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  07 Feb 2024
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Las mejores prácticas de gestión de la propiedad pública


ÍNDICE

Cuando se han resuelto todos los pormenores de la planificación, el diseño y la financiación de un terreno adoptando las mejores prácticas de gestión de la propiedad pública, los administradores respirarán aliviados.

El desarrollo puede ser un proceso largo y difícil. Es fácil pasar por alto que durante los meses (o años) que se tarda en construir una propiedad, deben desarrollarse elementos cruciales para su éxito a largo plazo.

Definición de buenas prácticas

Se trata de una norma o conjunto de recomendaciones reconocidas por producir resultados positivos cuando se siguen. Las mejores prácticas de gestión de la propiedad pública están relacionadas con la ejecución o configuración de las tareas de gestión de la propiedad de los bienes inmuebles públicos.

Las normas estrictas de mejores prácticas pueden ser establecidas por un comité de gestión o internamente en una empresa.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas de gestión de la propiedad pública?

En esta sección se abordan los problemas más frecuentes de la gestión de inmuebles, tanto en los nuevos como en los ya existentes. También se enumeran los recursos y técnicas que una comunidad puede emplear para gestionar las propiedades de forma proactiva.

Se pueden identificar soluciones para una gestión inadecuada de los inmuebles si se tiene una idea clara de lo que implica una gestión excelente de los mismos.

Compra y arrendamiento

Antes de terminar la obra, los promotores están deseando encontrar un grupo considerable de candidatos aptos. Cuanto antes se encuentren residentes o compradores cualificados y dedicados al proyecto, antes se recaudará el dinero necesario para cubrir los costes.

El promotor puede sustituir la financiación de la construcción, más cara, por hipotecas permanentes en condiciones más ventajosas cuando la propiedad esté más cerca de una ocupación estable.

Para que un programa de prealquiler o venta sea eficaz, es necesario formar al personal, algunos de los cuales pueden no tener experiencia previa en el trabajo con personas mayores, hogares con necesidades especiales o familias con bajos ingresos. Además, muchos centros necesitarán personal de arrendamiento bilingüe. Los problemas financieros de los residentes, las necesidades presupuestarias y la gestión del hogar requerirán la ayuda del personal.

Selección de ocupantes o residentes

La eficacia de un inmueble de alquiler depende de la elección de los residentes. Los edificios con una sólida situación financiera son los que se alquilan rápidamente a residentes cualificados.

Si una organización pública no gestiona sus propias propiedades, puede recurrir a una empresa de alquiler o de gestión. En muchos casos, una organización puede ofrecer la gestión de la propiedad a largo plazo, además de servicios previos a la entrega, como marketing, arrendamiento, comprobación de los requisitos y coordinación de la mudanza).

Los promotores suelen tener sus propias empresas de gestión interna, capaces de ocuparse de todo menos de las demandas más especializadas de los residentes.

Un proyecto más grande y complejo requerirá un equipo más grande para ejecutar y mantener los requisitos de arrendamiento y gestión de la propiedad.

Durante las ajetreadas temporadas de selección y traslado de residentes, las empresas de gestión con una cartera de varios inmuebles podrán transferir trabajadores para atender los picos de demanda. Desconfía de las empresas de gestión con compromisos excesivos. Pregunta por las intenciones de contratar y formar a empleados adicionales.

Prestación de servicios

El propietario deberá completar su plan de prestación de los servicios de apoyo prometidos, incluidos, entre otros, asesoramiento laboral, guarderías y actividades extraescolares, antes del inicio de la construcción.

Un plan de desarrollo comunitario o de prestación de servicios describe cómo obtendrán las personas los servicios sociales, ya sea in situ o a través de asociaciones y derivaciones. Para seguir siendo competitivos y hacer frente a los cambios de inquilinos, los establecimientos existentes deben revisar con frecuencia su oferta.

Estos planes implicarían acuerdos con las administraciones locales y grupos sin ánimo de lucro que ofrezcan servicios como transporte, actividades de ocio, comidas sobre ruedas, programas de bienestar o visitas de profesionales médicos en un establecimiento que atienda a personas mayores o discapacitadas.

Los hospitales locales, las organizaciones benéficas católicas, las oficinas municipales de la tercera edad, los Servicios Sociales Luteranos y los Consejos para Ancianos Judíos, entre otros grupos religiosos o comunitarios, suelen prestar estos servicios.

Estrategia de marketing

La estrategia de marketing explica el modo en que el propietario o la administración del inmueble avisarán a las familias cualificadas de los pisos que aún están disponibles. Ha llegado el momento de empezar a aceptar solicitudes para la lista de espera del edificio a medida que se acerca la fecha de finalización prevista. Distribuye material impreso (volantes, folletos) a los posibles residentes o compradores, así como a organizaciones de defensa de la comunidad, consejeros y organizaciones de asistencia social.

Además de responder a las preguntas del público, las autoridades suelen colocar folletos en instalaciones importantes del pueblo o la ciudad, como ayuntamientos, bibliotecas y centros de mayores.

Será necesario colocar anuncios en los medios impresos regionales. Se puede solicitar al equipo de marketing que haga presentaciones en iglesias cercanas, organizaciones de la tercera edad u otros grupos relevantes.

Responsabilidades del inquilino y el comprador

Antes de alquilar o comprar una casa, los posibles ocupantes deben conocer bien la zona y estar preparados económicamente. Aunque pueda parecer obvio, muchas personas alquilan o compran viviendas que están por encima de sus posibilidades, normalmente porque necesitan comprender plenamente los gastos.

Los futuros residentes deberían:

  • Disponer de dinero para el depósito de seguridad, el pago inicial o los gastos de cierre.
  • Estar en condiciones de obtener crédito para que su solicitud de préstamo o alquiler sea aceptada cuando se obtenga un informe crediticio a tal efecto.
  • Pagar cualquier obligación de servicios públicos pendiente.
  • Asegúrate de que el pago mensual de la vivienda sea manejable, dejando suficiente dinero para pagar otras obligaciones y facturas y suficiente para ahorrar o invertir.
  • Ten en cuenta los gastos de transporte relacionados con la residencia en cuestión. ¿Compensarán los elevados gastos de transporte el ahorro en la vivienda?
  • Considera detenidamente la zona en la que pretendes alquilar o comprar una vivienda, teniendo en cuenta que tu elección afectará a la propiedad real y al vecindario en su conjunto.
  • Si es necesario, trabaja con un grupo de vivienda sin ánimo de lucro del barrio para obtener asesoramiento y formación sobre alguno o todos los temas mencionados anteriormente.

Estrategia de gestión de la propiedad

El plan de gestión de la propiedad describe el modo en que el administrador se ocupará del mantenimiento continuo, el personal, el realquiler de apartamentos, las actividades vecinales y otras dificultades que puedan surgir.

Como ya se ha mencionado anteriormente, la conservación y la gestión eficaz de los edificios antiguos que el gobierno no subvenciona oficialmente también son necesarias para proporcionar una oferta de viviendas baratas para los trabajadores. A medida que los propietarios se acercan a la jubilación o las preferencias de los inversores cambian con el tiempo, estos inmuebles cambian frecuentemente de propietario.

Relaciones propietario-inquilino

Unas buenas relaciones entre propietario e inquilino son cruciales para mantener la integridad estructural de un edificio y garantizar la seguridad de sus ocupantes. Unos administradores buenos tendrán políticas establecidas para manejar situaciones significativas como disputas domésticas, fiestas ruidosas o individuos merodeando en áreas públicas.

Las leyes y precedentes legales de varias comunidades, incluido el Estado de Illinois, conceden derechos especiales a inquilinos y propietarios. Por ejemplo, las antiguas normas entre propietarios e inquilinos de Chicago, Evanston y Oak Park especifican quién es responsable de qué y cómo manejar las disputas.

Hacer cumplir las normas de vivienda

Las administraciones locales desempeñan un papel importante en el mantenimiento de la vivienda mediante sus esfuerzos por garantizar que todo el parque de viviendas asequibles cumpla las normas. Hacer cumplir la ley contribuye a una buena gestión y mantenimiento de la propiedad. En muchas zonas, las viviendas multifamiliares existentes deben someterse a inspecciones periódicas.

Cuando llega un nuevo residente, algunos también exigen inspecciones y la expedición de una cédula de habitabilidad. En el momento de la venta, algunas de las administraciones más agresivas aplican además estos criterios a las viviendas ocupadas por sus propietarios.

El código local puede abordar tanto los requisitos de ocupación como los problemas físicos de salud y seguridad (limpieza, peligros de incendio, electricidad y fontanería).

La autoridad de vivienda lleva a cabo inspecciones trimestrales de las unidades LIHTC, Housing Choice Voucher y de la Sección 8 (así como de las que reciben subsidios de la Sección 8), y deben tener como máximo el número máximo aprobado de personas por habitación.

Conversión

Aunque tiene ciertos inconvenientes, la conversión de viviendas de alquiler en condominios es un indicio de la buena salud del mercado de la vivienda en venta.

Como las viviendas de alquiler están menos disponibles debido a la generalización de las conversiones en condominios, hay menos lugares para vivir en un barrio.

Las viviendas de alquiler son una alternativa flexible, manejable y a menudo barata a la propiedad de la vivienda para muchos miembros esenciales de la comunidad, como los recién licenciados universitarios, los empleados con salario mínimo, las personas mayores con ingresos fijos, las nuevas familias y otros.

Debido a la estructura de propiedad, los complejos de condominios pueden ser más difíciles de gobernar desde el punto de vista municipal. Mientras que los edificios de condominios tienen asociaciones con varios propietarios individuales, un edificio de alquiler puede tener sólo un propietario o administrador de la propiedad con el que interactuar sobre problemas de mantenimiento y seguridad.

Varios propietarios o inversores pueden alquilar sus unidades dentro de la misma estructura, lo que dificulta enormemente la gestión de cualquier problema que pueda derivarse de una gestión inadecuada de esas residencias.

A las asociaciones les resulta difícil conseguir dinero o financiación para llevar a cabo renovaciones importantes en los edificios, especialmente en el caso de los pequeños complejos de condominios.

Guía de autoevaluación de los bienes de propiedad pública

En lo que respecta a la realización de autoevaluaciones de la gestión de la propiedad contractual y a la medición de la eficacia de un sistema de gestión de la propiedad, estos principios, definiciones y parámetros se consideran prácticas líderes del sector.

Una entidad debe elegir las métricas que utilizará y, a su vez, cuáles de estos registros empleará total o parcialmente en función del nivel de desarrollo del sistema de gestión de la propiedad.

Plantilla del plan de gestión de la propiedad

Este documento sirve como modelo que tu empresa puede utilizar para describir cómo mantiene la propiedad pública. Representa las mejores prácticas aceptadas en los sectores aeroespacial y militar. Según FAR 52.245-1 Government Property, este documento es necesario. Lo más probable es que necesites la ayuda de un experto para realizarlo.

Consejos para una gestión eficaz de la propiedad pública

Las obligaciones de los administradores de propiedades comerciales son amplias. Se esfuerzan continuamente por atraer y mantener inquilinos, reaccionar ante nuevos ocupantes y responder a las cambiantes necesidades del mercado. Puede resultar difícil encontrar un equilibrio entre estas exigencias y los requisitos de la estructura.

Los cuatro mejores métodos de gestión de inmuebles comerciales que la integración de la analítica ha hecho posibles son los siguientes:

Buena utilización del espacio

La utilización del espacio es una preocupación importante para los propietarios que quieren aumentar el valor de sus activos, los gestores de instalaciones que quieren mejorar las operaciones y los inquilinos que quieren sacar el máximo partido a sus contratos de arrendamiento.

Lo que más importa en términos de utilización del espacio es cuántas personas caben en una zona determinada sin que parezca un espacio reducido o un despilfarro. Es posible encontrar espacios desaprovechados y mejorar los métodos de gestión para maximizar la eficiencia comparando cuánto espacio necesitan las personas frente a cómo se está utilizando el espacio.

Métricas importantes en las que pensar

  • Uso máximo diario del espacio
  • Promedio de uso máximo de cualquier zona
  • Ocupación momentánea

La mejor forma de obtener esta información es a través de los datos de los sensores de ocupación. Los gestores de instalaciones y los arrendatarios pueden descubrir qué zonas reciben la mayor actividad, cuáles están infrautilizadas y cómo fluctúa la ocupación en función de factores como la hora del día mediante la supervisión continua de la ocupación y el análisis de los datos de ocupación a lo largo del tiempo.

Los inquilinos pueden utilizar esta información para racionalizar todo, desde la gestión de turnos hasta la reserva de salas de conferencias y el flujo de trabajo. Puede influir en la asignación de recursos y mejorar desde el diseño arquitectónico físico hasta la utilización de equipos para la gestión de las instalaciones.

Aumentar la eficiencia energética

Los sistemas inteligentes se vuelven más inteligentes y eficaces cuando una plataforma de análisis comprende cómo utilizan realmente las personas las instalaciones. La climatización y la iluminación, dos sistemas de edificios que consumen mucha energía, pueden responder de forma inmediata o incluso proactiva a los cambios en las circunstancias ambientales.

Cuando las salas de conferencias se llenan y la temperatura sube durante el día, se puede aumentar el aire acondicionado. Las salas no utilizadas pueden tener las luces apagadas, mientras que los espacios iluminados naturalmente pueden tener las luces silenciadas.

Justo antes de que empiece la jornada laboral, puede aumentarse la calefacción, y puede reducirse cuando las instalaciones estén vacías.

Este sistema automatizado y basado en datos garantiza el confort de los inquilinos sin que éstos tengan que hacer nada. Además, evita que se desperdicie energía y se asegura de que se utiliza dónde y cuándo es necesario.

Demostrar beneficios medioambientales reales

Antes de la epidemia, los inquilinos de locales comerciales podrían haber pensado en la calidad del aire. Sin embargo, ahora tiene una importancia mayor. La arquitectura avanzada basada en análisis puede proporcionar información habitación por habitación y una gestión más significativa de la calidad del aire, lo que le permite salvaguardar la salud y la seguridad de los ocupantes.

Por ejemplo, la ventilación puede ajustarse automáticamente en función de la ocupación y los datos de los sensores de calidad del aire.

Y lo que es más importante, puede mostrar medidas cuantitativas de la calidad del aire a los inquilinos (e inquilinos potenciales). Puede utilizar estadísticas objetivas para respaldar tus afirmaciones de que tu edificio es un lugar seguro, lo que supone una valiosa herramienta para atraer y mantener a los inquilinos.

Los efectos de las actividades de mejora, como los filtros HEPA, también pueden verse utilizando datos sobre la calidad del aire, lo que le ayuda a determinar qué acciones merecen la pena y cuáles son inútiles.

Optimizar el mantenimiento

A veces no se piensa en la analítica como una herramienta para optimizar el mantenimiento, pero en muchos aspectos sí lo es. Una plataforma inteligente que analiza continuamente los datos puede detectar anomalías de inmediato, modificar los puntos de ajuste o notificar a las partes interesadas cuando un problema requiere una acción manual.

Además, puede ofrecer sugerencias para solucionar errores e ineficiencias.

Una de las ventajas de las plataformas con funciones completas de detección y diagnóstico de fallos es la posibilidad de localizar problemas en sistemas intrincados y reducir los avisos molestos.

Esto agiliza el proceso de mantenimiento, ya que evita tener que dedicar mucho tiempo a solucionar problemas sin importancia y permite a los operarios gestionar con mayor rapidez las situaciones que requieren asistencia.

Para evitar fallos en los equipos y largos periodos de inactividad que pueden repercutir en los inquilinos, los problemas pueden predecirse o solucionarse en sus primeras fases.

Además, una plataforma analítica ayuda a la rendición de cuentas y a la comunicación al proporcionar a la dirección un punto central para:

  • Enviar órdenes de trabajo
  • Los contratistas que entregan suministros
  • Supervisar el progreso
  • Verificar las reparaciones

Las mejores prácticas para la gestión inmobiliaria comercial incluyen menos papeleo, mayor precisión y mayor apertura.

Conclusión 

Un inmueble, una manzana, un barrio y una ciudad dependen de una administración eficaz. Muchas comunidades son demasiado conscientes de los problemas que puede causar un edificio deficiente, ya sean físicos o sociales, problemas que necesitan mucho más tiempo y recursos que la administración y el mantenimiento rutinarios.

Aunque la mayoría de los municipios no pertenecen al sector de la gestión inmobiliaria, deben colaborar con constructores, propietarios y empresas de gestión para garantizar que los problemas se resuelven de forma rápida, equitativa y legal.

La oferta de viviendas de alta calidad puede incrementarse mediante la construcción de nuevos edificios y su conservación, pero la gestión continua y la supervisión de la comunidad mantendrán la solidez del parque de viviendas en los años venideros.

Por último, además de otras buenas prácticas de gestión de la propiedad pública, la automatización de tareas puede ser esencial en estos tiempos.

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