In jedem Bereich des Hotelmanagements werden unterschiedliche Techniken eingesetzt, um das Unternehmenswachstum und die Gästebetreuung zu gewährleisten. Auch bei der Auswahl der optimalen Buchhaltungssoftware werden verschiedene Aspekte berücksichtigt und umgesetzt. Diese Aspekte können alle Bereiche des Hotelmanagements betreffen und für einige Bereiche spezifisch sein. Ein besonders wichtiger Aspekt sind die Funktionen der Software. Diese Funktionen geben sowohl Nutzern als auch Hotelmanagern einen Überblick über die Möglichkeiten der Software.
11 Must-Have-Funktionen einer Buchhaltungssoftware (sek. Stichwort)
Wie in vielen anderen Branchen auch, muss die Buchhaltungssoftware im Gastgewerbe dem Hotel helfen, Kosten und Zeit zu sparen und ihre Effizienz bei Kalkulation und Budgetierung unter Beweis zu stellen. Sie sollte zudem sicher und auf die Hotelnutzung ausgerichtet sein. Die Software sollte zudem leicht zugänglich sein und die Analyse von Umsätzen und Dienstleistungen ermöglichen, die die höchsten und niedrigsten Umsätze erzielt haben, sowie die verschiedenen Faktoren oder Saisons, die deren Nutzung beeinflusst haben. So weiß das Hotelmanagement, worauf es sich konzentrieren und welche Innovationen zur Verbesserung des Service beitragen müssen. Im Grunde genommen dient die Software dem Hotel als Leitfaden, der es bei Entscheidungen zum Wohle der Gäste unterstützt.
Um all dies zu erreichen, muss die Software bestimmte Funktionen bieten. Einige dieser Funktionen sind unten aufgeführt.
1. Funktionen zum Beziehungsmanagement
Eines der wichtigsten Ziele von Hotels im Gastgewerbe ist die Zufriedenheit ihrer Kunden und deren langfristige Erfüllung ihrer Wünsche. Daher muss Buchhaltungssoftware im Gastgewerbe diese Kundenbeziehung fördern. Sie sollte Aufzeichnungen speichern, die dem Hotel helfen, eine Beziehung zu seinen Kunden aufzubauen, die über einen einmaligen Kontakt hinausgeht. Sie sollte außerdem Buchhaltungsdaten speichern können, die für Marktforschung oder Marketingzwecke zur Stärkung der Kundenbeziehung genutzt werden können. Berücksichtigt ein Hotel beispielsweise, dass sich Orangensaft im Sommer besser verkauft als Apfelsaft, kann es sich anhand der Buchhaltung für die Folgesaison vorbereiten und Vorräte anlegen. Möglicherweise kann es sogar verschiedene Sorten anbieten, um den Umsatz anzukurbeln und die Kunden zu unterhalten.
2. Kollaborationsfunktionen
Obwohl es sich um eine Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe handelt, sollte sie mit anderen Abteilungen vernetzt sein und mit ihnen zusammenarbeiten können. Marketing, Werbung und sogar die Reinigungsabteilung eines Hotels benötigen Informationen voneinander. Daher ist es wichtig, dass jede Software die Ergebnisse ihrer Analysen und Schlussfolgerungen an andere Abteilungen weitergeben kann, die diese möglicherweise für nützlich erachten. Dies sollte schnell, präzise und zuverlässig möglich sein. Der Austausch- oder Verbindungspunkt ist der Punkt, an dem die Kundenzufriedenheit gewährleistet wird.
3. Automatisierung und Integration
Weitere wesentliche Funktionen einer Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe sind Automatisierungs- und Integrationsfunktionen. Einer der Vorteile von Software liegt in der Automatisierung. Daher ist eine Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe nutzlos, wenn sie grundlegende Aufgaben nicht automatisch ausführen kann. Darüber hinaus ist es notwendig, dass die Software weitere Funktionen integrieren kann, die für den Betrieb des Hotels unerlässlich sind. Die Kommunikation mit anderen Add-ons sollte möglich sein, um die Software bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Eine alleinige Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe ist möglicherweise nicht tragfähig oder nicht effektiv.
4. Berichtsfunktionen
Genau wie die Funktionen für das Beziehungsmanagement sollte auch Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe über eine Berichtsfunktion verfügen, die dem Manager hilft, bestimmte Informationen auf den ersten Blick zu verstehen. Sie sollte Trends, Einkäufe, Vergnügungen und Ausgaben im Hotelgewerbe überwachen, da diese schwanken. Meiden Kunden seit Monaten ein bestimmtes Zimmer? Der Bericht oder die in diesem Zimmer getätigten Einkäufe werden definitiv darunter leiden und das Management auf bestimmte Unregelmäßigkeiten aufmerksam machen. Die Berichte geben Aufschluss über Verbesserungen.
5. Reservierungsüberwachungsfunktion
Neben den grundlegenden Buchhaltungsfunktionen kann Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe auch eine Reservierungsfunktion beinhalten. Dies vereinfacht die Verwaltung, da zwei Prozesse an einem Ort vereint werden. Gäste können dort ein Zimmer buchen und gleichzeitig bezahlen, wodurch die Herkunft jeder Zahlung leicht nachvollziehbar ist. So kann das Management den Gesamtumsatz aus Reservierungen bei Bedarf berechnen. Neben der Hotelreservierungsfunktion können auch weitere Funktionen integriert werden, mit denen Kunden für Dienstleistungen bezahlen können. Dies ist einer der Vorteile der Software.
6. Eine gute Schnittstelle
Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe wäre ohne ein aussagekräftiges Dashboard und weitere Schnittstellen nicht vollständig. Diese sollen den gesamten Prozess der Nutzung der Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe vereinfachen. Was nützt Software, wenn ihre Bedienung schwierig ist? Um die Software benutzerfreundlich und zeitsparend zu gestalten, ist eine hervorragende Benutzeroberfläche erforderlich. Mit dieser ist das Navigieren zwischen den Bereichen und die Durchführung von Aktivitäten weder aufwendig noch technisch anspruchsvoll.
7. Funktionen zur Ausgabenüberwachung
Neben der Kundenzufriedenheit darf das Hotelmanagement nicht vergessen, sich auch um das Hotel selbst zu kümmern. Deshalb ist eine Kostenüberwachung unerlässlich. Reparaturkosten, Gehälter der Mitarbeiter, Ersatzlieferungen, Anschaffungen und andere wichtige Dinge werden überwacht, um dem Management bei Entscheidungen zu helfen und Verluste zu vermeiden.
8. Budgetierungsfunktionen
Ob Lebensmittel, Handtücher oder andere Dinge – eine Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe muss bei der Budgetplanung helfen. Dies gelingt ihr durch die Nutzung von Informationen aus den vergangenen Jahren. Wie viel Essen wird üblicherweise zu einer bestimmten Jahreszeit konsumiert, welche Art oder Menge an Lebensmitteln geht verloren, wann wurde die Speisekarte geändert und wie hat sich dies auf die Einnahmen ausgewirkt? Wenn eine Software all diese Fragen beantworten kann, lässt sie sich problemlos für die Budgetplanung nutzen. Sie kann sogar zur Bestandsaufnahme dienen. Letztendlich hilft die Budgetierungsfunktion, Verschwendung und unnötige Ausgaben im Hotelmanagement optimal zu kontrollieren.
9. Zugänglichkeitsfunktionen
Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe muss unter anderem jederzeit und überall zugänglich sein. Dafür müssen entsprechende Funktionen integriert werden. Die Software kann nicht so konzipiert werden, dass sie nur von einem System an einem bestimmten Ort aus zugänglich ist. Natürlich liegt hier die Aufgabe des Entwicklers, aber die Hotelleitung muss ihre Wünsche und die Leistungsfähigkeit der Software klar herausstellen. Die entsprechenden Parteien sollten die Software nutzen können, um Wartezeiten zu vermeiden.
10. Sicherheitsfunktionen
Um unbefugten Zugriff zu verhindern und Angriffe zu verhindern, sollten Funktionen zur Gewährleistung der Softwaresicherheit vorhanden sein. Personen ohne Softwarekenntnisse gefährden die Software, da sie wichtige, möglicherweise nützliche Informationen löschen können. Ein solides Sicherheitssystem ist daher der beste Weg, Unfälle zu minimieren. Nur bestimmte Personen mit Zugriffsberechtigung können dann auf die verfügbaren Daten zugreifen. Backups können auch in einem Cloud-Speicher erstellt werden, um im Falle eines Absturzes auf eine Ressource zurückgreifen zu können.
11. Effektive Planung und Prognose
Mithilfe vieler Funktionen, wie Budgetierung und Beziehungsmanagement, kann ein Hotel seine Zukunft planen und Ziele für das kommende Jahr festlegen. Durch die Auswertung der Berichte lassen sich Schwachstellen leicht erkennen, um Korrekturen für die Zukunft vorzunehmen und die Planung zu ermöglichen. Der Prozess der Ergebnisermittlung sollte natürlich nicht mühsam sein, da er ein wichtiger Aspekt ist.
Vorteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe
Die Entwicklung cloudbasierter Buchhaltungssoftware zur Unterstützung von Gastronomiebetrieben beim Umsatzmanagement ist eine Folge des aktuellen Trends bei Unternehmensmanagementlösungen in Richtung Cloud.
Neben allen oben genannten Eigenschaften bietet Cloud-Buchhaltungssoftware auch diese Vorteile:
Verwaltung der Lebensmittelkosten
Wenn der Lebensmittelverbrauch und die Lebensmittelverschwendung nicht sorgfältig kontrolliert werden, können sie zu erheblichen Kosten führen.
Einige Buchhaltungssoftwareprogramme verfügen über Prognose- und Budgetierungsfunktionen, die es Managern ermöglichen, Bedarfe, besondere Anlässe oder Menüänderungen auf der Grundlage von Unterschieden zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Zutatenverbrauch, Verderb, irrtümlichen Bestellungen und anderen Ineffizienzen vorherzusehen.
Für Hotels mit Restaurantbetrieb oder Catering- und Getränkeservice ist eine in das Buchhaltungssystem integrierte Komponente zur Kontrolle der Lebensmittelkosten von entscheidender Bedeutung.
Komfort und Genauigkeit
Die Erstellung von Rechnungen, Kontoauszügen und Gehaltsabrechnungen wird durch eine Buchhaltungslösung der nächsten Generation automatisiert und dadurch deutlich kontrollierbarer und präziser. Alle nachfolgenden Berechnungen sind bei korrekter Dateneingabe fehlerfrei, wodurch häufige manuelle Fehler vermieden werden.
Benutzerfreundlichkeit
Die Eingewöhnungszeit für Buchhaltungsfachleute an die neue Technologie wird durch die Benutzerfreundlichkeit nachfolgender Buchhaltungssoftware drastisch verkürzt, da diese Formeln und eine Benutzeroberfläche aufweist, die einer Reihe von Standardtools zur Finanzanalyse ähneln.
Erreichbarkeit von überall und jederzeit
Unabhängig von der Größe des Gastronomiebetriebs ist Cloud-Buchhaltungssoftware aufgrund ihres anpassbaren Zahlungsplans und der Verfügbarkeit hochwertiger Echtzeitinformationen von jedem mobilen Gerät aus die bevorzugte Option.
Leistung und Effektivität
Die Buchhaltungsabteilung wird aufgrund der Möglichkeit zur Automatisierung manueller Vorgänge deutlich schneller, genauer und produktiver arbeiten.
Innovative Hoteliers nutzen Cloud-Lösungen zur Immobilienverwaltung, die über integrierte erweiterte Buchhaltungsfunktionen verfügen, mit denen Unternehmen Zeit, Aufwand und Geld sparen und gleichzeitig die Effizienz steigern können.
Arten von Buchhaltungssoftware (sek. Stichwort)
Tabellenkalkulationen
Kleine Unternehmen nutzen häufig Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel, Google Sheets oder OpenOffice zur Unterstützung der Buchhaltung. Eine Tabellenkalkulation lässt sich an nahezu jede einfache Buchhaltungsanforderung anpassen.
Tabellenkalkulationsprogramme können beispielsweise zum Auflisten von Ausgaben, Umsätzen oder anderen relevanten Finanzdaten sowie zum Verwalten komplexerer Buchhaltungsvorgänge verwendet werden.
Tabellenkalkulationen werden normalerweise in Verbindung mit anderen Buchhaltungsprozessen verwendet; nur sehr einfache Unternehmen sollten sich bei der Verwaltung ihrer Buchhaltung vollständig auf sie verlassen.
Kommerzielle Buchhaltungssoftware
Die meisten, wenn nicht alle Buchhaltungsanforderungen eines Kleinst- bis Mittelunternehmens können durch kommerzielle Buchhaltungssysteme wie TurboCash, QuickBooks und FreshBooks erfüllt werden.
Buchhaltungssoftware lässt sich in praktisch jede Art von Organisation integrieren und ermöglicht Ihnen die Entwicklung maßgeschneiderter Funktionen, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen.
Kommerzielle Buchhaltungssoftware enthält häufig Berichte, die einen Überblick über die Unternehmenslage und die für die Steuererklärung erforderlichen Formulare geben, sowie Diagramme, die Daten zusammenfassen. Die Vorteile und Nachteile der einzelnen Formen kommerzieller Buchhaltungssoftware sind unterschiedlich.
Buchhaltungssoftware für Unternehmen
Unternehmensbuchhaltungssoftware hilft bei der Bewältigung der betrieblichen Komplexität, die bei größeren Unternehmen auftreten kann.
Buchhaltungssoftware für größere Unternehmen umfasst manchmal die Buchführung mit zusätzlichen Softwarediensten, darunter Projektplanung, Geschäftsanalysen und Workflow-Management.
Wenn sich ein großes Unternehmen für diese Art von Buchhaltungssoftware entscheidet, durchläuft es häufig einen mehrstufigen Prozess, der darin besteht, Informationen von Anbietern der Buchhaltungssoftware einzuholen, das Produkt in Aktion zu sehen und mit anderen Unternehmen zu sprechen, die die Software ebenfalls verwenden.
Unternehmenssoftware basiert häufig auf Datenbanksystemen und nicht auf zweidimensionalen Tabellenkalkulationen, da diese Datenbanken die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Informationssätzen aufzeigen können, wie etwa das Umsatzvolumen aller Kunden in Bezug auf ihre Regionen oder die Anzahl der Mitarbeiter in jedem Unternehmen.
SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics GP sind drei Beispiele für beliebte Buchhaltungssoftware für Unternehmen.
Benutzerdefinierte Buchhaltungssoftware
Gelegentlich entwickelt ein Unternehmen seine eigene Buchhaltungssoftware. Dies geschieht oft eher zufällig: Mit der Expansion eines Unternehmens werden qualifizierte Mitarbeiter möglicherweise damit beauftragt, Software für die Verwaltung mehrerer Buchhaltungssituationen zu entwickeln.
Irgendwann stellt das Unternehmen möglicherweise fest, dass es seine eigene, einzigartige Buchhaltungssoftware geschrieben hat. In anderen Fällen entwickelt ein Unternehmen seine eigene Software, da keine vorhandenen kommerziellen Buchhaltungstools seine Anforderungen erfüllen können.
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Die wichtigsten Erkenntnisse
Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe dient dem Hotel in vielerlei Hinsicht, da es letztendlich seine Kunden halten und zufriedenstellen kann. Kunden kommen dann wieder und werden zu Stammgästen, wenn sie davon überzeugt sind, dass ihre Angelegenheiten von höchster Bedeutung sind.
Auch in Bezug auf Wachstum und Entwicklung kann das Hotel auf die Beine kommen, da es sich möglicherweise schneller von Verlusten oder Schäden erholt, wenn das Management mithilfe der Automatisierung alles durchschaut.
Buchhaltungssoftware ist im Allgemeinen von wesentlicher Bedeutung, da dies ein Aspekt ist, mit dem sich jeder Hotelier befassen sollte, wenn er sein Geschäft ausbauen und alle Ressourcen nutzen möchte.
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