في المؤسسات التي تضم أكثر من موظف، عادةً ما تكون هناك حاجة للتعاون والعمل معًا والمناقشة ووضع الخطط وتلقي الملاحظات. وبالطبع، تحدث كل هذه الأنشطة في أوقات مختلفة، مما يعني أنه في حال عدم وجود منصة أو برنامج عمل مشترك، سيُسبب ذلك ضغطًا كبيرًا.
هل يعاني أعضاؤك حاليًا من ضغط التواصل مع شخص واحد في كل مرة لتوصيل معلومات معينة؟ أم أنك بحاجة إلى طريقة أكثر طبيعية لضمان سير عملك بسلاسة، بحيث لا يُشكّل التواصل والعمل الجماعي مشكلةً بغض النظر عن المسافة؟ فكّر في استخدام برنامج جيد لإدارة مساحات العمل المشتركة مع أعضاء فريقك.
ما هو برنامج إدارة العمل المشترك؟
برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة هو نوع من البرامج أو المنصات المصممة لتسهيل التفاعل والتواصل بين الموظفين وأصحاب الأعمال والموظفين والفرق. يحتوي البرنامج على معلومات حول الشركة/العمل، ويساعد على متابعة سير العمليات، كما يمكن مزامنته لأداء العديد من الوظائف الأخرى.
عادةً ما تتوفر تطبيقات متنوعة - iOS وWindows وAndroid - تدعم إدارة مساحات العمل المشتركة. ومع ذلك، يمكن لمؤسسات محددة أيضًا الاستعانة بمطورين لبناء برامج إدارة مساحات العمل المشتركة بما يتناسب مع هيكلية عملها أو نوعها.
يتم بعد ذلك تنزيل هذا النوع من البرامج أو استلامها لتسجيل الأعضاء وانضمامهم إلى البرنامج حسب الأقسام أو المهام الوظيفية أو الوظائف. كما يمكن التحكم في المنصة، حيث يتم تحديد الوصول والتحكم حسب التسلسل الهرمي للمناصب.
كيف يمكنك اختيار برنامج إدارة مساحة العمل المشتركة المناسب لشركتك
لكل شركة أهدافها وغاياتها وثقافتها الخاصة. لذلك، من غير المرجح أن تتشابه شركتان في احتياجاتهما، حتى لو تشابهتا.
لهذا السبب، يجب على المديرين توخي الحذر عند اختيار برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة. عليهم التأكد من اختيار برنامج مرن بما يكفي، يستوعب أعضاء الفريق، ويحقق الغرض المخصص له.
يمكن أيضًا إجراء اختبارات على برنامج إدارة العمل المشترك قبل التوصل إلى أي قرار؛ وذلك للتأكد من أنه لن يسبب أي خلل في نمط العمل.
في حالة عدم تمكن أي من برامج إدارة العمل المشترك الموجودة بالفعل من حل مشكلة المنظمة، يمكن طلب المساعدة الخارجية للحصول على البرامج التي من شأنها المساعدة.
في منشور سابق، تناولنا كيفية اختيار الشركات لبرنامج الإدارة الأنسب لها. اطلع عليه هنا.
لماذا يجب عليك اختيار برنامج إدارة العمل المشترك لشركتك.
- سهولة التواصل وتدفق العمليات
من أولى مزايا استخدام برامج إدارة مساحات العمل المشتركة سهولة التواصل. هل ترغب في إرسال رسالة لجميع أعضاء فريقك دون عناء؟ برنامج الإدارة يُلبي احتياجاتك. يمكنك التحدث مع الجميع في آنٍ واحد مع تلقي الملاحظات والشكر. نعم، وسائل التواصل الاجتماعي الأساسية لديك تتضمن هذه الميزة، ولكن ماذا لو كان لديك تطبيق يُساعد موظفيك على التركيز بشكل كامل على العمل؟
لا يقتصر الأمر على التواصل فحسب، بل يمكنك أيضًا متابعة سير العمل. في كل مرحلة عمل مُصممة لمشروع مُحدد، يمكنك تحديد من تولى كل جزء وما أنجزه. يُساعد برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة بشكل أساسي في إنشاء هيكلية العمل والالتزام بها أثناء العمل. يمكنك الاطلاع على التعليقات على كل مرحلة، حيث يُشارك كل من لديه إمكانية الوصول آراءه أو أفكاره. يعمل جميع الأعضاء معًا، ولكن هذه المرة، عن بُعد وبطريقة مريحة.
- حفظ السجلات
أحد أهم الأصول لأي عمل تجاري هو السجل.
صُممت برامج إدارة مساحات العمل المشتركة ليس فقط للتواصل، بل لحفظ السجلات أيضًا. طالما أنك عملت على مشروع معين في وقت معين على البرنامج، فمن المرجح أن تجد معلومات عنه. هل تحتاج إلى الرجوع إليه؟ هل ترغب في استخدام النموذج والتخطيط؟ هل تريد الاطلاع على تعليق مبتكر لأحد أعضاء الفريق؟ إنه متاح. هل تريد معرفة من عمل على ماذا وكيف فعل ذلك؟ يمكنك الحصول على ذلك دائمًا. حتى عند تغيير موظفيك أو مواردك، لا يزال بإمكانك الوصول إلى سجل يُمهد الطريق للنمو. طالما أنك تستخدم وسيلة التخزين المناسبة، فلا داعي للقلق بشأن السجلات على البرنامج، وهي أهمية تجارية يوفرها برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة.
- يوفر الوقت والطاقة
هل سبق لك أن تحدثت مع موظفيك عن مدى إرهاق الانتقال من قسم لآخر أو من مكتب لآخر؟ حسنًا، قد يكون ذلك مُستنزفًا للطاقة. ماذا لو استطعت توفير عناء التنقل ذهابًا وإيابًا على موظفيك، وتوفير الطاقة لأمور أخرى في عمليات العمل؟ سيكون ذلك رائعًا، أليس كذلك؟ حسنًا، يُمكن لبرنامج إدارة مساحات العمل المشتركة أن يُساعد في ذلك. لا يشترط أن يكون التنقل ذهابًا وإيابًا جسديًا. الإشعارات مُفعلة، والرسائل تُستلم فورًا دون أي متاعب. بغض النظر عن نوع المؤسسة التي تُديرها، فإن برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة المُصمم خصيصًا لك سيُجدي نفعًا ويوفر لك الكثير من الجهد والوقت. يتم التواصل بين الأقسام، بل ويمكن فصلها على نفس البرنامج؛ كل هذا يتوقف على العمل المطلوب إنجازه.
- ميزة الإدارة وواجهة المستخدم
يعتمد عمل برامج إدارة مساحات العمل المشتركة على الميزات التي ترغب في استخدامها. لذا، عليك التأكد من اختيار البرنامج المناسب لعملك. إذا كان لديك برنامج مصمم خصيصًا لعملك، فستصبح الإدارة أسهل. يمكنك إضافة تقويم كميزة، مما يتيح لك تحديد المواعيد النهائية أو حجز الاجتماعات. ويمكن للموظفين مراجعة جداولهم بسهولة لتحديد مواعيد الاجتماعات. ماذا لو تمت مزامنة تطبيق دفتر الملاحظات، وأصبح تدوين الملاحظات أسهل من ذي قبل؟ حسنًا، هذا ممكن.
بالطبع، لاستخدام برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة، لا حاجة لدروس فردية. يمكن لكل موظف استخدام البرنامج بسهولة في عمله وتسليم العمل في الموعد المحدد. مع برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة، ستضفي المرح والنشاط على العمل.
- ميزات إضافية
هل ترغب في إجراء الدفعات من خلال برنامج إدارة مساحة العمل المشتركة؟ هذا ممكن. هل ترغب في إجراء مكالمات مع العملاء؟ يمكن إضافة هذه الميزة. اجتماع نموذجي مع ميزة الصوت والفيديو وحتى العروض التقديمية؟ الأمر سهل! إذا كنت ترغب في دمج تطبيقات أخرى في برنامجك، يمكنك ذلك. هذه أيضًا إحدى أهم مزايا برامج إدارة مساحة العمل المشتركة للأعمال.
مع برامج إدارة مساحات العمل المشتركة، يُمكن رسم استراتيجيات سهلة ليتبعها الجميع أثناء مراقبتها. ليتمكن كل عضو في الفريق من استخدام برنامج إدارة مساحات العمل المشتركة، ما عليه سوى التسجيل وفقًا لمتطلبات نوع البرنامج. بعد ذلك، يُمكنه الانضمام إلى الفريق.
هل عملك فردي؟ مع ذلك، لا تغفل أهمية برامج إدارة مساحات العمل المشتركة. يمكنك امتلاك واحد لنفسك، مما يساعدك على متابعة الأمور. بهذه الطريقة، تكون الإدارة فعّالة.
يقدم Booking Ninjas مجموعة واسعة من الميزات التي تجعل إدارة مساحات العمل المشتركة أكثر إنتاجية من أي وقت مضى. نرحب بكم لتجربة تطبيقنا وطرح أسئلتكم على مستخدمينا الحاليين.
_-_A_Complete_Guide.png)
