دليل شامل: برنامج إدارة المساكن للشركات لأصحاب العقارات

يمكن لأصحاب العقارات استخدام برامج إدارة الإسكان الخاصة بالشركة للعمل بشكل أكثر فعالية، وصيانة ممتلكاتهم بسلاسة، وزيادة قيمة استثماراتهم بشكل منتظم.

توفر أنظمة البرمجيات الحديثة مجموعة متنوعة من الأدوات المصممة لتناسب مجموعة واسعة من أنواع الملاك، ومع تحسن جودة البرامج المتاحة للملاك، تنخفض تكلفة استخدامها.

شهدت برامج إدارة العقارات السكنية للشركات تطورًا ملحوظًا في السنوات الأخيرة، حيث أصبحت موردًا اقتصاديًا ومفيدًا للغاية لجميع مالكي العقارات.

ما هي إدارة الإسكان للشركات؟

إدارة الإسكان للشركات هي إدارة وصيانة ومراقبة عقارات الإسكان للشركات.

تُعدّ إدارة العقارات بمثابة حلقة وصل بين مالكي العقارات وسكانها. عادةً ما يكون مدير العقار مسؤولاً عن الصيانة والإصلاح، بالإضافة إلى زيادة الدخل والتواصل مع المستأجرين.

هل ينبغي عليك إدارة ممتلكاتك بنفسك؟

يختار بعض أصحاب العقارات إدارة عقاراتهم بأنفسهم، وللقيام بذلك بشكل فعال، يجب أن تكون نشطًا في العمليات اليومية، وتزور المباني الخاصة بك بشكل متكرر، وتستجيب بسرعة لمشاكل الإيجار ومخاوف المستأجرين.

بالإضافة إلى ذلك، قبل أن تختار إدارة ممتلكاتك الخاصة، يجب عليك أن تأخذ في الاعتبار مستوى خبرتك الشخصية.

يتمتع بعض أصحاب العقارات بخبرة واسعة في إدارة العقارات، بينما يشتري آخرون العقارات كاستثمار ولكن لم يسبق لهم إدارتها في قطاع العقارات من قبل.

لقد حققوا أموالهم في صناعة مختلفة تمامًا وهم غير قادرين على تحمل إدارة ممتلكاتهم.

بشكل عام، يُعدّ إسناد إدارة عقاراتك إلى متخصصين الخيار الأمثل لأعمالك السكنية. ومع ذلك، إذا كنت تختار الإدارة الذاتية، فقد ترغب في إعادة النظر في:

• إذا كنت لا تقيم بالقرب من عقار السكن الخاص بشركتك
• إذا كنت تمتلك عددًا كبيرًا من وحدات الإيجار
• إذا كان لديك الكثير في طبقك

إذا لم تأخذ هذه العوامل في الاعتبار، فقد تشعر بالإرهاق وينتهي بك الأمر إلى القيام بعمل فظيع، مما يعرض الربحية وتطور عملك للخطر.

ما هو برنامج إدارة الإسكان للشركات؟

تتيح حلول برامج إدارة المساكن للشركات لأصحاب العقارات أتمتة المهام الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً. ويساعد البرنامج في مراقبة أنشطة المستأجرين ومديري العقارات.

ويساعد أيضًا في تحسين الرؤية حول بيانات المستأجرين والمقاولين، مما يسمح لك بالتفكير بشكل أكثر انتقادية وتحسين خدماتك دون زيادة تكاليف التشغيل.

غرض برنامج إدارة الإسكان للشركات

يجب أن يتعامل برنامج إدارة الممتلكات مع أربع مسؤوليات رئيسية في إدارة الممتلكات العقارية:

• مالي
• تسويق
• المستأجر والإشغال
• منشأة
• الإدارة وإدارة المخاطر

دعونا نستكشف كل من هذه المسؤوليات بمزيد من التفاصيل أدناه:

مالي

تتطلب إدارة الممتلكات فهم التكاليف التشغيلية والميزانيات.

ويتم تحديد أسعار الإيجار المناسبة بناءً على هذه المعلومات، والتي يتم موازنتها بالسوق الحالي وما سيدعمه من حيث الإيجارات.

يجب أن يساعدك برنامج إدارة الممتلكات في التعرف على السجلات المحاسبية، والتدفق النقدي، وضرائب الدخل، والتسويق.

تسويق

يسجل برنامج إدارة عقارات الإسكان للشركات تلقائيًا معلومات كثيرة تتعلق بعمر المستأجر، وجنسه، وغرض الاستئجار، ورقم هاتفه، وأنماط الشراء أو الإنفاق. ويمكن بعد ذلك تقييم هذه المتغيرات لأغراض تسويقية لكشف اتجاهات وتوزيعات محددة.

إدارة المستأجرين

يُساعد برنامج إدارة المساكن للشركات على إدارة شؤون المستأجرين بكفاءة عالية. يتطلب هذا الدور فهمًا دقيقًا لمتطلبات المستأجرين. يُلبّي برنامج إدارة العقارات طلباتهم ويتتبع أنشطتهم وفقًا للوائح الإيجار.

كما يوفر ميزات تساعد على استلام الإيجار في الموعد المحدد، وتقييم رضا السكان عن مرافق العقار مقارنةً بتلك التي تقدمها شركات الإيجار المنافسة في المنطقة. ويشمل هذا الواجب أيضًا واجب الإخلاء غير المرغوب فيه في حال عدم الالتزام أو عدم السداد.

صيانة المرافق

الإدارة المادية للمباني والمرافق والمساحات الخارجية جزءٌ من إدارة العقارات. تشمل العقارات المادية تنسيق الحدائق، والإضاءة، والسباكة، والأسقف، والأجهزة المنزلية، وغيرها الكثير.

بفضل ميزات الجدولة والتذكيرات، يمكن لبرامج إدارة الممتلكات أن تكون مسؤولة عن الحفاظ على الاتصالات مع شركات البناء ومؤسسات الإصلاح، وتطوير ميزانيات التجديد، والإشراف على كفاءة جميع الإصلاحات والصيانة.

الإدارة وإدارة المخاطر

بالنسبة لعمليات الإسكان المؤسسي، يجب استيفاء معايير إعداد تقارير محددة. ويجب الاحتفاظ بسجلات ضريبية ومحاسبية بعناية.

تُوثِّق أنظمة إدارة عقارات الإسكان للشركات جميع الإجراءات والأنشطة والفعاليات وعمليات تبادل المستأجرين بدقة خلال مدة محددة، وذلك تحسبًا لأية تبعات قانونية. في معظم الولايات القضائية، تُطبَّق معايير صارمة للغاية على استخدام المدفوعات التي يُقدِّمها المستأجرون.

الميزات الأساسية لبرامج إدارة العقارات السكنية للشركات

فيما يلي ست ميزات أساسية تقدمها إدارة العقارات السكنية للشركات القياسية من خلال برنامجها، لمساعدتك في إدارة عقاراتك بشكل جيد.

تحصيل الإيجار عبر الإنترنت

يشتمل برنامج إدارة الإسكان للشركات عبر الإنترنت دائمًا تقريبًا على نوع ما من الدفع عبر الإنترنت، سواء كان ذلك من خلال اتصال بطرف ثالث أو حل داخلي.

إن بساطة الدفع عبر الإنترنت يمكن أن تساعدك على تحصيل المزيد من الأموال وتمنح سكانك شعوراً بالاحترافية.

خيارات الدفع المتعددة، مثل باي بال، وبطاقات الخصم، وبطاقات الائتمان، والعملات الرقمية، وغيرها، المتوفرة في الأنظمة، تُحفّز مستأجريك على السداد. علاوة على ذلك، في بداية الشهر، يُمكنك تجنّب الذهاب إلى البنك عدة مرات أسبوعيًا.

أتمتة الإشعارات

تُبنى العلاقات القوية على التواصل السليم. ولحسن الحظ، تُسهّل برامج إدارة العقارات هذا الأمر. قد تتضمن هذه البرامج تنبيهات إيجارية تُنبه المستأجرين عند الحاجة إلى استكمال الأوراق، أو استحقاق الإيجار أو أي دفعات أخرى، أو اقتراب انتهاء عقد الإيجار. تُرسَل جميع هذه التذكيرات تلقائيًا، دون الحاجة إلى أي إجراء من جانبك كمؤجر.

إذا كنت بحاجة إلى إبلاغ المستأجرين بالتجديدات أو الصيانة أو إشعار المجتمع، فإن معظم خدمات إدارة العقارات السكنية للشركات مثل Booking Ninjas ستسمح لك بالقيام بذلك عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة أو عبر تطبيق.

يتم أيضًا تتبع هذه الإشعارات، مما قد يكون مفيدًا للغاية في حالة حدوث خلاف أو إذا كنت تواجه الإخلاء.

أتمتة المحاسبة

مع برامج إدارة ممتلكات الشركات، ستلاحظ أن الأتمتة أصبحت اتجاهًا شائعًا. إيجاد طرق لتخفيف عبء العمل يتيح لك التركيز على توسيع أعمالك أو الاسترخاء في وقت فراغك.

كما أن مسك الدفاتر من أبسط الأمور التي يجب عليك القيام بها بانتظام كمالك منزل. فهي تتضمن مراقبة الإيجار، وتوثيق التكاليف، وإعداد بيان الدخل.

يمكن أتمتة جميع هذه العمليات بسهولة باستخدام البرنامج المناسب. عندما يدفع المستأجر إيجاره عبر الإنترنت، يُسجَّل. إذا كنت في المتجر تشتري مستلزمات، يمكنك التقاط صورة سريعة للإيصال وإدخالها في البرنامج.

تتيح لك بعض برامج إدارة الممتلكات أيضًا ربط بنكك بشكل مباشر، مما يسمح لك بتسجيل التكاليف إلى جانب الإيرادات بشكل ملائم.

البحث عن المستأجرين

قد يكلفك اختيار مستأجرين غير مناسبين نفقات ووقتًا باهظين. يُعدّ العثور على مستأجرين أفضل أمرًا بالغ الأهمية، ولحسن الحظ، يُمكن أن تُقدّم برامج إدارة العقارات مساعدة كبيرة.

تتضمن معظم برامج إدارة العقارات ميزات تُمكّنك من الترويج لمنازلك بسهولة على منصات متنوعة مثل Craigslist وZillow. هذا يضمن تقريبًا تلقي استفسارات من أفضل المرشحين فقط.

علاوة على ذلك، تتضمن معظم أنظمة إدارة المساكن للشركات ميزات فحص. يُنصح بشدة بفحص مستأجريك إذا لم تكن تقوم بذلك حاليًا.

يمكن أن يكشف التاريخ المالي والقانوني وسجل الإخلاء الكثير عن المستأجر المحتمل لمنزلك ويساعدك على تجنب الأفراد الذين سيتسببون في حدوث مشاكل لك فقط.

صيانة المسار بسلاسة

قد تكون أعمال الصيانة مُرهقة للغاية. لا أحد يُحبّ الإفصاح عن معلومات الاتصال الشخصية للمستأجرين، ولكن إذا لم تُراجع بريدك الإلكتروني باستمرار، فمن المُرجّح أن تُفوّت الاستفسارات والتواصلات الضرورية مع المستأجرين.

يمكن أن يكون تقاسم تقدم الصيانة مع عمال الصيانة والمستأجرين أمرًا صعبًا أيضًا.

ومع ذلك، فإن برامج إدارة الممتلكات تتضمن في أغلب الأحيان نوعًا ما من بوابة الصيانة، وتتغلب على هذه المشكلات.

يمكن للمستأجرين عادةً إرسال أوصاف وصور ومقاطع فيديو وأي معلومات أخرى يحتاجونها للتعبير عن مشاكل الصيانة. تُحفظ هذه المعلومات في برنامجك ويمكنك مراجعتها متى شئت.

سيصلك تنبيه من البرنامج عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية. هذا يعني أنه لا داعي لتقديم معلوماتك الشخصية.

يمكنك إرسال هذه التذاكر إلى قسم الصيانة لديك أو حتى إضافتها إلى برنامج التأجير. سيتمكنون من الوصول إليها وإعداد تفضيلات الإشعارات الخاصة بهم.

التخزين السحابي

ربما لاحظت هذا من بعض النقاط السابقة، حيث أن التخزين السحابي وسهولة الوصول إلى سجلاتك وبياناتك ومستنداتك من أي مكان مفيد للغاية.

إذا كنت تعمل في مجال إدارة الإسكان المؤسسي لفترة طويلة، فمن المحتمل أنك سمعت عددًا لا يحصى من القصص عن أصحاب العقارات الذين تعطلت محركات الأقراص الصلبة الخاصة بهم، مما أدى إلى محو سنوات من تاريخ الإيجار والشركة.

هذا كابوس حقيقي، خاصةً إذا تلقيت خطابًا مزعجًا من مصلحة الضرائب. يُزال هذا الخطر تمامًا باستخدام برنامج إدارة العقارات. فهو لا يقتصر على تخزين بياناتك بأمان فحسب، بل يتيح لك أيضًا الاطلاع عليها من أي مكان.

إذا سألك أحد الضيوف عن المبلغ الذي يدينون به أثناء غيابك، فلا يتعين عليك العودة إلى المنزل لمعرفة المبلغ.

يدعم Booking Ninjas تخزينًا سحابيًا فعالًا لإدارة عقارات السكن للشركات. باستخدام هذه الميزة، ما عليك سوى فتح هاتفك والدخول إلى حسابك والحصول على الإجابة فورًا.

خصائص برنامج إدارة الإسكان للشركات الجيد

قد تختلف المتطلبات والأنظمة وطرق المحاسبة اختلافًا كبيرًا بين الشركات. إليك أربع نصائح يجب الانتباه إليها.

برامج خاصة بالصناعة

هناك مجموعة متنوعة من شركات برمجيات إدارة العقارات، وتقدم خدماتها بطرق مختلفة. قد تتخصص في:

• الإدارة التجارية - للمكاتب ومساحات البيع بالتجزئة والهياكل الصناعية
• إدارة الممتلكات السكنية/الضيافة - للإيجارات لقضاء العطلات، والسكن الطلابي، والسكن للشركات.
• إدارة الممتلكات الطبقية - للممتلكات متعددة الوحدات المملوكة بشكل مشترك.

يُعدّ التعاقد مع شركة برمجيات لإدارة العقارات متخصصة في قطاع الضيافة الخيار الأمثل لسكن الشركات. فهي تقدم خدمات متخصصة في هذا القطاع، للعقارات التي تُركّز على توفير تجربة مريحة لساكنيها.

الوصول إلى المعلومات

يتيح لك برنامج إدارة العقارات السحابي الوصول إلى جميع المعلومات والبيانات في أي وقت ومن أي مكان. هذا يعني أنك لست بحاجة إلى التواجد في مكتبك لمراقبة بيانات البرنامج.

يجعل هذا البرنامج إدارة البيانات وسهولة استخدامها أمرًا سهلاً، حيث تكون جميع بياناتك ومعلوماتك الرئيسية متاحة عبر الإنترنت وفي متناولك.

قابلية التوسع

بغض النظر عما إذا كنت تمتلك عقارًا صغيرًا أو كبيرًا، يجب أن يتعامل برنامج إدارة العقارات الحديث مع جميع الأنواع والأحجام بسلاسة.

الحلول البرمجية المتقدمة قابلة للتطوير والتعديل والتحديث باستمرار. يجب أن يتطور برنامج إدارة العقارات القابل للتطوير بسهولة مع متطلباتك واحتياجاتك المتغيرة.

يعتمد Booking Ninjas على منصة Salesforce التي توفر بنية تحتية متينة لتنمية أعمالك. تتطور منصة Salesforce باستمرار لتلبية احتياجات بيئة الأعمال المعاصرة، مع إرساء معايير جديدة للعصر الرقمي.

قم بإلقاء نظرة على نظام إدارة الممتلكات الخاص بنا على Salesforce

حماية

مع برنامج إدارة الممتلكات الذكي، يمكنك التأكد من أن جميع معلوماتك الحيوية والشخصية محفوظة بشكل آمن.

يجب أن يُهيئ برنامج إدارة العقارات الجيد بيئة آمنة تتضمن التشفير، وجدار الحماية، ووحدات الاسترداد/النسخ الاحتياطي. تتعاون Booking Ninjas مع Sales Force التي تتميز بأعلى معايير الأمان.

أفضل برنامج لإدارة المساكن للشركات

يتيح برنامج إدارة الإسكان للشركات الرائد لأصحاب العقارات التعامل رقميًا مع كل جزء من شركتهم.

برنامج إدارة الإسكان للشركات Booking Ninjas هو برنامج إدارة إيجارات كامل يتيح لمديري العقارات التعامل مع كل شيء بدءًا من مدفوعات الإيجار الافتراضية إلى تتبع الشواغر وجداول الصيانة وعمليات الشركة والتأجير والمحاسبة.

من خلال مراقبة المستأجرين والإيجارات، والتذكير التلقائي بالإيجار والرسوم، وإعداد التقارير عند الطلب، والمحاسبة الشاملة، فإنه يعمل على تبسيط دورة تحصيل الإيجار.

الأفكار النهائية

من المهم أن ننظر إلى خصائص ليس فقط شكل ممتلكاتك، ولكن أيضًا ما تريد أن تصبح عليه في المستقبل.

هل ستكون المنصة التي اخترتها قادرة على التوسع معك، وهل هي فعّالة من حيث التكلفة أثناء بناء محفظتك الاستثمارية؟ في تحليلنا أعلاه، شاركنا بعض الأفكار لمساعدتك في الإجابة على هذه الأسئلة.

من حيث الجودة والأصالة، أثبت Booking Ninjas أنه نظام إدارة عقارات ضيافة فعال قائم على النتائج لتلبية احتياجات إدارة الإسكان الخاصة بشركتك.

لمعرفة المزيد عن ما نقوم به وما يتطلبه، قم بجدولة مكالمة معنا الآن.