Qu'est-ce qu'un espace de bureau partagé ?

Un espace de bureau partagé, également appelé espace de coworking, est un poste de travail loué par des personnes travaillant à distance. Parmi les utilisateurs de ces espaces, on trouve des entrepreneurs, des freelances, des consultants, des employés à distance et des travailleurs indépendants sans bureau central.

On parle aussi de bureau de coworking géré ou de bureau équipé. Il s'agit d'un espace de travail beaucoup plus grand que de nombreuses personnes louent. L'espace est équipé d'installations disponibles, incluses dans le loyer. De plus, si le propriétaire de l'espace partagé est rémunéré pour la location de l'espace de bureau, le télétravailleur bénéficie de tous les avantages d'un espace de bureau.

Les bureaux partagés sont équipés et entièrement meublés, avec tout le nécessaire : internet, imprimantes, mobilier et lignes téléphoniques. De plus, l'hôte utilise souvent un contrat de licence permettant aux utilisateurs d'utiliser l'espace sans les protections locatives d'un bail. Cela offre également la flexibilité des contrats à court terme.

Quel est le concept d'un espace de coworking ?

Un espace de bureau partagé fonctionne sur la base d'un système d'abonnement permettant aux utilisateurs de choisir le nombre de périodes d'utilisation souhaité. Ce système diffère d'un bureau traditionnel où tous les utilisateurs proviennent de la même entreprise et y travaillent.

Dans les espaces de coworking, les utilisateurs sont des professionnels d'horizons et d'entreprises différents, travaillant pour différentes entreprises. Ils paient également des frais d'adhésion pour accéder à l'espace de travail partagé.

En savoir plus : Comment fonctionne l'adhésion au coworking : guide complet

Y a-t-il une différence entre un bureau traditionnel et un espace de coworking ?

Avec l'avènement du travail de demain, de nombreux espaces de bureaux traditionnels cèdent la place à des espaces de coworking modernes. Les différences entre les deux sont les suivantes :

• Un environnement de bureau traditionnel permet d’avoir des bureaux individuels et augmente l’intimité et la concentration.

• De plus, de nombreux espaces de coworking disposent de différents bureaux et espaces de travail pour aider à changer le décor des travailleurs.

• Un espace de bureau traditionnel utilise un horaire de 9h à 17h, ce qui favorise une plus grande familiarité et une meilleure structure. Il en va autrement pour un espace de coworking, qui offre des horaires de travail très flexibles et davantage d'autonomie à l'utilisateur.

• Les espaces de travail traditionnels limitent les interactions entre les employés. Un espace de coworking moderne favorise naturellement les échanges au bureau, favorisant ainsi le réseautage.

• Un espace de travail traditionnel est plus coûteux à gérer et à entretenir. En revanche, un espace de bureau partagé est plus économique, car vous ne payez que ce que vous utilisez.

Quels sont les différents types d’espaces de bureaux partagés ?

Il existe différents types d'espaces de bureaux partagés. Le choix dépend du type de travail et de l'ambiance recherchés.

Les différents types d’espaces de bureaux partagés comprennent :

Bureau/poste de travail dédié

Selon l'espace de bureau et les locataires, chaque espace partagé comprend un bureau et/ou des suites privées. Cependant, le nombre de meubles disponibles et de bureaux privés différencie le type d'espace partagé disponible.

De plus, un bureau dédié est mis à la disposition des utilisateurs, qui peuvent ensuite le transformer en poste de travail. Ces bureaux sont généralement équipés d'une armoire de rangement verrouillable pour leur usage personnel.

Vous pouvez laisser vos effets personnels sur votre bureau et votre espace pendant toute la durée de votre abonnement et les retirer à son expiration.

Le bureau dédié est un type d'espace de travail partagé populaire, mais plus coûteux. Cependant, vous pouvez partager d'autres espaces communs et profiter d'autres installations.

Il s’agit d’une option plus populaire car la plupart des gens souhaitent vraiment un endroit sécurisé pour leur vie professionnelle plutôt que de faire la navette entre des bureaux et des espaces tous les jours.

Bureau privé

D'autre part, un bureau privé peut accueillir un bureau pour une seule personne, jusqu'à un étage entier avec différents bureaux, salles de conférence/conseil, salles de réunion et espaces ouverts.

Un bureau privé vous offre l'intimité nécessaire à votre travail et est accessible uniquement par vous. Si vous recherchez la confidentialité et la sécurité, un bureau privé est idéal. Ce type de bureau est également très prisé, car il permet d'utiliser les espaces communs.

À qui s'adresse un espace de coworking ?

En ce qui concerne l'avenir du travail et ses perspectives pour les professionnels, des personnes de tous horizons peuvent utiliser un espace de coworking : des freelances aux petites équipes, en passant par les start-ups et les entrepreneurs, même ceux qui travaillent à distance.

Cependant, les types de personnes utilisant un espace de coworking sont en pleine expansion, des militants aux artistes, des professionnels de la technologie aux organisations à but non lucratif.

Alors que les avantages des espaces de coworking attirent de plus en plus l'attention des grandes entreprises, celles-ci adoptent également cette tendance. Nombre d'entre elles y installent une partie de leurs télétravailleurs.

Quels sont les éléments à prendre en compte avant d’opter pour un espace de coworking ?

Vous vous demandez peut-être si un espace de bureau partagé est idéal pour vous. Vous ne pouvez pas vous prononcer sans avoir pris en compte plusieurs facteurs.

Vous devez savoir pourquoi vous avez besoin d'un espace de coworking

Il est important de bien comprendre pourquoi vous avez besoin d'un espace de coworking avant d'en choisir un. Connaître vos besoins professionnels de base vous aidera à choisir le type d'espace de coworking qui vous convient.

Êtes-vous préoccupé par le réseautage

L’un des grands avantages d’un espace de coworking est qu’il vous donne l’opportunité de rencontrer et de réseauter avec des professionnels de différents horizons.

Cela signifie que lors du choix d'un espace de coworking, vous devez tenir compte en grande partie des types de membres dont il dispose.

De nombreux espaces de bureaux partagés accueillent des membres de différentes professions, tandis que d'autres sont issus d'un secteur spécifique. Assurez-vous donc de confirmer votre choix avant de le limiter.

Quel est le coût impliqué

Vous avez défini votre budget et le montant que vous êtes prêt à dépenser pour un espace de coworking. Ensuite, demandez et confirmez le prix de l'espace ou des espaces que vous envisagez.

Vous pouvez les confirmer en consultant le site Web ou en les appelant/en leur envoyant un e-mail.

Ces tarifs varient d'un espace de travail à l'autre et d'un établissement/type de bureau partagé à l'autre. Certains abonnements vous donnent un accès illimité à votre propre espace de bureau privé et peuvent accueillir jusqu'à 8 personnes.

Vous devriez vérifier les plans disponibles et vous en tenir à ce qui vous convient le mieux.

De quelles installations avez-vous besoin

Tout espace de bureau partagé comprend des équipements de base indispensables, tandis que d'autres sont proposés selon votre abonnement. Il s'agit de services complémentaires qui vous permettent d'optimiser votre travail. Parmi les équipements indispensables/standards, on trouve :

• Bureaux partagés

• Bureaux dédiés

• Internet haut débit

• Matériel informatique

• Salles de réunion

• Cuisine

• Réceptionniste

• Espace salon

D'autres ajouts incluent :

• Grandes zones événementielles

• Bureaux privés

• Espace de stockage

• Programmes de coaching d'entreprise

• Certains équipements spécialisés comme des logiciels spéciaux

• Les régimes d'assurance maladie

Tenez compte des installations avant de faire votre choix final.

Considérez ces éléments si la conception d'un espace de bureau partagé est essentielle pour vous

Si vous souhaitez faire une excellente première impression, vous devez vérifier l’emplacement, la conception et ce que la conception communique.

Si cette esthétique est importante pour vous, vous devez rechercher des espaces avec des designs qui correspondent à vos besoins.

Certains modèles et équipements sont plus chers. Comprendre cela vous aidera à faire un choix judicieux.

Mais si vous avez simplement besoin d’un endroit pour travailler, vous pouvez économiser une somme considérable en choisissant un espace en fonction de ses commodités plutôt que de son apparence.

En savoir plus : Idées de conception d'espaces de coworking pour réussir

Quels sont les avantages de l’espace de travail partagé pour les employés ?

Utiliser un espace de coworking vous éloigne de chez vous et vous offre beaucoup plus d'ambiance que de travailler dans un bureau d'entreprise.

En tant qu'employé, vous bénéficiez des avantages suivants :

• Tout d’abord, vous obtenez un espace de bureau prêt à l’emploi qui vous permet de travailler plus rapidement.

• Vous profitez de la liberté de flexibilité car vous n'avez pas à vous soucier d'obtenir des commodités pour gérer votre emploi du temps quotidien.

• Vous bénéficiez d'une communauté de professionnels où vous réseautez et établissez des liens significatifs avec des personnes partageant les mêmes idées.

• Vous pouvez explorer les opportunités et collaborer avec le réseau que vous rencontrez pour vous aider à faire avancer votre travail ou à le rendre plus facile.

• Il renforce l’engagement des employés en offrant une culture de travail dynamique au sein de l’espace.

• Vous économisez en payant uniquement pour l'utilisation prévue plutôt que pour la totalité du coût de l'espace. Ces formules très flexibles s'adaptent parfaitement à vos besoins.

Avantages d'un espace de coworking

S'abonner à un espace de coworking présente de nombreux avantages. Si vous vous demandez lesquels, restez connectés.

Il y a une communauté, donc vous ne vous sentez pas isolé

Travailler à domicile peut être source de solitude et d'isolement, et limiter l'envie de réfléchir et d'interagir avec son équipe. Un espace de coworking vous offre ces avantages. De plus, il vous permet de bénéficier d'une communauté de professionnels, parfois issus de votre domaine, qui vous aident à trouver des idées.

En savoir plus : Qu'est-ce que le développement communautaire dans le coworking : un guide simple

Coût réduit pour votre entreprise

Utiliser un espace de coworking vous permet de partager les coûts de fonctionnement de votre start-up ou de votre entreprise. Par exemple, cela vous permet de réduire le coût total de la location d'un appartement ou d'un bureau.

Cela vous aide à minimiser votre budget en payant uniquement pour l’espace que vous utiliseriez.

Votre entreprise obtient une perspective plus professionnelle

Un espace de bureau partagé apporte une touche de professionnalisme à votre entreprise. Ainsi, si vous devez rencontrer régulièrement des clients en personne, votre apparence professionnelle change radicalement pour eux.

Cette image perçue pourrait vous aider à conclure davantage d’affaires.

Il y a de la flexibilité dans votre routine

Vous bénéficiez de la flexibilité offerte par la location d'un espace de bureau plutôt que par la construction. Plus besoin de signer des baux annuels ni de vous précipiter pour acquérir du matériel.

Bénéficiez d'annulations flexibles pour les adhésions

Vous pouvez annuler n’importe quel abonnement à tout moment sans encourir de pénalité pour votre espace de bureau moderne.

Vous obtenez un espace de travail collaboratif

Utilisez l'espace de travail pour organiser de grands projets et échanger des idées avec d'autres personnes. L'espace de travail partagé vous permet de travailler selon vos conditions.

Il vous permet également d'accéder aux ressources de l'espace de travail dans un cadre professionnel.

C'est un modèle magnifique. Grâce aux espaces de travail collaboratifs, les entreprises bénéficient d'une meilleure conservation de leurs locaux, ce qui optimise l'utilisation de l'espace.

Quels sont les inconvénients d’un espace de coworking ?

Vous n'êtes pas sûr de la culture du lieu de travail que vous rencontreriez

Partager un espace de coworking vous permet de rencontrer d'autres entreprises. Malheureusement, cette exposition implique des interactions directes avec différentes cultures d'entreprise, ce qui peut ne pas vous convenir.

Pour éviter cela, renseignez-vous sur la culture de travail de l’espace de bureau partagé auquel vous avez l’intention de vous abonner avant de prendre votre décision.

Il faut lutter contre la distraction

Le risque d’être distrait par d’autres utilisateurs de l’espace de coworking est élevé.

C'est particulièrement vrai lorsque vous n'avez aucune idée du type de travail ou d'activité des autres utilisateurs de l'espace.

Vous devrez peut-être opter pour un bureau privé qui est plus cher qu’un simple bureau personnel.

Il y a toujours un problème de logistique

L’utilisation d’un espace de coworking peut limiter la collaboration dont les membres de votre équipe ont besoin.

Ils ne s’assoient pas toujours ensemble pour réfléchir à des idées, ce qui rend difficile la réalisation d’un travail spécifique ensemble.

De plus, si vous devez discuter d’une idée soudaine, ils devront peut-être se déplacer dans un environnement différent pour que cela se produise.

De nombreux espaces de bureaux partagés n'offrent pas de grands espaces de rangement. Cela limite le nombre d'affaires que vous conservez au travail et vous pourriez être obligé de transporter des sacs supplémentaires pour d'autres événements immédiatement après le travail.

L'accès à l'espace partagé peut prendre du temps

Il se peut que vous ne trouviez pas toujours un espace de coworking dans une zone centrale/privilégiée, ce qui rend difficile les déplacements aller-retour au travail.

Cela peut avoir un impact significatif sur votre productivité globale et votre vie professionnelle.

Faut-il travailler en collaboration ou non ?

Si vous n'êtes pas sûr d'utiliser un espace de coworking ou non, notez les points suivants :

• Les personnes utilisant des espaces de coworking peuvent facilement créer une routine idéale et flexible.

• Ils ont plus de contrôle sur leur temps et leurs ressources.

• Ils rencontrent facilement des gens de tous horizons.

• Ils peuvent rapidement réfléchir à des idées pour les aider à mieux travailler et à développer leur entreprise.

• Ils considèrent qu’il s’agit d’une initiative durable car elle favorise la durabilité environnementale et la longévité des employés.

Les espaces de bureau partagés sont l'avenir du travail

Les espaces de coworking représentent l'avenir du travail grâce à leur attrait et leur flexibilité. Le monde entier s'y intéresse progressivement, car beaucoup apprécient l'ambiance décontractée et informelle qu'offrent les bureaux partagés.

De nombreux freelances adoptent également les espaces de coworking car ils souhaitent se libérer des exigences émotionnelles d’un bureau d’entreprise.