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  25 Mar 2023
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Come Gestire nel modo corretto il tuo ostello


INDICE DEI CONTENUTI

La gestione di un ostello è un processo che richiede dedizione e pazienza. Per quanto gli ostelli possano essere redditizi, la loro gestione richiede un notevole impegno.

Gestire un ostello è una cosa, gestirlo nel modo giusto è un'altra. Noi ci concentreremo su quest'ultimo aspetto.

Gli ostelli sono generalmente considerati strutture economiche che forniscono alloggi temporanei agli ospiti. Questi ospiti vanno dagli studenti ai lavoratori, fino ai backpacker.

Gestire bene un ostello significa prestare molta attenzione alle esigenze degli ospiti. Quali sono le cose essenziali di cui questi ospiti hanno bisogno?

Servizi come il WiFi costante, una sicurezza eccezionale, letti confortevoli e personale professionale dovrebbero essere una priorità assoluta. Questi sono alcuni dei servizi minimi da offrire, soprattutto nel 2022.

In questo articolo vedremo il modo giusto di gestire il tuo ostello.

Leggi tutto: Come avviare un'attività di ostello: Guida completa.

Che cos'è la gestione di un ostello?

La gestione di un ostello può essere considerata come la regolamentazione e la supervisione delle operazioni quotidiane di un ostello. La gestione di un ostello comporta molte attività faticose.

Comporta compiti come la gestione delle prenotazioni, la tenuta dei rapporti, il pagamento del personale, il calcolo delle bollette e molto altro. È necessario provvedere all'elettricità, all'acqua e ad altri servizi essenziali.

Nel gestire il tuo ostello, devi supervisionare la gestione quotidiana dell'ostello per soddisfare le esigenze di tutti. Inutile dire che si tratta di un processo cruciale.

Perché la gestione di un ostello è importante?

L'importanza della gestione di un ostello non può essere sottolineata a sufficienza. La gestione dell'ostello è fondamentale per la sua crescita.

Gestendo il tuo ostello, ti assicuri un maggior numero di clienti. Tutti vogliono soggiornare in un ostello che possa offrire molto di più dei servizi tradizionali.

Un ottimo servizio clienti, ad esempio, può aumentare le possibilità di avere più ospiti. Questo è il risultato di una buona gestione dell'ostello.

Inoltre, il fatto di rivolgersi ai clienti e di permettere loro di fornire un feedback può migliorare le vendite. In sostanza, la gestione dell'ostello aiuta a raggiungere gli obiettivi primari e secondari dell'ostello.

Hai bisogno di uno strumento basato su software per la gestione di un ostello?

Visto che abbiamo già parlato di cosa comporta la gestione di un ostello, si può facilmente concludere che è stressante.

La domanda che viene spontanea è: "Ho bisogno di uno strumento basato su un software per gestire il mio ostello?". È qui che entrano in gioco i software di gestione degli ostelli.

Un software di gestione per ostelli è uno strumento che aiuta a svolgere le principali operazioni di gestione. Le attività quotidiane sono rese possibili grazie a questo strumento.

Questo software assicura la corretta gestione delle prenotazioni, l'elaborazione dei pagamenti, l'aggiornamento dei dati, la tenuta dell'inventario e molto altro ancora.

Questo strumento è particolarmente utile per gli ostelli. In alcuni periodi, infatti, le richieste di questi ostelli aumentano e il personale scarseggia.

Molti settori dell'industria dei viaggi sono stagionali e questo può significare gestire improvvisi picchi di domanda con personale limitato. I sistemi di gestione degli ostelli possono rendere il lavoro all'interno di un ostello più semplice ed efficiente, mentre le opzioni di automazione disponibili possono anche aiutare a sollevare di alcuni impegni il personale per permettergli di occuparsi di altri aspetti del lavoro.

Quali sono le funzioni principali dei sistemi di gestione degli ostelli?

I sistemi di gestione degli ostelli sono di diversi tipi. In genere, sono in grado di svolgere una serie di funzioni.

Queste funzioni includono

Gestione delle prenotazioni e dell'inventario

Assicurare le prenotazioni degli ostelli può essere una seccatura. Il software di gestione degli ostelli aiuta a semplificare l'intero processo.

Con i sistemi di gestione degli ostelli, è possibile unire i dati degli ospiti e i loro soggiorni. Cloudbeds è un tipo di sistema di gestione che può gestire le prenotazioni, in quanto è noto per la sua capacità di sincronizzare le informazioni.

È possibile tenere comodamente un registro degli ospiti che prenotano. Il fatto che questo processo comporti meno lavoro cartaceo rende questi sistemi più allettanti.

Alcuni sistemi di gestione degli ostelli, come i PMS, possono mostrare le prenotazioni imminenti. È inoltre possibile visualizzare i dati dei clienti.

Channel Manager

La gestione dei canali è un must per ogni attività di ostello. Questo sistema è una forma di sbocco che un ostello utilizza per raggiungere un mercato più ampio. L'utilizzo di un channel manager è uno dei modi più efficaci per far conoscere i tuoi servizi ai potenziali ospiti.

Aiuta a identificare quali servizi sono adatti a un determinato canale. In questo modo, potrai creare programmi di vendita separati per ogni canale.

Con questo sistema, sarai in grado di identificare quale canale sia il partner migliore. Un software di gestione degli ostelli altamente funzionale ti aiuta a connetterti con i migliori channel manager come Airbnb ed Expedia.

Gestione delle operazioni

La gestione delle operazioni è una funzione chiave dei sistemi di gestione degli ostelli. Garantiscono lo svolgimento delle operazioni quotidiane essenziali.

Le vendite, il servizio clienti e la manutenzione generale sono alcune di queste attività quotidiane. Con questi strumenti è possibile creare ed eseguire un programma di manutenzione.

Un programma di manutenzione giornaliero garantirà che il tuo ostello sia sempre in condizioni impeccabili. Tutto il personale lavorerà in sincronia per rendere l'ambiente accogliente per i tuoi ospiti.

Per quanto riguarda il servizio clienti, questi strumenti migliorano la comunicazione tra i proprietari dell'ostello, gli ospiti e i potenziali ospiti. Per la direzione sarà più facile rispondere alle richieste degli ospiti.

Studiando i tuoi ospiti, potrai facilmente capire quanto sarebbero propensi a vivere esperienze personalizzate. Un' app self-service è un'ottima soluzione ai dubbi degli ospiti riguardo l'ostello.

Sistema di prenotazione diretta

Gli ospiti vogliono la comodità di prenotare le loro camere online. Questo è comprensibile, considerando il ritmo frenetico del mondo in cui viviamo.

Gli ospiti hanno la possibilità di prenotare le camere su una pagina di prenotazione situata sul sito web dell'ostello. È possibile aumentarne la visibilità attraverso i post sui social media.

Uno strumento di gestione dell'ostello dotato di un motore di prenotazione aiuta a rendere l'intero processo più semplice per tutti. Le tariffe vengono prontamente modificate per adattarsi all'occupazione attuale.

Incredibilmente, è possibile modificare automaticamente i prezzi delle camere applicando i diversi tipi di tariffa. Questo garantisce senza dubbio un profitto.

Un sistema di prenotazione diretta è esattamente ciò di cui hai bisogno per commercializzare i servizi del tuo ostello. I sistemi di prenotazione possono offrire agli ostelli eccellenti opportunità di upselling o cross-selling nei momenti più opportuni, oltre a fornire strumenti di assistenza ai clienti.

Sistema Pos

È normale che gli ostelli offrano servizi aggiuntivi rispetto all'alloggio di base. Di solito negli ostelli sono disponibili servizi come cibo, bevande e simili.

Un sistema POS o Point Of Sale è il sistema di gestione perfetto per aiutare a elaborare questi pagamenti. Si tratta di un centro in cui le transazioni vengono eseguite o finalizzate.

Questo sistema di gestione è il centro delle attività transazionali negli ostelli. Combina le vendite, l'elaborazione dei pagamenti e altre operazioni simili.

Un sistema POS porta con sé una grande comodità. Immagina di poter pagare le bevande, il cibo, la camera e qualsiasi altro servizio in un unico punto!

CRM e Marketing Manager

Il CRM, o strumento per la gestione delle relazioni con i clienti, è un sistema di gestione creato su misura per soddisfare le esigenze specifiche dei clienti. Attraverso l'analisi dei dati, cerca di gestire il rapporto dell'ostello con i suoi clienti e potenziali clienti.

Questo sistema si occupa di studiare il comportamento dei clienti per determinare il tipo di offerte che li attraggono. Per farlo, analizza la storia del cliente con l'ostello.

Aiuta a risolvere domande come: "Che tipo di servizi attraggono questo cliente?", "Come posso migliorare i servizi per soddisfare i gusti dei clienti?", "Perché preferiscono un servizio all'altro?".

Gli individui sono diversi e gli studi manuali possono fornire solo informazioni limitate su ciò che li attrae. Il bello del CRM è che permette di classificare i clienti in base ai loro comportamenti in tempo reale e online.

Inoltre, cerca di migliorare la comunicazione tra i clienti e il servizio clienti dell'ostello. Interazioni di questo tipo aiutano l'ostello a determinare i comportamenti dei clienti.

I vantaggi del software di gestione degli ostelli

A questo punto, probabilmente avrai già un'idea di quanto sia utile il software di gestione degli ostelli. I diversi tipi di software di gestione degli ostelli consentono di ottenere diversi tipi di soddisfazione.

I processi manuali di gestione degli ostelli possono essere impegnativi. Dal modo tradizionale di garantire una stanza allo stress che accompagna la gestione delle operazioni, si capisce che un software gestionale porta con sé una moltitudine di vantaggi.

Inoltre, il carico di lavoro che il processo manuale comporta può essere faticoso per il personale. In particolare, durante i picchi della domanda per gli ostelli, il numero di personale disponibile potrebbe non essere sufficiente per assumersi tutte le responsabilità associate alla gestione degli ostelli.

Vediamo alcuni dei vantaggi di un software di gestione degli ostelli:

Risparmio di tempo

Compiti come il controllo della disponibilità delle camere, l'analisi del comportamento dei clienti e la prenotazione delle camere sono ora resi brevi. Mentre queste operazioni avrebbero richiesto una quantità inutile di tempo, ora abbiamo il CRM e il POS per rendere l'esperienza del cliente meno stressante.

È incredibile la quantità di tempo che si può risparmiare per attività più produttive. Per i proprietari che inseriscono i loro ostelli su diversi siti, può essere impegnativo aggiornare o modificare costantemente i prezzi.

Tracciare il comportamento dei clienti

Grazie al CRM, è possibile segmentare i clienti in base alle loro esigenze specifiche. Questo fa miracoli per le vendite nei tuoi ostelli.

È possibile identificare ciò che guida o motiva il comportamento dei clienti. Le esigenze dei clienti sono inconsciamente ispirate da diversi fattori, e tu devi conoscerli.

Quali sono le meraviglie che questo fa per le vendite nel tuo ostello? Per cominciare, ti aiuta a raccogliere una grande quantità di dati dai tuoi clienti per alimentare la tua strategia di marketing.

Tracciando il comportamento dei clienti, puoi facilmente lanciare campagne basate sui dati già in tuo possesso. Grazie ai dati qualitativi e quantitativi raccolti, è possibile lanciare con successo campagne di vendita.

Puoi anche tracciare le tue campagne in base alle tue previsioni sul comportamento dei clienti. Inutile dire che un monitoraggio accurato del comportamento dei clienti si traduce in vendite massicce per gli ostelli.

Riduzione dei costi di manodopera

Il software di gestione degli ostelli è uno degli investimenti più saggi che tu possa fare come proprietario di un ostello. Perché? Ti chiederai.

I processi manuali di gestione degli ostelli richiedono molto lavoro umano. Naturalmente, alla fine della giornata è necessario provvedere agli stipendi di questi lavoratori.

Ebbene, con l'introduzione di questi strumenti di gestione, è possibile ridurre il numero di personale impiegato. Questi strumenti soddisfano i tuoi bisogni, riducendo il coinvolgimento del personale.

I channel manager, ad esempio, aiutano a risparmiare sui costi normalmente associati alla distribuzione. Mentre avresti dovuto impiegare manodopera, questa soluzione software si rivelerà utile per la tua azienda.

È disponibile anche un software di gestione degli immobili (PMS) per garantire una prenotazione efficace. È possibile utilizzare questo software per inviare e-mail ai clienti come conferma delle prenotazioni appena effettuate.

Meno scartoffie

Il processo manuale prevede l'uso di documenti per tenere traccia di diverse cose. I pagamenti, le prenotazioni e i dati generali dei clienti vengono solitamente annotati in diversi documenti.

Il software di gestione degli ostelli ha ridotto l'eccesso di lavoro cartaceo. Ora è possibile tenere traccia delle informazioni importanti e snellire il processo di prenotazione.

Il software consente di informatizzare il processo di prenotazione e di pagamento, oltre ad altre operazioni dell'ostello. Un sistema di prenotazione diretta, ad esempio, consente ai clienti di prenotare le camere online, riducendo la necessità di documenti cartacei.

In questo modo il personale ha la possibilità di lavorare a distanza e in modo ancora più rapido.

Facilità di amministrazione

Se c'è una cosa che un software di gestione degli ostelli può assicurare è la facilità di amministrazione. Una volta informatizzate le operazioni, tutti i problemi vengono meno.

I tuoi ospiti hanno ora la possibilità di usufruire di diversi servizi e di pagare in un'unica soluzione. Con il sistema POS, la facilità di pagamento è garantita, in quanto gli ospiti possono pagare cibo e bevande anche dalle loro camere.

È possibile visualizzare e aggiornare i dati senza il timore che vadano persi o lo stress di accedere. Puoi anche aggiornare i prezzi delle camere sul tuo sito web, in base alla disponibilità delle camere.

Aumento delle vendite

Questo è un altro grande vantaggio che non può mai essere sottolineato abbastanza. Tutti i vantaggi già illustrati contribuiscono a promuovere le vendite.

Alcuni di questi strumenti possono aiutare a modificare i prezzi sfruttando la tua strategia di mercato. Ciò contribuirà a migliorare le entrate dell'ostello.

Come già detto, il monitoraggio dei comportamenti dei clienti contribuisce ad aumentare le vendite. Si può avere un'idea dei servizi a cui i clienti sono interessati e di quelli che devono essere migliorati.

Inoltre, dato che il comportamento dei clienti è dinamico, il CRM e altri sistemi simili possono tenerti aggiornato sui cambiamenti nel comportamento dei clienti. Questo ti aiuterà a lavorare sulle tue campagne di marketing e di vendita.

Come si installa un sistema di gestione degli ostelli?

Una domanda comune che ci viene posta è: "Come faccio a installare un sistema di gestione degli ostelli?". Vediamo brevemente come si fa.

Il primo passo per installare un sistema di gestione degli ostelli consiste nell'avviare il software e nell'effettuare il login. Utilizziamo il sistema POS come esempio.

Il passo successivo consiste nel creare un inventario. È inoltre possibile creare profili per i membri del personale che saranno coinvolti nelle operazioni del POS.

È inoltre necessario configurare l'hardware. L'operazione dipende dal dispositivo, ma di solito è necessario collegarlo alla rete WiFi e poi accoppiarlo al sistema POS.

Successivamente, è possibile configurare il software per riconoscere il processore di pagamento scelto.

Quanto costano i sistemi di gestione degli ostelli?

Poiché esiste una miriade di sistemi di gestione degli ostelli, i loro prezzi variano. Tuttavia, nonostante la disparità dei prezzi, di solito hanno una cosa in comune: è possibile pagare il software attraverso canoni di abbonamento mensili o annuali.

Le versioni gratuite di questi software hanno solitamente funzioni molto limitate. Per quanto sia possibile, se si desidera avere accesso illimitato alle sue funzioni, è necessario pagare un abbonamento.

Il software per la gestione degli ostelli più conveniente può costare anche solo 80 dollari al mese, ma se cerchi una soluzione all-in-one, i prezzi possono essere leggermente più alti. La strategia migliore è quella di effettuare una telefonata di valutazione e verificare se la tua struttura ha bisogno di funzioni di alto livello. Questa telefonata di valutazione/dimostrazione è completamente gratuita.

Ulteriori consigli per la gestione dell'ostello

A questo punto, probabilmente, avrai acquisito una notevole quantità di conoscenze su come gestire il tuo ostello. Ma non sono tutte.

Le conoscenze non sono mai troppe. Allo stesso modo, non si sa mai troppo sulla gestione di un ostello.

Quindi, perché non dare un'occhiata ad altri consigli per la gestione dell'ostello?

Migliorare il rapporto cliente-impresa

In qualità di gestori di ostelli, una delle cose migliori da fare è costruire un rapporto interattivo con i clienti. Creando una piattaforma interattiva, avrai la possibilità di conoscere le preoccupazioni dei clienti.

Puoi farlo inviando regolarmente delle e-mail ai tuoi clienti. Potresti informarli di un nuovo servizio, di un aumento dei prezzi o di una promozione.

Tuttavia, è consigliabile non inviare e-mail troppo frequenti, per evitare che vengano considerate come spam. Puoi usarla come piattaforma per ottenere le loro opinioni o il loro feedback sui miglioramenti generali dell'ostello.

Formazione periodica del personale

Puoi organizzare riunioni periodiche per insegnare al tuo staff i comportamenti di base del servizio clienti. Il servizio clienti è senza dubbio uno dei fondamenti della gestione di un ostello.

Il modo in cui il personale si rivolge ai clienti dice molto del tuo ostello. Comportamenti di base come un'espressione allegra e una pronta risposta alle richieste dei clienti saranno di grande utilità.

Sfruttare le recensioni

Hai ricevuto le risposte dei tuoi clienti sul servizio del tuo ostello; e adesso?

Ricevere recensioni è una cosa, fare qualcosa con quelle recensioni è un'altra. Rendendo visibili le recensioni sul tuo sito web, è probabile che otterrai nuovi clienti.

Ecco perché: Considerando la digitalizzazione del mondo, chiunque può prendere il proprio dispositivo e controllare le recensioni di un ostello. Le recensioni negative sul tuo sito web ridurranno le tue possibilità di acquisire nuovi clienti.

Questo ci porta al prossimo punto.

Avere un sito web funzionante

Un sito web è uno strumento sottovalutato per gestire la tua attività. Questo aiuterà a migliorare le vendite.

Puoi scaricare Google Analytics per monitorare i visitatori del tuo sito web. Si tratta del cosiddetto monitoraggio del traffico del sito web.

Ti aiuterà a scoprire quanti visitatori riceve il tuo sito e a capire fino a che punto si spingono sul tuo sito. È anche possibile ottenere informazioni sulla fonte o sulla piattaforma di social media utilizzata dai clienti per trovare il tuo sito web.

Connettersi con gli influencer del marketing e dei social media

Gli influencer sono persone con un ampio seguito. Come suggerisce il nome, sono esperti nell'influenzare o nel convincere le persone a patrocinare determinati beni o servizi.

Come azienda che gestisce un ostello, dovresti collaborare con questi influencer. Costruire relazioni o stipulare contratti con loro può aiutare a migliorare le vendite.

Potresti chiedere a questi influencer di pubblicizzare i tuoi servizi sulle loro piattaforme: i loro blog, le loro pagine sui social media e simili.

Errori comuni nella gestione di un ostello

Gestire un ostello non è una passeggiata. Per quanto sia redditizio, è possibile distrarsi e perdere la concentrazione sulle cose importanti.

Come proprietari di un ostello, devi chiederti: "Come faccio a capire quando sto commettendo un errore?". Ecco alcuni errori comuni nella gestione di un ostello:

Mancanza di un sistema di gestione degli ostelli

L'intero articolo è stato dedicato ad illustrare l'importanza di un sistema di gestione degli ostelli. Così facendo, abbiamo indirettamente reso noto quanto sia faticoso il processo manuale.

Ora, immagina di non avere a disposizione questi sistemi di gestione. Le fatiche della gestione delle prenotazioni, dell'elaborazione dei pagamenti e delle vendite si ripercuoterebbero sulla tua attività in ostello.

Il tempo che avresti potuto dedicare ad attività più produttive verrebbe invece impiegato per operazioni facilmente gestibili con i sistemi di gestione. Questo ti porterebbe ad essere in ritardo rispetto ai tuoi obiettivi.

Servizi troppo costosi

È risaputo che un ostello è un luogo di soggiorno economico. Questo è uno degli aspetti che lo rende ancora più popolare.

È questa economicità che lo rende un luogo prediletto da turisti, lavoratori e persino studenti universitari. Anche i servizi extra, come il cibo e le bevande, devono essere a basso costo.

Molti ostelli sembrano aver perso di vista questo aspetto. Se un letto costa 30 dollari in un giorno normale, un aumento spontaneo del prezzo senza considerare la domanda e altri fattori può portare a una minore affluenza.

Allo stesso modo, un ospite che paga 35 dollari per un letto molto probabilmente non sarebbe contento di pagare la stessa cifra per il cibo. In sostanza, devi assicurarvi che i tuoi servizi siano a misura di budget, considerando il pubblico a cui ti rivolgi.

Ambiente disordinato

Come proprietario di un ostello, il tuo obiettivo finale è quello di lasciare i tuoi clienti soddisfatti. Ci sono molti motivi per cui i tuoi ospiti potrebbero andarsene insoddisfatti.

Un ambiente disordinato è una prima impressione terribile. È una delle prime cose che i tuoi ospiti noteranno e che potrebbero non dimenticare mai.

Un ostello che non ha addetti alle pulizie che lavorano 24 ore su 24 è sicuro di ricevere lamentele. Camere, bagni e luoghi di ricreazione poco igienici sono esperienze negative per i tuoi ospiti.

Non tenere traccia delle spese dell'ostello

Un'azienda non può misurare o accertare i profitti senza conoscere le proprie spese.

Un'azienda che gestisce un ostello deve tenere traccia dei costi e delle spese quotidiane. I costi dell'ostello vanno oltre l'acquisto della struttura. È necessario misurare i costi di letti, lenzuola, colazione e attrezzature ricreative.

L'importo speso per la lavanderia è importante. Quanto è stato speso per lavare le lenzuola, gli asciugamani, le tende, ecc.

Alla fine della giornata, molte imprese che gestiscono ostelli si rendono conto che non stanno realizzando i profitti che pensavano di ottenere. È sempre importante iniziare con i costi relativi agli ospiti.

Pubblicità inadeguata

Hai avviato la tua attività di ostello e ti sembra che il viaggio sia finito. Molte aziende che gestiscono ostelli, tuttavia, non si rendono conto di quanto sia importante far conoscere la propria attività.

La tua attività sta ottenendo la giusta visibilità? Il tuo sito web riceve molti visitatori, ma nessun cliente effettivo? I tuoi post sui social media ottengono visualizzazioni, ma nessun cliente?

Probabilmente stai facendo pubblicità sulle piattaforme sbagliate e non nel modo giusto. Alcune piattaforme di social media attirano sicuramente i clienti giusti.

Un post su Instagram sui servizi offerti dal tuo ostello può avere più presa rispetto a un post su altre piattaforme di social media. Vendere la propria attività con post accattivanti è qualcosa che molte aziende che gestiscono ostelli non riescono a fare.

Sintesi

Gli ostelli sono strutture molto popolari. Con la quantità di clienti che un ostello tipico riceve, ci si aspetta che molte persone siano interessate ad avventurarsi in questa attività. Un ostello non è solo una struttura. Gestirlo non è un lavoro da poco e la quantità di pratiche burocratiche è pazzesca.

Cercare di offrire agli ospiti il meglio in termini di alloggio, cibo, bevande e altri servizi può essere una seccatura. Il denaro necessario per garantire tutto questo è ancora più preoccupante.

Ecco perché è necessario un buon sistema di gestione degli ostelli. Dotati di strumenti per migliorare le vendite, l'esperienza dei clienti e ridurre i costi, questi sistemi sono straordinari.

Ora che hai capito l'importanza di questi sistemi di gestione, probabilmente non sei sicuro del sistema da acquistare. Stai cercando di determinare il sistema di gestione degli ostelli perfetto per la tua attività? Dai un'occhiata al sistema di gestione degli ostelli di Booking Ninjas.

Riferimenti

" https://hqbeds.com/en/4-most-common-hostel-management-mistakes/ ". I 4 errori più comuni nella gestione degli ostelli, 20 febbraio 2019, consultato il 3 maggio 2022.

" https://gokitech.com/blog/hostel-management ". Tutti gli strumenti necessari per una gestione di successo dell'ostello, 29 gennaio 2021, consultato il 3 maggio 2022.

" https://www.revfine.com/hostel-management-systems/ ". Sistemi di gestione degli ostelli: Tutto quello che c'è da sapere, consultato il 3 maggio 2022.

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