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  30 Apr 2023
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Artículo

Cómo funciona la gestión hotelera


ÍNDICE

El sector hotelero engloba a las empresas del sector servicios que atienden a clientes que necesitan pernoctar. En este sentido, moteles, posadas, alquileres vacacionales, etc. entran dentro de la industria hotelera.

La industria hotelera es uno de los sectores de mayor crecimiento en el siglo XXI y, a medida que se expande, también lo hacen sus requisitos de gestión. ¿Qué ocurre entre bastidores? ¿Y cómo gestionan sus operaciones los hoteles de éxito?

Este artículo explica en detalle cómo funciona la gestión hotelera y una herramienta crucial que utilizan los hoteles: los sistemas de gestión hotelera o de hoteles. 

¿Qué es la gestión hotelera?

La gestión hotelera es un área del sector de la hostelería que consiste en supervisar las operaciones de un establecimiento hotelero. Desde los hoteles más grandes hasta las cafeterías más pequeñas, todos estos negocios forman una parte importante del sector de la hostelería.

Por lo general, los sistemas y herramientas utilizados en la gestión hotelera también pueden emplearse en la gestión hotelera.

La gestión hotelera se refiere a la aplicación de conceptos de gestión y liderazgo estructurado en las áreas de alojamiento, restauración y servicios generales a los huéspedes.

¿Qué es un sistema de gestión hotelera?

Un sistema de gestión hotelera o sistema de gestión de la propiedad hotelera (PMS) es un sistema centralizado en línea que gestiona las operaciones diarias de un hotel. Esto incluye la organización de tareas, la gestión de reservas, la gestión de cuentas, la gestión de la ocupación y mucho más.

Un sistema de gestión hotelera es el organizador definitivo para las empresas que desean automatizar su personal y maximizar la eficiencia.

Para obtener una guía completa sobre lo que es un PMS para hoteles, asegúrate de consultar este artículo:

https://www.bookingninjas.com/blog/what-is-property-management-system-pms

Finalidad de un sistema de gestión hotelera

Un PMS para hoteles tiene un propósito principal: facilitar las operaciones diarias de la gestión hotelera.

Para ello, cumple los siguientes objetivos:

Maximización de los ingresos

Muchos componentes de un sistema de gestión hotelera están diseñados para dar al usuario el control sobre operaciones como la actualización de tarifas, las relaciones con los clientes y otros factores que contribuyen a la generación de ingresos.

La gestión de los ingresos y la gestión del rendimiento son técnicas que se pueden implementar fácilmente mediante el uso de un PMS hotelero.

Más información sobre la diferencia entre la gestión de los ingresos y la gestión del rendimiento.

Reducción de la carga de trabajo manual

Aparte del poder y el control que un PMS de hotel proporciona sobre la generación de ingresos, la reducción de la carga de trabajo manual es otra razón por la que muchos hoteleros buscan la ayuda de un PMS.

Tareas que podrían llevar horas o requerir múltiples personas pueden ser fácilmente automatizadas con el uso de un PMS eficaz.

Gestión y análisis de los datos

Mediante la recopilación de datos precisos e informes actualizados y el análisis de esta información, el PMS de un hotel te permite predecir el comportamiento del cliente, determinar si tus estrategias de marketing son eficaces, y mucho más.

El PMS de un hotel documenta y proporciona análisis e informes detallados de una manera clara y fácil de entender.

Centralización de las operaciones

Un objetivo crucial de cualquier PMS para hoteles es centralizar todas las operaciones de tu hotel. ¿Por qué tener múltiples aplicaciones y herramientas dispersas con información sobre tu hotel cuando podrías manejar toda la gestión de tu hotel en un software central?

Aún mejor, un buen PMS para hoteles puede integrarse fácilmente con tus aplicaciones favoritas de terceros de las que tu hotel no puede prescindir. La centralización de tus operaciones trae consigo una mejor organización, un flujo de trabajo sin fisuras y, reduce el coste de múltiples aplicaciones.

Referencia: https://hoteltalk.app/t/main-objectives-of-using-hotel-software-pms-or-front-office-system/1618

Cómo funciona un sistema de gestión hotelera

Un PMS para hoteles es simplemente un conjunto de componentes que trabajan juntos en armonía para crear un sistema centralizado. Un sistema que puede manejar los diferentes retos en la gestión de tu hotel.

Por lo tanto, para tener una comprensión más profunda de cómo funciona un sistema de gestión hotelera, tienes que entender cómo funcionan los distintos componentes.

Componentes de un sistema de gestión hotelera (PMS)

Sistema de reservas hoteleras

Un sistema de reservas de hotel es una característica fundamental de cualquier software de gestión de propiedades. Es una herramienta de software que te permite digitalizar tu calendario de reservas, permite a tus clientes hacer sus reservas en línea y también realizar sus pagos.

Operaciones de recepción.

Un módulo de atención al público permite al responsable de la recepción ver y actualizar el estado de las reservas de habitaciones, registrar la entrada y salida de los clientes y procesar los pagos.

Gestión de canales.

Un gestor de canales conecta tu sistema de reservas hoteleras directamente con los canales de distribución, como las agencias de viajes en línea (OTA) y los metabuscadores. Pone el inventario de habitaciones a disposición de los viajeros que desean reservar una habitación o una propiedad en línea mediante la publicación de las habitaciones disponibles en distintas fuentes.

Sistema de gestión de ingresos

El sistema de gestión de ingresos permite establecer precios dinámicos. Puedes fijar fácilmente el precio de las habitaciones en función de las reservas anteriores, las tarifas de la competencia, los datos meteorológicos, los eventos locales y otros factores.

Mejora las estrategias de precios y actualiza los precios en todos los canales de distribución para vender más habitaciones al precio óptimo.

Gestión de la limpieza

La funcionalidad de limpieza incluye la gestión del estado de las habitaciones, la asignación de personal de limpieza para la limpieza de las habitaciones, el mantenimiento de listas de tareas para el personal de limpieza, etc.

Punto de venta

Automatiza las transacciones y mantiene los datos financieros en un solo lugar. La mayoría de los hoteles tienen algún tipo de restaurante en sus instalaciones, por no hablar de las propiedades con gimnasios y spas. Con un sistema de punto de venta, los hoteleros pueden incluir costes adicionales o descuentos en la factura final de cada cliente.

Cálculo de costes de alimentos y bebidas

El cálculo de costes de alimentos y bebidas puede manipularse fácilmente con este componente de un PMS. Esto también desempeña un papel en la gestión del rendimiento.

CRM y gestión de datos de los clientes.

Un CRM (Customer Relationship Management, en español: Gestión de Relaciones con el Cliente) ayuda a almacenar los datos de los huéspedes y proporciona una base de datos de fácil acceso. También incluye información de contacto de los huéspedes antes y después de su estancia, la medición de su experiencia, programas de fidelización y herramientas de personalización.

Los CRM pueden existir por sí solos fuera de un PMS y, si ese es el caso, un PMS puede integrarse con el CRM para garantizar que no se pierda ningún dato.

Informes y análisis.

Para supervisar los procesos actuales y comprender el rendimiento del negocio, los informes y análisis son vitales. Un PMS ayuda a recopilar datos relevantes y proporciona a los hoteleros varios tipos de informes automatizados, como informes de auditoría, informes de habitaciones e impuestos, informes de auditoría de turnos, informes de salidas/llegadas, informes de limpieza u otros informes continuos.

Gestión back-office

Algunos PMS ofrecen funciones de back-office (gestión administrativa). Estas funciones incluyen la gestión de campañas de correo electrónico, mensajería interna y contabilidad.

¿Quién es responsable del funcionamiento del PMS en el hotel?

Normalmente, el gerente general es responsable de dirigir la administración de un PMS. Sin embargo, ellos/as no son los únicos que operan el PMS en el hotel.

Los recepcionistas, el personal informático, el gestor de ingresos y otras funciones del hotel participan en el funcionamiento de un PMS hotelero.

Beneficios y ventajas del sistema de gestión hotelera

Controla tu negocio

Hay una cosa en común en todas las características que se han mencionado. Es el uso de la tecnología para ayudarte a tener más control sobre cómo se gestionan los asuntos de tu negocio.

Por ejemplo, en una cadena de hoteles, ¿cómo se pueden gestionar todos los establecimientos al mismo ritmo cuando están en lugares distintos, los gestiona personal diferente y usted ni siquiera está allí?

Con el uso del PMS adecuado, puedes tener un control adecuado sobre todas tus propiedades y saber cómo va cada una de ellas.

Cuenta con un sistema de gestión adecuado para tus empleados

No dé lugar a la holgazanería en tu equipo y entre tu personal.

Con todo automatizado y debidamente documentado, puedes tener una gestión adecuada de todos los miembros de tu personal.

Desde la limpieza hasta el mantenimiento, la seguridad y la protección, puedes estar seguro de que todos los empleados están al tanto.

Integración con aplicaciones de terceros

Muchas aplicaciones útiles de terceros son importantes en tu negocio y necesitan ser integradas con tus sistemas existentes.

Un PMS te ayudará a integrar estas aplicaciones de terceros fácilmente y ejecutar todo desde un solo lugar sin ningún tipo de molestia.

Algunos de los software PMS ya tienen relaciones existentes con estas aplicaciones de terceros y trabajar con ellos ayuda a reducir costes, ahorrar tiempo y obtener el mejor servicio disponible.

Alta eficiencia y ahorro de tiempo

No es ninguna sorpresa que cualquier establecimiento hotelero o instalación inmobiliaria de éxito dependa de algún tipo de PMS para gestionar su propiedad.

Esto se debe a que su utilización de la tecnología ayuda a aumentar la funcionalidad general y, al final, ahorra tiempo.

Ahora puede centrarse en otras cosas relacionadas con su negocio, ya que tiene todas estas otras cosas bajo control.

Aumento de los ingresos

La gestión de ingresos se refiere a las tácticas estratégicas de distribución y fijación de precios que utiliza para vender el inventario perecedero de su propiedad a los huéspedes adecuados en el momento adecuado, con el fin de impulsar el crecimiento de los ingresos.

Puedes lograrlo mediante el uso de informes de datos y análisis que te ayuden a predecir cuándo habrá más demanda y, por tanto, influir en el precio de los servicios que ofreces.

En definitiva, ayuda a impulsar las finanzas de tu establecimiento.

¿Cuánto tiempo se tarda en implementar un sistema de gestión hotelera?

Muchas veces, los hoteleros están interesados en adoptar un PMS pero dudan porque a nadie le gustan los cambios, sobre todo cuando llevan mucho tiempo.

Por suerte, la mayoría de los buenos sistemas de gestión hotelera tardan un tiempo razonable en implantarse en un hotel. Por ejemplo, Booking Ninjas, un PMS todo-en-uno, sólo tarda alrededor de 4 a 8 semanas para ponerse en marcha.

Lista de sistemas de gestión hotelera

Aquí tienes una lista de sistemas de gestión hotelera que puedes probar. Ofrecen demos/pruebas gratuitas para que puedas hacer una prueba antes de adoptar el PMS por completo.

  • Booking Ninjas
  • Hotelogix
  • Opera PMS
  • Hoteliga. ...
  • FCS CosmoPMS. ...
  • SkyTouch Hotel OS. ...
  • Cloudbeds. ...
  • Smart Hotel Software.

Conclusión

La gestión hotelera es un negocio serio que puede suponer un verdadero quebradero de cabeza para muchos. Por eso se han puesto en marcha sistemas de gestión hotelera para dar a los directores de hotel el máximo control sobre sus hoteles.

Los beneficios de utilizar la tecnología PMS en los hoteles son abundantes, especialmente en una época en la que los clientes tienen las expectativas más altas y todos sus competidores están aprovechando la tecnología PMS también.

¿Quieres saber si la adopción de un nuevo PMS para la gestión de tu hotel es adecuada para ti? Programa una llamada con nosotros hoy mismo para recibir más información.

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