ÍNDICE
- ¿Qué es la gestión de hostales?
- ¿Por qué es importante la gestión de los hostales?
- ¿Necesitas una herramienta de software para la gestión de hostales?
- ¿Cuáles son las principales funciones de los sistemas de gestión de hostales?
- Ventajas de utilizar un software de gestión de hostales
- ¿Cómo se configura un sistema de gestión de hostales?
- ¿Cuánto cuestan los sistemas de gestión de hostales?
- Consejos adicionales para la gestión de tu hostal
- Errores comunes en la gestión de un hostal
- Resumen
- Referencias
La gestión de un hostal es un proceso que exige dedicación y paciencia. Por muy rentables que puedan ser los hostales, su gestión requiere un esfuerzo considerable.
Gestionar un hostal es una cosa y gestionarlo correctamente es otra. Nosotros nos centraremos en este último aspecto.
Los hostales suelen considerarse establecimientos económicos que ofrecen alojamiento temporal a sus huéspedes. Estos huéspedes van desde estudiantes a trabajadores, e incluso mochileros.
Gestionar bien un hostal implica prestar mucha atención a las necesidades de los huéspedes. ¿Cuáles son las cosas esenciales que necesitarán estos huéspedes?
Servicios como conexión WiFi, seguridad, una cama cómoda y personal profesional, deberían ser una prioridad absoluta. Estos son algunos de los servicios mínimos que hay que ofrecer, sobre todo en 2022.
En este artículo, nos centraremos en la forma correcta de gestionar un hostal.
Leer más:Cómo poner en marcha tu negocio hotelero: Guía completa.
¿Qué es la gestión de hostales?
Se puede pensar en la gestión de un hostal como la regulación y supervisión de las operaciones diarias de un hostal. Gestionar un hostal implica muchas actividades agotadoras.
Supone distintas tareas como la gestión de las reservas, la elaboración de informes, pagar al personal, calcular las facturas y muchas más. Además, hay que ofrecer electricidad, agua y otros servicios esenciales.
Al gestionar tu hostal, tienes que supervisar su funcionamiento diario para satisfacer las necesidades de todos. No hace falta decir que es un proceso crucial.
¿Por qué es importante la gestión de los hostales?
Nunca se puede insistir lo suficiente en la importancia de gestionar un hostal. La gestión de un hostal es fundamental para su crecimiento.
Al gestionar tu hostal, te estárás asegurando una mayor clientela. Todo el mundo quiere alojarse en un hostal que ofrezca mucho más que los servicios tradicionales.
Un gran servicio de atención al cliente, por ejemplo, puede aumentar tus posibilidades de conseguir más huéspedes. Este es el resultado de una buena gestión.
Además, en general, contactar con tus clientes y permitirles hacer comentarios, puede mejorar las ventas. En definitva, la gestión de un hostal ayuda a conseguir los objetivos primarios y secundarios de este.
¿Necesitas una herramienta de software para la gestión de hostales?
Dado que ya hemos hablado de lo que implica la gestión de un hostal, se puede decir fácilmente que es estresante.
Una pregunta que suele venir a la mente es: "¿Necesito una herramienta de software para gestionar mi hostal?” Aquí es donde entra en juego el software de gestión de hostales.
Un software de gestión de hostales es una herramienta que ayuda a llevar a cabo las principales operaciones de gestión. Las tareas cotidianas son posibles gracias a esta herramienta.
Este software garantiza la correcta gestión de las reservas, el procesamiento de los pagos, la actualización de los datos, el mantenimiento del inventario y muchas otras cosas.
Disponer de esta herramienta es especialmente útil para los hostales. Hay momentos en los que aumenta la demanda de estos hostales y escasea el personal.
Muchos sectores de la industria turística son estacionales, lo que a veces significa tener que hacer frente a picos repentinos de demanda con un personal limitado. Los sistemas de gestión de hostales pueden hacer que el trabajo en un hostal sea más fácil y eficaz, mientras que las opciones de automatización disponibles también pueden ayudar a liberar personal para que se centre en otras partes del trabajo.
¿Cuáles son las principales funciones de los sistemas de gestión de hostales?
Los sistemas de gestión de hostales son de distintos tipos. Por lo general, tienen capacidad para llevar a cabo una serie de funciones.
Estas funciones incluyen:
Gestión de reservas e inventario
Garantizar las reservas de los hostales puede resultar complicado. El software de gestión de hostales ayuda a simplificar todo el proceso.
Con los sistemas de gestión de hostales, ahora se pueden fusionar los datos de los huéspedes, así como sus estancias. Cloudbeds es un tipo de sistema de gestión que puede gestionar reservas, ya que es conocido por ser capaz de sincronizar la información.
Podrás mantener cómodamente un registro de los huéspedes que realizan reservas. El hecho de que este proceso ahora implique menos papeleo, hace que estos sistemas sean más atractivos.
Algunos sistemas de gestión de hostales, como los PMS, pueden mostrar las próximas reservas. También te permitirán ver los datos de los clientes.
Gestión de canales
La gestión de canales es imprescindible para cualquier negocio hotelero. Este sistema permite al hostal llegar a un público más amplio. Utilizar un gestor de canales es una de las formas más eficaces de dar a conocer tus servicios a los huéspedes potenciales.
Ayuda a identificar cuáles de los servicios disponibles se adaptan a un canal concreto. De este modo, podrás crear programas de ventas independientes para cada canal.
Con este sistema, podrás identificar cuál es el mejor canal. Un software de gestión de hostales muy funcional te ayudará a conectar con los mejores gestores de canales, como Airbnb y Expedia.
Gestión de operaciones
La gestión de operaciones es una función clave de los sistemas de gestión de hostales, garantizando que se lleven a cabo las operaciones esenciales del día a día.
Ventas, atención al cliente y mantenimiento general son algunas de estas actividades diarias. Con estas herramientas, podrás crear y ejecutar un programa de mantenimiento.
Un programa de mantenimiento diario garantizará que el hostal esté siempre en perfectas condiciones. Todo el personal trabajará en sintonía para crear un entorno adecuado para los huéspedes.
En cuanto al servicio al cliente, estas herramientas mejoran la comunicación entre los propietarios del hostal y los huéspedes y posibles huéspedes. A la dirección le resultará más fácil responder a las preguntas de los huéspedes.
Estudiando a tus huéspedes, podrás adivinar fácilmente si serían receptivos a experiencias personalizadas. Una aplicación de autoservicio es una gran solución a las preocupaciones de los huéspedes sobre el hostal.
Sistema de reserva directa
Los huéspedes quieren la comodidad de reservar sus habitaciones en línea. Esto es muy comprensible, teniendo en cuenta lo acelerado que es el mundo en el que vivimos.
Ahora los huéspedes pueden reservar las habitaciones de los hostales en una página de reservas ubicada en el sitio web del hostal. Puedes aumentar su visibilidad publicando en redes sociales.
Una herramienta de gestión de hostales equipada con un motor de reservas ayuda a que todo el proceso sea más fácil para todos. Las tarifas se modifican fácilmente para ajustarse a la ocupación actual.
Sorprendentemente, se pueden modificar automáticamente los precios de las habitaciones aplicando los distintos tipos de tarifas. Esto, sin duda, te asegurará beneficios.
Un sistema de reserva directa es exactamente lo que necesitas para comercializar los servicios de tu hostal. Los sistemas de reservas pueden ofrecer a los hostales excelentes oportunidades para realizar ventas adicionales o cruzadas en los momentos más oportunos, y también se pueden proporcionar herramientas de atención al cliente.
Sistema POS
Es normal que los hostales ofrezcan servicios adicionales al alojamiento básico. Servicios como comida, bebidas y servicios similares suelen estar disponibles en los hostales.
Un sistema POS o sistema de punto de venta es el sistema de gestión perfecto para ayudar a procesar estos pagos. Es un sistema donde se ejecutan o finalizan las transacciones.
Este sistema de gestión es el centro de las actividades transaccionales en los hostales. Combina las ventas, el procesamiento de pagos y otras operaciones similares.
Un sistema POS aporta una gran comodidad. Imagínate poder pagar las bebidas, la comida, la habitación y cualquier otro servicio desde un sólo lugar.
CRM y gestor de marketing
CRM, o Customer Relationship Management Tool (Gestión de Relaciones con el Cliente), es un sistema de gestión adaptado a las necesidades específicas de los clientes. A través del análisis de datos, trata de gestionar la relación del hostal con sus clientes y clientes potenciales.
Este sistema se ocupa de estudiar el comportamiento de los clientes para determinar el tipo de ofertas que les atraerían. Para ello, examina el historial del cliente con el hostal.
Ayuda a resolver preguntas como: "¿Qué tipo de servicios atraen a este cliente?", “¿Cómo puedo mejorar los servicios para adaptarlos a los gustos de los clientes?", "¿Por qué prefieren un servicio a otro?".
Las personas son diferentes y los estudios manuales sólo pueden ofrecer información limitada sobre lo que les atrae. Lo bueno del CRM es que, además, permite clasificar a los clientes en función de su comportamiento en tiempo real y en línea.
También trata de mejorar la comunicación entre los clientes y el servicio de atención al cliente del hostal. Interacciones como ésta ayudarán a tu hostal a determinar los comportamientos de los clientes.
Ventajas de utilizar un software de gestión de hostales
A estas alturas, probablemente ya tenga una idea de lo útil que es el software de gestión de hostales. Los diferentes tipos de software de gestión de hostales permiten diferentes tipos de satisfacción.
Los procesos manuales de la gestión de hostales pueden ser agotadores. Desde la forma tradicional de asegurar una habitación hasta el estrés que acompaña a la gestión de las operaciones, basta con saber que un software de gestión trae consigo multitud de ventajas.
Además, la carga de trabajo que conlleva el proceso manual puede resultar agotadora para el personal. En particular, durante los picos de demanda en los hostales, el número de empleados disponibles puede no ser suficiente para asumir todas las responsabilidades asociadas a la gestión de los hostales.
Veamos algunas de las ventajas de contar con un software de gestión de hostales:
Ahorro de tiempo
Tareas como la comprobación de la disponibilidad de habitaciones, el análisis del comportamiento de los clientes y la reserva de habitaciones requieren ahora menos esfuerzo. Mientras que estas tareas habrían llevado una cantidad innecesaria de tiempo, ahora tenemos el CRM y el POS para hacer que la experiencia del cliente consuma menos tiempo.
Es increíble la cantidad de tiempo que se puede ahorrar para actividades más productivas. A los propietarios que tengan hostales en diferentes sitios, les puede llevar mucho tiempo actualizar o modificar constantemente sus precios.
Seguimiento del comportamiento de los clientes
Gracias al CRM, ahora podrás segmentar a los clientes según sus necesidades específicas. Esto es una maravilla para las ventas de tu hostal.
Podrás identificar lo que impulsa o motiva el comportamiento de los clientes. Las necesidades de los clientes se inspiran inconscientemente en diferentes cosas, y tienes que conocerlas.
¿Qué ventajas aporta esto a las ventas de tu hostal? Para empezar, te ayudará a recopilar una gran cantidad de datos de tus clientes para alimentar tu estrategia de marketing.
Mediante el seguimiento del comportamiento de los clientes, podrás lanzar fácilmente campañas basadas en los datos que ya tienes. Gracias a los datos cualitativos y cuantitativos recopilados, podrás lanzar con éxito campañas de ventas.
También puedes realizar un seguimiento de tus campañas según tus predicciones sobre el comportamiento de los clientes. Ni que decir tiene que un seguimiento preciso del comportamiento de los clientes se traduce en más ventas.
Reducción de los costes laborales
El software de gestión de hostales es una de las inversiones más sabias que puedes hacer como propietario de un hostal. ¿Por qué?
Los procesos manuales de gestión de hostales requieren mucha mano de obra. Por supuesto, los salarios de estos trabajadores humanos deben ser proporcionados.
Pues bien, con la introducción de estas herramientas de gestión, se puede reducir el número de empleados. Estas herramientas te tienen cubierto, al reducir la implicación del personal.
Los gestores de canales, por ejemplo, ayudan a ahorrar los costes asociados normalmente a la distribución. Mientras que habrías tenido que emplear mano de obra, esta solución de software hará ganar a su negocio.
El software de gestión de propiedades (PMS) también está disponible para garantizar la eficacia de las reservas. Puedes utilizar este software para enviar correos electrónicos a los clientes como confirmación de las reservas que acaban de hacer.
Menos papeleo
El proceso manual utiliza documentos para llevar un registro de diferentes cosas. Los pagos, las reservas y los datos generales de los clientes suelen anotarse en varios documentos.
El software de gestión de hostales reduce el papeleo excesivo. Ahora podrás hacer un seguimiento de la información importante y agilizar el proceso de reserva.
Proporciona un proceso informatizado de reservas y pagos, junto con otras operaciones del hostal. Un sistema de reserva directa, por ejemplo, permite a los clientes reservar habitaciones en línea, reduciendo la necesidad de papeleo.
Inevitablemente, esto ofrece a tus empleados la posibilidad de trabajar a distancia y con mayor rapidez.
Facilidad de administración
Si hay algo que un software de gestión de hostales puede asegurarte, es la facilidad de administración. Todas las molestias se reducen, una vez que las operaciones están informatizadas.
Tus huéspedes tendrán ahora la oportunidad de disfrutar de diferentes servicios y pagar en un sólo lugar. Con el sistema POS, la facilidad de pago está garantizada, ya que los huéspedes pueden incluso pagar la comida y las bebidas desde sus habitaciones.
Puedes consultar y actualizar los datos sin miedo a que se pierdan o evitando el estrés de acceder a ellos. También puedes actualizar los precios de las habitaciones en tu sitio web, en función de la disponibilidad de las habitaciones.
Aumento de las ventas
Este es otro gran beneficio que no se puede olvidar. Todas las ventajas ya comentadas contribuyen a mejorar las ventas.
Algunas de estas herramientas pueden ayudar a modificar los precios aprovechando tu estrategia de mercado. Esto ayudará a reducir los ingresos de tu hostal.
Como ya se ha discutido, el seguimiento de los comportamientos de tus clientes ayudará a aumentar las ventas. Podrás hacerte una idea de cuáles de tus servicios interesan a estos clientes y cuáles requieren mejoras.
Además, dado que el comportamiento de los clientes es dinámico, el CRM y otros sistemas similares pueden mantenerte informado de los cambios en el comportamiento de los clientes. Esto te ayudará a trabajar en tus campañas de marketing y ventas.
¿Cómo se configura un sistema de gestión de hostales?
Una pregunta frecuente es: "¿Cómo puedo crear un sistema de gestión de hostales? Veamos brevemente cómo hacerlo.
El primer paso para configurar un sistema de gestión de hostales es iniciar el software e iniciar sesión. Utilicemos el sistema POS como ejemplo.
El siguiente paso es crear un inventario. También puedes crear perfiles para los miembros de tu personal que participarán en las operaciones del POS.
También tendrás que configurar tu hardware. Esto depende de tu dispositivo, pero normalmente lo tendrás conectado a tu red WiFi y luego emparejado a tu sistema POS.
Después, puedes configurar tu software para que reconozca el procesador de pagos que has elegido.
¿Cuánto cuestan los sistemas de gestión de hostales?
Dado que existe una gran variedad de sistemas de gestión de hostales, sus precios difieren. Sin embargo, a pesar de la disparidad de precios, suelen tener algo en común: se puede pagar el software mediante cuotas de suscripción mensuales o anuales.
Las versiones gratuitas de este software suelen tener funciones muy limitadas. Por muy considerado que esto sea, tendrás que pagar la cuota de suscripción si quieres tener acceso ilimitado a sus funciones.
El software de gestión de hostales más asequible puede costar tan sólo $80 al mes pero, si buscas una solución todo en uno, los precios pueden ser un poco mayores. La mejor estrategia es realizar una llamada a la empresa que elija y confirmar si tu establecimiento necesita las funciones de gama alta. Esta llamada/demo es completamente gratuita.
Consejos adicionales para la gestión de tu hostal
A estas alturas, es probable que ya tengas una cantidad considerable de conocimientos sobre cómo gestionar tu hostal. Pero eso no es todo.
Nunca se sabe demasiado. En el mismo sentido, nunca se sabe demasiado sobre la gestión de un hostal.
Así que, ¿por qué no echamos un vistazo a algunos consejos adicionales para gestionar tu hostal?
Mejorar la relación cliente-empresa
Como hostelero, una de las mejores cosas que puedes hacer es crear una relación interactiva con tus clientes. Al crear una plataforma interactiva, tendrás la oportunidad de conocer las preocupaciones de los clientes.
Puedes hacerlo enviando correos electrónicos periódicos a tus clientes. Puede ser para informarles de un nuevo servicio, una subida de precios o promociones.
Sin embargo, es aconsejable no enviar correos electrónicos con demasiada frecuencia, para que no se consideren spam. Puedes utilizarlo como plataforma para recabar sus opiniones o comentarios sobre mejoras generales del hostal.
Formación periódica del personal
Puedes celebrar reuniones periódicas para enseñar a tu personal comportamientos básicos de atención al cliente. La atención al cliente es indiscutiblemente una de las bases de la gestión de un hostal.
La forma en que tu personal se dirige a los clientes dice mucho de tu hostal. Comportamientos básicos como un semblante alegre y una respuesta rápida a las preguntas de los clientes llegarán muy lejos.
Aprovecha las reseñas
Así que ya has recibido respuestas de tus clientes sobre el servicio de tu hostal; ¿y ahora qué?
Tener opiniones es una cosa, hacer algo con esas opiniones es otra. Al hacer visibles las reseñas en tu página web, es probable que gane nuevos clientes.
Esta es la razón: teniendo en cuenta lo digitalizado que está el mundo ahora, cualquiera puede coger su dispositivo y buscar las reseñas de un hostal. Unas críticas malas en tu página web reducirán tus posibilidades de conseguir nuevos clientes.
Esto nos lleva a nuestro siguiente punto:
Tener una página web que funcione
Una página web es una herramienta infravalorada para gestionar un negocio. Esto ayudará a mejorar las ventas.
Puedes descargar Google Analytics para ayudar a realizar un seguimiento de los visitantes en tu página web. Esto se llama seguimiento del tráfico del sitio web.
Te ayudará a descubrir cuántos visitantes está recibiendo tu página web, y hasta dónde llegan. Incluso podrás obtener información sobre la fuente o la plataforma de redes sociales que utilizaron tus clientes para localizar tu página web.
Conecta con personas influyentes en marketing y redes sociales
Los influencers son personas con un gran número de seguidores. Como su nombre indica, son expertos en influir o conseguir que la gente patrocine determinados productos o servicios.
Como empresa de hostelería, debes asociarte con estas personas influyentes. Establecer relaciones o firmar contratos con ellos puede ayudarte a mejorar las ventas.
Puedes conseguir que estas personas influyentes anuncien tus servicios en sus plataformas: sus blogs, páginas de redes sociales y similares.
Errores comunes en la gestión de un hostal
Gestionar un hostal no es una tarea sencilla. Por muy rentable que sea, es posible distraerse y perder de vista las cosas importantes.
Como propietario de un hostal, tienes que preguntarte: "¿Cómo puedo saber si estoy cometiendo un error?” Estos son algunos errores comunes en la gestión de un hostal:
Falta de un sistema de gestión del hostal
Hemos dedicado todo este artículo a explicarte lo importante que es un sistema de gestión de hostales. Al hacerlo, te hemos intentado transmitir, indirectamente, lo extenuante que es el proceso manual.
Ahora, imagínate no disponer de estos sistemas de gestión. El esfuerzo de gestionar las reservas, procesar los pagos y garantizar las ventas pasaría factura a tu negocio.
El tiempo que podría haberse dedicado fácilmente a tareas más productivas se emplearía en cambio en operaciones fácilmente manejables por los sistemas de gestión. Esto te retrasaría con respecto a tus objetivos.
Servicios excesivamente caros
Es bien sabido que un hostal es un lugar asequible para alojarse. Esta es una de las razones por las que son tan populares.
Es esta asequibilidad lo que lo convierte en un lugar preferible para turistas, trabajadores e incluso estudiantes universitarios. Los servicios adicionales, como la comida y la bebida, también deben ser asequibles.
Muchas empresas de hostales parecen haber perdido esto de vista. Si una cama cuesta $30 en un día normal, aumentar espontáneamente su precio sin tener en cuenta la demanda y otros factores, puede llevar a una menor clientela.
En el mismo sentido, es muy probable que a un huésped que pague $35 por una cama no le apetezca pagar la misma cantidad por la comida. En resumen, tienes que asegurarte de que tus servicios son económicos, teniendo en cuenta el público al que van dirigidos.
Un lugar desordenado
Como propietario de un hostal, tu objetivo final es dejar satisfechos a los clientes. Hay muchas formas de que tus huéspedes se marchen insatisfechos.
Un lugar desordenado es una primera impresión terrible. Es una de las primeras cosas que tus huéspedes notarán, y puede que nunca olviden.
Un hostal que no tenga personal de limpieza trabajando las veinticuatro horas del día seguro que recibirá quejas. Habitaciones, baños y lugares de recreo insalubres son malas experiencias para tus huéspedes.
No controlar los gastos del hostal
Un negocio no puede medir o determinar sus beneficios sin conocer sus gastos.
Un negocio de hostelería debe hacer un seguimiento de los costes y gastos diarios. Los costes del hostal van más allá de conseguir el establecimiento. Hay que medir los costes de la cama, las sábanas, el desayuno y el equipo recreativo.
La cantidad gastada en lavar la ropa es importante. ¿Cuánto se gastó en lavar las sábanas, las toallas, las cortinas, etc.?
Al final del día, muchos negocios de hostelería se dan cuenta de que no están obteniendo tantos beneficios como pensaban. Siempre es importante empezar por los costes relacionados con los huéspedes.
Publicidad inadecuada
Ya has puesto en marcha tu hostal, y parece que has llegado al final del viaje. Sin embargo, muchas empresas de hostelería no se dan cuenta del trabajo que supone dar a conocer su negocio.
¿Ha conseguido tu negocio la tracción adecuada? ¿Recibe tu página web muchas visitas, pero ningún cliente real? ¿Tus publicaciones en redes sociales reciben visitas, pero no patrocinio?
Probablemente te hayas estado anunciando en las plataformas equivocadas y no de la manera correcta. Algunas redes sociales atraen a los clientes adecuados.
Una publicación en Instagram sobre los servicios que ofrece tu hostal puede tener más tirón que una publicación en otras redes sociales. Muchas empresas de hostelería fracasan a la hora de vender su negocio mediante publicaciones llamativas.
Resumen
Los hostales son establecimientos muy populares. Con la cantidad de clientela que recibe un hostal normal, es de esperar que mucha gente esté interesada en aventurarse en el negocio. Un hostal no es sólo su instalación. Gestionarlo no es cosa de un día, y la cantidad de papeleo es demencial.
Intentar ofrecer a los huéspedes lo mejor en cuanto a alojamiento, comida, bebida y otros servicios puede ser un lío. El dinero que supone garantizar todo esto es aún más preocupante.
Por eso necesitas un buen sistema de gestión de hostales. Dotados de herramientas para mejorar las ventas y la experiencia de los clientes y reducir los costes, estos sistemas son increíbles.
Ahora que ves la importancia de estos sistemas de gestión, probablemente no estés seguro del sistema que tienes que adquirir. ¿Estás intentando determinar el sistema de gestión de hostales perfecto para tu negocio? Echa un vistazo al sistema de gestión de hostales de Booking Ninjas.
Referencias
- “ https://hqbeds.com/en/4-most-common-hostel-management-mistakes/ ”. The 4 most common hostel management mistakes, 20 February 2019, Accessed 3 May 2022
- “ https://gokitech.com/blog/hostel-management ”. All The Tools You Need for Successful Hostel Management, 29 January 2021, Accessed 3 May 2022
- “ https://www.revfine.com/hostel-management-systems/ ”. Hostel Management Systems: Everything You Need to Know, Accessed 3 May 2022