La industria hotelera está acostumbrada a los rápidos cambios, pero en los últimos años, los avances tecnológicos han transformado todos los aspectos de la gestión hotelera. Una encuesta reciente de HotelTechReport reveló que el 81 % de los hoteleros espera que la tecnología sea fundamental para el éxito en los próximos cinco años , mientras que el 99 % anticipa que sus colegas adoptarán más soluciones tecnológicas para optimizar las operaciones hoteleras .
En este contexto, mejorar la eficiencia del personal se ha convertido en una prioridad absoluta para mantener la competitividad, la satisfacción del cliente y maximizar las ganancias. Aquí presentamos una hoja de ruta para optimizar las operaciones del personal, desde la integración de tecnología hasta la gestión inteligente de recursos.
1. Adoptar la tecnología como columna vertebral de las operaciones
Los hoteleros tienen grandes expectativas sobre el papel de la tecnología en la mejora de la eficiencia, y el 39 % considera la eficiencia operativa como la principal propuesta de valor de la tecnología . Adoptar un sistema de gestión de propiedades (PMS) robusto es clave, ya que el 86 % de los hoteleros coincide en que es el sistema más crítico para las operaciones diarias.
Las plataformas PMS permiten a los hoteles automatizar tareas como el check-in, la asignación de habitaciones y las solicitudes de limpieza, lo que reduce la necesidad de trabajo manual y libera al personal para que se concentre en responsabilidades de mayor nivel.
Además, un sistema de gestión de ingresos y un gestor de canales bien integrados ayudan a los hoteles a realizar un seguimiento de las reservas, gestionar el inventario y prever la demanda, lo que permite al personal tomar decisiones basadas en datos sin tener que analizar hojas de cálculo ni gestionar las reservas manualmente. Al proporcionar herramientas integradas basadas en datos, una sólida base tecnológica permite al personal hacer más en menos tiempo y con menos errores.
2. Aproveche las herramientas de comunicación móvil
En un hotel con mucha actividad, la comunicación eficaz es esencial. Las aplicaciones móviles que permiten la mensajería instantánea entre el personal pueden aumentar significativamente la eficiencia. El personal de limpieza, recepción y mantenimiento se benefician de las actualizaciones en tiempo real, lo que reduce los malentendidos y los tiempos de espera.
Si un huésped solicita una renovación de habitación, recepción puede notificar inmediatamente al personal de limpieza a través de la aplicación, y la tarea se puede completar sin demora. Estas herramientas optimizan las operaciones, mantienen a todos informados y reducen la necesidad de registros por radio o en persona, que pueden consumir tiempo valioso.
Las alertas inteligentes y las notificaciones móviles son especialmente útiles para garantizar que los problemas urgentes se resuelvan con rapidez. Desde notificar al personal sobre la disponibilidad de la habitación hasta atender emergencias de mantenimiento, las herramientas de comunicación móvil aceleran los tiempos de respuesta y minimizan el retraso entre la solicitud y la resolución, algo fundamental en entornos centrados en el huésped.
3. Automatizar tareas repetitivas para liberar recursos humanos
Las operaciones hoteleras implican innumerables tareas repetitivas, desde la gestión de reservas hasta la organización de la información de facturación. Al automatizar estas tareas, los hoteles pueden ahorrar tiempo y asignar personal a áreas que requieren un trato humano.
Por ejemplo, los quioscos de check-in automatizados reducen la carga de trabajo del personal de recepción, quien puede centrarse en brindar una cálida bienvenida y atender consultas más complejas. Esto permite a los huéspedes realizar transacciones sencillas de forma independiente, agilizando el proceso y reduciendo las colas.
Los servicios de conserjería digital mejorados también pueden contribuir a la satisfacción del huésped, a la vez que facilitan la gestión del personal del hotel. Los chatbots pueden gestionar consultas comunes, como recomendaciones de restaurantes o información sobre aparcamiento, sin necesidad de intervención del personal. Las respuestas automatizadas garantizan que los huéspedes reciban respuestas instantáneas, mientras que el personal puede centrarse en servicios más personalizados y en mejorar la experiencia general del huésped.
4. Optimice la programación y la asignación de tareas con herramientas inteligentes
Uno de los mayores desafíos en la gestión hotelera es equilibrar los horarios del personal con las tasas de ocupación fluctuantes.
Un software avanzado de programación puede ayudar a los gerentes a optimizar la dotación de personal según la demanda prevista, las tendencias estacionales y las tasas de ocupación, reduciendo así el exceso o la falta de personal. Este software permite a los gerentes controlar los costos laborales, evitar horas extras y ajustar los horarios con facilidad.
El software de gestión de tareas también desempeña un papel fundamental para crear asignaciones claras y fáciles de gestionar. El servicio de limpieza, por ejemplo, puede usar una aplicación móvil que muestra qué habitaciones necesitan limpieza y actualiza las tareas completadas. Este nivel de organización reduce el tiempo de inactividad, evita la duplicación y garantiza un flujo de trabajo más productivo.
5. Invertir en la capacitación del personal para que sea competente en tecnología
Con el auge de la tecnología, invertir en la capacitación del personal es fundamental. El 31 % de los hoteleros cree que el principal valor de la tecnología reside en transformar la experiencia del huésped ; sin embargo, el personal a menudo necesita orientación para usar estas herramientas eficazmente. Las sesiones frecuentes de capacitación sobre sistemas clave, como el PMS o las herramientas de comunicación móvil, permiten que los empleados se sientan seguros en sus funciones.
La capacitación cruzada también puede ser beneficiosa; por ejemplo, los empleados de recepción pueden aprender los conceptos básicos del software de limpieza, lo que les permitirá ayudar cuando haya una gran demanda en un área.
El compromiso con el aprendizaje continuo también permite a los empleados mantenerse al día con los nuevos avances tecnológicos y resolver pequeños problemas de forma independiente. Las sesiones de capacitación, que abarcan desde herramientas de automatización hasta estrategias de interacción con los huéspedes, contribuyen a una plantilla más competente y adaptable.
6. Reduzca el tiempo de rotación de habitaciones con procedimientos de limpieza optimizados
El servicio de limpieza es uno de los departamentos que más tiempo consume, e incluso los pequeños retrasos pueden causar cuellos de botella. Para optimizar la rotación de habitaciones, los hoteles pueden adoptar sistemas digitales de limpieza que asignan tareas en tiempo real según la salida de los huéspedes.
Las actualizaciones del estado de las habitaciones en dispositivos móviles permiten al personal de limpieza priorizar las habitaciones ocupadas o las solicitudes urgentes, lo que genera menos demoras y huéspedes más satisfechos.
Fomentar una lista de verificación estandarizada para cada habitación garantiza la minuciosidad sin sacrificar la rapidez. Además, con actualizaciones de estado en tiempo real, el personal de recepción puede informar con seguridad a los huéspedes cuándo su habitación estará lista, cumpliendo con sus expectativas.
7. Analizar datos para refinar las operaciones e identificar cuellos de botella
Un PMS eficaz recopila datos valiosos sobre los hábitos de los huéspedes, las necesidades de personal y los costes operativos. Al revisar estos datos periódicamente, los hoteles pueden identificar tendencias, horas punta y áreas donde se podría mejorar la eficiencia. Por ejemplo, si los datos muestran una alta demanda de check-in entre las 16:00 y las 18:00, la gerencia puede asignar personal adicional de recepción durante ese periodo.
Alternativamente, si ciertos procesos se retrasan constantemente, los datos proporcionarán la información necesaria para ajustar los flujos de trabajo y encontrar una solución.
De igual manera, los datos sobre la ocupación y las preferencias de los huéspedes pueden orientar los horarios de limpieza, la preparación de alimentos y la reposición de artículos de aseo. El uso de información basada en datos permite a los hoteles implementar mejoras específicas que aumentan la productividad y reducen el desperdicio, garantizando así un funcionamiento óptimo.
8. Fomentar una cultura de eficiencia y trabajo en equipo
La eficiencia del personal no se trata solo de tecnología, sino también de mentalidad. Crear una cultura donde los miembros del equipo comprendan el valor de la eficiencia fomenta un sentido de pertenencia y orgullo por sus funciones. Reconozca y recompense a los empleados que demuestran ingenio, puntualidad y proactividad para la resolución de problemas.
Fomentar el trabajo en equipo, como la comunicación interdepartamental entre recepción y limpieza, mejora aún más la eficiencia al promover un entorno de apoyo donde todos trabajan para alcanzar objetivos comunes.
Cuando los empleados se sienten valorados, es más probable que se esfuercen al máximo tanto por el hotel como por sus huéspedes. Un equipo motivado es más resiliente, adaptable y comprometido, lo que se traduce en un mejor servicio y, en última instancia, en una operación más eficiente.
9. Incorporar la eficiencia energética y el mantenimiento inteligente
La eficiencia operativa va más allá de las tareas del personal; también involucra el entorno físico. Los sistemas inteligentes de gestión energética que ajustan automáticamente la iluminación, la calefacción y la refrigeración pueden generar ahorros de costos y reducir la necesidad de ajustes manuales por parte del personal.
Los sistemas de mantenimiento inteligente que detectan problemas antes de que se conviertan en problemas también contribuyen a una operación más eficiente. Por ejemplo, si una unidad de aire acondicionado muestra signos de desgaste, el mantenimiento predictivo puede alertar al personal antes de que se averíe, minimizando las interrupciones y preservando los recursos.
10. Transformar la experiencia del huésped para reducir la carga de trabajo del personal
La tecnología no solo mejora la eficiencia del personal, sino que también mejora la experiencia del huésped, reduciendo a menudo su dependencia del personal del hotel. Las opciones de autoservicio, como las tabletas en la habitación que permiten a los huéspedes solicitar el servicio de habitaciones o toallas adicionales sin llamar a recepción, reducen la presión sobre los empleados. El 31 % de los hoteleros cree que la tecnología debería utilizarse para transformar la experiencia del huésped , y al satisfacer sus necesidades con herramientas digitales, el personal puede concentrarse en tareas de mayor impacto.
Mejorar la eficiencia del personal es esencial para el éxito de un negocio hotelero, e integrar la tecnología adecuada con una plantilla capacitada sentará las bases para el éxito a largo plazo. Para aprovechar al máximo estas eficiencias, considere el sistema de gestión de propiedades de Booking Ninjas para integrar a la perfección los flujos de trabajo del personal, la experiencia del huésped y la tecnología en una solución optimizada.
