Para cada setor da gestão hoteleira, diversas técnicas são aplicadas para garantir o crescimento do negócio e o cuidado com o hóspede. Da mesma forma, na hora de escolher o melhor software de contabilidade, diversos aspectos são considerados e implementados. Esses aspectos podem abranger todos os setores da gestão hoteleira e, também, podem ser específicos de alguns. Um aspecto a ser considerado e de extrema importância são os recursos incluídos no software. Os recursos ajudam a orientar os usuários e os gerentes de hotéis sobre o que eles podem alcançar com o software.
11 Recursos Essenciais de Software de Contabilidade (Sec. Palavra-chave)
Assim como muitos outros setores, o software de contabilidade para hotelaria deve ser capaz de ajudar o hotel a economizar custos e tempo, além de comprovar sua eficiência em cálculos e orçamentos. Deve também ser seguro e protegido, além de ser voltado para o uso do hotel. Além disso, o software deve ser de fácil acesso e capaz de analisar a receita e os serviços, que geraram os valores mais altos e mais baixos, bem como os serviços e os diversos fatores ou estações que afetaram seu uso. Dessa forma, a gerência do hotel pode saber onde focar e que tipo de inovação implementar para aprimorar o serviço. Basicamente, deve ser um guia, auxiliando o hotel a tomar decisões em benefício dos clientes.
Para alcançar tudo isso, certos recursos precisam estar presentes no software. Alguns desses recursos estão listados abaixo:
1. Recursos de gerenciamento de relacionamento
Um dos principais objetivos dos hotéis no ramo da hospitalidade é garantir que os clientes fiquem satisfeitos e obtenham tudo o que desejam a longo prazo. Como resultado, um dos recursos que um software de contabilidade para hospitalidade deve possuir é a capacidade de auxiliar nesse relacionamento. Ele deve ser capaz de manter registros que ajudem o hotel a construir um relacionamento com os clientes que vá além de um contato único. Também deve ser capaz de armazenar registros contábeis que possam ser usados para pesquisa ou marketing com foco no fortalecimento do relacionamento hoteleiro-cliente. Por exemplo, se um hotel levar em consideração o fato de que o suco de laranja vende mais do que o suco de maçã durante o verão, tendo notado isso por meio das contas, ele estará preparado e abastecido para as próximas temporadas. Ele pode até mesmo oferecer variedades para impulsionar os negócios e entreter os clientes.
2. Recursos de colaboração
Apesar de ser um software de contabilidade para hotelaria, ele deve ser capaz de se conectar e trabalhar com outros departamentos. Os departamentos de marketing, publicidade e até mesmo de limpeza do hotel precisam se informar uns com os outros. Por isso, é fundamental que cada software possa transmitir mensagens de suas análises e deduções para outro departamento, que possa considerá-las úteis. Ele também deve ser capaz de fazer isso rapidamente, com precisão e exatidão. Assim, o ponto de troca ou conexão é o ponto onde a satisfação do cliente será garantida.
3. Automação e Integração
Outros recursos essenciais que devem estar presentes em um software de contabilidade para hotelaria são os de automação e integração. Primeiramente, uma das vantagens de usar um software é o fato de ele proporcionar automação. Portanto, um software de contabilidade para hotelaria será inútil se não puder realizar atividades básicas automaticamente. Também é necessário que o software possa integrar outros recursos essenciais para a manutenção do negócio hoteleiro. Deve haver espaço para comunicação com outros complementos, o que ajudaria o software a cumprir sua função. Um software de contabilidade para hotelaria pode não sobreviver ou funcionar de forma eficaz.
4. Recursos de relatórios
Assim como os recursos de gerenciamento de relacionamento, o software de contabilidade para hotelaria deve ter um recurso de relatórios que ajude o gerente a entender certas informações à primeira vista. Ele deve monitorar tendências, compras, indulgências e despesas conforme elas flutuam no setor hoteleiro. Os clientes estão evitando um determinado quarto há meses? O relatório ou as compras feitas naquele quarto certamente serão descartados, levantando assim a suspeita da gerência sobre certas irregularidades. A partir dos relatórios, muito pode ser dito e feito para melhorar.
5. Recurso de monitoramento de reservas
Além dos recursos básicos de contabilidade, o software de contabilidade para hotelaria também pode incluir o recurso de reservas. Isso ajuda a tornar tudo ainda mais gerenciável, pois dois processos são unificados. As pessoas podem reservar um quarto e, ao mesmo tempo, pagar, facilitando o rastreamento da origem de cada pagamento. Dessa forma, a gerência pode calcular a receita total de reservas quando necessário. Além do recurso de reserva de hotel, diversos outros recursos que permitem aos clientes pagar pelos serviços também podem ser incluídos. Essa é uma das vantagens do software.
6. Uma boa interface
Um software de contabilidade para hotelaria não estaria completo sem um painel de controle significativo, bem como outras interfaces. A função destes – o painel de controle e outras interfaces – é facilitar todo o processo envolvido na utilização do software de contabilidade para hotelaria. De que adianta um software se usá-lo é difícil? Para que o software atinja seu objetivo de ser fácil de usar e economizar tempo, é necessária uma interface excelente. Quando disponível, a navegação entre as seções e a execução das atividades não exigirão muita energia ou conhecimento técnico.
7. Recursos de monitoramento de despesas
Ao mesmo tempo em que busca satisfazer os clientes, a gerência do hotel não pode se esquecer de cuidar também do hotel. Por isso, é necessário ter um recurso de monitoramento de despesas instalado. O valor gasto em reparos, o valor recebido pelos funcionários, as substituições feitas ou concluídas, os itens comprados e outros aspectos vitais são monitorados para auxiliar a gerência na tomada de decisões e evitar perdas.
8. Recursos de orçamento
Seja para alimentos, toalhas ou outros itens, um software de contabilidade para hotelaria precisa ser capaz de auxiliar na elaboração de orçamentos. Isso pode ser feito a partir de informações coletadas ao longo dos anos. Quanto alimento é geralmente consumido em uma época específica do ano, que tipo ou quantidade de alimento é desperdiçado, quando o cardápio foi alterado e como isso afetou a renda? Se um software puder responder a tudo isso, ele pode ser facilmente utilizado para elaboração de orçamentos. Na verdade, ele pode até mesmo servir como um meio de fazer o inventário de mercadorias. No final, o recurso de orçamento ajudará a obter o máximo controle sobre desperdícios ou despesas desnecessárias incorridas na gestão hoteleira.
9. Recursos de acessibilidade
Um dos muitos benefícios que um software de contabilidade para hotelaria deve ter é a possibilidade de ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar. Para isso, é necessário adicionar recursos que o tornem acessível. O software não pode ser desenvolvido de forma que possa ser acessado apenas por um sistema em um local específico. É claro que o trabalho do desenvolvedor entra aqui, mas é necessário que a gerência do hotel não deixe de enfatizar o que deseja e a capacidade do software. As partes interessadas devem poder utilizá-lo e eliminar o estresse da espera.
10. Recursos de segurança
Para proteger contra acesso não autorizado e também prevenir ataques, recursos que garantam a segurança do software devem estar disponíveis. Pessoas sem conhecimento sobre o funcionamento do software o colocam em risco, pois podem excluir informações importantes que podem ser úteis com o tempo. Portanto, a melhor maneira de garantir que os acidentes sejam mínimos é ter um sistema de segurança sólido. Somente determinadas pessoas que deveriam ter acesso poderão acessar os dados disponíveis. O backup também pode ser feito em nuvem para garantir que haja um recurso em caso de falha.
11. Planejamento e previsão eficazes
Com muitos dos recursos, como orçamento e gestão de relacionamento, implementados, um hotel deve ser capaz de planejar seu futuro ou definir metas para o próximo ano. Ao visualizar os relatórios, as lacunas devem ser facilmente detectadas para que correções futuras possam ser feitas e o planejamento possa ser realizado. É claro que o processo de obtenção dos resultados não deve ser trabalhoso, pois é um aspecto importante.
Benefícios do uso de software de contabilidade para hospitalidade
O desenvolvimento de software de contabilidade baseado em nuvem para ajudar provedores de hospitalidade com gerenciamento de receita é resultado da tendência atual em soluções de gerenciamento empresarial em direção à nuvem.
Além de todas as características mencionadas acima, o software de contabilidade em nuvem também tem estas vantagens:
Gestão de custos alimentares
Se não for cuidadosamente controlado, o consumo e o desperdício de alimentos podem levar a custos significativos.
Alguns softwares de contabilidade têm recursos de previsão e orçamento que permitem aos gerentes antecipar demandas, ocasiões especiais ou modificações no cardápio com base nas diferenças entre o uso previsto e real de ingredientes, deterioração, pedidos feitos por engano e outras ineficiências.
Um componente de controle de despesas com alimentos incorporado ao sistema de contabilidade é crucial para hotéis que têm restaurantes ou fornecem serviços de buffet e bebidas.
Conveniência e precisão
A preparação de faturas, extratos de conta e holerites é automatizada por uma solução contábil de última geração, tornando-os consideravelmente mais controláveis e precisos. Todos os cálculos subsequentes serão perfeitos se os dados forem inseridos corretamente, eliminando erros manuais comuns.
Facilidade de uso
O tempo de adaptação dos profissionais de contabilidade à nova tecnologia é drasticamente reduzido pela facilidade de uso dos softwares de contabilidade mais recentes, que possuem fórmulas e uma interface de usuário semelhante a diversas ferramentas padrão de análise financeira.
Acessibilidade de qualquer lugar e a qualquer hora
Não importa o tamanho do negócio de hospitalidade, o software de contabilidade em nuvem é a opção preferida devido ao seu plano de pagamento personalizável e à disponibilidade de informações de alta qualidade em tempo real de qualquer dispositivo móvel.
Desempenho e eficácia
O departamento de contabilidade funcionará com muito mais rapidez, com maior precisão e com maior produção devido à sua capacidade de automatizar operações manuais.
Hoteleiros inovadores adotaram soluções de gerenciamento de propriedades em nuvem, que vêm com recursos de contabilidade avançados integrados que podem ajudar as empresas a economizar tempo, esforço e dinheiro, ao mesmo tempo em que aumentam a eficiência.
Tipos de software de contabilidade (palavra-chave Sec.)
Planilhas
Pequenas empresas frequentemente utilizam aplicativos de planilhas como Microsoft Excel, Planilhas Google ou OpenOffice para auxiliar na contabilidade. Uma planilha pode ser adaptada a praticamente qualquer necessidade contábil simples.
Programas de planilhas podem ser usados, por exemplo, para listar despesas, vendas ou outros dados financeiros pertinentes, bem como para gerenciar operações contábeis mais complexas.
Planilhas são normalmente usadas em conjunto com outros processos contábeis; somente empresas extremamente simples devem confiar completamente nelas para gerenciar a contabilidade.
Software de contabilidade comercial
A maioria, se não todas, as necessidades contábeis de uma micro ou média empresa podem ser atendidas por sistemas de contabilidade comercial como TurboCash, QuickBooks e FreshBooks.
O software de contabilidade integra-se a praticamente todos os tipos de organização e permite que você crie recursos personalizados para atender às suas necessidades específicas.
Softwares de contabilidade comercial frequentemente contêm relatórios que fornecem uma visão geral da saúde da empresa e os formulários necessários para a declaração de impostos, além de gráficos que resumem os dados. Os méritos e limitações de cada tipo de software de contabilidade comercial são diferentes.
Software de contabilidade empresarial
O software de contabilidade empresarial ajuda a gerenciar a complexidade operacional que empresas maiores podem ter.
O software de contabilidade para empresas maiores às vezes incorpora serviços de software adicionais, incluindo planejamento de projetos, análise de negócios e gerenciamento de fluxo de trabalho.
Quando uma grande empresa escolhe esse tipo de software de contabilidade, ela frequentemente segue uma rotina de várias etapas que envolve solicitar informações aos fornecedores de software de contabilidade, ver o produto em ação e conversar com outras empresas que também usam o software.
O software empresarial é frequentemente baseado em sistemas de banco de dados, em oposição a planilhas bidimensionais, porque esses bancos de dados podem mostrar as conexões entre vários conjuntos de informações, como o volume de vendas de todos os clientes em relação às suas regiões ou o número de funcionários em cada empresa.
SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics GP são três exemplos de softwares de contabilidade populares para empresas.
Software de contabilidade personalizado
Ocasionalmente, uma empresa desenvolverá seu próprio software de contabilidade. Isso frequentemente ocorre mais ou menos por acidente: à medida que a empresa cresce, funcionários qualificados podem ser solicitados a desenvolver software para gerenciar diversas situações contábeis.
Eventualmente, a empresa pode descobrir que criou seu próprio software de contabilidade. Em outros casos, a empresa desenvolve seu próprio software, já que nenhuma ferramenta de contabilidade comercial existente atende às suas necessidades.
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Principais conclusões
O software de contabilidade para hotelaria atende a diversos propósitos para o hotel, pois, no final, o hotel consegue manter seus clientes e satisfazê-los. Os clientes retornam e se tornam clientes regulares quando se convencem de que seus negócios são de suma importância.
No aspecto de crescimento e desenvolvimento, o hotel também consegue se recuperar, pois pode se recuperar de perdas ou danos mais rapidamente quando a administração cuida de tudo usando a automação.
O software de contas geralmente é essencial, pois é um aspecto que todo hoteleiro deve analisar se quiser desenvolver o negócio e colocar todos os recursos em uso.
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