Há vários aspectos que as imobiliárias e administradoras de imóveis precisam estar atentas. Você administrará inquilinos e controlará suas finanças/orçamentos, além de monitorar as operações de manutenção.
A melhor maneira de fazer isso é com um software de gestão imobiliária. No entanto, como há tantas opções disponíveis online, tomar uma decisão pode ser muito difícil.
É crucial escolher o sistema de gestão de imóveis adequado. Você reduzirá significativamente o estresse, os custos e o tempo.
Os sistemas de gestão imobiliária online estão disponíveis com uma variedade de recursos e preços. A maioria deles oferece múltiplas funções e soluções, o que pode simplificar bastante o seu processo de tomada de decisão.
Continue lendo se você é um investidor imobiliário ou administrador de propriedades que busca minimizar a dificuldade de administrar seu negócio.
O que é um software de gerenciamento de propriedades residenciais?
Caso você não entenda bem o que é, um software especializado em gestão de propriedades é um sistema fornecido por especialistas em “SaaS para hospitalidade” para facilitar as tarefas dos proprietários.
Investidores imobiliários e administradores de propriedades sérios, bem como as pessoas que trabalham para eles, devem usar essas soluções.
Este tipo de software pode gerenciar tarefas administrativas rotineiras de imóveis residenciais e comerciais. Inquilinos, contratos de locação, escrituração contábil e manutenção predial são monitorados por um sistema centralizado.
Otimizar o planejamento manual é a principal vantagem de um sistema de gestão imobiliária. Você não precisará controlar nada manualmente se tiver todos os detalhes sobre seus inquilinos, contratos de locação e imóveis em um só lugar.
Coisas a considerar sobre o seu negócio ao escolher um sistema de gestão de propriedades
Com base na função que desempenham, os serviços relacionados à gestão de propriedades ou instalações podem ser divididos em diferentes categorias.
Dependendo da tarefa imobiliária que você considera mais trabalhosa, você pode decidir qual sistema de gestão de imóveis é ideal para você.
Aqui estão alguns fatores a serem considerados:
Organizando
Você provavelmente tem dificuldade em organizar sua agenda como administrador de imóveis. Manter o controle de todas as datas importantes pode ser muito desafiador.
Nessa situação, você deve escolher uma solução que cuide de suas propriedades em seu nome.
As datas de instalação e saída dos inquilinos, bem como as datas de vencimento dos pagamentos do aluguel, estão incluídas e, além disso, você pode manter reuniões e agendas de trabalhadores ou membros da equipe.
Supervisão de inquilinos
É difícil acompanhar a comunicação e as informações dos inquilinos, especialmente se você for um administrador de imóveis de boa reputação com muitos inquilinos para supervisionar. No entanto, você precisa manter esse conhecimento sob controle, pois ele é muito importante.
Você pode manter as taxas de ocupação usando uma solução de gerenciamento de imóveis ou aluguel criada para esse fim. Além disso, você pode consultar o número de apartamentos disponíveis e vagos.
Além disso, você poderá executar relatórios de crédito, verificar antecedentes e manter comentários sobre possíveis inquilinos.
Logística e Transporte
Como gestor de imóveis, você provavelmente visitará muitos lugares, principalmente para passeios e visitas aos seus imóveis. Escolha uma ferramenta de gestão de imóveis nessa situação que otimize suas rotas para permitir visitas mais curtas e econômicas.
Contabilidade e Faturamento
Não é fácil administrar suas finanças enquanto lida com uma responsabilidade tão exigente como a administração de um imóvel ou a compra de uma casa. Um software de gestão imobiliária com foco em cobrança de aluguel e financiamento pode ser uma boa opção.
Manter um orçamento bem organizado também ajudará com impostos, contabilidade e outras tarefas.
Listagens para Vigilância Residencial e de Bairro
A solução mais apropriada para você será um sistema de listagem de imóveis se tudo o que você quer é anunciar os imóveis que possui.
Você pode usar esse tipo de software para listar seus imóveis para alugar e avaliar o valor dos imóveis próximos.
Qualquer pessoa em busca de uma estratégia produtiva para vender imóveis residenciais vagos em seu portfólio deve considerá-la.
Manutenção de registros
Manter registros é uma responsabilidade desafiadora para qualquer setor, não apenas para o imobiliário ou a administração de imóveis. Um software de gestão de imóveis residenciais acompanhará seus contratos para essa tarefa.
Arrendamentos e contratos de seguros também podem ser gerenciados por esse tipo de software.
Além disso, você pode organizar a documentação de quaisquer pedidos de locação, seguro de locatário e muitas outras coisas importantes.
Comunicação com inquilinos e feedback
A comunicação com os inquilinos é uma das responsabilidades mais importantes de um administrador de imóveis experiente. Você e seus inquilinos terão acesso a sistemas de bate-papo sincronizados se usarem um software de administração de imóveis residenciais com foco nesse recurso.
Você pode se comunicar com seus inquilinos sobre acordos, cobertura de seguros, arrendamentos e aluguéis usando este tipo de software.
Algumas questões específicas da gestão de propriedades residenciais
Em comparação com a gestão de edifícios comerciais, a gestão de propriedades residenciais e multifamiliares apresenta uma série de desafios específicos.
Alguns problemas comuns com a gestão de propriedades residenciais são os seguintes:
Sublocação de imóveis para locação
Às vezes, os inquilinos optam por sublocar o imóvel que estão alugando para aumentar sua própria renda. Algumas pessoas podem optar voluntariamente por ceder um quarto a familiares ou amigos por um período prolongado.
Ao permitir que inquilinos que não estão listados no contrato ocupem o imóvel, o administrador do imóvel se expõe a riscos ainda maiores.
A maioria dos administradores de imóveis tenta lidar com essa questão no contrato de locação incluindo uma cláusula que transforma o contrato em um acordo exclusivo, permitindo que apenas as pessoas nomeadas no contrato ocupem o espaço.
Estabelecendo regras para a posse de animais de estimação
Propriedades residenciais que permitem animais de estimação podem ser um grande componente de vendas, mas também podem trazer novas obrigações e problemas de manutenção.
Esse problema frequentemente dificulta o gerenciamento de propriedades multifamiliares.
O PMS para propriedades residenciais deve considerar cuidadosamente como lidar com a posse de animais de estimação ao redigir contratos de locação, incluindo quais tipos de animais de estimação são permitidos, qual a quantidade de animais de estimação permitida por unidade e como autenticar animais de serviço.
Para um imóvel residencial para aluguel, essas regulamentações devem ser inequívocas e aplicadas de forma consistente para evitar confusões e alegações de favoritismo.
Despejo de inquilino
Na administração de imóveis residenciais, a despejo é um assunto delicado e frequentemente tratado de forma inadequada. O inquilino deve ser despejado por um motivo justificado que não viole os termos do contrato de locação ou quaisquer leis estaduais ou federais aplicáveis.
Os despejos devem ser tratados corretamente. Por exemplo, de acordo com alguns cartórios, o último despejo deve ser executado pelo Gabinete do Xerife. Isso significa que o proprietário ou o administrador do imóvel não pode remover o inquilino.
O processo de remoção deve ser apresentado no tribunal após o inquilino receber uma notificação de despejo (e não abordar o motivo do despejo, como a falta de pagamento do aluguel).
Antes de começar esse tipo de processo, pode ser essencial falar com um advogado especializado em direito imobiliário do local onde a mudança está sendo considerada, porque tais procedimentos podem variar de um estado para outro ou devido a condições específicas.
Como o software de gerenciamento de propriedades residenciais resolve esses problemas?
Os administradores de imóveis podem supervisionar suas propriedades e lidar com esses problemas de diversas maneiras com a ajuda de um software de gerenciamento de imóveis.
Existem discrepâncias na forma como os diversos pacotes de software de gestão imobiliária lidam com problemas típicos (se é que o fazem), visto que nem todos são iguais. Algumas vantagens dos softwares de gestão imobiliária incluem o seguinte:
Oferecendo portais online para coleta de aluguel
Os inquilinos podem postar seus pagamentos de aluguel on-line graças aos recursos de cobrança de aluguel integrados em vários programas de software de gerenciamento de propriedades.
Isso geralmente assume a forma de um aplicativo móvel voltado para locatários, que os inquilinos podem baixar em seus celulares e utilizar para fazer pagamentos dentro do aplicativo.
Essas ferramentas simplificam substancialmente o procedimento de pagamento do aluguel; algumas até oferecem lembretes por mensagem de texto aos inquilinos para lembrá-los de quando fazer os pagamentos ou a capacidade de configurar o pagamento automático de contas para impedir atrasos no pagamento do aluguel.
Além disso, enviar dinheiro, cheques ou ordens de pagamento pelo correio pode não ser a opção mais segura para os inquilinos.
Além disso, certos programas de software de gerenciamento de propriedades permitem que os gerentes de propriedades simplifiquem o procedimento de cobrança de dívidas, registrando inquilinos inadimplentes na agência de cobrança certa, declarando-os a uma agência de crédito e controlando o aluguel perdido para possível uso no procedimento de despejo.
Melhorando as interações entre inquilinos e administradores de imóveis
O uso de determinados programas de software de gerenciamento de propriedades residenciais pode melhorar muito a comunicação entre um gerente de propriedade e seus inquilinos.
Dependendo do software, administradores e proprietários de imóveis podem notificar seus inquilinos sobre visitas de manutenção iminentes, inspeções de imóveis ou possíveis modificações em contratos de locação necessárias devido a mudanças em leis estaduais ou municipais.
Ao facilitar o aluguel, isso pode encorajar os inquilinos a estender seus contratos de locação quando os atuais expirarem.
Monitoramento de Receitas e Custos para Cada Propriedade Administrada
A capacidade de monitorar receitas e despesas de cada propriedade para aluguel é outra vantagem compartilhada por todos os softwares de gerenciamento de propriedades.
Isso pode ajudar os gestores a descobrir se determinadas propriedades são lucrativas ou um desperdício de recursos.
Os administradores de propriedades podem então avaliar quais fatores, como um alto nível de despesas com reparos de emergência, tarifas de serviços públicos incomuns ou uma alta taxa de rotatividade em uma determinada propriedade, estão contribuindo para aumentos ou perdas na lucratividade.
Ter mais conhecimento sobre as propriedades que supervisionam permite que os administradores de propriedades melhorem suas técnicas de gestão e reduzam gastos desnecessários.
Aumentando a escalabilidade e a eficiência na gestão de propriedades
Os administradores de propriedades podem responder a circunstâncias variáveis mais rapidamente graças à visibilidade aprimorada de alguns softwares de gerenciamento de propriedades sobre operações e interações.
Os administradores de propriedades podem: usar alguns programas de software de gerenciamento de propriedades para:
- Controlar seus anúncios imobiliários.
- Verifique o progresso dos esforços de cobrança de aluguel.
- Crie ou modifique processos automatizados para aliviar sua carga de trabalho.
Monitoramento de informações vitais do inquilino
Manter um equilíbrio saudável de tipos de negócios em uma propriedade comercial de varejo pode ser essencial para administradores de propriedades comerciais, a fim de reter inquilinos.
Para garantir que cada empresa possa funcionar (e, consequentemente, obter a receita necessária para pagar o aluguel, evite aglomerar muitas empresas com clientes-alvo semelhantes em apenas um local comercial compartilhado).
Para evitar que concorrentes diretos fiquem muito próximos uns dos outros por engano, vários programas de software de gerenciamento de propriedades monitoram informações importantes sobre os inquilinos.
Além disso, alguns desses programas podem mostrar informações sobre o histórico de crédito dos inquilinos e outros critérios usados para avaliar possíveis inquilinos antes que eles assinem um contrato de locação.
Monitoramento do Custo de Manutenção de Áreas Públicas para Imóveis Residenciais
As despesas de manutenção de áreas públicas para propriedades residenciais comerciais podem ser monitoradas por diversos programas de manutenção de propriedades comerciais para que possam ser divididas equitativamente entre todos os inquilinos que ocupam uma determinada instalação.
Isso garante que a manutenção das áreas comuns do edifício seja adequadamente suportada e que os inquilinos não sejam cobrados a mais nem a menos por esses custos.
Qual software é melhor para imóveis para alugar?
O sistema de gerenciamento de propriedades residenciais da Booking Ninjas é uma ferramenta de gerenciamento de propriedades baseada em nuvem que permite que administradores de propriedades residenciais e comerciais assumam o controle de cada elemento de suas operações, estejam eles trabalhando em um escritório ou completamente em casa.
Isso inclui gerenciar aluguéis e pagamentos on-line, gerenciar vagas, agendar manutenção e controlar as finanças.
Com opções como rastreamento de inquilinos e contratos, contabilidade geral completa, lembretes programados de aluguel e taxas e relatórios sob demanda, a Booking Ninjas automatiza o ciclo de aluguel.
A cobrança de aluguel para o proprietário pode ser automatizada, e os administradores de propriedades podem aceitar pagamentos on-line por meio da interface do inquilino do Booking Ninja.
Você precisa de um sistema de gerenciamento de propriedades residenciais que contenha a maioria, se não todas, as soluções que sua empresa precisa.
Principais conclusões
Você ficaria surpreso com o quanto mais produtivo se torna se usar um software de gestão imobiliária online adequado. Você não terá que lidar com a inconveniência de uma vida profissional mal administrada e exigente.
O melhor software de gerenciamento de propriedades monitora seus gastos e melhorias na construção.
Além disso, ele monitorará seus inquilinos atuais e potenciais e ficará de olho em seus imóveis. Assim, você poderá reduzir drasticamente o planejamento manual.
Manter os imóveis que você possui nunca foi tão simples agora que você seguiu nosso guia completo para escolher o melhor software de gerenciamento de aluguel!
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