Meilleures pratiques en matière de gestion des biens gouvernementaux

Lorsque tous les détails de la planification, de la conception et du financement du site ont été élaborés tout en adoptant les meilleures pratiques de gestion immobilière du gouvernement, les dirigeants de la communauté exhalent de soulagement.

Le développement peut être un processus long et complexe. On oublie souvent que, durant les mois (voire les années) nécessaires à la construction d'une propriété, des éléments essentiels à sa réussite à long terme doivent être développés.

Définition des meilleures pratiques

Norme ou ensemble de recommandations reconnues pour produire des résultats positifs lorsqu'elles sont suivies. Bonnes pratiques de gestion immobilière gouvernementale liées à l'exécution ou à la configuration des tâches de gestion immobilière pour les biens immobiliers gouvernementaux.

Des normes strictes de bonnes pratiques peuvent être établies par un comité de direction ou en interne à une entreprise.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de gestion des biens du gouvernement ?

Cette section aborde les problèmes les plus courants liés à la gestion immobilière, qu'il s'agisse de propriétés neuves ou existantes. Elle répertorie également les ressources et techniques qu'une communauté peut utiliser pour gérer ses propriétés de manière proactive.

Vous pouvez identifier des solutions à une gestion immobilière inadéquate en ayant une compréhension claire de ce qu’implique une excellente gestion immobilière.

Achat et location

Avant la fin des travaux, les promoteurs souhaitent trouver un vivier important de candidats éligibles. Plus tôt les résidents ou les acquéreurs seront identifiés, qualifiés et engagés dans le projet, plus vite les fonds nécessaires à la couverture des coûts seront réunis.

Le promoteur peut remplacer un financement de construction plus coûteux par des prêts hypothécaires permanents à des conditions plus avantageuses lorsqu'une propriété se rapproche d'une occupation stable.

La formation du personnel, dont certains membres n'ont peut-être pas d'expérience auprès de personnes âgées, de ménages ayant des besoins spécifiques ou de familles à faibles revenus, est essentielle à l'efficacité d'un programme de pré-location ou de vente. De plus, de nombreux sites auront besoin de personnel de location bilingue. Les problèmes financiers, les besoins budgétaires et la gestion du ménage des résidents nécessiteront l'aide du personnel.

La sélection de l'occupant ou du résident

L'efficacité d'un bien locatif dépend du choix des résidents. Les immeubles bénéficiant d'une situation financière solide sont ceux qui louent rapidement leurs locaux à des résidents qualifiés.

Si un organisme gouvernemental ne gère pas lui-même ses biens, il peut faire appel à une société de location ou de gestion. Dans de nombreux cas, une organisation peut proposer une gestion immobilière à long terme, en plus de services préalables à l'achèvement des travaux (commercialisation, location, vérification d'admissibilité et coordination de l'emménagement).

Les promoteurs disposent souvent de leurs propres sociétés de gestion internes, capables de répondre à tout, sauf aux demandes les plus spécialisées des résidents.

Un projet plus vaste et plus complexe nécessitera une équipe plus importante pour exécuter et respecter les exigences de location et de gestion immobilière.

Pendant la période de forte affluence de sélection et d'emménagement des résidents, les sociétés de gestion disposant d'un portefeuille de plusieurs propriétés pourront transférer du personnel pour répondre aux pics de demande. Méfiez-vous des sociétés de gestion aux engagements excessifs. Renseignez-vous sur leurs intentions d'embaucher et de former du personnel supplémentaire.

La prestation de services

Le propriétaire doit élaborer son plan pour la fourniture de tous les services de soutien promis, y compris, mais sans s'y limiter, l'orientation professionnelle, la garderie et les activités parascolaires, avant le début de la construction.

Un plan de développement communautaire ou de prestation de services décrit comment les personnes bénéficieront des services sociaux, soit sur place, soit par le biais de partenariats et d'orientations. Pour rester compétitifs et gérer les changements de locataires, les établissements existants doivent régulièrement revoir leur offre.

Ces plans impliqueraient des accords avec les gouvernements locaux et les groupes à but non lucratif qui offrent des services tels que le transport, les activités de loisirs, les repas à domicile, les programmes de bien-être ou la visite de professionnels de la santé dans un établissement qui s'adresse aux personnes âgées ou aux personnes handicapées.

Les hôpitaux locaux, les organismes de bienfaisance catholiques, les bureaux des personnes âgées des communes, les services sociaux luthériens et les conseils pour les personnes âgées juives, entre autres groupes confessionnels ou communautaires, fournissent fréquemment ces services.

La stratégie marketing

La stratégie marketing explique comment le propriétaire ou le gestionnaire immobilier informera les familles admissibles des appartements encore disponibles. Le moment est venu d'accepter les demandes d'inscription sur la liste d'attente de l'immeuble à l'approche de la date d'achèvement prévue. Distribuez des supports imprimés (dépliants, brochures) aux résidents ou acheteurs potentiels, ainsi qu'aux associations de défense des droits des résidents, aux conseillers et aux organismes d'aide sociale.

En plus de répondre aux questions du public, les autorités placent fréquemment des brochures dans les installations importantes du village ou de la ville, comme les mairies, les bibliothèques et les centres pour personnes âgées.

Il sera nécessaire de placer des annonces dans la presse écrite régionale. L'équipe marketing pourra être sollicitée pour effectuer des présentations auprès d'églises, d'associations de personnes âgées ou d'autres groupes concernés à proximité.

Responsabilités du locataire et de l'acheteur

Avant de louer ou d'acheter une maison, les futurs occupants doivent bien connaître le quartier et être financièrement prêts. Même si cela peut paraître évident, de nombreuses personnes louent ou achètent des maisons au-dessus de leurs moyens, généralement parce qu'elles doivent bien comprendre les dépenses.

Les futurs résidents doivent :

• Prévoyez de l’argent pour un dépôt de garantie, un acompte ou des frais de clôture.
• Soyez prêt en matière de crédit afin que votre demande de prêt ou de location soit acceptée lorsqu’un rapport de crédit sera obtenu à cette fin.
• Remboursez toute obligation de service public restante.
• Assurez-vous que le paiement mensuel du logement est gérable, en laissant suffisamment d’argent pour payer d’autres obligations et factures et suffisamment pour mettre de côté ou investir.
• Tenez compte des frais de transport liés à la résidence en question. Les frais d'expédition élevés compenseront-ils les économies réalisées sur la maison ?
• Réfléchissez attentivement à la zone dans laquelle vous avez l’intention de louer ou d’acheter une maison, en gardant à l’esprit que votre choix affectera la propriété elle-même et le quartier dans son ensemble.
• Si nécessaire, travaillez avec un groupe de logement à but non lucratif du quartier pour obtenir des conseils et une formation sur tout ou partie des sujets mentionnés ci-dessus.

Stratégie de gestion immobilière

Le plan de gestion immobilière décrit comment le gestionnaire gérera l'entretien continu, le personnel, la relocation des appartements, les activités de quartier et d'autres difficultés survenant.

Comme mentionné dans les chapitres précédents de ce manuel, la préservation et la gestion efficace des bâtiments anciens non subventionnés par l'État sont également nécessaires pour assurer une offre de logements sociaux abordables. À mesure que les propriétaires approchent de la retraite ou que les préférences des investisseurs évoluent, ces biens changent fréquemment de propriétaire.

Relations propriétaires-résidents

Des relations saines entre propriétaires et locataires sont essentielles au maintien de l'intégrité structurelle d'un immeuble et à la sécurité de ses occupants. Les bons gestionnaires mettront en place des politiques pour gérer les situations importantes telles que les conflits familiaux, les fêtes bruyantes ou le flânerie dans les espaces publics.

Dans plusieurs collectivités, dont l'État de l'Illinois, les lois et la jurisprudence accordent des droits particuliers aux locataires et aux propriétaires. Par exemple, des règles de longue date régissant les relations entre propriétaires et locataires à Chicago, Evanston et Oak Park précisent les responsabilités et les modalités de gestion des litiges.

Application des règles de logement

Les collectivités locales jouent un rôle important dans son entretien en veillant à ce que l'ensemble du parc de logements abordables soit conforme aux normes. L'application de la loi contribue à une bonne gestion et à un bon entretien des biens. Dans de nombreuses régions, les immeubles d'habitation existants doivent faire l'objet d'inspections régulières.

Lorsqu'un nouveau résident arrive, certains exigent également des inspections et la délivrance d'un certificat d'occupation. Au moment de la vente, certains des gouvernements les plus stricts appliquent également ces critères aux logements occupés par leur propriétaire.

Le code local peut traiter à la fois des exigences d’occupation et des problèmes de santé et de sécurité physiques (propreté, risques d’incendie, électricité et plomberie).

L'autorité du logement effectue des inspections trimestrielles des unités LIHTC, Housing Choice Voucher et Section 8 (ainsi que celles recevant des subventions Section 8), et elles doivent représenter au maximum le nombre maximum approuvé de personnes par pièce.

Conversion

Bien que cela comporte certains inconvénients, la conversion de propriétés locatives en condos est une indication d’un marché immobilier à vendre sain.

Étant donné que les logements locatifs sont moins disponibles en raison de la transformation généralisée des copropriétés, il y a moins d’endroits où vivre dans un quartier.

Le logement locatif constitue une alternative flexible, gérable et souvent peu coûteuse à l’accession à la propriété pour de nombreux membres essentiels de la communauté, notamment les récents diplômés universitaires, les employés au salaire minimum, les personnes âgées à revenu fixe, les nouvelles familles et autres.

En raison de leur structure de propriété, les complexes en copropriété peuvent être plus complexes à gérer d'un point de vue municipal. Alors que les immeubles en copropriété sont liés à plusieurs propriétaires individuels, un immeuble locatif peut n'avoir qu'un seul propriétaire ou gestionnaire immobilier avec lequel interagir pour les problèmes d'entretien et de sécurité.

Plusieurs propriétaires ou investisseurs peuvent louer leurs unités au sein d’une même structure, ce qui rend extrêmement difficile la gestion des problèmes pouvant découler d’une gestion inadéquate de ces résidences.

Il est difficile pour les associations d’obtenir des fonds ou d’obtenir du financement pour des rénovations importantes de bâtiments, en particulier pour les petits complexes de condominiums.

Guide d'auto-évaluation des biens appartenant au gouvernement

En ce qui concerne l’exécution des auto-évaluations de la gestion immobilière contractuelle et l’évaluation de l’efficacité d’un système de gestion immobilière, ces principes, définitions et mesures sont considérés comme des pratiques de pointe du secteur.

Une entité doit choisir les mesures qu’elle utilisera et, par conséquent, lesquels de ces enregistrements elle utilisera en totalité ou en partie en fonction du niveau de développement du système de gestion immobilière.

Modèle de plan de gestion immobilière

Ce document est un exemple que votre entreprise peut utiliser pour décrire la gestion des biens publics. Il représente les meilleures pratiques reconnues dans les secteurs aérospatial et militaire. Conformément à la norme FAR 52.245-1 relative aux biens publics, ce document est indispensable. Vous aurez probablement besoin de l'aide d'un expert.

Conseils pour une gestion efficace des biens gouvernementaux

Les tâches des gestionnaires immobiliers commerciaux sont vastes. Ils s'efforcent en permanence d'attirer et de fidéliser les locataires, de s'adapter aux nouveaux occupants et de répondre aux besoins changeants du marché. Trouver un équilibre entre ces exigences et les exigences de la structure peut s'avérer complexe.

Les quatre meilleures méthodes de gestion des propriétés commerciales rendues possibles par l’intégration améliorée par l’analyse sont les suivantes :

Bonne utilisation de l'espace

L’utilisation de l’espace est une préoccupation importante pour les propriétaires immobiliers qui cherchent à augmenter la valeur de leurs actifs, les gestionnaires d’installations qui cherchent à améliorer leurs opérations et les locataires qui cherchent à tirer le meilleur parti de leurs baux.

En matière d'utilisation de l'espace, l'essentiel est de savoir combien de personnes peuvent y loger sans que cela ne soit trop exigu ou inutile. Vous pouvez identifier les espaces inutilisés et améliorer vos méthodes de gestion pour maximiser l'efficacité en comparant l'espace requis par chaque personne à son utilisation.

Mesures importantes à prendre en compte :

• Utilisation maximale quotidienne de l'espace
• Utilisation maximale moyenne pour n'importe quelle zone
• Occupation momentanée

La meilleure approche pour obtenir ces informations est d'utiliser les données des capteurs d'occupation. Les gestionnaires d'établissements et les locataires peuvent identifier les zones les plus fréquentées, celles qui sont sous-utilisées et les fluctuations de l'occupation en fonction de facteurs tels que l'heure de la journée, grâce à une surveillance continue et à une analyse des données d'occupation au fil du temps.

Les locataires peuvent utiliser ces informations pour rationaliser tous les aspects de leur activité, de la gestion des équipes à la réservation des salles de conférence, en passant par les flux de travail. Elles peuvent influencer l'allocation des ressources et améliorer de nombreux aspects, de la conception architecturale physique à l'utilisation des équipements pour la gestion des installations.

Augmenter l'efficacité énergétique

Les systèmes intelligents gagnent en efficacité et en intelligence lorsqu'une plateforme d'analyse comprend comment les utilisateurs utilisent réellement les installations. Le CVC et l'éclairage, deux systèmes de bâtiment énergivores, peuvent réagir immédiatement, voire proactivement, aux changements environnementaux.

À mesure que les salles de conférence se remplissent et que la température augmente au cours de la journée, la climatisation peut être augmentée. Les lumières des salles inutilisées peuvent être éteintes, tandis que celles des espaces éclairés naturellement peuvent être tamisées.

Juste avant le début de la journée de travail, la chaleur peut être augmentée et elle peut être diminuée une fois l'installation vide.

Ce système automatisé, basé sur les données, garantit le confort des locataires sans aucune intervention de leur part. De plus, il évite le gaspillage d'énergie et garantit qu'elle est utilisée où et quand elle est nécessaire.

Démontrer de réels avantages environnementaux

Avant l'épidémie, les locataires d'espaces commerciaux pouvaient se préoccuper de la qualité de l'air. Cependant, celle-ci revêt désormais une importance accrue. Une architecture analytique avancée peut fournir des informations pièce par pièce et une gestion plus efficace de la qualité de l'air, vous permettant ainsi de préserver la santé et la sécurité des occupants.

Par exemple, la ventilation peut être ajustée automatiquement en fonction de l’occupation et des données des capteurs de qualité de l’air.

Il est important de présenter des mesures quantitatives de la qualité de l'air aux locataires (et aux locataires potentiels). Vous pouvez utiliser des statistiques objectives pour étayer vos affirmations selon lesquelles votre immeuble est un lieu sûr, ce qui constitue un outil précieux pour attirer et fidéliser les locataires.

Les effets des activités d’amélioration telles que les filtres HEPA peuvent également être observés à l’aide des données sur la qualité de l’air, ce qui vous aide à déterminer quelles actions sont utiles et lesquelles sont inutiles.

Rationaliser la maintenance

L'analytique n'est pas toujours considérée comme un outil d'optimisation de la maintenance, mais à bien des égards, elle l'est. Une plateforme intelligente qui analyse continuellement les données peut détecter immédiatement les anomalies, modifier les points de consigne ou avertir les parties prenantes concernées lorsqu'un problème nécessite une intervention manuelle.

En outre, il peut proposer des suggestions pour gérer les erreurs et les inefficacités.

L’un des avantages des plateformes dotées de fonctionnalités complètes de détection et de diagnostic des pannes est la capacité à identifier les problèmes dans les systèmes complexes et à réduire les avertissements gênants.

En évitant les réparations fastidieuses pour des problèmes sans importance et en permettant aux opérateurs de gérer plus rapidement les situations nécessitant une assistance, cela rationalise le processus de maintenance.

Afin d’éviter des pannes d’équipement dévastatrices et des temps d’arrêt prolongés qui peuvent avoir un impact sur les locataires, les problèmes peuvent être prédits ou résolus à leurs débuts.

De plus, une plateforme d'analyse contribue à la responsabilisation et à la communication en fournissant à la direction un point central pour :

• Envoyer des bons de travail
• Entrepreneurs qui livrent des fournitures
• Suivre les progrès
• Vérifier les correctifs

Les meilleures pratiques en matière de gestion immobilière commerciale incluent moins de paperasse, une plus grande précision et une plus grande ouverture.

Points clés à retenir

Une propriété, un bloc, un quartier et une ville dépendent tous d'une administration efficace. De nombreuses collectivités sont conscientes des problèmes que peut engendrer un bâtiment insalubre, qu'ils soient physiques ou sociaux, problèmes qui nécessitent bien plus de temps et de ressources qu'une gestion et un entretien courants.

Même si la majorité des villes ne sont pas dans le secteur de la gestion immobilière, elles doivent collaborer avec les constructeurs, les propriétaires fonciers et les sociétés de gestion pour garantir que les problèmes sont résolus rapidement, équitablement et légalement.

L’offre de logements de qualité peut être augmentée grâce à de nouveaux bâtiments et à la préservation du patrimoine, mais une gestion continue et un suivi communautaire permettront de maintenir un parc immobilier solide pour les années à venir.

Enfin, en plus des autres bonnes pratiques de gestion des biens gouvernementaux, l’automatisation des tâches peut être essentielle à l’ère moderne.

L'utilisation d'un système de gestion immobilière gouvernemental comme Booking Ninjas vous permet d'obtenir rapidement des données de vérification des antécédents et du crédit afin que vous puissiez découvrir des locataires du plus haut calibre.

Vous pouvez présélectionner les locataires potentiels avant de trier les candidatures ou de planifier des visites avec notre logiciel de gestion immobilière et nos suggestions personnalisées.

Profitez de notre tableau de bord de gestion des locataires, qui synthétise les informations sur vos locataires actuels (et futurs). Utilisez les demandes et documents fournis via vos appareils mobiles pour obtenir rapidement les antécédents de crédit, les antécédents judiciaires et les dossiers d'expulsion de vos locataires.

Pour en savoir plus sur Booking Ninjas et ce que nous faisons, planifiez un appel gratuit avec nous dès maintenant !