La comptabilité de gestion immobilière est un aspect crucial de la gestion locative réussie d'un bien. Un bien locatif peut être un espace de bureau, un hôtel, un immeuble résidentiel, une location de vacances , etc.
Que vous soyez un propriétaire expérimenté ou que vous débutiez dans le secteur de l'immobilier, il est essentiel de suivre correctement les revenus et les dépenses.
Dans cet article, nous vous fournirons un guide étape par étape pour suivre les revenus et les dépenses liés aux propriétés locatives.
À la fin de cet article, vous disposerez des connaissances et des outils nécessaires pour maintenir une image financière claire de votre propriété locative.
Qu'est-ce que la comptabilité de gestion immobilière
La comptabilité de gestion immobilière est le processus de gestion financière et de tenue de livres spécifique aux biens immobiliers. Elle implique le suivi, l'enregistrement et l'analyse de toutes les transactions financières liées à la gestion des actifs immobiliers, qu'il s'agisse de propriétés résidentielles ou commerciales.
L’objectif principal est de garantir l’exactitude des dossiers financiers, de maintenir la conformité aux lois et réglementations et d’optimiser la rentabilité des propriétés.
Caractéristiques et types de revenus et de dépenses
Il existe différentes sources de revenus et de dépenses qui affectent les finances de votre propriété.
Il est important de connaître chacun d'eux afin de savoir comment les classer pour une documentation et une clarté appropriées.
Suivi des revenus
Dans un bien locatif, il existe différentes sources de revenus. Il est essentiel de connaître le montant de chaque source.
1. Paiements de loyer
Les paiements de loyer des locataires constituent la principale source de revenus de votre propriété locative.
Selon votre accord, les paiements peuvent être mensuels, semestriels ou annuels.
Il est essentiel d'enregistrer chaque paiement, de préciser le locataire responsable et de documenter le mode de paiement (par exemple, espèces, chèque, virement électronique).
Le suivi des paiements de loyer garantit un aperçu clair des flux de trésorerie de votre propriété locative.
2. Dépôts de garantie
C'est moins courant que les paiements de loyer, car vous ne le percevez qu'auprès des nouveaux locataires.
Les dépôts de garantie sont des frais que les nouveaux locataires paient pour couvrir d'éventuels dommages ou loyers impayés. On les appelle généralement « frais de caution ».
Il est essentiel de documenter correctement les dépôts de garantie pour se conformer aux réglementations locales et garantir un retour en douceur des fonds aux locataires lors de leur déménagement.
Vous devez suivre et documenter ces dépôts à partir des paiements de loyer réguliers pour plus de transparence.
3. Frais de retard et pénalités
Les retards de paiement des loyers peuvent entraîner des frais, une source de revenus secondaire pour votre bien locatif. Qu'il s'agisse d'un bien locatif commercial ou résidentiel , les locataires qui paient leur loyer après la date limite ou qui enfreignent une règle importante s'exposent à une amende.
Vous pouvez conserver des relevés détaillés de tous les frais de retard perçus, incluant la date, le locataire et le motif des frais. Cependant, ces relevés doivent être distincts du paiement du loyer.
4. Autres sources de revenus
Outre le loyer et les dépôts de garantie, vous pouvez bénéficier de sources de revenus supplémentaires liées à votre bien locatif. Il peut s'agir de revenus provenant de services (par exemple, frais de stationnement, buanderie), de frais pour animaux de compagnie ou d'autres sources diverses.
Le suivi de ces flux de revenus supplémentaires vous permet de maximiser la rentabilité de votre propriété et de conserver une vue d’ensemble financière complète.
Suivi des dépenses
Toute entreprise fonctionne avec des dépenses. Par conséquent, tout comme vous suivez vos revenus, vous devez également suivre vos dépenses.
Gérer une entreprise, en particulier une entreprise de location immobilière, implique de nombreux coûts, allant de la rémunération du personnel aux frais d'entretien et juridiques.
Voyons les dépenses à prendre en compte pour une documentation financière appropriée.
1. Paiements hypothécaires ou de prêts
Il est courant pour les propriétaires de financer leur bien locatif par des prêts hypothécaires et autres emprunts. Ces derniers constituent donc les dépenses les plus courantes.
Quel montant d’hypothèque payez-vous mensuellement ou annuellement ?
Cette dépense est principalement fixe, ce qui signifie que vous payez le même montant périodiquement.
2. Taxes foncières
Les gouvernements locaux évaluent ces taxes, qui varient considérablement en fonction de l'emplacement et de la valeur de votre propriété.
Les taxes foncières sont des dépenses récurrentes car elles constituent une obligation permanente pour les propriétaires et doivent être prises en compte dans votre budget pour éviter les surprises.
3. Primes d'assurance
L'assurance habitation est essentielle pour protéger votre investissement. Les primes peuvent varier en fonction de facteurs tels que l'emplacement du bien, sa taille et le type de couverture choisi.
Le suivi des dépenses d’assurance vous garantit une couverture adéquate et vous permet de demander des déductions, le cas échéant.
4. Services publics
Il s’agit des dépenses que vous engagez pour des services essentiels comme l’eau, l’électricité, le gaz et l’enlèvement des ordures.
Le coût des services publics peut fluctuer selon les saisons et dépendre de l’utilisation du locataire.
Par conséquent, un suivi précis vous aide à budgétiser efficacement et peut être utile pour répartir les coûts entre vous et vos locataires, en particulier dans les propriétés à plusieurs unités.
5. Entretien et réparations
Ces dépenses sont essentielles à la gestion d'un bien locatif. Lors de la gestion d'un bien locatif, vous devez vous assurer qu'il est bien entretenu.
Les frais engagés couvrent l'entretien et la réparation des éventuelles usures dues au temps.
Ils couvrent l'entretien régulier comme le nettoyage, l'entretien de la pelouse et les inspections du système CVC pour maintenir votre propriété en bon état.
Les réparations d’urgence pour des problèmes soudains comme des problèmes électriques ou des tuyaux éclatés entrent dans cette catégorie de dépenses.
6. Frais de gestion immobilière
Vous devrez peut-être engager un gestionnaire immobilier pour vous aider à gérer votre propriété et à vous assurer qu'elle est en bon état.
Le gestionnaire immobilier est l'intermédiaire entre vous et vos locataires et gère les opérations quotidiennes du bien. Il inspecte le bien, perçoit les loyers et règle les éventuels problèmes.
Cependant, leurs services ne sont pas gratuits. Leurs honoraires incluent généralement un pourcentage des revenus locatifs.
Les frais de gestion immobilière sont déductibles des impôts, il est donc essentiel de conserver des registres détaillés des frais que vous avez payés.
7. Coûts d'amélioration de la propriété
Ces coûts d'amélioration vont au-delà de l'entretien courant. Ils incluent les rénovations, les améliorations et l'aménagement paysager de la propriété.
Les améliorations immobilières visent à améliorer la valeur ou l’attrait de la propriété.
Un suivi précis de ces coûts sera essentiel à des fins fiscales. Ces dépenses peuvent parfois être amorties au fil du temps, réduisant ainsi votre revenu imposable.
8. Publicité et marketing
L’une des principales dépenses des propriétaires est la publicité et le marketing.
Si vous possédez un bien locatif commercial ou résidentiel, vous devez attirer des locataires et leur montrer pourquoi c'est la meilleure option pour eux.
Cela signifie que vous devrez investir dans la publicité. Cette publicité ou ce marketing peut prendre la forme d'annonces, de signalisation, de prospectus et même de l'intervention d'agents immobiliers.
En suivant ces dépenses, vous pouvez évaluer l’efficacité de vos stratégies marketing et ajuster votre budget en conséquence.
9. Frais juridiques et professionnels
Cette catégorie de dépenses comprend les honoraires d’avocat pour la rédaction du contrat de location et les services de comptabilité si vous faites appel à un comptable professionnel.
10. Frais divers
Parfois, des coûts imprévus peuvent survenir dans la gestion de votre bien locatif.
Ces dépenses diverses peuvent aller des frais de réparation pour des problèmes d’entretien imprévus aux améliorations d’urgence de la propriété.
D'autres dépenses diverses peuvent être liées aux fournitures immobilières. Ces fournitures comprennent les articles nécessaires à l'exploitation et à l'entretien de votre bien locatif.
Par exemple, les fournitures de nettoyage, les fournitures de réparations générales ou même les fournitures de jardinage font partie des dépenses diverses.
Fonctionnalités clés pour gérer les revenus et les dépenses
- Tenue de registres : Tenue de registres précis et complets pour tous les revenus et toutes les dépenses.
- Budgétisation : Établir un budget pour gérer les dépenses prévues et prévoir les flux de trésorerie.
- Suivi des dépenses : surveiller régulièrement les dépenses pour identifier les opportunités d’économies.
- Planification fiscale : comprendre les implications fiscales et tirer parti des déductions disponibles pour les propriétaires de biens locatifs.
- Augmentations de loyer : Révision et ajustement périodiques du loyer pour suivre les taux du marché et l’inflation.
Défis courants dans le suivi des revenus et des dépenses de location
Le suivi des revenus et des dépenses locatifs est un aspect essentiel de la comptabilité de gestion immobilière, mais il comporte son lot de difficultés. Voici quelques-unes des difficultés courantes auxquelles les gestionnaires et les propriétaires immobiliers sont souvent confrontés :
1. Paiements de loyer irréguliers
- Défi : Les locataires peuvent payer leur loyer en retard, partiellement ou en montants irréguliers, ce qui rend difficile le suivi et l’enregistrement précis des revenus.
- Solution : La mise en œuvre de systèmes automatisés de collecte des loyers peut contribuer à normaliser les paiements et à réduire les écarts.
2. Gestion de plusieurs propriétés
- Défi : Garder une trace des revenus et des dépenses de plusieurs propriétés ou unités peut devenir écrasant, surtout lorsqu'il s'agit de gérer des échéanciers et des obligations financières différents.
- Solution : Utilisez un logiciel de gestion immobilière qui vous permet de gérer et de séparer les finances de chaque propriété ou unité.
3. Catégorisation des dépenses
- Défi : Une mauvaise classification des dépenses ou une catégorisation incorrecte peut entraîner des rapports financiers inexacts et des difficultés lors de la préparation des déclarations de revenus.
- Solution : Établissez un plan comptable détaillé et catégorisez systématiquement chaque transaction pour garantir des rapports précis.
4. Gestion des dépenses variables
- Défi : Les coûts des services publics, de l’entretien et des réparations peuvent varier considérablement d’un mois à l’autre, ce qui complique le processus de suivi et de budgétisation.
- Solution : Surveillez et documentez de près les dépenses variables et envisagez de créer des fonds de réserve pour couvrir les coûts imprévus.
5. Gestion des dépôts de garantie
- Défi : La comptabilisation des dépôts de garantie peut être délicate, car ils doivent être suivis séparément des revenus et des dépenses réguliers et traités conformément aux exigences légales.
- Solution : Tenez des comptes ou des registres séparés pour les dépôts de garantie et assurez-vous qu’ils ne sont pas inclus par erreur dans les revenus.
6. Postes vacants et rotation des locataires
- Défi : Les fluctuations de revenus dues aux postes vacants ou au roulement des locataires peuvent perturber le suivi des flux de trésorerie et la planification financière.
- Solution : Prévoyez régulièrement les postes vacants potentiels et les coûts de rotation et maintenez un plan d’urgence pour gérer les flux de trésorerie pendant ces périodes.
7. Contrats de location complexes
- Défi : Différentes conditions de location, telles que les augmentations de loyer, les inclusions de services publics ou les responsabilités d’entretien, peuvent compliquer le suivi des revenus et des dépenses.
- Solution : Assurez-vous que les conditions de location sont clairement documentées et intégrées dans votre système comptable pour éviter les erreurs.
Méthodes de perception des loyers et leur impact sur la comptabilité
Les méthodes de collecte des loyers ont un impact significatif sur les pratiques comptables des propriétaires et des gestionnaires immobiliers. Voici un aperçu des méthodes courantes de collecte des loyers et de leur impact comptable :
1. Paiements en espèces
- Impact comptable : Les paiements en espèces nécessitent un suivi minutieux, car ils peuvent être sujets à des erreurs, des vols ou des pertes. La comptabilité des espèces implique l'émission de reçus, l'enregistrement immédiat de la transaction et le dépôt rapide de l'argent sur un compte bancaire.
- Défis : Le risque de transactions non enregistrées est plus élevé, ce qui complique la tenue de registres financiers précis. Le rapprochement devient fastidieux, surtout avec des volumes élevés de transactions en espèces.
2. Contrôles
- Impact comptable : Les paiements par chèque sont enregistrés dès réception du chèque. Cependant, la comptabilisation des produits peut être retardée jusqu'à l'encaissement du chèque. Les propriétaires doivent suivre la réception et le dépôt des chèques.
- Défis : Il existe un décalage potentiel entre l'émission et l'encaissement du chèque, ce qui peut compliquer les prévisions de trésorerie. De plus, les chèques sans provision peuvent entraîner des écarts dans les comptes clients.
3. Paiements en ligne (virements bancaires, ACH)
- Impact comptable : Les paiements en ligne sont directement déposés sur le compte bancaire du propriétaire, ce qui facilite l'automatisation de l'enregistrement des transactions. Cette méthode améliore la précision et réduit le temps consacré à la saisie manuelle.
- Défis : La principale préoccupation réside dans la nécessité d'assurer la sécurité du traitement des informations bancaires. De plus, les frais de traitement associés à certaines plateformes en ligne peuvent devoir être pris en compte.
4. Paiements par carte de crédit/débit
- Impact comptable : À l'instar des paiements en ligne, les paiements par carte sont généralement traités électroniquement et peuvent être enregistrés automatiquement dans un logiciel de comptabilité. La facilité d'intégration avec les systèmes comptables simplifie le rapprochement.
- Défis : Les frais de traitement des cartes peuvent affecter le résultat net et doivent être comptabilisés en charges. De plus, les litiges ou les rétrofacturations peuvent compliquer la comptabilité.
5. Applications de paiement mobile (par exemple, PayPal, Venmo)
- Impact comptable : Les applications de paiement mobile sont pratiques et peuvent être intégrées aux systèmes comptables, simplifiant ainsi le processus de collecte et d'enregistrement. Les transactions sont généralement instantanées, ce qui réduit le besoin de suivi.
- Défis : Des frais et des limites de transaction peuvent s'appliquer, et le suivi des paiements peut poser problème si les locataires n'utilisent pas de références standardisées. Les paiements peuvent également nécessiter un virement bancaire, ce qui ajoute une étape supplémentaire au processus.
6. Débit automatique (paiement automatique)
- Impact comptable : Le prélèvement automatique garantit des paiements réguliers et ponctuels, réduisant ainsi les risques de retard. Il simplifie les prévisions de trésorerie et les processus de rapprochement réguliers.
- Défis : Si les fonds sur le compte du locataire sont insuffisants, le débit peut échouer, ce qui entraîne un suivi supplémentaire et potentiellement des frais de retard.
7. Mandats postaux
- Impact comptable : Les mandats fonctionnent de manière similaire aux chèques, mais leur traitement peut être moins pratique, car ils nécessitent un dépôt physique. Ils constituent une alternative sûre pour les locataires qui n'ont pas recours aux banques.
- Défis : Tout comme les espèces, les mandats doivent être suivis avec soin, et il existe un risque de perte ou de vol avant leur dépôt. Le traitement manuel des mandats peut entraîner des retards dans la comptabilisation des revenus.
8. Plateformes de collecte de loyers (logiciels de gestion immobilière)
- Impact comptable : De nombreux propriétaires utilisent des logiciels spécialisés qui s'intègrent aux systèmes comptables. Ces plateformes automatisent l'enregistrement des paiements, des pénalités de retard et d'autres transactions, facilitant ainsi la communication et le rapprochement financiers.
- Défis : Le principal problème pourrait être le coût du logiciel et les difficultés potentielles d'intégration avec les systèmes comptables existants. La courbe d'apprentissage associée à un nouveau logiciel peut également impacter la mise en œuvre initiale.
Importance d'un suivi financier approprié
Connaître la santé financière de votre propriété vous aidera à comprendre la performance de votre propriété.
Vous pensez peut-être réaliser des bénéfices parce que votre bien est très demandé. Mais un rapport détaillé de vos finances pourrait vous prouver le contraire.
Suivre vos finances vous prépare pour l'avenir. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il est important de surveiller la santé financière de votre propriété. Examinons les plus importantes.
États financiers précis
L’une des raisons fondamentales pour lesquelles il est important de suivre avec diligence les revenus et les dépenses des biens locatifs est de maintenir des états financiers précis.
Ces relevés constituent un enregistrement complet de la performance financière de votre propriété.
En enregistrant précisément toutes les sources de revenus et toutes les dépenses, vous pouvez créer des états détaillés des profits et pertes.
Vous aurez besoin de ces états financiers lorsque vous rechercherez un financement, évaluerez la santé de votre investissement ou même lorsque vous serez prêt à vendre la propriété.
Des états financiers précis offrent transparence et crédibilité à l’historique financier de votre propriété.
Évaluation de la rentabilité d'une propriété
Un suivi efficace vous permet d'évaluer avec précision la rentabilité de votre propriété.
Vous pouvez calculer des indicateurs de performance clés tels que le flux de trésorerie de la propriété, le retour sur investissement (ROI) et le revenu d'exploitation net (NOI).
Ces données vous permettent de prendre des décisions éclairées concernant votre investissement, qu’il s’agisse d’ajustements de loyer, d’améliorations de maintenance ou d’évaluation du potentiel de propriétés supplémentaires.
En connaissant la situation financière de votre propriété, vous pouvez maximiser ses rendements et minimiser les risques.
Planification des dépenses futures
La propriété d’un bien locatif implique des dépenses, allant de l’entretien courant aux réparations imprévues.
Par conséquent, un suivi approprié de ces dépenses vous aide à les planifier de manière proactive.
En conservant un enregistrement complet de l’historique financier de votre propriété, vous pouvez identifier les tendances et les modèles dans vos dépenses.
Ces informations vous aident à allouer des fonds pour les réparations ou rénovations futures, garantissant ainsi que votre propriété reste bien entretenue et attrayante pour les locataires.
Cela minimise également le risque de revers financiers inattendus.
Conformité fiscale
La réglementation fiscale relative aux biens locatifs peut être complexe. Il est donc essentiel de tenir des registres financiers précis pour garantir la conformité fiscale.
Un suivi rigoureux de vos revenus et dépenses vous permet de demander des déductions et des crédits légitimes, réduisant ainsi votre impôt à payer. Il constitue également une base solide pour d'éventuels contrôles fiscaux.
En respectant la réglementation fiscale, vous évitez les pénalités et garantissez un processus de déclaration fiscale plus fluide.
Prise de décision éclairée
- Données financières précises : le suivi financier fournit des informations précises et à jour, permettant de prendre de meilleures décisions concernant les investissements, les dépenses et d’autres activités financières.
- Planification stratégique : En comprenant les tendances et les modèles financiers, les particuliers et les entreprises peuvent planifier plus efficacement l’avenir, notamment en matière de budgétisation, d’expansion et de gestion des coûts.
Budgétisation et prévisions
- Création de budgets réalistes : des registres financiers précis constituent la base de la création de budgets réalistes et réalisables.
- Prévision des besoins futurs : grâce aux données financières historiques, les entreprises peuvent prévoir les besoins financiers futurs et se préparer en conséquence.
Mesure de la performance
- Suivi des performances financières : un suivi régulier des données financières permet d’évaluer les performances financières d’un individu ou d’une entreprise.
- Identification des domaines à améliorer : le suivi financier peut mettre en évidence les inefficacités, les dépenses excessives ou les sous-performances, guidant les efforts visant à améliorer la santé financière globale.
Gestion des risques
- Identification des risques financiers : Un suivi approprié permet d’identifier les risques financiers tels que les pénuries de trésorerie, l’endettement excessif ou les changements du marché, permettant une gestion proactive.
- Atténuation des risques : En ayant une compréhension claire de la situation financière, les entreprises et les particuliers peuvent prendre des mesures pour atténuer les risques potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes importants.
Faciliter la croissance et l'expansion
- Soutenir les plans de croissance : le suivi financier fournit les données nécessaires pour soutenir les décisions liées à la croissance, telles que l’expansion des opérations, l’embauche de personnel ou l’entrée sur de nouveaux marchés.
- Accès au financement : Des dossiers financiers précis sont souvent exigés lors de la recherche de prêts ou d’investissements, car ils démontrent la stabilité financière et la capacité de gestion.
Conformité légale et réglementaire
- Respect des exigences légales : un suivi financier approprié permet de garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires, réduisant ainsi le risque d’amendes ou de poursuites judiciaires.
- Préparation à l’audit : Disposer de dossiers financiers détaillés et précis rend le processus d’audit plus fluide et moins stressant.
Améliorer la sécurité financière
- Prévention de la fraude : le suivi et l’examen réguliers des données financières peuvent aider à détecter et à prévenir les activités frauduleuses.
- Protection des actifs : Comprendre les situations financières permet une meilleure protection et gestion des actifs.
Utilisez un logiciel de gestion immobilière avec des fonctionnalités de comptabilité pour surveiller les revenus et les dépenses des propriétés locatives
La meilleure façon de suivre les finances de votre propriété est d'utiliser un logiciel de comptabilité de gestion immobilière, ou un logiciel de gestion immobilière avec fonctionnalités comptables.
La gestion des revenus et des dépenses liés à la location d’un bien immobilier peut être une tâche complexe, mais elle devient beaucoup plus facile à gérer avec les bons outils.
On entend généralement des suggestions comme « Utiliser un logiciel de comptabilité ». Cependant, ayant travaillé dans le secteur de l'hôtellerie, je recommande d'utiliser un logiciel de gestion immobilière avec des fonctionnalités de comptabilité.
Un logiciel de gestion immobilière, comme Booking Ninjas, est un outil de solution de gestion immobilière tout-en-un qui permet d'effectuer des tâches de gestion immobilière.
Ce logiciel facilite la collecte ou la réalisation des paiements et leur documentation correcte.
Par exemple, le logiciel peut automatiser et enregistrer les tâches financières. Il peut suivre automatiquement les revenus locatifs, enregistrer les dépenses et générer des rapports financiers, vous faisant gagner du temps et réduisant le risque d'erreurs manuelles.
Options logicielles populaires
Certaines des solutions logicielles de gestion immobilière les plus populaires dotées de fonctionnalités de comptabilité robustes incluent :
- Réservations Ninjas
- Buildium
- AppFolio
- Rentec Direct
- Logiciel de propriété
- TenantCloud
Ces outils permettent de gagner du temps, de réduire les risques d'erreur et d'obtenir une vue d'ensemble de votre activité locative. Ils sont particulièrement utiles aux propriétaires et gestionnaires immobiliers gérant plusieurs unités et souhaitant garantir la bonne gestion de leurs finances.
Avantages du logiciel de gestion immobilière
Outre l’automatisation, les logiciels de gestion immobilière présentent d’autres avantages pour vous aider à suivre efficacement vos dépenses sans tracas.
En tant que propriétaire, propriétaire foncier ou gestionnaire immobilier, vous avez besoin de la technologie pour simplifier toutes les tâches complexes afin de maintenir l'exactitude et la précision.
1. Suivi des dépenses
Le logiciel de gestion immobilière vous permet de catégoriser et de suivre diverses dépenses associées à votre propriété locative, telles que l'entretien, les réparations, les frais de gestion immobilière, etc.
Cette catégorisation vous aide à mieux comprendre où votre argent est dépensé.
2. Perception des loyers
De nombreuses options logicielles sont dotées de fonctionnalités de collecte des loyers, ce qui permet aux locataires de payer plus facilement par voie électronique et aux propriétaires de suivre les paiements de loyer.
Grâce au logiciel, vous pouvez réduire les tracas liés à la collecte des chèques et au suivi des paiements en retard.
3. Tenue de registres financiers détaillés
La fonction comptabilité vous permet de conserver un enregistrement détaillé de chaque transaction financière effectuée. Elle enregistre la date, l'heure et une brève description de la transaction.
Il catégorise également les transactions selon leurs dates. Vous connaissez ainsi les documents financiers d'une période donnée.
Vous pouvez sauvegarder et partager vos documents comme vous le souhaitez. Le logiciel vous permet de partager ou d'exporter tout document financier avec vos actionnaires ou toute personne que vous souhaitez transférer.
4. Informations financières
Le logiciel de gestion immobilière fournit un aperçu clair de la santé financière de votre propriété.
Vous pouvez suivre les tendances des revenus, comparer les dépenses au fil du temps et prendre des décisions basées sur les données pour optimiser la rentabilité de votre propriété locative.
De plus, vous pouvez utiliser les données financières pour générer des rapports à des fins fiscales,
Vous pouvez facilement suivre toutes vos transactions financières quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Plus besoin de les saisir ni de les calculer manuellement.
Comment utiliser un logiciel de comptabilité de gestion immobilière pour suivre les finances des biens locatifs
Utiliser ce logiciel est simple. Booking Ninjas est l'exemple parfait d'un logiciel de gestion immobilière doté de fonctionnalités exceptionnelles et uniques, faciles à utiliser et à comprendre.
Il serait préférable d'utiliser Booking Ninjas pour tous vos besoins de comptabilité de gestion immobilière.
Voici comment surveiller correctement les finances de votre propriété locative :
1. Choisissez le bon logiciel
Choisissez un logiciel de gestion immobilière offrant des fonctionnalités comptables intégrées ou s'intégrant parfaitement à des logiciels de comptabilité courants comme QuickBooks ou Xero. Assurez-vous qu'il soit adapté à la taille et à la complexité de votre portefeuille immobilier locatif.
Dans ce cas, Booking Ninjas est une option plus recommandée.
2. Configurez vos comptes
Commencez par configurer vos comptes financiers dans le logiciel.
Cela comprend la création de comptes pour les revenus locatifs, diverses catégories de dépenses et tous les comptes bancaires ou cartes de crédit associés à vos propriétés.
Remarque : si vous possédez plusieurs propriétés locatives, vous devez créer des comptes pour chacune d'entre elles.
Après avoir créé les comptes, vous pouvez fournir des informations détaillées sur vos biens locatifs et vos locataires.
Cela doit inclure les conditions du bail, les montants du loyer, les détails du dépôt de garantie et les coordonnées du locataire.
3. Automatiser la collecte des loyers
Booking Ninjas propose des fonctionnalités de collecte des loyers. Vous pouvez ainsi mettre en place des processus automatisés de collecte des loyers.
Cette configuration d'automatisation peut inclure l'envoi de factures de loyer aux locataires, leur permettant de payer par voie électronique et l'enregistrement automatique des paiements reçus dans votre système comptable.
4. Suivez vos dépenses
Chaque fois que vous engagez une dépense liée à une propriété, enregistrez-la dans le logiciel.
Catégorisez vos dépenses avec précision, en joignant les reçus ou les factures nécessaires. Cela garantit que tous les coûts sont comptabilisés et classés correctement.
Lorsque vous documentez vos dépenses, assurez-vous d’indiquer la date et l’heure appropriées pour plus de clarté.
5. Générer des rapports financiers
L'automatisation de la comptabilité de gestion immobilière a simplifié les tâches comptables. Par exemple, les logiciels de comptabilité de gestion immobilière intègrent souvent une fonction de reporting.
Cette fonctionnalité vous permet de générer des rapports financiers tels que des états de profits et pertes, des bilans et des tableaux de flux de trésorerie.
Ce sont les rapports les plus importants dont vous avez besoin pour déterminer la santé financière de votre propriété.
La plupart des logiciels sont fournis avec un modèle prédéfini pour chaque état financier, ce qui permet d'obtenir plus facilement et rapidement un rapport détaillé.
6. Définir des rappels
À l’aide des fonctionnalités d’automatisation du logiciel, définissez des rappels pour les dates importantes, telles que les renouvellements de baux, les inspections de propriétés ou les calendriers de maintenance.
Ces rappels vous indiqueront quand collecter ou effectuer des paiements afin que vous puissiez facilement les documenter.
La définition de rappels vous aide à rester organisé et à maîtriser les tâches critiques.
7. Mettez à jour votre logiciel
Mettez régulièrement à jour votre logiciel de comptabilité de gestion immobilière afin de profiter des dernières fonctionnalités pour faciliter vos tâches comptables.
Par exemple, les nouvelles fonctionnalités peuvent inclure des correctifs de sécurité pour une sécurité optimale des données, ou une fonctionnalité de partage permettant de personnaliser et de partager les données avec le plus grand nombre.
Lorsque vous mettez à jour votre logiciel, n'oubliez pas de sauvegarder vos données.
Booking Ninjas est un logiciel basé sur le cloud qui stocke et sécurise étroitement vos données.
Cela ne signifie pas pour autant que vous ne devez pas sauvegarder vos données. Cela permet d'éviter toute perte de données en cas de problème technique ou de panne informatique.
8. Examiner et analyser
Examinez toujours vos rapports financiers et analysez les données pour identifier les tendances, les domaines d’amélioration et les opportunités d’économies de coûts ou d’augmentation des revenus.
Vous pouvez également vérifier les éventuelles erreurs ou défauts d'alignement. Cela vous permettra d'éviter de graves conséquences pour votre activité de location immobilière.
Il est souvent préférable de faire le point et l'analyse mensuellement. Vous pouvez programmer des rappels pour consulter vos revenus et dépenses totaux du mois.
Cela vous aidera à planifier et à prendre des décisions éclairées pour les mois suivants.
Réflexions finales
Un suivi efficace des revenus et des dépenses liés aux propriétés locatives est essentiel pour gérer avec succès les investissements immobiliers.
Ainsi, les logiciels de gestion immobilière avec des fonctionnalités de comptabilité intégrées sont devenus un outil précieux, offrant de nombreux avantages qui simplifient les aspects financiers de la propriété immobilière.
En choisissant le bon logiciel de comptabilité de gestion immobilière pour simplifier vos tâches comptables, vous pouvez obtenir un meilleur contrôle sur les finances de votre propriété locative.
Booking Ninjas simplifie non seulement les tâches financières, mais offre également une vue globale des performances de votre portefeuille de propriétés locatives.
Vous pouvez nous contacter ou visiter notre site Web pour en savoir plus sur nos fonctionnalités et comment elles peuvent vous être utiles.