Membuat Laporan di Meja Depan

Laporan merupakan bagian penting dari setiap institusi, terutama sektor perhotelan, yang banyak melakukan check-in dan check-out. Tidak hanya itu, laporan juga diperlukan untuk memuaskan pelanggan dan memastikan keselamatan mereka. Anda perlu mengetahui apa yang mereka sukai dan bagaimana mereka menyukainya, apa yang mereka makan dan apa yang tidak mereka makan, untuk memuaskan mereka. Penting untuk memahami siapa yang dapat mengunjungi tamu Anda, jam berapa mereka bangun, layanan apa yang mereka sukai untuk ditawarkan pada waktu yang berbeda, fasilitas yang mereka sukai untuk digunakan, dan informasi penting lainnya untuk memastikan bahwa Anda memberikan yang terbaik kepada mereka.

Tentu saja, laporan tidak hanya dibutuhkan demi kepentingan pelanggan; laporan juga dibutuhkan untuk memantau pertumbuhan organisasi. Pertanyaan tentang laba, keamanan hotel, manajemen hotel, kesejahteraan pekerja, dan administrasi hotel semuanya dapat dijawab dengan laporan yang memadai.

Meskipun catatan lain mungkin tidak tersedia di meja resepsionis, laporan meja resepsionis sangat penting dan sangat berkaitan dengan kesejahteraan pelanggan. Laporan tersebut memandu resepsionis di meja resepsionis saat menjawab pertanyaan, terlepas dari shift, dan membantu administrasi hotel yang tepat.

Pentingnya Pembuatan Laporan di Resepsionis

• Efisiensi Operasional: Laporan resepsionis memberikan gambaran singkat tentang aktivitas harian, yang memungkinkan manajemen untuk memantau kinerja, melacak reservasi, check-in/check-out, dan memastikan kelancaran operasional.
• Akurasi Data: Dengan membuat laporan secara berkala, staf resepsionis dapat memastikan bahwa data pelanggan, transaksi keuangan, dan inventaris selalu terkini dan akurat, sehingga meminimalkan kesalahan.
• Pelacakan Pendapatan: Laporan tentang pemesanan, pembayaran, dan pengembalian dana membantu melacak aliran pendapatan, memastikan bahwa semua aktivitas keuangan dicatat dengan benar dan ketidaksesuaian diidentifikasi sejak dini.
• Layanan Pelanggan: Laporan dapat menyoroti tren dalam permintaan, keluhan, atau umpan balik pelanggan, yang membantu meningkatkan kualitas layanan dan menanggapi kebutuhan pelanggan secara proaktif.
• Alokasi Sumber Daya: Memahami pola kedatangan tamu atau jam sibuk dapat membantu mengalokasikan staf dan sumber daya secara efektif, sehingga menghindari kekurangan atau kelebihan staf.
• Kepatuhan dan Audit: Catatan terperinci yang disimpan melalui laporan resepsionis memastikan kepatuhan terhadap peraturan keuangan dan dapat menjadi referensi selama audit.
• Identifikasi Masalah: Laporan dapat mengidentifikasi masalah seperti pemesanan ganda, kesalahan sistem, atau keterlambatan, yang memungkinkan tim resepsionis untuk segera mengambil tindakan perbaikan.

Laporan Kedatangan

Laporan Kedatangan adalah laporan yang berisi informasi tentang kedatangan tamu. Laporan ini menunjukkan kapan tepatnya tamu datang dan membantu manajemen membuat keputusan atau kesimpulan tentang tamu sejak saat itu.

Pembuatan laporan Kedatangan bergantung sepenuhnya pada gaya pencatatan yang digunakan oleh setiap bisnis perhotelan. Pencarian waktu di bisnis terkomputerisasi dapat menghasilkan catatan dan detail lengkap. Pencarian nama tamu atau pencarian entitas di tempat lain akan menghasilkan informasi yang lebih lengkap.

Laporan Kedatangan, jika ditampilkan, tidak hanya berisi waktu check-in. Laporan ini terkadang dapat menunjukkan status pemesanan tamu, waktu reservasi dan catatan reservasi, informasi penyewaan dan penerbangan, di antara banyak detail lainnya.

Laporan Status Tata Graha

Laporan Status Tata Graha membantu menentukan apakah dan kapan tamu berada di kamar mereka. Dengan cara ini, pengurus rumah tangga dapat mengunjungi kamar tamu untuk pembersihan rutin. Laporan ini mudah dilihat sekilas dan membantu dalam menentukan status hunian kamar. Lamanya tamu pergi dapat digunakan untuk menentukan berapa lama mereka boleh meninggalkan kamar berdasarkan catatan atau jenis perlengkapan tidur yang mereka sukai di kamar mereka.

Pembuatan laporan status tata graha juga bergantung pada sistem manajemen hotel yang dianut oleh hotel tersebut. Namun, sebagian besar laporan ditentukan di meja resepsionis, tempat tamu melakukan check-in dan check-out.

Sangat penting untuk memperbarui laporan status tata graha dari waktu ke waktu untuk menjaga relevansinya dan memberikan informasi apakah suatu ruangan telah dibersihkan.

Laporan Pemesanan

Laporan resepsionis lain yang dapat dibuat adalah Laporan Pemesanan. Laporan pemesanan mencakup semua detail pemesanan dengan waktu dan pembayaran yang dilakukan. Laporan ini melacak catatan dari saat reservasi hingga tamu berada di gedung. Laporan ini membantu hotel melacak seberapa baik kinerja mereka, waktu dalam setahun ketika mereka memiliki pemesanan tertinggi, dan berapa banyak sumber daya yang mereka investasikan untuk pekerjaan tersebut.

Perangkat lunak pemesanan menentukan berapa banyak informasi yang dapat diperoleh tentang pemesanan karena perangkat lunak tersebut mengatur informasi yang dikumpulkan dari tamu. Meskipun demikian, data tersebut sering kali akurat karena menyediakan informasi terperinci. Sering kali laporan pemesanan disertai dengan label, sehingga memudahkan pelacakan setiap pemesanan atau jumlah hari yang dihabiskan setiap tamu di hotel.

Tetaplah di atas Laporan

Laporan masa inap adalah laporan yang mencakup catatan masa inap tamu. Laporan ini memberikan akses ke detail kunjungan tamu dan jenis layanan yang mereka sukai. Jika tamu pernah menginap di hotel Anda dengan nama reservasi tertentu, Anda dapat yakin bahwa Anda selalu memiliki kesempatan untuk melayani mereka dengan lebih baik saat mereka kembali. Laporan masa inap membantu memberi tahu lebih banyak tentang kebiasaan kunjungan tamu, seperti waktu dalam setahun yang mereka sukai untuk mengunjungi hotel dan aktivitas mereka saat menginap.

Pembuatan laporan masa inap dapat didasarkan pada masa inap tamu saat ini, dan laporan tersebut dapat berisi layanan yang tertunda yang akan ditawarkan kepada mereka. Sistem yang digunakan di hotel juga membantu menentukan bagaimana laporan disajikan dan aspek apa saja dari lahan yang diberikan.

Laporan Insiden

Laporan insiden di meja depan berfungsi untuk mendokumentasikan setiap kejadian atau masalah tidak biasa yang muncul selama operasi. Laporan ini mencakup perincian seperti jenis insiden (misalnya, keluhan pelanggan, pelanggaran keamanan, atau barang hilang), waktu dan tanggal kejadian, dan individu yang terlibat. Selain itu, laporan ini menguraikan tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah, membantu manajemen menilai situasi dan mengambil tindakan tindak lanjut yang diperlukan untuk pencegahan di masa mendatang.

Laporan Umpan Balik dan Keluhan Pelanggan

Laporan Umpan Balik dan Keluhan Pelanggan sangat penting untuk memahami pengalaman pengunjung atau klien di meja depan. Laporan ini mencatat umpan balik positif dan keluhan negatif, yang memberikan wawasan tentang area yang perlu ditingkatkan dan kepuasan pelanggan. Laporan ini biasanya mencakup tanggal dan waktu umpan balik, rincian komentar pelanggan, dan tindakan tindak lanjut yang diambil untuk menyelesaikan masalah. Informasi ini membantu manajemen mengatasi masalah dengan segera dan meningkatkan kualitas layanan. Laporan ini juga melacak masalah yang berulang, yang memungkinkan perbaikan jangka panjang dan memberikan catatan tentang bagaimana keluhan ditangani, yang berkontribusi pada manajemen hubungan pelanggan yang lebih baik.

Laporan Keberangkatan

Ingin tahu lebih banyak tentang waktu tamu meninggalkan hotel? Laporan keberangkatan akan memberikan Anda semua detailnya. Laporan ini mencakup unit yang digunakan tamu, nomor kamar atau lantai, hari keberangkatan, nama reservasi, jumlah malam yang dihabiskan, dan waktu pasti mereka akhirnya check out untuk meninggalkan gedung hotel.

Sebagai titik panggil terakhir sebelum meninggalkan hotel, meja resepsionis juga merupakan tempat di mana semua informasi ini dapat dihasilkan dengan mudah melalui sarana pengelolaan apa pun yang digunakan administrasi hotel.

Laporan keberangkatan seperti catatan yang menceritakan lebih banyak tentang setiap kali tamu meninggalkan tempat, meninggalkan kunci mereka di resepsionis untuk menghadiri urusan lain. Tentu saja, laporan ini memberikan akses menyeluruh ke semua informasi ini hanya kepada orang yang berwenang.

Prosedur Standar Pembuatan Laporan Rutin dan Darurat

Pada suatu waktu, manajemen hotel memerlukan laporan untuk membuat keputusan dan merencanakan masa depan. Manajemen dapat meminta laporan ini setiap tahun pada waktu tertentu, dan pejabat manajemen mungkin memerlukannya dalam situasi mendesak. Terkadang, laporan mungkin hanya diperlukan untuk memberi tahu keadaan bisnis saat ini dan berapa banyak kamar yang tersedia. Laporan dapat dibuat setiap hari, setiap minggu, atau pada interval waktu lainnya. Berikut ini adalah beberapa prosedur yang harus diikuti dalam membuat laporan di meja resepsionis

Laporan Serah Terima Shift

Laporan serah terima shift merupakan dokumen penting di meja resepsionis, yang memastikan kesinambungan antara staf yang keluar dan masuk. Laporan ini memberikan laporan terperinci tentang tugas yang telah diselesaikan, masalah yang tertunda, dan pembaruan penting untuk shift berikutnya. Laporan ini biasanya mencakup informasi tentang pertanyaan pelanggan yang belum terselesaikan, permintaan perawatan, atau instruksi khusus untuk acara mendatang. Selain itu, laporan ini menyoroti setiap insiden atau penyimpangan yang diamati selama shift, seperti masalah keamanan atau tamu VIP yang diperkirakan akan datang. Dengan menawarkan gambaran umum yang jelas tentang aktivitas yang sedang berlangsung, laporan serah terima shift memfasilitasi transisi yang lancar, mencegah miskomunikasi, dan memastikan operasi meja resepsionis yang konsisten.

Pencetakan

Biasanya, pada interval waktu tertentu, sesuai kebutuhan, laporan dicetak. Pencetakan terutama dilakukan selama shift malam karena diyakini bahwa aktivitas melambat pada saat ini. Menggunakan sistem manajemen digital juga membuat seluruh proses pencetakan lebih mudah karena Anda dapat secara efisien menyusun dan mengonversinya ke format yang dapat dicetak, seperti pdf, lalu mencetaknya untuk digunakan.

Karena ada berbagai jenis laporan yang akan dicetak, maka perlu untuk menunjukkan laporan mana yang akan dicetak dan dengan demikian menyusunnya untuk menghindari kesalahan. Pada level ini, laporan departemen dicetak, dan masing-masing departemen menangani laporannya sendiri.

Penyortiran

Penyortiran adalah pengaturan laporan berdasarkan departemen asal dan tujuan laporan. Apakah Anda akan menggunakan catatan status tata graha untuk mengetahui seberapa banyak pekerjaan yang telah dilakukan departemen tata graha? Apakah itu akan membantu Anda menentukan pembayaran per kamar atau jenis hal lainnya? Penyortiran menjernihkan suasana, dan dengan itu, Anda mendapatkan indikasi yang jelas tentang parameter untuk pengambilan keputusan.

Pencetakan Internal

Selain pencetakan departemen, yang dapat disamakan dengan pencetakan umum, ada juga kebutuhan untuk mencetak laporan khusus di kantor. Laporan tambahan ini didasarkan pada hal-hal penting lainnya seperti nomor kamar, stempel waktu, dan lain-lain. Jika Anda menambahkan kamar baru atau membuat sesi baru di hotel Anda di awal tahun, laporan khusus seperti ini akan membantu Anda mengetahui seberapa baik kinerja tempat tersebut dan berapa banyak orang telah menghabiskan uang untuknya sejauh ini. Anda dapat melihat umpan balik serta pertanyaan dan karena itu dapat menjawab pertanyaan apakah akan menduplikasi layanan dan membuatnya lebih tersedia atau tidak.

Laporan Waktu Henti

Apakah ada laporan lain dari luar hotel yang ingin Anda akses? Maka tahap ini adalah waktu yang tepat untuk mengaksesnya. Informasi tentang layanan penjemputan di bandara, pengiriman, perencanaan dan pengelolaan acara/fungsi, reservasi masuk ke sini. Dalam kasus pembuatan laporan harian, ini adalah titik di mana orang-orang yang bertanggung jawab atas layanan tersebut diberi tahu untuk memastikan bahwa layanan tersebut dilaksanakan. Anda mengetahui saldo pembukaan harian hotel serta saldo penutupan. Daftar kedatangan, serta permintaan khusus yang dibuat, diperiksa, waktu keberangkatan berdasarkan nomor kamar, daftar tamu inhouse, laporan varians tarif, daftar kamar yang tidak dilayani, status kasir, dan daftar kamar yang tidak dipesan semuanya dibuat pada tahap pembuatan laporan ini.

Pengarsipan

Cara akhir untuk memperoleh semua laporan waktu henti adalah dengan dapat mengarsipkannya ke bagian yang tepat atau memanfaatkannya sebagaimana mestinya. Pengarsipan membantu mengirimkannya ke departemen yang tepat, dan kemudian masalah yang tertunda ditangani. Layanan yang dibutuhkan juga ditawarkan dan pengambilan keputusan dibantu.

Memanfaatkan Sistem Manajemen Properti Dalam Pembuatan Laporan Di Front Desk

Sistem Manajemen Properti (PMS) sangat berharga untuk menghasilkan berbagai laporan di meja resepsionis. Sistem ini mengintegrasikan data dari berbagai aspek operasi hotel atau properti untuk memberikan wawasan yang komprehensif. Misalnya, sistem ini dapat secara otomatis menghasilkan Laporan Aktivitas Harian dengan menggabungkan check-in, check-out, dan interaksi tamu. PMS juga mengelola Laporan Folio Tamu, yang merinci transaksi dan saldo tamu individual. Laporan Hunian menunjukkan ketersediaan kamar dan pola pemesanan, sementara Laporan Pendapatan melacak kinerja keuangan dari penjualan kamar dan layanan tambahan. Selain itu, Laporan Tata Graha dan Permintaan Pemeliharaan dapat dikelola untuk memastikan layanan yang tepat waktu. Dengan mengotomatiskan laporan ini, PMS membantu menyederhanakan operasi meja resepsionis, meningkatkan akurasi, dan memperbaiki pengambilan keputusan.

Pemikiran Akhir

Keputusan merupakan bagian integral dari setiap organisasi, dan oleh karena itu, laporan yang akan digunakan untuk membuat keputusan harus disediakan secara memadai. Dengan perangkat dan sistem digital, Hotel dapat membuat laporan ini dengan cepat tanpa hambatan.

Sistem Manajemen Properti Booking Ninjas menyediakan platform dan templat unik untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan pendaftaran tamu ke fasilitas Anda. Kami memberi klien kami platform unik dan terpadu untuk menangani semua manajemen properti dari platform berbasis cloud yang dapat diakses secara global. Pastikan untuk mengunjungi halaman Percontohan kami untuk melihat sendiri sistem Booking Ninjas.