Melhores práticas de gestão de propriedades governamentais

Quando todos os detalhes do planejamento, design e financiamento do local foram resolvidos, juntamente com a adoção das melhores práticas de gestão de propriedades governamentais, os líderes comunitários respiram aliviados.

O desenvolvimento pode ser um processo longo e desafiador. É fácil ignorar que, durante os meses (ou anos) necessários para construir um imóvel, componentes cruciais para seu sucesso a longo prazo precisam ser desenvolvidos.

Definição de Melhores Práticas

Um padrão ou conjunto de recomendações reconhecidas por gerar resultados positivos quando seguidas. Melhores práticas de gestão de propriedades governamentais relacionadas à execução ou configuração de tarefas de gestão de propriedades imobiliárias governamentais.

Padrões rigorosos de melhores práticas podem ser estabelecidos por um comitê de gestão ou internamente em uma empresa.

Quais são algumas práticas recomendadas de gestão de propriedades governamentais?

Esta seção aborda os problemas mais comuns com a gestão de imóveis, tanto novos quanto existentes. Ela também lista os recursos e técnicas que uma comunidade pode empregar para administrar imóveis de forma proativa.

Você pode identificar soluções para uma gestão de propriedade inadequada tendo uma compreensão clara do que uma gestão de propriedade excelente envolve.

Compra e Locação

Antes da conclusão da obra, as construtoras estão ansiosas para encontrar um grupo considerável de candidatos elegíveis. Quanto mais cedo moradores ou compradores forem encontrados, qualificados e dedicados ao projeto, mais rápido será possível levantar o dinheiro necessário para cobrir os custos.

O desenvolvedor pode trocar o financiamento de construção mais caro por hipotecas permanentes em termos mais vantajosos quando o imóvel estiver mais próximo da ocupação estável.

O treinamento de pessoal, alguns dos quais podem não ter experiência prévia com clientes idosos, famílias com necessidades especiais ou famílias de baixa renda, é essencial para um programa eficaz de pré-locação ou vendas. Além disso, muitos imóveis precisam de equipe bilíngue para locação. Problemas financeiros, necessidades orçamentárias e administração da casa dos moradores exigirão o auxílio da equipe.

Seleção de ocupante ou residente

A eficácia de um imóvel para locação depende da escolha do morador. Edifícios com sólida situação financeira são aqueles que alugam prontamente para moradores qualificados.

Se uma organização governamental não administra seus próprios imóveis, ela pode recorrer a uma empresa de locação ou administração. Em muitos casos, uma organização pode oferecer gestão de imóveis de longo prazo, além de serviços de pré-conclusão, como marketing, locação, verificação de elegibilidade e coordenação de mudança.

Os desenvolvedores frequentemente têm suas próprias empresas de gestão interna, que são capazes de cuidar de tudo, exceto das demandas mais especializadas dos moradores.

Um projeto maior e mais complexo exigirá uma equipe maior para executar e manter os requisitos de locação e administração de propriedades.

Durante a alta temporada de seleção de moradores e mudanças, administradoras com portfólio de vários imóveis poderão transferir funcionários para atender à demanda máxima. Desconfie de administradoras com compromissos excessivos. Pergunte sobre as intenções de contratar e treinar funcionários adicionais.

A prestação de serviços

O proprietário do imóvel deverá concluir seu plano para o fornecimento de quaisquer serviços de suporte prometidos, incluindo, mas não se limitando a, orientação profissional, creche e atividades extracurriculares, antes do início da construção.

Um plano de desenvolvimento comunitário ou de prestação de serviços descreve como as pessoas receberão serviços sociais, seja no local ou por meio de parcerias e encaminhamentos. Para se manterem competitivos e lidar com as mudanças de locação, os estabelecimentos existentes devem revisar suas ofertas com frequência.

Esses planos envolveriam acordos com governos locais e grupos sem fins lucrativos que oferecem serviços como transporte, atividades de lazer, refeições sobre rodas, programas de bem-estar ou visitas de profissionais médicos em uma instalação que atende idosos ou pessoas com deficiência.

Hospitais locais, instituições de caridade católicas, escritórios municipais para idosos, Serviços Sociais Luteranos e Conselhos para Idosos Judeus, entre outros grupos religiosos ou comunitários, frequentemente oferecem esses serviços.

A Estratégia de Marketing

A Estratégia de Marketing explica como o proprietário ou a administração do imóvel alertará as famílias qualificadas sobre os apartamentos ainda disponíveis. Chegou o momento de começar a aceitar inscrições para a lista de espera do edifício, à medida que a data prevista para a conclusão se aproxima. Distribua materiais impressos (panfletos, brochuras) a potenciais moradores ou compradores, bem como a organizações de defesa da comunidade, conselheiros e organizações de assistência social.

Além de responder a perguntas do público, as autoridades frequentemente colocam panfletos em instalações importantes da cidade ou do vilarejo, como prefeituras, bibliotecas e centros para idosos.

Será necessário veicular anúncios na mídia impressa regional. A equipe de marketing pode ser solicitada a fazer apresentações para igrejas próximas, organizações de idosos ou outros grupos relevantes.

Responsabilidades do locatário e do comprador

Antes de alugar ou comprar uma casa, os futuros ocupantes devem conhecer bem a região e estar financeiramente preparados. Embora possa parecer óbvio, muitas pessoas alugam ou compram casas que estão acima de suas possibilidades, geralmente porque precisam compreender completamente os custos.

Os futuros moradores devem:

• Tenha dinheiro reservado para um depósito de segurança, uma entrada ou taxas de fechamento.
• Esteja preparado para ter crédito para que seu pedido de empréstimo ou aluguel seja aceito quando um relatório de crédito for obtido para essa finalidade.
• Pague qualquer obrigação de serviços públicos restante.
• Certifique-se de que o pagamento mensal da moradia seja administrável, deixando dinheiro suficiente para pagar outras obrigações e contas e o suficiente para guardar ou investir.
• Considere as despesas de transporte relacionadas à residência em questão. Os altos custos de envio compensarão a economia na compra da casa?
• Considere cuidadosamente a área onde pretende alugar ou comprar uma casa, tendo em mente que a escolha afetará a propriedade real e o bairro como um todo.
• Se necessário, trabalhe com um grupo habitacional sem fins lucrativos do bairro para obter aconselhamento e treinamento sobre qualquer um ou todos os tópicos mencionados acima.

Estratégia de Gestão de Propriedades

O Plano de Administração de Imóveis descreve como o gerente lidará com a manutenção contínua, pessoal, realocação de apartamentos, atividades na vizinhança e outras dificuldades que surgirem.

Conforme mencionado em capítulos anteriores deste manual, a preservação e a gestão bem-sucedida de edifícios antigos que o governo não subsidia oficialmente também são necessárias para garantir a oferta de moradias baratas para os trabalhadores. À medida que os proprietários se aproximam da aposentadoria ou as preferências dos investidores mudam ao longo do tempo, esses imóveis frequentemente mudam de proprietário.

Relações Proprietário-Morador

Relações saudáveis ​​entre locador e inquilino são cruciais para manter a integridade estrutural de um edifício e garantir a segurança de seus ocupantes. Bons administradores terão políticas em vigor para lidar com situações significativas, como disputas domésticas, festas barulhentas ou pessoas vadiando em áreas públicas.

Leis e precedentes legais em diversas comunidades, incluindo o estado de Illinois, concedem direitos especiais a inquilinos e proprietários. Por exemplo, regras de longa data entre proprietários e inquilinos em Chicago, Evanston e Oak Park especificam quem é responsável por quê e como lidar com disputas.

Aplicação das regras de habitação

Os governos locais desempenham um papel significativo na sua manutenção, esforçando-se para garantir que todo o parque habitacional acessível esteja em conformidade com a legislação. A aplicação da lei contribui para uma boa gestão e manutenção do imóvel. Em muitas áreas, os edifícios residenciais multifamiliares existentes devem ser submetidos a inspeções regulares.

Quando um novo morador chega, alguns também exigem vistorias e a emissão de um certificado de ocupação. No momento da venda, alguns dos governos mais agressivos também aplicam esses critérios às moradias ocupadas pelos proprietários.

O código local pode abordar tanto os requisitos de ocupação quanto os problemas de saúde física e segurança (limpeza, riscos de incêndio, eletricidade e encanamento).

A autoridade habitacional realiza inspeções trimestrais nas unidades LIHTC, Housing Choice Voucher e Seção 8 (bem como naquelas que recebem subsídios da Seção 8), e elas devem ter no máximo o número máximo aprovado de pessoas por quarto.

Conversão

Embora tenha certas desvantagens, a conversão de imóveis para aluguel em condomínios é uma indicação de um mercado imobiliário saudável.

Como há menos disponibilidade de moradias para aluguel devido às conversões generalizadas de condomínios, há menos lugares para morar em um bairro.

Moradias para aluguel servem como uma alternativa flexível, administrável e frequentemente barata à compra de uma casa para muitos membros essenciais da comunidade, incluindo recém-formados, funcionários com salário mínimo, idosos com renda fixa, novas famílias e outros.

Devido à estrutura de propriedade, condomínios podem ser mais desafiadores de administrar do ponto de vista municipal. Enquanto condomínios têm associações com vários proprietários individuais, um prédio para aluguel pode ter apenas um proprietário ou administrador de imóveis para interagir em questões de manutenção e segurança.

Vários proprietários ou investidores podem alugar suas unidades dentro da mesma estrutura, tornando extremamente desafiador lidar com quaisquer problemas que possam surgir da gestão inadequada dessas residências.

É um desafio para associações obter dinheiro ou garantir financiamento para reformas significativas em edifícios, especialmente para condomínios menores.

Diretriz de autoavaliação para propriedades de propriedade do governo

Em relação à execução de autoavaliações de gestão de propriedades contratuais e à avaliação da eficácia de um sistema de gestão de propriedades, esses princípios, definições e métricas são considerados práticas líderes do setor.

Uma entidade deve escolher as métricas que usará e, por sua vez, quais desses registros ela empregará total ou parcialmente com base no nível de desenvolvimento do sistema de gestão de propriedades.

Modelo de Plano de Gestão de Propriedade

Este documento serve como um exemplo que sua empresa pode usar para descrever como mantém propriedades governamentais. Ele representa as melhores práticas aceitas nos setores aeroespacial e militar. De acordo com a norma FAR 52.245-1, Propriedade Governamental, este documento é necessário. Você provavelmente precisará de assistência especializada para isso.

Dicas para uma gestão eficaz de propriedades governamentais

As responsabilidades dos administradores de imóveis comerciais são extensas. Eles se esforçam continuamente para atrair e manter inquilinos, reagir a novos ocupantes e responder às mudanças nas necessidades do mercado. Pode ser desafiador encontrar um equilíbrio entre essas demandas e os requisitos da estrutura.

Os quatro melhores métodos para gerenciar propriedades comerciais que a integração aprimorada por análise tornou possível são os seguintes:

Boa utilização do espaço

A utilização do espaço é uma preocupação significativa para proprietários de imóveis que buscam aumentar o valor de seus ativos, gerentes de instalações que buscam aprimorar as operações e inquilinos que buscam aproveitar ao máximo seus contratos de locação.

O mais importante em termos de uso do espaço é quantas pessoas cabem em uma determinada área sem que pareça apertada ou um desperdício. Você pode encontrar espaços não utilizados e aprimorar seus métodos de gestão para maximizar a eficiência, comparando a quantidade de espaço que as pessoas precisam com a forma como o espaço está sendo usado.

Métricas importantes para pensar:

• Uso máximo diário do espaço
• Média de pico de uso para qualquer zona
• Ocupação momentânea

A melhor abordagem para obter esses insights é por meio de dados de sensores de ocupação. Gerentes de instalações e locatários podem descobrir quais áreas recebem mais atividade, quais são subutilizadas e como a ocupação oscila dependendo de fatores como o horário do dia, monitorando continuamente a ocupação e analisando os dados de ocupação ao longo do tempo.

Os inquilinos podem usar essas informações para otimizar tudo, desde a gestão de turnos até a reserva de salas de conferência e o fluxo de trabalho. Elas podem influenciar a alocação de recursos e aprimorar desde o projeto arquitetônico físico até a utilização de equipamentos para a gestão das instalações.

Aumentar a eficiência energética

Sistemas inteligentes tornam-se mais inteligentes e eficazes quando uma plataforma de análise compreende como as pessoas realmente utilizam as instalações. HVAC e iluminação, dois sistemas prediais com alto consumo de energia, podem responder imediatamente ou até mesmo proativamente às mudanças nas circunstâncias ambientais.

À medida que as salas de conferência ficam lotadas e a temperatura sobe ao longo do dia, o ar-condicionado pode ser aumentado. Salas não utilizadas podem ter suas luzes apagadas, enquanto espaços com iluminação natural podem ter suas luzes apagadas.

Pouco antes do início do dia de trabalho, o aquecimento pode ser aumentado e diminuído depois que as instalações estiverem vazias.

Este sistema automatizado e baseado em dados garante o conforto dos inquilinos sem que eles precisem fazer nada. Além disso, evita o desperdício de energia e garante que ela seja utilizada onde e quando necessário.

Demonstrar benefícios ambientais reais

Antes da epidemia, os locatários de espaços comerciais poderiam ter se preocupado com a qualidade do ar. No entanto, agora ela tem uma importância ainda maior. Uma arquitetura avançada baseada em análises pode fornecer insights de cômodo por cômodo e uma gestão mais significativa da qualidade do ar, permitindo proteger a saúde e a segurança dos ocupantes.

Por exemplo, a ventilação pode ser ajustada automaticamente com base na ocupação e nos dados dos sensores de qualidade do ar.

É importante destacar que você pode exibir medidas quantitativas da qualidade do ar para locatários (e potenciais inquilinos). Você pode usar estatísticas objetivas para sustentar suas alegações de que seu prédio é um local seguro, o que lhe dá uma ferramenta valiosa para atrair e manter locatários.

Os efeitos de atividades de melhoria, como filtros HEPA, também podem ser observados usando dados de qualidade do ar, o que ajuda a determinar quais ações valem a pena e quais são inúteis.

Simplifique a manutenção

Às vezes, a análise não é considerada uma ferramenta para otimização da manutenção, mas, em muitos aspectos, é. Uma plataforma inteligente que analisa dados continuamente pode detectar anormalidades imediatamente, alterar pontos de ajuste ou notificar as partes interessadas apropriadas quando um problema exigir ação manual.

Além disso, pode oferecer sugestões para lidar com erros e ineficiências.

Um benefício das plataformas com recursos abrangentes de detecção e diagnóstico de falhas é a capacidade de identificar problemas em sistemas complexos e reduzir avisos incômodos.

Ao evitar correções demoradas para problemas sem importância e permitir que os operadores lidem com situações que exigem assistência mais rapidamente, isso agiliza o processo de manutenção.

Para evitar falhas devastadoras de equipamentos e longos períodos de inatividade que podem afetar os inquilinos, os problemas podem ser previstos ou corrigidos em seus estágios iniciais.

Além disso, uma plataforma de análise auxilia na responsabilização e na comunicação, fornecendo à gerência um local central para:

• Enviar ordens de serviço
• Empreiteiros que entregam suprimentos
• Monitorar o progresso
• Verificar correções

As melhores práticas para gestão imobiliária comercial incluem menos papelada, maior precisão e maior abertura.

Principais conclusões

Uma propriedade, um quarteirão, um bairro e uma cidade dependem de uma administração eficaz. Muitas comunidades estão cientes dos problemas que uma construção precária pode causar, sejam eles físicos ou sociais, problemas que exigem muito mais tempo e recursos do que administração e manutenção de rotina.

Embora a maioria das cidades não atue no setor de administração de imóveis, elas devem colaborar com construtoras, proprietários de terras e empresas de administração para garantir que os problemas sejam resolvidos de forma rápida, justa e legal.

A oferta de moradias de alta qualidade pode ser aumentada por meio de novas construções e preservação, mas a gestão contínua e o monitoramento da comunidade manterão o estoque habitacional forte nos próximos anos.

Por fim, além de outras práticas recomendadas de gestão de propriedades governamentais, a automação de tarefas pode ser essencial nos dias de hoje.

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