10 علامات سيئة في نظام إدارة الممتلكات

من المرجح أنك تفهم أهمية نظام إدارة العقارات لشركتك. فهو يمنحك مرونة في إدارة أعمالك.

يساعدك هذا النظام على إنجاز المهام التي يمكن إنجازها آليًا، مما يوفر وقتًا لإنجاز مهام أكثر ذكاءً. كما يضمن تواصلًا فعالًا بين مختلف أقسام شركتك، مما يعزز روح الفريق ويرفع الإنتاجية.

مع هذه الفوائد المرتبطة بنظام إدارة الممتلكات (PMS)، فإن ارتكاب خطأ في أحدها لن يبدو جيدًا بالنسبة لك بأي حال من الأحوال.

تُفيد دراسات حالة Booking Ninjas بقيم التحسينات المُحققة بناءً على تطبيق نظام إدارة الممتلكات (PMS) في قطاع الضيافة. تُمثل هذه القيم مرجعًا لما هو متوقع عند اعتماد أي شركة لنظام إدارة الممتلكات، لذا يجب الحرص على ضمان حصولك على أفضل قيمة مقابل ما تدفعه.

دون أن نقول الكثير، دعونا نلقي نظرة على 10 علامات سيئة يجب عليك البحث عنها في متلازمة ما قبل الحيض لديك.

1. تضيع وقتك في تكرار المعلومات من نظام إلى آخر

إذا كان ما تقضي وقتك في المكتب هو توزيع المعلومات يدويًا من نظام إلى آخر، فهذه علامة على حاجتك إلى تغيير نظام إدارة الممتلكات (PMS). ويعني التوزيع اليدوي نقل البيانات من نقطة إلى أخرى، مثل تسجيل الحجوزات يدويًا، وحذف السجلات التي لم تعد ضرورية، وزيارة جميع قنوات الاتصال الخارجية لتحديث معلومات التوافر، وغير ذلك الكثير.

هذا ليس ما تريده لعملك. يمكن استثمار هذا الوقت في مهام أكثر إنتاجية تُحدث تحسينات هائلة في عملك. في هذه الحالة، يُنصح بالانتقال إلى نظام إدارة ممتلكات يُؤتمت عملية نسخ المعلومات. أنت بحاجة إلى نظام إدارة ممتلكات يُجري تغييرات على جميع المنصات المتصلة بفندقك، مما يوفر عليك الوقت والجهد اللازمين للقيام بذلك يدويًا.

2. أنت مقيد بموقع أو جهاز واحد

قد يبدو الأمر بديهيًا، لكننا لم نعد نعيش في زمن التعلق بأجهزة الكمبيوتر المكتبية. ولذلك، نعتمد على أنظمة سحابية لإدارة العمليات. من علامات ضعف نظام إدارة الممتلكات (PMS) أن يقتصر استخدامك على جهاز واحد أو موقع واحد فقط، لأن الوصول إلى التطبيق لا يمكن إلا من خلاله. فهذا لا يُحسّن إنتاجيتك.

بفضل تقنية الحوسبة السحابية، تُنشر معظم الخدمات الآن على السحابة، مما يُمكّن المستخدمين من الوصول إليها من أي مكان وباستخدام أي جهاز طالما توفر اتصال بالإنترنت. بهذه الطريقة، لن تكون مقيدًا كما كان الحال سابقًا. ومن مزايا هذا أنه يمكنك التواجد في أي مكان، وفعل ما يحلو لك، مع الحفاظ على قدرتك على مراقبة أعمالك. يمكنك أن تكون على متن طائرة، أو في صالة الألعاب الرياضية، أو في مطعمك المفضل، وتقوم بعمليات مثل تغيير أسعار الغرف وضبط التوافر.

يقدم لك Booking Ninjas مثل هذه الإمكانية، مما يعني أن الجزء الأكبر من العمل أصبح خارج نطاق يديك بالفعل .

3. لديك معلومات قليلة أو معدومة عن ضيوفك

تكمن فكرة نظام إدارة الممتلكات (PMS) في ربط جميع موظفيك بالضيف/العميل بشكل وثيق. هذا يعني أنه يقوم تلقائيًا باسترداد وتخزين وعرض معلومات أي عميل لحظة حجزه. قد يبدو هذا صعبًا، أو حتى غير ضروري، إلا أنه ما يميز الشركات الناجحة عن غيرها.

يحتاج موظفوك إلى معرفة ما إذا كان العميل جديدًا أم دائمًا، ليتمكنوا من معرفة كيفية معاملته بدقة. سيترك ذلك انطباعًا دائمًا يعود بالنفع عليك بالتأكيد.

4. يتعين على الضيوف الانتظار أو الوقوف في طوابير للحصول على كل شيء

من المحزن حقًا رؤية طوابير طويلة من الناس ينتظرون الحصول على خدمة معينة في الفنادق والفيلات. لكن هذا الوضع لم يعد يُتوقع في هذا العقد. بفضل التطورات التكنولوجية الرقمية، أصبحت هناك الآن ميزات خدمة ذاتية يُمكن لعملائك استخدامها وتوفير وقتهم ووقتك.

من المفترض أن يحتوي نظام إدارة الممتلكات على ميزات الخدمة الذاتية ، مما يتيح لضيوفك التحكم بشكل معقول في نوع الخدمة التي يحتاجون إليها.

5. أنت لا تحصل على الفوائد التي وعدت بها.

يجب أن يكون لنظام إدارة العقارات فوائد تعود على الشركة. يمكنك إدراك هذه الفوائد من خلال ملاحظة سرعة إنجاز المهام، أو مدى رضا ضيوفك.

إن القيم الدقيقة التي تراها في تقاريرك الشهرية والربع سنوية والسنوية تُعدّ مؤشراتٍ قويةً على مدى فائدة نظام إدارة الممتلكات (PMS) لأعمالك. إذا لم تكن الأرقام كما تعتقد أنها جيدة، فسيكون نظام إدارة الممتلكات (PMS) جزءًا لا يُجدي نفعًا في استراتيجيتك الرقمية. حان الوقت لاستبداله بنظام جديد.

6. لا يقدم لك بائع البرنامج الدعم الكافي

لكي يعمل نظام إدارة الممتلكات بكفاءة ودون أي انقطاع، يجب أن يكون مُورِّد البرنامج مُتاحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للإجابة على أي استفسارات لديك. يجب أن يكونوا متاحين لضمان حصولك على المزايا التي وعدوا بها، وضمان استمرارها.

إذا لم يُقدّم مُورّد البرنامج هذا المستوى من الدعم، فهذه علامة تحذيرية كبيرة لنظام إدارة الممتلكات (PMS) الخاص بك. من الأفضل لك الانتقال إلى نظام جديد يوفر لك كل الدعم الذي تحتاجه.

7. تكاملات قليلة أو معدومة مع جهات خارجية

مهما كان مشروعك، سواءً كان فندقًا أو منتجعًا سياحيًا أو عقارًا للإيجار، ستحتاج إلى أدوات رقمية لا تتوفر في نظام إدارة الممتلكات الحالي لديك. هناك Stripe لتمكين عملائك من إجراء مدفوعات سريعة، وأقفال أبواب وأنظمة قياس حيوية تُمكّن ضيوفك من حماية أنفسهم في منشأتك، وقنوات اتصال تُحسّن العلاقات، وغيرها.

ينبغي أن يدمج نظام إدارة الممتلكات الخاص بشركتك هذه الحلول الخارجية إذا كنت ترغب في الحصول على فائدة ملموسة منه. إذا لم يكن الأمر كذلك، فالانتقال ضروري.

8. الاعتماد المفرط على العديد من الشركاء

مع أنه من الصحيح أن نظام إدارة الممتلكات الخاص بك يجب أن يتضمن تكاملات مع جهات خارجية، إلا أنه لا ينبغي أن يعتمد عليها بشكل كبير، خاصةً فيما يتعلق بأدائه الأساسي. يجب أن يقتصر الهيكل الرئيسي لنظام إدارة الممتلكات على عمل مُورّد البرنامج فقط، لذا حتى في حال وجود مشكلة مع موفري التكامل، ستبقى منصة عملك سليمة.

من الأخطاء الشائعة التي ترتكبها الفنادق استخدام نظام إدارة فنادق يعتمد على عوامل خارجية في نظامها الأساسي. هذا ليس تصرفًا غير مسؤول فحسب، بل هو أيضًا ضار جدًا. قد تُخترق بياناتك لمجرد تعرض مزود الحلول الخارجي للاختراق مؤخرًا.

مهما كانت الحالة، تأكد من أن الوظائف الأساسية هي مسؤولية بائع البرنامج فقط وليس شخصًا آخر.

9. التبديل يكاد يكون من المستحيل القيام به

بصفتك صاحب عمل، عليك أن تكون على أهبة الاستعداد للانتقال إلى أفضل نظام إدارة أعمال (PMS) دون قلق. فالزمن يتغير، وكذلك التكنولوجيا الرقمية. أفضل طريقة لتعزيز تفوق مؤسستك هي الاستعداد للانتقال إلى أي نظام إدارة أعمال تثق بقدرته على مساعدة عملك على تحقيق أهدافه.

لتحقيق ذلك، يجب أن تكون البيانات قابلة للنقل من نظام إدارة الممتلكات الحالي لديك إلى النظام التالي ببضع نقرات فقط. مهمة مُورّد البرنامج هي ضمان سهولة عملية نقل البيانات (نقل البيانات من منصة إلى أخرى). نظام إدارة الممتلكات الذي لا يوفر هذه الوظيفة لا مكان له في عملك.

10. ليس من السهل استخدامه

يجب أن يكون هذا أول ما يجب ذكره، لكنني تركت الأفضل للنهاية. يجب أن يكون نظام إدارة الأداء (PMS) سهل الاستخدام، حتى بدون أي تعليمات صريحة من مُصنِّع البرنامج. أي مستخدم كمبيوتر سبق له استخدام برنامج حاسوب، سيتمكن، بدقة معقولة، من استخدام نظام إدارة الأداء دون الحاجة إلى توجيه.

لن يؤدي استخدام نظام إدارة الممتلكات البديهي إلى توفير وقت التعلم لك فحسب، بل سيساعدك أيضًا على الحصول على أفضل استفادة من البرنامج في فترة زمنية قصيرة.

بعد هذه العلامات المذكورة أعلاه، أصبحتَ الآن على دراية بأهمية برنامج إدارة عقارات جيد لعملك. من الأفضل الانتقال إلى نظام إدارة عقارات أفضل بدلًا من البقاء غير راضٍ عن النظام القديم. لا تكن الوحيد المتخلف عن التطور الرقمي في قطاع الضيافة.

ملاحظة: يأخذ نظام إدارة الحجوزات من Booking Ninjas القائمة أعلاه بعين الاعتبار، ويسعدنا أن نخبركم بأننا متميزون في جميع المجالات. سنضمن لكم الحصول على أفضل ما نقدمه في المجال الرقمي، ولن نترككم في مأزق. ستكون وحدة الدعم لدينا بجانبكم لضمان تحقيق أهدافكم في استخدام تطبيقنا.