسة الشخصية أن تثير التعاون والشراكات والصداقات داخل المجتمع. شجع الأعضاء على التواصل والتعاون في المشاريع، مما يعزز فكرة أن مساحة العمل المشتركة ليست مجرد مكان عمل ولكنها نظام بيئي تعاوني.

شجع على المشاركة في الإبداع:

• مكن أعضائك من المساهمة في تجربة العمل المشترك. اطلب مدخلاتهم بشأن الأحداث والمرافق والمبادرات المجتمعية. لا يعزز المشاركة في الإبداع رضا الأعضاء فحسب، بل يعزز أيضًا الشعور بالملكية، مما يجعلهم أكثر استثمارًا في نجاح المساحة.

اعترف بالإنجازات واحتفل بها:

• اعترف بإنجازات أعضائك، سواء كانت شخصية أو مهنية. يمكن أن يكون هذا الاعتراف من خلال إشارة بسيطة في نشرة إخبارية أو استضافة فعاليات احتفالية أو حتى توفير مساحة مادية للأعضاء لعرض أعمالهم. يعزز الاحتفال بالإنجازات جوًا إيجابيًا وداعمًا.

نفذ برامج الإرشاد:

• أنشئ برامج إرشاد داخل مساحة العمل المشتركة الخاصة بك. يمكن للأعضاء ذوي الخبرة توجيه ودعم القادمين الجدد ومشاركة الأفكار والخبرات. تخلق برامج الإرشاد بيئة داعمة وتسهل نقل المعرفة، مما يعزز الثقافة التعاونية الشاملة.

حلقات التغذية الراجعة:

• اطلب بانتظام تعليقات من مجتمعك لفهم احتياجاتهم ومخاوفهم. أنشئ قنوات للاتصال المفتوح، وعالج أي مشاكل تنشأ بفاعلية. لا يوضح هذا فقط أنك تقدر مدخلات أعضائك ولكنه يساعد أيضًا في إجراء تحسينات مستمرة على مساحة العمل المشتركة.

مبادرات التنوع والشمول:

• عزز التنوع والشمول داخل مجتمعك. شجع على مزيج من الخلفيات والصناعات ووجهات النظر. يثري هذا البيئة التعاونية ويعزز الإبداع ويضمن أن تكون مساحة العمل المشتركة الخاصة بك مرحبة بالأفراد من جميع مناحي الحياة.

المشاركة المستمرة:

• بناء المجتمع هو عملية مستمرة. ابق على تواصل مع أعضائك، واستمع إلى احتياجاتهم المتطورة، وقم بتكييف استراتيجيات بناء المجتمع وفقًا لذلك. قم بمراجعة وتحديث مبادراتك المجتمعية بانتظام لضمان بقائها ذات صلة ومؤثرة.

في الختام، يعتمد نجاح مساحة العمل المشتركة على قوة مجتمعها. من خلال تعزيز الروابط وتشجيع التعاون والتكيف مع الاحتياجات المتطورة لأعضائك، يمكنك إنشاء بيئة ديناميكية وداعمة تجذب وتحتفظ بمجموعة متنوعة من المهنيين.

التنقل في الاعتبارات القانونية والتنظيمية عند بدء مساحة عمل مشتركة

يعد إطلاق مساحة عمل مشتركة مشروعًا مثيرًا يتضمن تخطيطًا دقيقًا، من اختيار الموقع المناسب إلى تصميم مساحة عمل ملهمة. ومع ذلك، من بين الخطوات الحاسمة في هذه الرحلة التنقل في المشهد المعقد للاعتبارات القانونية والتنظيمية.

في هذا القسم، سوف نتعمق في الجوانب الرئيسية التي يحتاج أصحاب مساحات العمل المشتركة الطموحون إلى معالجتها لضمان الامتثال والإطلاق السلس.

فهم التقسيم والتصاريح

قبل توقيع أي عقد إيجار أو الاستثمار في عقار لمساحة العمل المشتركة الخاصة بك، من الأهمية بمكان فهم لوائح التقسيم المحلية. تختلف قوانين التقسيم عبر الولايات القضائية ويمكن أن تحدد ما إذا كان موقع معين مناسبًا للأغراض التجارية مثل مساحة عمل مشتركة.

يعد التعامل مع السلطات المحلية والحصول على التصاريح اللازمة أمرًا بالغ الأهمية لمنع المشاكل القانونية في المستقبل. تأكد من أن استخدامك المقصود يتماشى مع متطلبات التقسيم لتجنب الانتكاسات المحتملة.

اتفاقيات الإيجار والمفاوضات

يتضمن تأمين موقع مناسب لمساحة العمل المشتركة الخاصة بك التفاوض على اتفاقيات الإيجار. انتبه جيدًا للشروط، حيث يمكن أن تؤثر بشكل كبير على عملك. تفاوض على المرونة في حالة التوسعات المستقبلية أو التغييرات في نموذج عملك.

بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك طلب المشورة القانونية عند مراجعة اتفاقيات الإيجار لضمان فهمك الكامل للشروط والالتزامات.

الامتثال لقوانين البناء

يعد الالتزام بقوانين البناء أمرًا ضروريًا لضمان سلامة مساحة العمل المشتركة الخاصة بك وشاغليها. اعمل عن كثب مع المهندسين المعماريين والمقاولين لضمان امتثال التصميم والتخطيط للوائح البناء المحلية.

يجب دمج تدابير السلامة من الحرائق، وإمكانية الوصول للأفراد ذوي الإعاقة، ومتطلبات قانون البناء الأخرى في تصميم المساحة وبنائها.

الملكية الفكرية والعلامات التجارية

حماية علامة مساحة العمل المشتركة الخاصة بك وملكيتها الفكرية هي جانب حاسم آخر. سجل اسم عملك وشعارك لمنع الاستخدام غير المصرح به من قبل الآخرين.

استشر المتخصصين القانونيين لصياغة اتفاقيات تحمي حقوق الملكية الفكرية الخاصة بك وتضع إرشادات لسلوك الأعضاء داخل المساحة.

خصوصية البيانات والأمن

غالبًا ما تتعامل مساحات العمل المشتركة مع معلومات حساسة بسبب البنية التحتية المشتركة وموارد التكنولوجيا. نفذ تدابير قوية لخصوصية البيانات وأمنها لحماية عملك والمعلومات السرية لأعضائك.

ضع سياسات واضحة فيما يتعلق باستخدام البيانات وتخزينها وحمايتها، وتأكد من الامتثال لقوانين حماية البيانات ذات الصلة.

قوانين العمل والتوظيف

إذا كانت مساحة العمل المشتركة الخاصة بك ستضم موظفين، فتعرف على قوانين العمل والتوظيف المحلية.

تأكد من أن عقود العمل وظروف العمل وحزم التعويضات تتماشى مع المتطلبات القانونية. من الضروري خلق بيئة عمل إيجابية وممتثلة لتعزيز علاقة صحية مع فريقك.

تغطية التأمين

يعد تأمين تغطية تأمينية شاملة خطوة حكيمة في تخفيف المخاطر المرتبطة بتشغيل مساحة عمل مشتركة. ضع في اعتبارك سياسات تغطي الأضرار التي تلحق بالممتلكات والمسؤولية وانقطاع الأعمال.

استشر متخصصي التأمين لتكييف التغطية مع الاحتياجات والمخاطر المحددة المرتبطة بعملك.

في الختام، يعد المشهد القانوني والتنظيمي لمساحات العمل المشتركة متعدد الأوجه ويتطلب دراسة متأنية.

تعامل مع متخصصين قانونيين متخصصين في العقارات التجارية وقانون الأعمال للتنقل في هذه التعقيدات بفعالية.

من خلال معالجة هذه الاعتبارات القانونية بشكل استباقي، تضع أساسًا متينًا لنجاح واستدامة مساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

إدارة العلاقات التعاقدية

تعد إدارة العلاقات التعاقدية مع الأعضاء والموردين ومقدمي الخدمات حجر الزاوية في عمليات مساحات العمل المشتركة.

تحمي الاتفاقيات الواضحة والقابلة للتنفيذ مصالح جميع الأطراف المعنية، ولكن صياغة العقود ومراجعتها والتفاوض عليها تستلزم تكاليف.

قد يؤدي إشراك مستشار قانوني لضمان الامتثال وتخفيف المخاطر وحل النزاعات إلى تكبد نفقات أولية، خاصة بالنسبة للترتيبات المعقدة أو الخدمات المتخصصة.

على الرغم من أن الاستثمار في الدعم القانوني قد يبدو شاقًا، إلا أنه يمكن أن يوفر في النهاية الوقت والمال والمتاعب من خلال منع التقاضي المكلف أو سوء الفهم في المستقبل.

النفقات القانونية لتشغيل مساحة عمل مشتركة: هل هي باهظة الثمن؟

خلف الأجواء النابضة بالحياة والروح التعاونية تكمن شبكة من الاعتبارات القانونية التي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على النتيجة النهائية.

من اتفاقيات الإيجار إلى الامتثال للوائح التقسيم، تتطلب النفقات القانونية لتشغيل مساحة عمل مشتركة تنقلًا دقيقًا. ولكن ما مدى تكلفتها؟

ثمن الامتثال

يشكل الامتثال للوائح المحلية وقوانين التقسيم حجر الأساس لأي مشروع عمل مشترك. من تأمين التصاريح إلى الحصول على التراخيص، يمكن أن تتصاعد التكاليف بسرعة.

تؤثر عوامل مثل الموقع ونوع المبنى والاستخدام المقصود على المتطلبات التنظيمية والمصروفات المرتبطة بها.

على الرغم من أن بعض الولايات القضائية قد تقدم عمليات مبسطة ورسومًا أقل للشركات الصغيرة، إلا أن البعض الآخر يفرض معايير صارمة وغرامات باهظة لعدم الامتثال.

لا يتطلب التنقل في هذه المتاهة التنظيمية موارد مالية فحسب، بل يتطلب أيضًا وقتًا وخبرة، مما يجعله اعتبارًا مهمًا لأصحاب مساحات العمل المشتركة المحتملين.

موازنة التكلفة والامتثال

في المشهد المتطور باستمرار لمساحات العمل المشتركة، تعد النفقات القانونية بلا شك اعتبارًا مهمًا للمشغلين.

من الامتثال التنظيمي إلى إدارة المسؤولية وحماية الملكية الفكرية والعلاقات التعاقدية، يمكن أن تتراكم التكاليف بسرعة. ومع ذلك، يمكن أن يوفر النظر إلى النفقات القانونية كاستثمار في تخفيف المخاطر والامتثال والنجاح على المدى الطويل إطارًا لاتخاذ القرار.

من خلال تحقيق التوازن بين فعالية التكلفة والصرامة القانونية، يمكن لأصحاب مساحات العمل المشتركة التنقل في تعقيدات المشهد القانوني مع تعزيز مجتمع مزدهر من التعاون والابتكار.

اقرأ المزيد:ما هو بناء المجتمع في العمل المشترك: دليل بسيط

لماذا تفشل مساحات العمل المشتركة؟

وفقًا لـ Deskmag، هناك معدل فشل بنسبة 10% لمساحات العمل المشتركة، ويمكن لأي شخص أن يكون ضحية. حتى الأسماء الكبيرة مثل WeWork كافحت مع تحديات مساحات العمل المشتركة، ولكن لحسن الحظ يمكنك التعلم منها.

تنشأ بعض التحديات مع نمو مساحة العمل المشتركة الخاصة بك، ولكن إليك الأسباب الأساسية لفشل معظم مساحات العمل المشتركة بعد فترة وجيزة من انطلاقها.

موقع خاطئ

تميل المكاتب المشتركة إلى أن تكون أقل نجاحًا إذا كانت في المناطق الريفية. كما ذكرنا سابقًا، لن يختار العديد من عملائك المحتملين المكان إذا استغرق الوصول إليه وقتًا طويلاً.

تعد المرافق المحيطة بمساحة العمل المشتركة ضرورية أيضًا. من المطاعم إلى الصالات الرياضية ومواقف السيارات؛ من المهم اختيار مكان به مرافق أساسية في المنطقة.

تخطيط وبنية تحتية سيئة

إذا لم تأخذ عملائك واحتياجاتهم العملية في الاعتبار عند إنشاء تخطيطك، فمن المحتمل أن تخلق بيئة غير مواتية لهم.

سيجلب التخطيط المدروس الكثير من المهنيين إلى مساحتك. يصدر الناس حكمهم على مكان ما في غضون عشرين ثانية بعد دخوله، وقد يتم التغاضي عن مكانك إذا لم يبدو جيدًا.

الافتقار إلى الأصالة

تحاول بعض مساحات العمل المشتركة نسخ نماذج أعمال منافسيها، خاصة عمالقة مثل WeWork أو Impact Hub، ولا تنجح بشكل أساسي لأنها لا تملك الموارد اللازمة.

كل مساحة ناجحة لها مهمتها وقيمها، وهي تجذب عملاء معينين بسبب تلك العوامل. حدد فلسفة عملك، وسوف تكتسب أعضاء تتوافق قيمهم مع قيمك. اسع دائمًا إلى الأصالة.

مجتمع ميت

يدور العمل المشترك إلى حد كبير حول الشعور بالانتماء للمجتمع والتواصل؛ لذلك، من الضروري خلق جو يعزز التعاون ويجمع الناس معًا. غالبًا ما تُترك مساحات العمل المشتركة التي لا تهتم ببناء مجتمع آمن وراءها بغض النظر عن عدد وسائل الراحة الرائعة التي تقدمها أو مدى جمال مساحتها.

أبحاث سوق غير كافية

قد يؤدي الفشل في إجراء أبحاث سوق شاملة إلى عدم التوافق بين العروض والطلب. يعد فهم احتياجات وتفضيلات والتركيبة السكانية للأعضاء المحتملين أمرًا ضروريًا لتكييف الخدمات وهياكل التسعير والمرافق بشكل فعال. يمكن أن يؤدي تجاهل اتجاهات السوق أو المبالغة في تقدير الطلب إلى مساحات غير مستغلة وضغوط مالية.

تمويل غير كاف

يتطلب إطلاق وتشغيل مساحة عمل مشتركة استثمارًا أوليًا كبيرًا ورأس مالًا مستمرًا. يمكن أن يؤدي التقليل من التكاليف أو الإفراط في الاستدانة المالية إلى مشاكل في التدفق النقدي والإغلاق في نهاية المطاف. علاوة على ذلك، يمكن أن يترك الاعتماد فقط على رسوم العضوية دون تنويع مصادر الإيرادات مساحات العمل المشتركة عرضة لتقلبات السوق والانكماش الاقتصادي.

إدارة وعمليات سيئة

تعد الإدارة والعمليات الفعالة ضرورية للتشغيل السلس لمساحات العمل المشتركة. يمكن أن يؤدي التوظيف غير الكافي ونقص مشاركة المجتمع وخدمة العملاء دون المستوى إلى تقويض رضا الأعضاء والاحتفاظ بهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي الفشل في صيانة المرافق وفرض السياسات وحل النزاعات على الفور إلى تشويه السمعة وتآكل الثقة بين الأعضاء.

التحديات القانونية والتنظيمية

يطرح التنقل في المشهد القانوني والتنظيمي تحديات كبيرة لمشغلي مساحات العمل المشتركة. يعد الامتثال لقوانين التقسيم وقوانين البناء ولوائح الصحة والسلامة ومتطلبات خصوصية البيانات أمرًا ضروريًا ولكنه يمكن أن يكون معقدًا ومكلفًا. يمكن أن يؤدي الفشل في معالجة الالتزامات القانونية أو توقع التغييرات التنظيمية إلى غرامات وتقاضي وأضرار بالسمعة.

ديناميكيات السوق المتغيرة

تخضع صناعة العمل المشترك لديناميكيات سوق متطورة، بما في ذلك التحولات في التكنولوجيا واتجاهات العمل والظروف الاقتصادية.

تخاطر مساحات العمل المشتركة التي تفشل في التكيف مع تفضيلات المستهلكين المتغيرة أو المنافسين الناشئين أو الابتكارات المدمرة بالتقادم. تعد المرونة والرشاقة والبصيرة ضرورية للبقاء في الصدارة في مشهد سريع التطور.

استخدام نظام إدارة الممتلكات

يتضمن بدء مساحة عمل مشتركة تخطيطًا دقيقًا واستخدامًا استراتيجيًا للتكنولوجيا. تلعب أنظمة إدارة ممتلكات مساحات العمل المشتركة دورًا محوريًا في تبسيط العمليات وتعزيز تجربة الأعضاء وضمان النجاح العام لمشروعك.

إليك دليل شامل حول كيفية الاستفادة من نظام إدارة الممتلكات بفعالية لمساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

الاستخدام الفعال للمساحة:

• استخدم نظام إدارة الممتلكات لتحسين تخصيص مساحة العمل. نفذ ميزات تمكن من تتبع المكاتب المتاحة وغرف الاجتماعات والمناطق المشتركة في الوقت الفعلي. يضمن هذا أن يتمكن الأعضاء من العثور بسهولة على المساحة التي يحتاجونها وحجزها، مما يزيد من الكفاءة العامة لمنشأة العمل المشتركة الخاصة بك.

الفواتير والفوترة الآلية:

• قم بتبسيط العمليات المالية من خلال دمج أنظمة الفوترة والفوترة الآلية ضمن نظام إدارة الممتلكات الخاص بك. تتيح هذه الميزة تتبعًا دقيقًا لرسوم العضوية والخدمات الإضافية وتسهل المعاملات السلسة. يقلل التشغيل الآلي من النفقات الإدارية ويضمن سير عمل ماليًا سلسًا وخاليًا من الأخطاء.

إدارة العضوية:

• نفذ وحدة إدارة عضوية قوية في نظام إدارة الممتلكات الخاص بك. يجب أن يغطي ذلك إعداد الأعضاء وإدارة العقود وبيانات الأعضاء. يمكن لنظام إدارة الممتلكات المساعدة في إنشاء قاعدة بيانات مركزية تتضمن تفاصيل الاتصال وخطط العضوية ومعلومات الفوترة. لا يبسط هذا المهام الإدارية فحسب، بل يوفر أيضًا رؤى قيمة حول تفضيلات الأعضاء وأنماط الاستخدام.

التحكم في الوصول والأمن:

• عزز تدابير الأمن من خلال دمج أنظمة التحكم في الوصول في نظام إدارة الممتلكات الخاص بك. يتيح لك ذلك إدارة وصول الأعضاء إلى مناطق مختلفة من مساحة العمل المشتركة بناءً على خطط عضويتهم. سواء كان ذلك باستخدام بطاقات المفاتيح أو تطبيقات الهاتف المحمول أو المصادقة البيومترية، يمكن لنظام إدارة الممتلكات ضمان بيئة آمنة ومراقبة لأعضائك.

حجز الموارد وإدارتها:

• نفذ نظام حجز موارد ضمن نظام إدارة الممتلكات الخاص بك لتبسيط حجز غرف الاجتماعات ومساحات الفعاليات والمرافق الأخرى. يجب أن يتمكن الأعضاء من حجز الموارد بسهولة من خلال النظام، ويمكن لنظام إدارة الممتلكات أتمتة التذكيرات والإشعارات، مما يقلل من تضارب المواعيد ويحسن رضا الأعضاء بشكل عام.

الاتصالات وبناء المجتمع:

• استفد من قدرات الاتصال في نظام إدارة الممتلكات لتسهيل تفاعل الأعضاء. يمكن لميزات مثل الرسائل داخل التطبيق ومنتديات المجتمع وإعلانات الفعاليات أن تعزز الشعور بالانتماء للمجتمع داخل مساحة العمل المشتركة الخاصة بك. شجع الأعضاء على التواصل والتعاون ومشاركة الأفكار من خلال قنوات الاتصال المتكاملة هذه.

الصيانة وإدارة المرافق:

• استخدم نظام إدارة الممتلكات لتتبع وإدارة طلبات الصيانة والمهام المتعلقة بالمرافق. يضمن هذا بيئة عمل جيدة الصيانة وممتعة لأعضائك. يمكن تنسيق الصيانة المجدولة والتنظيف والإصلاحات بكفاءة من خلال النظام، مما يقلل من الاضطرابات في العمليات اليومية.

تحليلات البيانات لاتخاذ القرار:

• استفد من قوة تحليلات البيانات ضمن نظام إدارة الممتلكات الخاص بك لاكتساب رؤى حول سلوك الأعضاء واستخدام المساحة والأداء العام. يتيح لك تحليل هذه البيانات اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين تخطيط المساحة بناءً على أنماط الاستخدام وتكييف الخدمات لتلبية احتياجات مجتمعك بشكل أفضل.

التكامل مع الأدوات الخارجية:

• تأكد من أن نظام إدارة الممتلكات الخاص بك يتكامل بسلاسة مع الأدوات والمنصات الأساسية الأخرى. يشمل ذلك برامج المحاسبة وأنظمة إدارة علاقات العملاء وأدوات التسويق. يعزز النظام البيئي المتكامل جيدًا الكفاءة العامة ويقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات اليدوي والمصالحة.

قابلية التوسع والتحصين للمستقبل:

• اختر نظام إدارة ممتلكات قابل للتطوير والتكيف مع النمو المستقبلي. مع توسع مساحة العمل المشتركة الخاصة بك، يعد وجود نظام يمكنه استيعاب أعضاء ومساحات وميزات إضافية أمرًا بالغ الأهمية. ضع في اعتبارك حلول نظام إدارة الممتلكات التي تقدم تحديثات وتحسينات منتظمة للبقاء على اطلاع على اتجاهات الصناعة واحتياجات العمل المشترك المتطورة.

مستقبل العمل المشترك

وفقًا لمجلة فوربس، أصبحت مساحات العمل المشتركة حقائق سريعة النمو، والصين هي الرائدة في حركة الاقتصاد المشترك.

تعتبر مساحات العمل المشتركة ذات قيمة لا تصدق لبناء المجتمع، حيث يمكنها استضافة فعاليات للتواصل وورش عمل وتوفير منطقة للناس للالتقاء وتبادل الأفكار.

أدناه، نستكشف الاتجاهات الناشئة والقوى التحويلية التي تشكل المشهد المستقبلي للعمل المشترك.

1. تبني نماذج العمل الهجينة

سرّعت جائحة كوفيد-19 تبني العمل عن بعد، مما أدى إلى تحول هائل في كيفية عمل الشركات. في حين أن بعض الشركات قد تبنت العمل عن بعد بشكل كامل، إلا أن البعض الآخر يستكشف نماذج هجينة تجمع بين العمل عن بعد والعمل في المكتب.

تتمتع مساحات العمل المشتركة بموقع فريد لتلبية احتياجات هذه القوى العاملة الهجينة، حيث توفر حل مساحة عمل مرنًا للأفراد الذين يسعون إلى تحقيق التوازن بين العمل عن بعد والحضور المكتبي العرضي.

في المستقبل، قد تتطور مساحات العمل المشتركة لتقديم خيارات عضوية أكثر تنوعًا، بما في ذلك الباقات الهجينة التي تستوعب تفضيلات وجداول عمل مختلفة.

2. التركيز على العافية والمجتمع

مع إعطاء المهنيين أولوية متزايدة للتوازن بين العمل والحياة والرفاهية الشاملة، تتطور مساحات العمل المشتركة إلى ما هو أبعد من بيئات العمل الوظيفية لتعزيز الشعور بالانتماء للمجتمع ودعم مبادرات العافية.

سيشهد مستقبل العمل المشترك تركيزًا أكبر على وسائل الراحة مثل غرف العافية ومناطق التأمل والمساحات الترفيهية، المصممة لتعزيز الصحة العقلية والبدنية بين الأعضاء.

بالإضافة إلى ذلك، ستستمر مجتمعات العمل المشتركة في تسهيل فرص التواصل وتبادل المعرفة والمشاريع التعاونية، مما يثري التجارب المهنية والاجتماعية للأعضاء.

3. دمج التكنولوجيا

تلعب التكنولوجيا دورًا محوريًا في تشكيل مستقبل العمل المشترك، مما يتيح الاتصال السلس والإنتاجية المحسنة والتجارب المخصصة للأعضاء.

ستستفيد مساحات العمل المشتركة من التقنيات المتقدمة مثل أجهزة الاستشعار الذكية وأجهزة إنترنت الأشياء والأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي لتحسين استخدام المساحة وتحسين الكفاءة التشغيلية وتقديم خدمات مخصصة.

على سبيل المثال، قد يتمتع الأعضاء بالتحكم في الوصول الآلي والإضاءة الذكية والتحكم في درجة الحرارة وخدمات الكونسيرج الافتراضية، وكلها يتم تسهيلها من خلال حلول التكنولوجيا المتكاملة.

التصميم والممارسات المستدامة

مع زيادة الوعي بالاستدامة البيئية، ستعطي مساحات العمل المشتركة المستقبلية الأولوية لمبادئ التصميم الصديقة للبيئة والممارسات المستدامة.

ستصبح مواد البناء الخضراء والأنظمة الموفرة للطاقة وبرامج إعادة التدوير من السمات القياسية لبيئات العمل المشتركة، بما يتماشى مع قيم المهنيين المهتمين بالبيئة.

سيتبنى مشغلو العمل المشترك أيضًا ممارسات تجارية مستدامة، من تقليل البصمة الكربونية إلى تعزيز خيارات النقل المستدامة للأعضاء.

التوسع في الأسواق المتخصصة

مع استمرار نمو الطلب على مساحات العمل المشتركة، سيستكشف المشغلون الأسواق المتخصصة والعروض المتخصصة المصممة لصناعات أو مجتمعات مهنية محددة. من الاستوديوهات الإبداعية ومساحات الصانعين إلى المراكز الخاصة بالصناعة للشركات الناشئة في مجال التكنولوجيا أو المهنيين في مجال الرعاية الصحية، ستلبي مساحات العمل المشتركة الاحتياجات والتفضيلات المتنوعة، مما يعزز المجتمعات المتخصصة ويعزز التعاون داخل المجالات المتخصصة.

العولمة والتعاون عن بعد

سيتجاوز مستقبل العمل المشترك الحدود الجغرافية، بفضل التقدم في أدوات التعاون عن بعد ومنصات الاتصال الرقمي.

ستعمل مساحات العمل المشتركة كمراكز للفرق البعيدة، مما يتيح التعاون السلس وفرص التواصل للمهنيين عبر مواقع ومناطق زمنية مختلفة.

ستصبح تجارب العمل المشترك الافتراضية ومساحات العمل بالواقع المعزز وأنشطة بناء الفرق عن بعد مكونات أساسية في العمل المشترك

مستقبل العمل المشترك مشرق ومليء بالإمكانيات اللانهائية. من التقويمات المتزامنة إلى لوحات المعلومات التفاعلية وأكثر من ذلك بكثير، من المقرر أن تستفيد مساحات العمل المشتركة من أحدث التقنيات إلى أقصى حد.

العمل المشترك باقٍ، ومن المرجح أن يستمر في التوسع فقط خاصة بفضل جيل الألفية والجيل Z اليوم، الذين يشمئزون من فكرة مساحة مكتبية تقليدية. وفقًا لـ Coworking Resources، "من المتوقع أن يصل عدد مساحات العمل المشتركة في جميع أنحاء العالم إلى 25,968 بحلول عام 2022، بزيادة قدرها 42% عن عام 2019." لقد غير العمل المشترك تمامًا كيفية استخدام مساحة المكتب، ولا يوجد عودة إلى الوراء!

أفكار أخيرة

يعد بدء مساحة عمل مشتركة مسعى مجزيًا يتطلب تخطيطًا دقيقًا واتخاذ قرارات استراتيجية والتزامًا بتعزيز المجتمع والابتكار.

من خلال اتباع الخطوات الموضحة في هذا الدليل، يمكن لمشغلي مساحات العمل المشتركة الطموحين التنقل في تعقيدات إطلاق وإدارة مشروع ناجح.

من إجراء أبحاث سوق شاملة وتأمين التمويل إلى اختيار الموقع المناسب وتصميم مساحات جذابة وتنمية مجتمع نابض بالحياة، تعد كل مرحلة من مراحل العملية حاسمة للنجاح على المدى الطويل.

بالإضافة إلى ذلك، يعد إعطاء الأولوية للامتثال القانوني وممارسات الإدارة الفعالة والتكيف المستمر مع ديناميكيات السوق المتغيرة أمرًا ضروريًا للحفاظ على النمو والأهمية في صناعة تنافسية بشكل متزايد.

من خلال التفاني والإبداع والنهج الذي يركز على العملاء، يمكن لرواد الأعمال تحقيق رؤيتهم في إنشاء مساحات ديناميكية تلهم التعاون والإبداع والنمو المهني لسنوات قادمة.

لمعرفة المزيد حول كيف يمكن لنظام إدارة الممتلكات أن يساعد في نجاح مساحة العمل المشتركة الخاصة بك، حدد موعدًا لمكالمة معنا الآن!

إنه مفصل وقصير ومجاني.

المراجع

1. Foertsch, Carsten.'2019 Profitability of Coworking Spaces.'SlideShare, 12 September 2019, https://www.slideshare.net/carstenfoertsch/2019-profitability-of-coworking-spaces-171146678. Accessed 5 January 2022.
2. Foertsch, Carsten.'How Profitable Are Coworking Spaces in 2019?'Deskmag, 4 September 2019, https://www.deskmag.com/en/coworking-spaces/how-profitable-are-coworking-spaces-profitability-margins-market-report-2019. Accessed 5 January 2022.
3. Bhupta, Malini.'Large companies check into flexible co-working spaces to cut costs.'The Financial Express, 19 August 2021, https://www.financialexpress.com/industry/large-companies-check-into-flexible-co-working-spaces-to-cut-costs/2313391/. Accessed 5 January 2022.
4. Tusk, Bradley, and Derek Austin.'Why WeWork Failed - And What It Means for Coworking.'Medium, 25 November 2019, https://medium.com/derek-develops/why-wework-failed-and-what-it-means-for-coworking-5d6bb209f5e2. Accessed 5 January 2022.
5. Yanie, Durocher.'The Disruption Era: The Future Of Coworking.'Forbes, Forbes, 06 October 2020, https://www.forbes.com/sites/forbesagencycouncil/2020/10/06/the-disruption-era-the-future-of-coworking/?sh=119c0bab3850. Accessed 05 January 2022.