ما هي مساحة المكتب المشتركة؟

مساحة العمل المشتركة، المعروفة أيضًا باسم مساحة العمل المشترك، هي محطة عمل يستأجرها العاملون عن بُعد. يشمل مستخدمو هذه المساحة أصحاب الشركات الناشئة، والعاملين المستقلين، والمستشارين، والموظفين عن بُعد، والعاملين المؤقتين الذين لا يملكون مساحة مكتب مركزية.

يُشار إليه أيضًا باسم مكتب العمل المشترك المُدار أو المكتب المُخدَّم. إنه مكان عمل أكبر بكثير يستأجره الكثيرون. تُقدَّم فيه مرافق مُتاحة تُحتسب ضمن الإيجار. بينما يتقاضى مالك المساحة المشتركة أجرًا مقابل استئجار مساحة المكتب الرئيسي، يحصل العامل عن بُعد على جميع المزايا التي تُقدَّم في مساحة المكتب.

مساحة المكتب المشتركة مجهزة ومفروشة بالكامل بكل ما يلزم، مثل الإنترنت والطابعات والأثاث وخطوط الهاتف. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يستخدم المُضيف اتفاقية ترخيص تسمح للمستخدمين باستخدام المساحة دون توفير الحماية للمستأجرين التي يوفرها عقد الإيجار. كما توفر مرونة العقود قصيرة الأجل.

ما هو مفهوم مساحة العمل المشتركة؟

تعتمد مساحات المكاتب المشتركة على اشتراكات العضوية، حيث يمكن للأفراد الاشتراك بعدد الفترات التي يرغبون في استخدام المساحة فيها. وهذا يختلف عن المكاتب التقليدية حيث ينتمي جميع المستخدمين إلى الشركة نفسها ويعملون فيها.

في مساحات العمل المشتركة، يكون المستخدمون محترفين من خلفيات وشركات مختلفة، ويعملون لدى شركات مختلفة. كما يدفعون رسوم عضوية للوصول إلى مساحة العمل المشتركة.

اقرأ المزيد: كيف تعمل عضوية العمل المشترك: الدليل الكامل

هل هناك فرق بين المكتب التقليدي ومساحة العمل المشترك؟

مع مستقبل العمل، ستحل مساحات العمل المشتركة الحديثة محل العديد من مساحات المكاتب التقليدية. وتتمثل الفروقات بينهما فيما يلي:

• يتيح إعداد المكتب التقليدي إمكانية استخدام مكاتب فردية ويزيد من الخصوصية والتركيز.

• كما أن العديد من مساحات العمل المشتركة تحتوي على مكاتب عمل ومساحات مختلفة للمساعدة في تغيير مشهد العمال.

• تعتمد مساحات المكاتب التقليدية على جدول عمل من التاسعة صباحًا حتى الخامسة مساءً، مما يوفر بيئة عمل مريحة ومنظمة. يختلف هذا الوضع في مساحات العمل المشتركة ذات جدول العمل المرن للغاية، حيث يمنح المستخدم استقلالية أكبر.

• تُقيّد مساحات العمل التقليدية تفاعل الموظفين. أما مساحات العمل المشتركة الحديثة فتُتيح بطبيعة الحال مزيدًا من الحوار في المكتب، مما يُعزز التواصل.

• مساحة العمل التقليدية أكثر تكلفةً في التشغيل والصيانة. أما مساحة المكتب المشتركة فهي أقل تكلفةً، حيث تدفع فقط مقابل ما تستخدمه.

ما هي أنواع مساحات المكاتب المشتركة المختلفة؟

هناك أنواع مختلفة من مساحات المكاتب المشتركة. ينبغي أن يعتمد اختيارك على نوع العمل والأجواء المناسبة.

تشمل الأنواع المختلفة من مساحات المكاتب المشتركة ما يلي:

مكتب/محطة عمل مخصصة

بحسب كل مساحة مكتبية وعدد المستأجرين، تتضمن كل مساحة مشتركة مكتبًا و/أو أجنحة خاصة. إلا أن عدد الأثاث المتاح والمكاتب الخاصة يُميز نوع المساحة المشتركة المتاحة.

كما يُمنح المستخدمون مكتبًا مخصصًا، ليحوّلوه إلى محطة عمل خاصة بهم. غالبًا ما تأتي هذه المكاتب مع خزانة تخزين قابلة للقفل للاستخدام الشخصي.

بإمكانك ترك ممتلكاتك على مكتبك ومساحتك طوال مدة عضويتك وإزالتها عند انتهاء صلاحيتها.

المكتب المخصص هو نوع شائع من مساحات المكاتب المشتركة، وهو أغلى ثمنًا. مع ذلك، يمكنك مشاركة مساحات مشتركة أخرى في المكتب والاستمتاع بمرافق أخرى.

يعد هذا خيارًا أكثر شيوعًا نظرًا لأن معظم الأشخاص يرغبون حقًا في الحصول على مكان آمن لحياتهم العملية بدلاً من نقل المكاتب والأماكن كل يوم.

مكتب خاص

من ناحية أخرى، يمكن لمكتب خاص أن يستوعب مكتبًا لشخص واحد، أو حتى طابقًا كاملاً يحتوي على مكاتب مختلفة، وغرف اجتماعات/مؤتمرات، وغرف اجتماعات، ومساحات مفتوحة.

يمنحك المكتب الخاص الخصوصية اللازمة لعملك، ولا يمكن لأحد الوصول إليه إلا أنت. لذا، إذا كنت تبحث عن السرية والأمان، فالمكتب الخاص هو الخيار الأمثل. يزداد هذا الأمر شيوعًا، إذ يتيح لك استخدام المرافق المشتركة.

من ينبغي له استخدام مساحة العمل المشترك؟

بالنظر إلى مستقبل العمل وما يحمله للمهنيين، يُمكن للأشخاص من مختلف مناحي الحياة الاستفادة من مساحة العمل المشترك. من المستقلين إلى الفرق الصغيرة، والشركات الناشئة ورواد الأعمال، وحتى من يعملون عن بُعد.

ومع ذلك، فإن أنواع الأشخاص الذين يستخدمون مساحة العمل المشترك تتوسع، من الناشطين إلى الفنانين، والمحترفين في مجال التكنولوجيا إلى المنظمات غير الربحية.

مع استمرار الشركات الكبرى في الاستفادة من مزايا مساحات العمل المشترك، بدأت هذه الشركات أيضًا في تبني هذا التوجه. وتقوم العديد من الشركات الكبرى بنقل بعض موظفيها عن بُعد إلى هذه المساحات.

ما هي الأمور التي يجب مراعاتها قبل اختيار مساحة العمل المشترك؟

قد تتساءل إن كانت مساحة المكتب المشتركة مثالية لك. حسنًا، لا يمكنك الحكم إلا بعد دراسة عدة عوامل.

تحتاج إلى معرفة سبب حاجتك إلى مساحة عمل مشتركة

يجب أن تسأل نفسك أسئلةً لفهم سبب حاجتك لمساحة مكتبية مشتركة قبل اختيارها. معرفة احتياجاتك الأساسية في العمل ستساعدك على تحديد نوع مساحة العمل المشتركة الأنسب لك.

هل أنت قلق بشأن الشبكات؟

من أهم مميزات مساحة العمل المشترك أنها تمنحك الفرصة للقاء والتواصل مع محترفين من مختلف مناحي الحياة.

وهذا يعني أنه عند اختيار مساحة العمل المشترك، يجب عليك أن تأخذ بعين الاعتبار بشكل كبير أنواع الأعضاء الذين لديهم.

العديد من مساحات المكاتب المشتركة تضم أعضاءً من مهن مختلفة، بينما ينتمي آخرون إلى قطاع محدد. لذا تأكد من الاختيار قبل تضييق نطاق خياراتك.

ما هي التكلفة المترتبة على ذلك؟

لديك ميزانيتك والمبلغ الذي ترغب في إنفاقه للحصول على مساحة عمل مشتركة. بعد ذلك، عليك الاستفسار وتأكيد سعر المساحة/الأماكن التي تفكر فيها.

يمكنك التأكد من ذلك من خلال زيارة الموقع الإلكتروني أو الاتصال بهم أو إرسال بريد إلكتروني إليهم.

تختلف هذه الأسعار من مساحة عمل لأخرى ومن منشأة لأخرى/من نوع مساحة المكتب المشتركة. بعض الاشتراكات تمنحك وصولاً غير محدود إلى مساحة مكتبك الخاصة، وتتسع لما يصل إلى 8 أشخاص.

يجب عليك التحقق من الخطط المتاحة والالتزام بما يناسبك بشكل أفضل.

ما هي المرافق التي تحتاجها

تتوفر في كل مساحة مكتبية مشتركة وسائل راحة أساسية لا غنى عنها، بينما تتوفر وسائل راحة أخرى بناءً على خطة اشتراكك. هذه إضافات تُمكّنك من العمل بشكل أفضل. تشمل وسائل الراحة الأساسية/القياسية ما يلي:

• مكاتب ساخنة

• مكاتب مخصصة

• إنترنت عالي السرعة

• معدات الكمبيوتر

• غرف الاجتماعات

• مطبخ

• موظفة استقبال

• منطقة الصالة

وتشمل الإضافات الأخرى ما يلي:

• مناطق الفعاليات الكبيرة

• مكاتب خاصة

• مساحة التخزين

• برامج تدريب الأعمال

• بعض المعدات المتخصصة مثل البرامج الخاصة

• خطط التأمين الصحي

يجب عليك أن تأخذ المرافق بعين الاعتبار قبل اتخاذ الاختيار النهائي.

ضع هذه الأمور في اعتبارك إذا كان تصميم مساحة المكتب المشتركة ضروريًا بالنسبة لك

إذا كنت ترغب في الحصول على انطباع أولي ممتاز، يجب عليك التحقق من الموقع والتصميم وما ينقله التصميم.

إذا كانت هذه الجماليات مهمة بالنسبة لك، فأنت بحاجة إلى التحقق من المساحات ذات التصميمات التي تتناسب مع احتياجاتك.

بعض التصاميم والمرافق تأتي بأسعار أعلى. فهم هذا يساعدك على اتخاذ قرار مناسب.

ولكن إذا كنت تحتاج فقط إلى مكان للعمل، فيمكنك توفير مبلغ جيد من المال عن طريق اختيار مساحة بناءً على وسائل الراحة الخاصة بها وليس المظهر.

اقرأ المزيد: أفكار تصميم مساحات العمل المشتركة لتحقيق النجاح

ما هي فوائد مساحة العمل المشتركة للموظفين؟

إن استخدام مساحة العمل المشتركة يجعلك بعيدًا عن المنزل ويمنحك أجواءً أكثر دفئًا من العمل في مكتب الشركة.

باعتبارك موظفًا، فإنك تستفيد مما يلي:

• أولاً، تحصل على مساحة مكتبية جاهزة للاستخدام تسمح لك بالعمل بشكل أسرع.

• تستمتع بحرية المرونة لأنك لا تشعر بالقلق بشأن الحصول على وسائل الراحة اللازمة لتشغيل جدولك اليومي.

• تستمتع بمجتمع من المحترفين حيث يمكنك التواصل وبناء علاقات ذات معنى مع أشخاص متشابهين في التفكير.

• يمكنك استكشاف الفرص والتعاون مع الشبكة التي تلتقي بها للمساعدة في دفع عملك إلى الأمام أو تسهيله.

• ويعمل على تعزيز مشاركة الموظفين من خلال توفير ثقافة عمل ديناميكية داخل المكان.

• وفّر المال بدفع ثمن الاستخدام فقط بدلًا من تغطية تكلفة المساحة بالكامل. هذه الخطط المرنة تُلبي احتياجاتك مباشرةً.

إيجابيات مساحة العمل المشتركة

للاشتراك في خطة مساحة عمل مشتركة مزايا عديدة. إذا كنت تتساءل عن ماهيتها، فابق معنا.

هناك مجتمع، لذلك لا تشعر بالعزلة

قد يكون العمل من المنزل مُنعزلاً ومُنعزلاً، ويُقلل من حماسك لتبادل الأفكار والتفاعل مع فريقك. تُتيح لك مساحة العمل المُشتركة هذه المزايا. كما تُتيح لك التواصل مع مُجتمع من المُختصين في مجالك، مما يُساعدك على تبادل الأفكار.

اقرأ المزيد: ما هو بناء المجتمع في العمل المشترك: دليل بسيط

تكلفة أقل لعملك

يساعدك استخدام مساحة عمل مشتركة على تقاسم تكلفة إدارة مشروعك الناشئ أو مشروعك التجاري. على سبيل المثال، يُعفيك من تكلفة استئجار شقة أو مكتب بالكامل.

يساعدك هذا على تقليل ميزانيتك من خلال الدفع فقط مقابل المساحة التي ستستخدمها.

عملك يحصل على نظرة أكثر احترافية

هناك جانب نفسي مرتبط بمساحة المكتب المشتركة، فهو يضفي على عملك لمسة احترافية. هذا يعني أنه إذا كنت بحاجة إلى مقابلة العملاء بانتظام وحضوريًا، فإن مظهرك المهني سيتغير بشكل كبير بالنسبة لهم.

قد تساعدك هذه الصورة المتصورة في إتمام المزيد من الصفقات.

هناك مرونة في روتينك

يمكنك الاستمتاع بمرونة استئجار مساحة مكتبية مقارنةً ببنائها. لستَ بحاجة لتوقيع عقود إيجار سنوية والتخبط في شراء المعدات.

استمتع بإلغاءات مرنة للعضويات

يمكنك إلغاء أي اشتراكات في أي وقت دون فرض رسوم جزائية على مساحة مكتبك الحديثة.

تحصل على مساحة عمل تعاونية

استخدم مساحة العمل لتنظيم مشاريع كبيرة وتبادل الأفكار مع الآخرين. تتيح لك مساحة العمل المشتركة العمل وفقًا لشروطك.

كما يسمح لك بالوصول إلى موارد مساحة العمل في بيئة احترافية.

هذا نموذج رائع. بفضل مساحات العمل التعاونية، تستفيد الشركات من خلال الحفاظ على مساحاتها، مما يزيد من استغلالها.

ما هي سلبيات مساحة العمل المشتركة؟

أنت لست متأكدًا من ثقافة مكان العمل الذي ستقابله

مشاركة مساحة عمل مشتركة تُتيح لك التواصل مع شركات أخرى. وللأسف، هذا التواصل يعني التفاعل المباشر مع ثقافات عمل مختلفة قد لا تناسبك.

لتجنب ذلك، تعرف على ثقافة العمل في مساحة المكتب المشترك التي تنوي الاشتراك فيها قبل اتخاذ قرارك.

عليك أن تقاوم التشتيت

هناك احتمال كبير أن تشتت انتباهك بسبب مستخدمي مساحة العمل المشتركة الآخرين.

ينطبق هذا بشكل خاص عندما لا يكون لديك أي فكرة عن نوع العمل أو الأعمال التي يقوم بها مستخدمون آخرون للمساحة.

قد تضطر إلى اختيار مكتب خاص وهو أكثر تكلفة من مجرد مكتب شخصي.

هناك دائمًا مشكلة تتعلق باللوجستيات

قد يؤدي استخدام مساحة العمل المشترك إلى الحد من التعاون الذي يحتاجه أعضاء فريقك.

قد لا يجلسون دائمًا معًا لتبادل الأفكار، مما يجعل من الصعب القيام بعمل محدد معًا.

بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت بحاجة إلى مناقشة فكرة مفاجئة، فقد يتعين عليهم الانتقال إلى بيئة مختلفة حتى يحدث ذلك.

لا توفر العديد من مساحات المكاتب المشتركة مساحات تخزين واسعة، مما يحد من عدد الأغراض التي تحتفظ بها في العمل، وقد تضطر لحمل حقائب إضافية لمناسبات أخرى بعد العمل مباشرةً.

قد يستغرق الوصول إلى المساحة المشتركة وقتًا طويلاً

قد لا تجد دائمًا مساحة عمل مشتركة في منطقة مركزية/متميزة، مما يجعل التنقل من وإلى العمل أمرًا صعبًا.

يمكن أن يكون لهذا تأثيرًا كبيرًا على إنتاجيتك الإجمالية وحياتك العملية.

هل ينبغي عليك العمل المشترك أم لا؟

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان عليك استخدام مساحة العمل المشترك أم لا، فلاحظ ما يلي:

• يمكن للأشخاص الذين يستخدمون مساحات العمل المشتركة أن ينشئوا روتينًا مثاليًا ومرنًا بسهولة.

• لديهم سيطرة أكبر على وقتهم ومواردهم.

• يلتقون بسهولة بالأشخاص من كافة مناحي الحياة.

• يمكنهم بسرعة تبادل الأفكار لمساعدتهم على العمل بشكل أفضل وتوسيع نطاق أعمالهم.

• ويجدون أنها مغامرة مستدامة لأنها تعزز الاستدامة البيئية وطول عمر الموظفين.

مساحة المكتب المشتركة هي مستقبل العمل

مساحات العمل المشترك تُبرز مستقبل العمل بفضل جاذبيتها ومرونتها. يتقبل العالم هذا الأمر تدريجيًا، إذ يُحب الكثيرون الأجواء غير الرسمية التي توفرها مساحات العمل المشتركة.

كما يتجه العديد من العاملين لحسابهم الخاص إلى مساحات العمل المشتركة لأنهم يريدون التحرر من المطالب العاطفية لمكتب الشركة.