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  08 May 2024
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Contabilidad de la gestión de propiedades: cómo controlar los ingresos y gastos de las propiedades en alquiler


La contabilidad de la gestión de propiedades es un aspecto crucial para gestionar con éxito las propiedades de alquiler. Una propiedad de alquiler puede ser un espacio de oficinas, un hotel, una propiedad de alquiler residencial, alquileres vacacionales, etc. 

Tanto si eres un propietario experimentado como si acabas de iniciarte en el sector inmobiliario, es esencial llevar un seguimiento adecuado de los ingresos y los gastos. 

En este artículo, te proporcionaremos una guía paso a paso para el seguimiento de los ingresos y gastos de una propiedad en alquiler.

Al final de este artículo, dispondrás de los conocimientos y las herramientas necesarias para tener una imagen financiera clara de tu propiedad en alquiler. 

Características y tipos de ingresos y gastos

Existen varias fuentes de ingresos y gastos que afectan a las finanzas de tu propiedad. 

Es importante conocer cada una de ellas para saber cómo clasificarlas y documentarlas correctamente. 

Seguimiento de los ingresos

En una propiedad de alquiler, hay varias fuentes de ingresos. Es esencial saber cuántos ingresos aporta cada fuente. 

1. Pagos de alquiler

Los pagos de alquiler de los inquilinos son la principal fuente de ingresos de tu propiedad en alquiler. 

Dependiendo de tu acuerdo, los pagos pueden ser mensuales, semestrales o anuales. 

Es esencial registrar cada pago, especificar el inquilino responsable y documentar el método de pago (por ejemplo, efectivo, cheque, transferencia electrónica). 

El seguimiento de los pagos del alquiler garantiza una visión clara del flujo de caja de tu propiedad en alquiler.

2. Depósitos de garantía

Es menos habitual que el pago del alquiler porque sólo se cobra a los nuevos inquilinos. 

Los depósitos de seguridad son cuotas que pagan los nuevos inquilinos para cubrir posibles daños futuros o impagos de alquiler. La mayoría de la gente lo llama "cuotas de precaución".

Documentar correctamente los depósitos de seguridad es esencial para cumplir la normativa local y garantizar una devolución sin problemas de los fondos a los inquilinos cuando se mudan.

Debes realizar un seguimiento y documentar estos depósitos a partir de los pagos regulares del alquiler para mayor transparencia. 

3. Tasas y sanciones por demora

Los retrasos en el pago del alquiler pueden generar comisiones, una fuente de ingresos secundaria para su propiedad en alquiler. Tanto si se trata de una propiedad de alquiler comercial como residencial, los inquilinos que paguen el alquiler fuera de plazo o incumplan alguna norma importante serán multados. 

Puedes llevar un registro detallado de las multas cobradas, que incluya la fecha, el inquilino y el motivo de la multa. Sin embargo, deben estar separados del pago real del alquiler. 

4. Otras fuentes de ingresos

Aparte del alquiler y los depósitos de seguridad, puedes tener otras fuentes de ingresos relacionadas con tu propiedad en alquiler. Por ejemplo, ingresos por servicios (aparcamiento, lavandería, etc.), por mascotas u otras fuentes diversas.

El seguimiento de estas fuentes de ingresos adicionales te garantiza maximizar la rentabilidad de tu propiedad y mantener una visión financiera global.

Seguimiento de gastos

Todo negocio funciona con gastos. Por lo tanto, al igual que controlas tus ingresos, también debes controlar tus gastos. 

Son muchos los gastos en los que se incurre al dirigir un negocio, especialmente un negocio de alquiler de propiedades. Desde pagar al personal hasta los gastos de mantenimiento y legales. 

Veamos los gastos que hay que tener en cuenta para una correcta documentación financiera. 

1. Pagos de hipotecas o préstamos

Es habitual que los propietarios financien sus viviendas de alquiler con hipotecas y préstamos. De ahí que los pagos de hipotecas y préstamos sean los gastos más comunes. 

¿Cuánto pagas de hipoteca al mes o al año? 

Este gasto es principalmente fijo, lo que significa que pagas la misma cantidad periódicamente. 

2. Impuestos sobre la propiedad

Los gobiernos locales gravan estos impuestos, que varían mucho en función de la ubicación y el valor de su propiedad. 

Los impuestos sobre la propiedad son gastos recurrentes porque son una obligación continua para los propietarios y deben tenerse en cuenta en tu presupuesto para evitar sorpresas.

3. Primas de seguro

El seguro de la propiedad es esencial para proteger tu inversión. Las primas pueden variar en función de factores como la ubicación de la propiedad, su tamaño y el tipo de cobertura que elijas. 

El seguimiento de los gastos del seguro te garantiza una cobertura adecuada y la posibilidad de solicitar deducciones cuando proceda.

4. Servicios públicos

Son gastos en los que incurres por servicios esenciales como agua, electricidad, gas y recogida de basura. 

El coste de los servicios puede fluctuar estacionalmente y depender del uso que hagan los inquilinos.

Por lo tanto, un seguimiento preciso te ayuda a presupuestar con eficacia y puede ser útil para dividir los costes entre tú y tus inquilinos, especialmente en propiedades con varias unidades.

5. Mantenimiento y reparaciones

Estos gastos son una parte esencial de la gestión de una propiedad en alquiler. Al gestionar una propiedad de alquiler, debes asegurarte de que esté bien mantenida. 

Los gastos en los que se incurre cubren el mantenimiento y la reparación de cualquier desgaste que se produzca con el paso del tiempo.

Cubren el mantenimiento regular, como la limpieza, el cuidado del césped y las inspecciones del sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado para mantener la propiedad en buenas condiciones. 

Las reparaciones de emergencia por problemas repentinos como problemas eléctricos o rotura de tuberías entran dentro de esta categoría de gastos. 

6. Gastos de gestión de la propiedad

Es posible que tengas que contratar a un administrador de fincas para que te ayude a gestionar tu propiedad y se asegure de que está en buen estado. 

El administrador de la propiedad es un puente entre los inquilinos y tú, ya que se encarga de las operaciones diarias de la propiedad. Inspecciona la propiedad, cobra los alquileres y se ocupa de cualquier problema que pueda surgir. 

Sin embargo, sus servicios no son gratuitos. Sus honorarios suelen incluir un porcentaje de los ingresos por alquiler. 

Los honorarios de gestión de la propiedad son deducibles de impuestos, por lo que es esencial mantener registros detallados de los honorarios que pagó. 

7. Costes de mejora de la propiedad

Estos costes de mejora van más allá del mantenimiento rutinario. Incluyen renovaciones de la propiedad, actualizaciones y paisajismo. 

El objetivo de las mejoras es aumentar el valor o el atractivo de la propiedad. 

El seguimiento correcto de este coste será vital a efectos fiscales. En ocasiones, estos gastos pueden amortizarse con el tiempo, reduciendo su base imponible.

8. Publicidad y marketing

Uno de los gastos clave para los propietarios es la publicidad y el marketing. 

Tanto si eres propietario de una vivienda de alquiler comercial como de una residencial, necesitas atraer inquilinos y demostrarles por qué es la mejor opción para ellos. 

Esto significa que gastarás dinero en publicidad. La publicidad o el marketing pueden ser a través de listados, carteles, folletos e incluso contratando agentes inmobiliarios. 

Mediante el seguimiento de estos gastos, puedes evaluar la eficacia de tus estrategias de marketing y ajustar tu presupuesto en consecuencia.

9. Honorarios legales y profesionales

Esta categoría de gastos incluye los honorarios del abogado para la redacción del contrato de arrendamiento y los servicios de contabilidad si utiliza un contador profesional. 

10. Gastos varios

A veces, pueden surgir gastos imprevistos en la gestión de su propiedad de alquiler. 

Estos gastos varios pueden ir desde costes de reparación por problemas imprevistos de mantenimiento hasta mejoras de emergencia en la propiedad.

Otros gastos varios pueden ser los suministros relacionados con la propiedad. Estos suministros incluyen artículos necesarios para operar y mantener su propiedad de alquiler. 

Por ejemplo, los suministros de limpieza, los suministros para reparaciones generales o incluso los suministros de jardinería forman parte de los gastos varios. 

La importancia de un seguimiento financiero adecuado

Conocer la salud financiera de tu propiedad te ayudará a comprender lo bien que te está yendo. 

Puede que pienses que estás obteniendo beneficios porque tu propiedad tiene una gran demanda. Pero un informe detallado de tus finanzas puede mostrarte lo contrario. 

El seguimiento de tus finanzas te preparará para el futuro. Hay varias razones por las que necesitas controlar la salud financiera de tu propiedad. Veamos las más importantes.

Estados financieros precisos

Una de las razones fundamentales para realizar un seguimiento diligente de los ingresos y gastos de una propiedad en alquiler es mantener unos estados financieros precisos. 

Estos estados son un registro exhaustivo del rendimiento financiero de tu propiedad. 

Al registrar con precisión todas las fuentes de ingresos y gastos, puedes crear estados de pérdidas y ganancias detallados.

Necesitarás estos estados financieros cuando busques financiación, evalúa la salud de tu inversión o incluso cuando estés listo para vender la propiedad. 

Unos estados financieros precisos aportan transparencia y credibilidad al historial financiero de tu propiedad.

Evaluación de la rentabilidad de la propiedad

Un seguimiento eficaz te permite evaluar la rentabilidad de tu propiedad con precisión. 

Puedes calcular los indicadores clave de rendimiento como el flujo de caja de la propiedad, el rendimiento de la inversión (ROI) y los ingresos netos de explotación (NOI). 

Estos datos te permiten tomar decisiones informadas sobre tu inversión, ya se trate de ajustes de alquileres, mejoras de mantenimiento o evaluación del potencial de propiedades adicionales. 

Al conocer la situación financiera de tu propiedad, puedes maximizar tu rentabilidad y minimizar los riesgos.

Planificación de gastos futuros

Ser propietario de un inmueble de alquiler conlleva gastos, desde el mantenimiento rutinario hasta reparaciones imprevistas. 

Por lo tanto, un seguimiento adecuado de estos gastos te ayudará a planificarlos de forma proactiva. 

Si mantienes un registro exhaustivo del historial financiero de tu propiedad, podrás identificar tendencias y patrones en tus gastos. 

Esta información te ayudará a asignar fondos para futuras reparaciones o renovaciones, garantizando que tu propiedad se mantenga en buen estado y resulte atractiva para los inquilinos. 

También minimiza la probabilidad de contratiempos financieros inesperados.

Cumplimiento fiscal

La normativa fiscal para las propiedades de alquiler puede ser compleja. Por lo tanto, es necesario mantener registros financieros precisos para el cumplimiento fiscal. 

El seguimiento meticuloso de los ingresos y gastos te permitirá reclamar deducciones y créditos legítimos, reduciendo en última instancia tu responsabilidad fiscal. También proporciona una base sólida para cualquier posible auditoría. 

Al cumplir la normativa fiscal, evitarás sanciones y se asegurará un proceso de declaración de impuestos más sencillo.

Utiliza un software de gestión de propiedades con funciones de contabilidad para controlar los ingresos y gastos de la propiedad en alquiler

La mejor manera de realizar un seguimiento de las finanzas de tu propiedad es utilizar un software de contabilidad de gestión de propiedades. O un software de gestión de propiedades con funciones de contabilidad. 

Gestionar los ingresos y gastos de una propiedad en alquiler puede ser una tarea compleja, pero se vuelve mucho más manejable con las herramientas adecuadas.

Lo normal es escuchar sugerencias como "Utiliza un software de contabilidad". Sin embargo, después de haber estado en la industria de la hospitalidad, recomiendo el uso de software de gestión de la propiedad con funciones de contabilidad. 

Un software de gestión de propiedades, como Booking Ninjas, es una herramienta todo en uno que te ayudará a realizar tareas de gestión de la propiedad. 

Este software hace que sea más fácil de cobrar o hacer pagos y documentarlos adecuadamente. 

Por ejemplo, el software puede automatizar las tareas financieras y registrarlas. Pueden realizar un seguimiento automático de los ingresos por alquiler, registrar los gastos y generar informes financieros, ahorrándote tiempo y reduciendo el riesgo de errores manuales.

Ventajas del software de gestión inmobiliaria

Además de la automatización, el software de gestión inmobiliaria tiene otras ventajas que te ayudarán a realizar un seguimiento eficaz de tus gastos sin complicaciones. 

Como arrendador, propietario o administrador de propiedades, necesitas tecnología que simplifique todas las tareas complejas para mantener la exactitud y la precisión. 

1. Seguimiento de gastos

El software de gestión inmobiliaria te permite categorizar y realizar un seguimiento de los distintos gastos asociados a tu propiedad en alquiler, como el mantenimiento, las reparaciones, los honorarios de gestión de la propiedad y mucho más. 

Esta categorización te ayudará a obtener información sobre dónde gastas tu dinero.

2. Cobro de alquileres

Muchas opciones de software incluyen funciones de cobro de alquileres, lo que facilita a los inquilinos el pago electrónico y a los propietarios el seguimiento de los pagos. 

Con el software, puedes reducir la molestia de cobrar cheques y perseguir los pagos atrasados.

3. Registro financiero detallado

La función de contabilidad puede ayudarte a mantener un registro detallado de cada transacción financiera que realice. Registra la fecha, la hora y una breve descripción de la transacción. 

También clasifica las transacciones según sus fechas. Así conoces los registros financieros de un periodo determinado. 

Puedes guardar y compartir los registros como quieras. El software permite compartir o exportar cualquier documento financiero a los accionistas o cualquier persona que quieras transferir. 

4. Información financiera

El software de gestión inmobiliaria proporciona una visión clara de la salud financiera de tu propiedad. 

Puedes realizar un seguimiento de las tendencias de los ingresos, comparar los gastos a lo largo del tiempo y tomar decisiones basadas en datos para optimizar la rentabilidad de tu propiedad de alquiler.

Además, puedes utilizar los datos financieros para generar informes con fines fiscales.

Puedes realizar fácilmente un seguimiento diario, semanal y mensual de todas tus transacciones financieras. No es necesario introducirlas ni calcularlas manualmente. 

Cómo utilizar el software de contabilidad de gestión de propiedades para realizar un seguimiento de las finanzas de las propiedades en alquiler

Utilizar el software no es difícil. Booking Ninjas es el ejemplo perfecto de software de gestión de la propiedad con increíbles características únicas que son fáciles de usar y entender. 

Lo mejor sería utilizar Booking Ninjas para todas tus necesidades de contabilidad de gestión de la propiedad. 

Así es cómo controlar adecuadamente las finanzas de tu propiedad de alquiler:

1. Elige el software adecuado

Elige un software de gestión de la propiedad que ofrezca funciones de contabilidad integradas o que pueda integrarse perfectamente con softwares de contabilidad populares como QuickBooks o Xero. Asegúrate de que se adapte al tamaño y la complejidad de tu cartera de propiedades de alquiler.

En este caso, Booking Ninjas es una opción más recomendable. 

2. Configura tus cuentas

Comienza por configurar tus cuentas financieras dentro del software. 

Esto incluye la creación de cuentas para los ingresos por alquiler, varias categorías de gastos y cualquier cuenta bancaria o tarjeta de crédito asociada a tus propiedades.

Nota: si tienes varias propiedades en alquiler, deberás crear cuentas para cada una de ellas. 

Una vez creadas las cuentas, puedes proporcionar información detallada sobre tus propiedades en alquiler y tus inquilinos. 

Esto debe incluir los términos del contrato de arrendamiento, los importes del alquiler, los detalles del depósito de seguridad y la información de contacto del inquilino.

3. Automatizar el cobro de alquileres

Booking Ninjas ofrece funciones de cobro de alquiler. Así que puedes configurar los procesos automatizados de cobro de alquiler. 

Esta configuración de automatización puede incluir el envío de facturas de alquiler a los inquilinos, lo que les permite pagar electrónicamente, y el registro automático de los pagos recibidos en su sistema de contabilidad.

4. Controla tus gastos

Siempre que incurras en un gasto relacionado con una propiedad, regístralo en el software. 

Clasifica los gastos con precisión, adjuntando recibos o facturas según sea necesario. Esto garantiza que todos los gastos se contabilizan y categorizan correctamente.

Cuando documentes tus gastos, asegúrate de poner la fecha y hora adecuadas para mayor claridad. 

5. Generar informes financieros

La automatización de la contabilidad de la gestión inmobiliaria ha simplificado las tareas contables. Por ejemplo, el software de contabilidad de gestión inmobiliaria suele incluir una función de generación de informes. 

Esta función te permite generar informes financieros como cuentas de pérdidas y ganancias, balances y estados de flujo de caja.

Estos son los informes más importantes que necesitas para determinar la salud financiera de tu propiedad.

La mayoría de los software vienen con una plantilla prediseñada para cada estado financiero, lo que facilita la obtención rápida de un informe detallado. 

6. Establece recordatorios

Utilizando las funciones de automatización del software, puedes establecer recordatorios para fechas importantes, como renovaciones de contratos de arrendamiento, inspecciones de la propiedad o calendarios de mantenimiento.

Estos recordatorios te indicarán cuándo debes cobrar o realizar pagos para que puedas documentarlos fácilmente.

Establecer recordatorios te ayuda a mantenerte organizado y al tanto de las tareas críticas.

7. Actualiza tu software

Actualiza periódicamente tu software de contabilidad de gestión inmobiliaria para poder disfrutar de las últimas funciones que te faciliten las tareas de contabilidad. 

Por ejemplo, las nuevas funciones pueden incluir parches de seguridad para una seguridad óptima de los datos. O una función para compartir que te permita personalizar y compartir los datos con tantas personas como sea posible. 

Mientras actualizas tu software, no olvides hacer copias de seguridad de tus datos. 

Booking Ninjas es un software basado en la nube que almacena y asegura firmemente tus datos. 

Sin embargo, eso no significa que no debas hacer copias de seguridad de tus datos. Esto ayuda a prevenir la pérdida de datos en caso de problemas técnicos o fallos informáticos. 

8. Revisar y analizar

Revisa siempre tus informes financieros y analiza los datos para identificar tendencias, áreas de mejora y oportunidades de ahorro de costes o aumento de ingresos.

También puedes comprobar si hay errores o desajustes. Hacerlo te ayudará a evitar graves consecuencias que afectarán a tu negocio inmobiliario de alquiler

A menudo es mejor revisar y analizar mensualmente. Puedes establecer recordatorios para revisar tus ingresos y gastos totales del mes. 

Esto te ayudará a planificar y tomar decisiones informadas para los meses siguientes. 

Conclusión

Realizar un seguimiento eficaz de los ingresos y gastos de una propiedad en alquiler es esencial para gestionar con éxito las inversiones inmobiliarias. 

De ahí que el software de gestión inmobiliaria con funciones de contabilidad integradas se haya convertido en una herramienta valiosa, que ofrece numerosas ventajas que simplifican los aspectos financieros de la propiedad inmobiliaria.

Al elegir el software de contabilidad de gestión de la propiedad adecuada para simplificar tus tareas de contabilidad, puedes obtener un mayor control sobre las finanzas de tu propiedad de alquiler. 

Booking Ninjas no sólo agiliza las tareas financieras, sino que también ofrece una visión holística del rendimiento de tu cartera de propiedades de alquiler. 

Puedes ponerte en contacto con nosotros o visitar nuestro sitio web para obtener más información sobre nuestras funciones y cómo pueden beneficiarte.






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