Otel yönetiminin her sektörü için, işletmenin büyümesini ve misafirin bakımını sağlamak için çeşitli teknikler uygulanır. Aynı şekilde, işe yarayacak en iyi muhasebe yazılımını seçmeye gelince, çeşitli şeyler düşünülür ve uygulamaya konur. Bu şeyler otel yönetiminin tüm sektörlerinde geçerli olabilir ve ayrıca bazılarına özgü olabilir. En büyük öneme sahip olan bu tür bir şey, yazılıma dahil edilecek özelliklerdir. Özellikler, kullanıcıların yanı sıra otel yöneticilerinin de yazılımla neler başarabileceklerine rehberlik etmeye yardımcı olur.
Muhasebe Yazılımının 11 Olmazsa Olmaz Özelliği (Sec. Anahtar Kelime)
Diğer birçok sektör gibi, konaklama sektörü için muhasebe yazılımı da otelin maliyet tasarrufu yapmasına, zamandan tasarruf etmesine yardımcı olmalı ve hesaplama ve bütçeleme söz konusu olduğunda verimliliğini kanıtlayabilmelidir. Ayrıca otel kullanımına yönelik olmasının yanı sıra güvenli ve emniyetli olmalıdır. Ayrıca, yazılıma erişim kolay olmalı ve en yüksek ve en düşük rakamları üreten gelir ve hizmetleri, ayrıca hizmetleri ve bunların kullanımını etkileyen çeşitli faktörleri veya mevsimleri analiz edebilmelidir. Bu şekilde, otel yönetimi nereye odaklanacağını ve hizmeti artırmak için ne tür yenilikler getireceğini bilebilir. Temel olarak, otelin müşterilerin yararına kararlar almasına yardımcı olan bir rehber olmalıdır.
Tüm bunlara ulaşmak için yazılımda belirli özelliklerin bulunması gerekir. Bu özelliklerden bazıları aşağıda listelenmiştir
1. İlişki Yönetimi Özellikleri
Misafirperverlik sektöründeki otellerin temel hedeflerinden biri müşterilerin memnun olmasını ve uzun vadede istedikleri her şeyi elde etmelerini sağlamaktır. Sonuç olarak, misafirperverlik için hesap yazılımlarının sahip olması gereken özelliklerden biri bu ilişkiye yardımcı olma yeteneğidir. Otelin müşterilerle tek seferlik bir temasın ötesinde bir ilişki kurmasına yardımcı olacak kayıtları tutabilmelidir. Ayrıca, otelci-müşteri ilişkisini güçlendirmeye odaklanmış araştırma veya pazarlama için kullanılabilecek muhasebe kayıtlarını da depolayabilmelidir. Örneğin, bir otel yaz aylarında portakal suyunun elma suyundan daha fazla sattığını hesaba katarsa, bunu hesaplar aracılığıyla fark ederek sonraki zamanlar için hazırlıklı olur ve stok yapar. Hatta işi canlandırmak ve müşterileri eğlendirmek için çeşitler bile sunabilirler.
2. İşbirliği özellikleri
Konaklama sektörü için bir hesap yazılımı olmasına rağmen, diğer departmanlarla bağlantı kurabilmeli ve onlarla çalışabilmelidir. Otelin pazarlama, reklam ve hatta temizlik departmanlarının hepsi birbirinden bilgi ister. Sonuç olarak, her yazılımın analiz ve çıkarımlarından gelen mesajları, bunları kullanmanın faydalı olabileceğini düşünen başka bir departmana iletebilmesi çok önemlidir. Bunu, doğru ve kesin olarak yaparken aynı zamanda kısa sürede yapabilmesi gerekir. Ardından, değişim noktası veya bağlantı noktası, müşterilerin memnuniyetinin sağlanacağı noktadır.
3. Otomasyon ve Entegrasyon
Konaklama sektörü için muhasebe yazılımında bulunması gereken diğer temel özellikler otomasyon ve entegrasyon özellikleridir. İlk olarak, yazılım kullanmanın avantajlarından biri otomasyon sağlamasıdır. Bu nedenle, konaklama sektörü için muhasebe yazılımı temel faaliyetleri otomatik olarak gerçekleştiremezse işe yaramaz. Ayrıca yazılımın otel işletmesinin bakımı için gerekli olan diğer özellikleri entegre edebilmesi de gereklidir. Yazılımın işini yapmasına yardımcı olacak diğer eklentilerle iletişim için alan olmalıdır. Konaklama sektörü için tek hesap yazılımı hayatta kalamayabilir veya etkili bir şekilde çalışamayabilir.
4. Raporlama Özellikleri
İlişki yönetimi özellikleri gibi, konaklama sektörü için muhasebe yazılımı da yöneticinin belirli bilgileri ilk bakışta anlamasına yardımcı olan bir raporlama özelliğine sahip olmalıdır. Otel işinde dalgalandıkça eğilimleri, satın alımları, şımartmaları ve harcamaları izlemelidir. Müşteriler aylardır belirli bir odadan kaçınıyor mu? O odadan yapılan rapor veya satın alımlar kesinlikle aşağıda olacak ve bu da yönetimin belirli usulsüzlüklere dair şüphesini artıracaktır. Raporlardan, iyileştirme hakkında çok şey söylenebilir ve yapılabilir.
5. Rezervasyon İzleme Özelliği
Temel muhasebe özelliklerinin yanı sıra, konaklama sektörü için hesap yazılımları rezervasyon özelliğine de sahip olabilir. Bu, iki sürecin bir araya getirilmesiyle işleri daha da yönetilebilir hale getirmeye yardımcı olur. İnsanlar ödeme yaparken aynı zamanda oradan bir oda rezervasyonu yapabilir ve böylece her ödemenin nereden geldiğini takip etmek kolaylaşır. Bu şekilde, yönetim gerektiğinde toplam rezervasyon gelirini hesaplayabilir. Otel rezervasyon özelliğinin yanı sıra, müşterilerin hizmetler için ödeme yapmalarına olanak tanıyan bir dizi başka özellik de dahil edilebilir. Bu, yazılımla birlikte gelen avantajlardan biridir.
6. İyi bir arayüz
Konaklama sektörü için muhasebe yazılımı, önemli bir gösterge paneli ve diğer arayüzler olmadan tamamlanmış sayılmaz. Bunların işi - gösterge paneli ve diğer arayüzler - konaklama sektörü için muhasebe yazılımının kullanımında yer alan tüm süreci kolaylaştırmaktır. Kullanımı zorsa yazılımın ne faydası var? Yazılımın kolay kullanım ve zamandan tasarruf sağlama amacına ulaşmasına yardımcı olmak için mükemmel bir arayüz gereklidir. Mevcut olduğunda, bölümler arasında manevra yapmak ve faaliyetleri yürütmek çok fazla enerji veya teknik bilgi gerektirmez.
7. Gider izleme özellikleri
Müşterileri memnun etmeye çalışırken, otel yönetimi otelin bakımını da ihmal etmemelidir. Bu nedenle bir masraf izleme özelliğinin kurulması gerekir. Onarımlara harcanan miktar, işçilerin ne kadar aldığı, yapılan veya yapılan yenilemeler, satın alınan şeyler ve diğer hayati şeyler, yönetimin karar almasına ve kayıptan kaçınmasına yardımcı olmak için izlenir.
8. Bütçeleme Özellikleri
İster yiyecek, ister havlu veya başka şeyler olsun, konaklama sektörü için muhasebe yazılımı bütçelemede yardımcı olabilmelidir. Bunu yıllar boyunca edinilen bilgileri kullanarak yapabilir. Yılın belirli bir zamanında genellikle ne kadar yiyecek tüketiliyor, ne tür veya miktarda yiyecek israf ediliyor, menü ne zaman değiştirildi ve gelirleri nasıl etkiledi? Yazılım tüm bunlara cevap verebiliyorsa, o zaman bütçeleme için kolayca kullanılabilir. Aslında, malların envanterini çıkarma aracı olarak bile hizmet vermeye devam edebilir. Sonuç olarak, bütçeleme özelliği otel yönetiminde oluşan israf veya gereksiz harcamalar üzerinde maksimum kontrol sağlamaya yardımcı olacaktır.
9. Erişilebilirlik Özellikleri
Konaklama sektörü için muhasebe yazılımının başarması gereken birçok şeyden biri de her an, her yerden erişilebilme yeteneğidir. Bunu yapabilmek için, erişilebilir olmasını sağlayan özellikler eklenmelidir. Yazılım, yalnızca belirli bir yerdeki bir sistem tarafından erişilebilecek şekilde oluşturulamaz. Elbette, geliştiricinin işi burada devreye girer, ancak otel yönetiminin ne istediklerini ve yazılımın yeteneğini vurgulamayı ihmal etmemesi gerekir. Uygun taraflar yazılımı kullanabilmeli ve bekleme stresini ortadan kaldırabilmelidir.
10. Güvenlik özellikleri
Yetkisiz erişime karşı korunmak ve saldırıları önlemek için, yazılımın güvenliğini sağlayacak özellikler mevcut olmalıdır. Yazılımın işleyişi hakkında hiçbir bilgisi olmayan kişiler, zamanla faydalı olabilecek önemli bilgileri silebildikleri için yazılımı riske atarlar. Bu nedenle, kazaların en aza indirilmesini sağlamanın en iyi yolu sağlam bir güvenlik sistemine sahip olmaktır. Daha sonra yalnızca erişimi olması gereken belirli kişiler mevcut verilere erişebilir. Ayrıca, bir çökme durumunda geri dönülebilecek bir şey olduğundan emin olmak için yedekleme bulut depolamaya yapılabilir.
11. Etkili Planlama ve Tahmin
Bütçeleme ve ilişki yönetimi özellikleri gibi birçok özellik yerinde olduğunda, bir otel geleceğini planlayabilmeli veya gelecek yıl için hedefler koyabilmelidir. Raporlar görüntülendiğinde, boşluklar kolayca tespit edilmeli, böylece gelecek için düzeltmeler yapılabilir ve planlama yapılabilir. Elbette, sonuçları elde etme süreci önemli bir husus olduğu için zahmetli olmamalıdır.
Misafirperverlik İçin Muhasebe Yazılımı Kullanmanın Faydaları
Bulut tabanlı muhasebe yazılımının, konaklama hizmeti sağlayıcılarının gelir yönetimine yardımcı olmak amacıyla geliştirilmesi, kurumsal yönetim çözümlerinde buluta doğru olan mevcut eğilimin bir sonucudur.
Yukarıda belirtilen tüm özelliklerin yanı sıra bulut muhasebe yazılımının şu avantajları da vardır:
Gıda maliyetlerinin yönetimi
Gıda tüketimi ve israfı dikkatli bir şekilde kontrol edilmediği takdirde önemli maliyetlere yol açabiliyor.
Bazı muhasebe yazılımları, yöneticilerin beklenen ve gerçek malzeme kullanımı arasındaki farklara, bozulmaya, hatalı siparişlere ve diğer verimsizliklere bağlı olarak talepleri, özel durumları veya menü değişikliklerini öngörmelerini sağlayan tahmin ve bütçeleme özelliklerine sahiptir.
Restoranı olan veya catering ve içecek hizmeti veren oteller için, muhasebe sistemine dahil edilmiş bir yiyecek gideri kontrol bileşeni hayati önem taşımaktadır.
Kolaylık ve doğruluk
Faturaların, hesap özetlerinin ve maaş bordrolarının hazırlanması, yeni nesil bir muhasebe çözümüyle otomatikleştirilerek önemli ölçüde daha kontrol edilebilir ve doğru hale getirilir. Veriler doğru girilirse, takip eden tüm hesaplamalar kusursuz olacak ve normal manuel hatalar ortadan kalkacaktır.
Kullanım kolaylığı
Formülleri ve kullanıcı arayüzü birçok standart finansal analiz aracına benzeyen başarılı muhasebe yazılımlarının kullanım kolaylığı sayesinde muhasebe profesyonellerinin yeni teknolojiye uyum sağlama süresi önemli ölçüde kısalmaktadır.
Her yerden ve her zaman erişilebilirlik
Konaklama sektörünün büyüklüğü ne olursa olsun, özelleştirilebilir ödeme planı ve her türlü mobil cihazdan yüksek kaliteli gerçek zamanlı bilgilere erişim imkânı nedeniyle bulut muhasebe yazılımı tercih edilen seçenektir.
Performans ve etkinlik
Muhasebe departmanı, manuel işlemlerin otomasyon kapasitesi sayesinde çok daha hızlı, daha doğru ve daha fazla üretimle faaliyet gösterecek.
Yenilikçi otelciler, işletmelerin verimliliği artırırken zamandan, emekten ve paradan tasarruf etmelerine yardımcı olabilecek entegre gelişmiş muhasebe özellikleriyle birlikte gelen bulut tabanlı otel yönetimi çözümlerini benimsiyor.
Muhasebe Yazılımı Türleri (Sec. Anahtar Kelime)
E-tablolar
Küçük işletmeler muhasebeye yardımcı olması için sıklıkla Microsoft Excel, Google Sheets veya OpenOffice gibi elektronik tablo uygulamalarını kullanır. Bir elektronik tablo, neredeyse her basit muhasebe gereksinimine göre değiştirilebilir.
Örneğin, harcamaları, satışları veya diğer ilgili finansal verileri listelemek ve daha karmaşık muhasebe işlemlerini yönetmek için elektronik tablo programları kullanılabilir.
Elektronik tablolar genellikle diğer muhasebe süreçleriyle birlikte kullanılır; yalnızca son derece basit işletmeler muhasebeyi yönetmek için tamamen elektronik tablolara güvenmelidir.
Ticari Muhasebe Yazılımı
Mikro ve orta ölçekli işletmelerin muhasebe gereksinimlerinin büyük çoğunluğu, hatta tamamı TurboCash, QuickBooks, FreshBooks gibi ticari muhasebe sistemleri tarafından karşılanabilir.
Muhasebe yazılımları hemen hemen her türlü organizasyonla entegre olabilir ve benzersiz gereksinimlerinizi karşılamak için özel özellikler tasarlamanıza olanak tanır.
Ticari muhasebe yazılımları sıklıkla bir şirketin sağlığının görünümünü ve vergiler için gereken formları veren raporlar ve verileri özetleyen grafikler içerir. Her ticari muhasebe yazılımı formunun avantajları ve sınırlamaları farklıdır.
Kurumsal Muhasebe Yazılımı
Kurumsal muhasebe yazılımları, daha büyük işletmelerin karşılaşabileceği operasyonel karmaşıklığı yönetmeye yardımcı olur.
Daha büyük işletmeler için muhasebe yazılımları bazen proje planlama, iş analitiği ve iş akışı yönetimi gibi ek yazılım hizmetleriyle birlikte defter tutmayı da içerir.
Büyük bir işletme bu tür bir muhasebe yazılımını seçtiğinde, genellikle muhasebe yazılımı satıcılarından bilgi istemeyi, ürünü çalışırken görmeyi ve yazılımı kullanan diğer işletmelerle görüşmeyi içeren çok aşamalı bir rutini izler.
Kurumsal yazılımlar genellikle iki boyutlu elektronik tablolar yerine veritabanı sistemlerine dayanır çünkü bu veritabanları, bölgelere göre tüm müşterilerin satış hacmi veya her şirketteki çalışan sayısı gibi çeşitli bilgi kümeleri arasındaki bağlantıları gösterebilir.
İşletmeler için popüler muhasebe yazılımlarına örnek olarak SAP, Oracle ve Microsoft Dynamics GP verilebilir.
Özel Muhasebe Yazılımı
Bir şirket ara sıra kendi muhasebe yazılımını geliştirir. Bu sıklıkla az çok tesadüfen gerçekleşir: bir şirket genişledikçe, yetenekli çalışanlardan birden fazla muhasebe durumunu yönetmek için yazılım geliştirmeleri istenebilir.
Sonunda, şirket kendi benzersiz muhasebe yazılımını yazdığını keşfedebilir. Diğer durumlarda, bir şirket kendi yazılımını geliştirir çünkü mevcut hiçbir ticari muhasebe aracı onun gereksinimlerini karşılayamaz.
Nihai Çözüm (Booking Ninjas PMS)
Booking Ninjas Emlak Yönetim Sistemi, yukarıdaki gereksinimleri hiç zorlanmadan karşılamanıza yardımcı olan benzersiz çözümler sunar. Dijital araçlarımız ve entegrasyonlarımız, sizin ve kiracılarınızın dijital emlak deneyiminin birçok avantajından yararlanmasını sağlar. Daha önemli görevlere odaklanarak zamandan, paradan ve kaynaklardan tasarruf edebilir, diğerlerini Booking Ninjas uygulamasına bırakabilirsiniz.
Önemli Noktalar
Misafirperverlik için hesap yazılımı, otel için çeşitli amaçlara hizmet eder, çünkü sonunda otel müşterilerini elinde tutabilir ve onları memnun edebilir. Müşteriler daha sonra geri gelir ve işlerinin en önemli şey olduğuna ikna olduklarında düzenli müşteriler haline gelirler.
Büyüme ve gelişme açısından da otel, otomasyonu kullanarak yönetimin her şeyi kontrol etmesiyle kayıp veya hasarlardan daha hızlı kurtulabileceği için toparlanabilmektedir.
Hesap yazılımı, her otelcinin işini büyütmek ve tüm kaynaklarını kullanmak istiyorsa incelemesi gereken bir konu olduğundan genel olarak önemlidir.
Booking Ninjas hakkında daha fazla bilgi edinmek ve neler yaptığımızı öğrenmek için hemen bizimle ücretsiz bir görüşme planlayın !
_-_A_Complete_Guide.png)
