كيفية إدارة نزلك بالطريقة الصحيحة

إدارة النُزُل عملية تتطلب تفانيًا وصبرًا. ورغم ربحية النُزُل، إلا أنها تتطلب جهدًا كبيرًا لإدارتها.

إدارة نُزُلك شيء، وإدارته بالطريقة الصحيحة شيء آخر. سنركز على هذا الأخير.

تُعتبر بيوت الشباب عمومًا مؤسسات اقتصادية توفر إقامة مؤقتة للنزلاء. ويتراوح هؤلاء النزلاء بين الطلاب والعمال، وحتى الرحالة.

إدارة نُزُلٍ بشكلٍ صحيح تتطلب اهتمامًا بالغًا باحتياجات ضيوفك. ما هي الأشياء الأساسية التي سيحتاجها هؤلاء الضيوف؟

ينبغي أن تكون خدمات مثل خدمة الواي فاي الدائمة، والأمن المتميز، والسرير المريح، والموظفين المحترفين، من أهم أولوياتنا. هذه بعضٌ من الحد الأدنى من الخدمات التي يجب تقديمها، خاصةً في عام ٢٠٢٢.

في هذه المقالة، سنلقي نظرة على الطريقة الصحيحة لإدارة نزلك.

اقرأ المزيد:كيفية بدء مشروعك في مجال النزل: دليل كامل

ما هي إدارة النزل؟

يمكن اعتبار إدارة النُزُل تنظيمًا وإشرافًا على العمليات اليومية للنُزُل. وتشتمل إدارة النُزُل على العديد من الأنشطة المُرهِقة.

يتضمن ذلك مهامًا مثل إدارة الحجوزات، وحفظ التقارير، ودفع رواتب الموظفين، وحساب الفواتير، وغيرها الكثير. ويجب توفير الكهرباء والماء والخدمات الأساسية الأخرى.

عند إدارة نُزُلك، عليك الإشراف على سير العمل اليومي فيه لتلبية احتياجات الجميع. ولا شك أن هذه عملية بالغة الأهمية.

لماذا تعتبر إدارة النزل مهمة؟

لا شك أن إدارة نُزُل الطلاب أمرٌ بالغ الأهمية، فهي تُعدّ أساسًا لنموّها.

بإدارة نُزُلك، تضمن زيادة عدد زواره. الجميع يرغب بالإقامة في نُزُل يُقدّم خدماتٍ أكثر بكثير من نُزُل الفنادق التقليدية.

على سبيل المثال، خدمة العملاء الممتازة تزيد من فرصك في جذب المزيد من النزلاء. وهذا نتيجة إدارة نُزُل ممتازة.

كما أن التواصل مع عملائك ومنحهم فرصة تقديم ملاحظاتهم يمكن أن يُحسّن المبيعات. وبشكل أساسي، تُساعد إدارة النُزُل على تحقيق أهدافها الرئيسية والثانوية.

هل تحتاج إلى أداة تعتمد على البرمجيات لإدارة النزل؟

وبما أننا ناقشنا بالفعل ما يستلزمه إدارة النزل، فيمكن للمرء أن يستنتج بسهولة أنه أمر مرهق.

السؤال الذي يتبادر إلى الذهن عادةً هو: "هل أحتاج إلى أداة برمجية لإدارة نُزُلي؟" وهنا يأتي دور برامج إدارة النُزُل.

برنامج إدارة النُزُل هو أداة تُسهّل القيام بالعمليات الإدارية الرئيسية. بفضل هذه الأداة، يُمكن إنجاز المهام اليومية.

يضمن هذا البرنامج الإدارة السليمة للحجوزات، ومعالجة المدفوعات، وتحديث البيانات، وحفظ المخزون، وغير ذلك الكثير.

يُعدّ وجود هذه الأداة مفيدًا بشكل خاص لبيوت الشباب. ففي بعض الأحيان، يزداد الطلب على هذه البيوت ويعاني من نقص في الموظفين.

العديد من قطاعات صناعة السفر موسمية، وهذا قد يعني أحيانًا مواجهة ارتفاعات مفاجئة في الطلب، مع وجود عدد محدود من الموظفين . تُسهّل أنظمة إدارة النُزُل العمل داخل النُزُل وتزيد من كفاءته، بينما تُساعد خيارات الأتمتة المُتاحة أيضًا على إتاحة الوقت للموظفين للتركيز على جوانب أخرى من العمل.

ما هي الوظائف الرئيسية لأنظمة إدارة النزل؟

تتنوع أنظمة إدارة النُزُل، وعادةً ما تكون قادرة على أداء مجموعة واسعة من الوظائف.

وتشمل هذه الوظائف:

إدارة الحجوزات والمخزون

قد يكون حجز النزل أمرًا صعبًا. يُسهّل برنامج إدارة النزل هذه العملية بأكملها.

مع أنظمة إدارة النُزُل، يُمكنك الآن دمج بيانات النزلاء، بالإضافة إلى إقاماتهم. Cloudbeds هو نظام إدارة يُدير الحجوزات، ويُعرف بقدرته على مزامنة المعلومات.

يمكنك بسهولة الاحتفاظ بسجلّ للضيوف الذين يحجزون. ولأن هذه العملية تتطلب الآن إجراءات ورقية أقل، فإن هذه الأنظمة أكثر جاذبية.

بعض أنظمة إدارة النُزُل، مثل PMS، تُتيح عرض الحجوزات القادمة. كما يُمكنك الاطلاع على بيانات العملاء.

إدارة القنوات

إدارة قنوات التوزيع ضرورية لكل منشأة فندقية. هذا النظام هو وسيلة يستخدمها الفندق للوصول إلى سوق أوسع. يُعدّ استخدام مدير قنوات التوزيع من أكثر الطرق فعالية لتعريف النزلاء المحتملين بخدماتك.

يساعدك هذا على تحديد الخدمات المتاحة المناسبة لقناة معينة. بهذه الطريقة، يمكنك إنشاء برامج مبيعات منفصلة لكل قناة.

مع هذا النظام، ستتمكن من تحديد شريك القناة الأنسب لك. يساعدك برنامج إدارة النُزُل عالي الأداء على التواصل مع أفضل مديري القنوات مثل Airbnb وExpedia.

إدارة العمليات

تُعدّ إدارة العمليات وظيفةً أساسيةً في أنظمة إدارة النُزُل، فهي تضمن تنفيذ العمليات اليومية الأساسية.

المبيعات وخدمة العملاء والصيانة العامة هي بعض من هذه الأنشطة اليومية. باستخدام هذه الأدوات، يمكنك إنشاء جدول صيانة وتنفيذه.

يضمن جدول الصيانة اليومي أن يكون نُزُلكم دائمًا في حالة ممتازة. سيعمل جميع الموظفين بتناغم تام لتوفير بيئة مُلائمة لضيوفكم.

فيما يتعلق بخدمة العملاء، تُحسّن هذه الأدوات التواصل بين مالكي النُزُل والنزلاء الحاليين والمحتملين. كما تُسهّل على الإدارة الرد على استفسارات النزلاء.

من خلال دراسة ضيوفك، يمكنك بسهولة توقع مدى تقبلهم للتجارب الشخصية. يُعد تطبيق الخدمة الذاتية حلاً ممتازًا لمشاكل الضيوف المتعلقة بالنزل.

نظام الحجز المباشر

يرغب الضيوف في سهولة حجز غرفهم عبر الإنترنت. وهذا أمر مفهوم، نظرًا لسرعة وتيرة العالم الذي نعيش فيه.

يُمكن للضيوف الآن حجز غرف النزل عبر صفحة الحجز الموجودة على موقع النزل الإلكتروني. كما يُمكنك زيادة ظهوره عبر منشوراتك على مواقع التواصل الاجتماعي.

أداة إدارة النُزُل المُزوّدة بمحرك حجز تُسهّل العملية برمتها للجميع. الأسعار قابلة للتعديل بسهولة لتتناسب مع معدل الإشغال الحالي.

من المثير للدهشة أنه يمكنك تغيير أسعار غرفك تلقائيًا بتطبيق أنواع الأسعار المختلفة. هذا سيضمن لك الربح بلا شك.

نظام الحجز المباشر هو ما تحتاجه تمامًا لتسويق خدمات نُزُلك. تُتيح أنظمة الحجز للنُزُل فرصًا ممتازة لزيادة المبيعات أو البيع المتبادل في الأوقات المناسبة، كما تُوفر أدوات دعم العملاء.

نظام نقاط البيع

من الطبيعي أن تقدم بيوت الشباب خدمات إضافية إلى جانب الإقامة الأساسية. عادةً ما تتوفر فيها خدمات مثل الطعام والمشروبات وما شابه.

يُعد نظام نقاط البيع (POS) نظام الإدارة الأمثل لمعالجة هذه المدفوعات. فهو مركزٌ لتنفيذ المعاملات أو إنهائها.

يُعدّ نظام الإدارة هذا محور الأنشطة المعاملاتية في النُزُل، إذ يجمع بين المبيعات ومعالجة المدفوعات وعمليات أخرى مماثلة.

يوفر نظام نقاط البيع راحةً كبيرة. تخيّل أنك قادر على دفع ثمن المشروبات والطعام وحجز غرفتك وأي خدمة أخرى في مكان واحد!

مدير إدارة علاقات العملاء والتسويق

CRM، أو أداة إدارة علاقات العملاء، هو نظام إدارة مصمم لتلبية احتياجات العملاء المحددة. من خلال تحليل البيانات، يهدف إلى إدارة علاقة النُزُل بعملائه الحاليين والمحتملين.

يهتم هذا النظام بدراسة سلوك العملاء لتحديد نوع العروض التي قد تجذبهم. ويمكن تحقيق ذلك من خلال الاطلاع على سجل العميل مع نُزُلك.

يساعد ذلك في حل أسئلة مثل "ما نوع الخدمات التي تجذب هذا العميل؟" "كيف يمكنني تحسين الخدمات لتناسب أذواق العملاء؟" "لماذا يفضلون خدمة على أخرى؟"

يختلف الأفراد، والدراسات اليدوية لا تُقدم سوى معلومات محدودة عما يُثير اهتمامهم. أما الميزة الرائعة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) فهي أنه يُمكّنك من تصنيف العملاء بناءً على سلوكياتهم المباشرة وعبر الإنترنت.

كما يسعى إلى تعزيز التواصل بين العملاء وخدمة عملاء النُزُل. مثل هذه التفاعلات تساعد النُزُل على تحديد سلوكيات العملاء.

إدارة التدبير المنزلي

يقوم نظام إدارة النزل بجدولة مهام التنظيف وتتبعها، وتحديث حالة الغرفة في الوقت الفعلي (نظيفة، متسخة، صيانة)، وإدارة المخزون لمستلزمات التنظيف.

الفواتير والمدفوعات

تساعد أنظمة إدارة النزل أيضًا في إنشاء الفواتير الخاصة بإقامات الضيوف والخدمات الإضافية، وتتولى معالجة المدفوعات عبر طرق متعددة (بطاقة الائتمان، والنقد، وعبر الإنترنت)، وتقوم تلقائيًا بأتمتة الفواتير المتكررة للإقامات طويلة الأمد.

التواصل مع الضيوف

تُرسل أنظمة إدارة النُزُل تأكيدات حجز آلية، وتعليمات ما قبل الوصول، واستبيانات ما بعد الإقامة. كما تُسهّل التواصل المباشر مع النزلاء عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية، وتجمع آراءهم من خلال الاستبيانات والتقييمات.

التقارير والتحليلات

تُصدر أنظمة إدارة النُزُل تقارير عن معدلات الإشغال والإيرادات والبيانات الديموغرافية للنزلاء. كما تُقدم تقارير مالية مُفصّلة، تتضمن بيانات الأرباح والخسائر.

إنهم يمتلكون ميزة تستخدم تحليلات البيانات لتحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات مستنيرة.

الوصول عبر الهاتف المحمول

يوفر نظام إدارة النُزُل الوصول إلى نظام إدارة النُزُل عبر تطبيق جوال لإدارة جميع الخدمات أثناء التنقل. يسمح هذا النظام للنزلاء بتسجيل الوصول والمغادرة وطلب الخدمات عبر أجهزتهم المحمولة.

فوائد برامج إدارة النزل

ربما تكون لديك الآن فكرة عن فائدة برامج إدارة النُزُل. تُتيح أنواع برامج إدارة النُزُل المختلفة مستويات مُختلفة من الرضا.

قد تكون العمليات اليدوية لإدارة النُزُل مُرهقة. بدءًا من الطريقة التقليدية لتأمين غرفة، وصولًا إلى الضغط المُصاحب لإدارة العمليات، يُمكنك القول إن برنامج الإدارة مُصاحبٌ لها، بمزاياه العديدة.

كما أن عبء العمل الناتج عن العملية اليدوية قد يكون مرهقًا للموظفين. خاصةً خلال فترات الذروة في الطلب على النزل، قد لا يكون عدد الموظفين المتاحين كافيًا لتحمل جميع المسؤوليات المرتبطة بإدارة النزل.

دعونا نلقي نظرة على بعض فوائد وجود برنامج إدارة النزل:

توفير الوقت

أصبحت مهام مثل التحقق من توافر الغرف، وتحليل سلوك العملاء، وحجز الغرف، مختصرة. ورغم أن هذه المهام كانت تستغرق وقتًا غير ضروري، إلا أننا نمتلك الآن نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ونظام نقاط البيع (POS) لتسهيل تجربة العملاء.

من المذهل كمّ الوقت الذي يمكنك توفيره لأنشطة أكثر إنتاجية. لأن أصحاب النُزُل يضعون نُزُلهم في مواقع مختلفة، قد يستغرق تحديث أسعارهم أو تعديلها باستمرار وقتًا طويلاً.

تتبع سلوك العملاء

بفضل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، يمكنك الآن تقسيم عملائك حسب احتياجاتهم الخاصة. وهذا يُحسّن مبيعات نُزُلك بشكل كبير.

يمكنك تحديد ما يُحفّز سلوك العميل. احتياجات العميل مُستلهمة لا شعوريًا من عوامل مختلفة، ويجب عليك معرفة هذه العوامل.

ما هي فوائد هذا لمبيعات نُزُلك؟ بدايةً، يُساعدك على جمع كمّ هائل من البيانات من عملائك لدعم استراتيجيتك التسويقية.

من خلال تتبع سلوك العملاء، يمكنك بسهولة إطلاق حملات بناءً على البيانات المتوفرة لديك. بفضل البيانات النوعية والكمية المُجمعة، يمكنك إطلاق حملات مبيعات ناجحة.

يمكنك أيضًا تتبّع حملاتك بناءً على توقعاتك لسلوك العملاء. ولا شك أن التتبع الدقيق لسلوك العملاء يُؤدي إلى مبيعات هائلة في النُزُل.

انخفاض تكاليف العمالة

يُعدّ برنامج إدارة النُزُل من أفضل الاستثمارات التي يُمكنك القيام بها بصفتك مالك نُزُل. قد تتساءل: "لماذا؟"

تتطلب إدارة النُزُل يدويًا جهدًا بشريًا كبيرًا. وبالطبع، يجب توفير رواتب هؤلاء العمال في نهاية المطاف.

مع إدخال هذه الأدوات الإدارية، يمكنك تقليل عدد الموظفين لديك. هذه الأدوات تُلبّي احتياجاتك من خلال تقليل مشاركة الموظفين.

على سبيل المثال، يُساعد مديرو القنوات على توفير التكاليف المرتبطة عادةً بالتوزيع. وبينما كنتَ ستضطر إلى توظيف عمالة، سيُلبي هذا الحل البرمجي احتياجات عملك.

يتوفر أيضًا برنامج إدارة العقارات (PMS) لضمان حجز فعال. يمكنك استخدام هذا البرنامج لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العملاء لتأكيد حجوزاتهم.

أقل الأعمال الورقية

تعتمد العملية اليدوية على مستندات لتسجيل مختلف الأمور. عادةً ما تُدوّن المدفوعات والحجوزات وبيانات العملاء العامة في عدة مستندات.

لقد قلّل برنامج إدارة النُزُل من الأعمال الورقية المُرهِقة. يمكنك الآن تتبُّع معلوماتك المهمة وتبسيط عملية الحجز.

يوفر نظام الحجز والدفع الإلكتروني، بالإضافة إلى عمليات أخرى في النُزُل، عملية حجز ودفع إلكترونية. على سبيل المثال، يُمكّن نظام الحجز المباشر العملاء من حجز الغرف عبر الإنترنت، مما يُقلل الحاجة إلى الأوراق.

وهذا يمنح موظفيك حتمًا القدرة على العمل عن بُعد وبشكل أسرع.

سهولة الإدارة

إذا كان هناك ما يضمنه لك برنامج إدارة النُزُل، فهو سهولة الإدارة. فكل هذه المتاعب تصبح أقل بمجرد حوسبة العمليات.

أصبح بإمكان ضيوفك الآن الاستمتاع بخدمات متنوعة والدفع في مكان واحد. مع نظام نقاط البيع، نضمن لك سهولة الدفع، حيث يُمكنك حتى دفع ثمن الطعام والمشروبات من غرفتك.

يمكنك عرض بياناتك وتحديثها دون خوف من فقدانها أو عناء الوصول إليها. كما يمكنك تحديث أسعار الغرف على موقعك الإلكتروني، بناءً على توفرها.

زيادة في المبيعات

هذه ميزة عظيمة أخرى لا يمكن المبالغة في تقديرها. جميع هذه المزايا المذكورة تُسهم في تعزيز المبيعات.

يمكن لبعض هذه الأدوات أن تساعدك في تعديل الأسعار بالاستفادة من استراتيجيتك التسويقية، مما يُسهم في خفض إيرادات نُزُلك.

كما ذكرنا سابقًا، سيساعدك تتبع سلوكيات عملائك على زيادة المبيعات. ستحصل على فكرة عن الخدمات التي يهتم بها هؤلاء العملاء، والخدمات التي تحتاج إلى تحسين.

بما أن سلوك العملاء ديناميكي، فإن أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) والأنظمة المشابهة تُبقيك على اطلاع دائم بالتغيرات في سلوك العملاء. هذا سيساعدك على تطوير حملاتك التسويقية والمبيعاتية.

كيف أقوم بإعداد نظام إدارة النزل؟

من الأسئلة الشائعة: "كيف أُنشئ نظام إدارة نُزُل؟". دعونا نناقش بإيجاز كيفية القيام بذلك.

الخطوة الأولى لإعداد نظام إدارة النزل هي تشغيل البرنامج، ثم تسجيل الدخول. دعنا نستخدم نظام نقاط البيع كمثال.

الخطوة التالية هي إنشاء قائمة جرد. يمكنك أيضًا إنشاء ملفات تعريف لموظفيك المشاركين في عمليات نقاط البيع.

ستحتاج أيضًا إلى إعداد أجهزتك. يعتمد ذلك على نوع جهازك، ولكن عادةً ما يكون عليك الاتصال بشبكة WiFi ثم إقرانه بنظام نقاط البيع.

بعد ذلك، يمكنك تكوين برنامجك للتعرف على معالج الدفع الذي اخترته.

كم تكلفة أنظمة إدارة النزل؟

نظراً لتعدد أنظمة إدارة النُزُل، تتفاوت أسعارها. ومع ذلك، ورغم اختلاف الأسعار، تشترك جميعها في ميزة واحدة؛ وهي إمكانية دفع ثمن البرنامج من خلال اشتراك شهري أو سنوي.

عادةً ما تكون ميزات الإصدارات المجانية من هذا البرنامج محدودة للغاية. مع ذلك، سيتعين عليك دفع رسوم اشتراك للوصول غير المحدود إلى ميزاته.

قد يصل سعر برنامج إدارة النُزُل الأقل تكلفةً إلى 80 دولارًا أمريكيًا شهريًا، ولكن إذا كنت تبحث عن حل شامل، فقد تكون الأسعار أعلى قليلًا. أفضل استراتيجية هي إجراء مكالمة استكشافية والتأكد من حاجة منشأتك للميزات المتطورة. هذه المكالمة/التجربة مجانية تمامًا .

نصائح إضافية لإدارة نُزُلك

ربما لديك الآن معرفة واسعة بكيفية إدارة نُزُلك. لكن هذا ليس كل شيء.

لا يوجد شيء اسمه معرفة زائدة عن الحد. وبالمثل، لا يمكنك أبدًا معرفة الكثير عن إدارة نُزُل.

لذا، لماذا لا نلقي نظرة على بعض النصائح الإضافية لإدارة نزلك؟

تحسين العلاقة بين العملاء والأعمال

بصفتك صاحب نُزُل، من أفضل ما يمكنك فعله هو بناء علاقة تفاعلية مع عملائك. من خلال إنشاء منصة تفاعلية، تُتاح لك فرصة معرفة استفسارات العملاء.

يمكنك القيام بذلك بإرسال رسائل بريد إلكتروني منتظمة إلى عملائك. قد يكون ذلك لإبلاغهم بخدمة جديدة، أو ارتفاع في الأسعار، أو عروض ترويجية.

مع ذلك، يُنصح بتقليل إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل متكرر، حتى لا تُعتبر رسائل غير مرغوب فيها. يمكنك استخدام هذه المنصة للحصول على آرائهم أو ملاحظاتهم حول تحسينات النزل بشكل عام.

التدريب الدوري للموظفين

يمكنك عقد اجتماعات دورية لتعليم موظفيك أساسيات خدمة العملاء. فخدمة العملاء بلا شك أحد أسس إدارة النُزُل.

طريقة تعامل موظفيك مع العملاء تعكس مدى تميز نُزُلك. فالسلوكيات الأساسية، كالوجه البشوش والاستجابة السريعة لاستفسارات العملاء، تُحدث فرقًا كبيرًا.

استفد من المراجعات

حسنًا، لقد حصلت على ردود من عملائك بشأن خدمات النزل التي تقدمها؛ والآن ماذا؟

إن نشر المراجعات أمرٌ مختلفٌ تمامًا عن الاستفادة منها. من خلال نشر المراجعات على موقعك الإلكتروني، من المرجح أن تكسب عملاء جددًا.

لهذا السبب: نظرًا لمدى رقمنة العالم اليوم، يُمكن لأي شخص استخدام جهازه والتحقق من تقييمات نُزُلٍ ما. التقييمات السيئة على موقعك الإلكتروني تُقلل من فرصك في اكتساب عملاء جُدد.

وهذا يقودنا إلى النقطة التالية -

احصل على موقع ويب فعال

يُعدّ الموقع الإلكتروني أداةً غير مُقدّرة لإدارة أعمالك. سيساعدك هذا على تحسين المبيعات.

يمكنك تنزيل Google Analytics لمساعدتك في تتبع زوار موقعك الإلكتروني. يُسمى هذا "تتبع زيارات الموقع الإلكتروني".

يساعدك هذا على معرفة عدد زوار موقعك ومدى وصولهم إليه. كما يمكنك الحصول على معلومات حول المصدر أو منصة التواصل الاجتماعي التي استخدمها عملاؤك للوصول إلى موقعك.

تواصل مع المؤثرين في مجال التسويق ووسائل التواصل الاجتماعي

المؤثرون هم أشخاصٌ يتمتعون بقاعدة جماهيرية واسعة. وكما يوحي اسمهم، فهم خبراء في التأثير على الناس أو حثّهم على شراء سلع أو خدمات معينة.

بصفتك صاحب نُزُل، عليك التواصل مع هؤلاء المؤثرين. بناء علاقات أو إبرام عقود معهم قد يُحسّن المبيعات.

يمكنك الحصول على هؤلاء المؤثرين للإعلان عن خدماتك على منصاتهم - مدوناتهم، وصفحات التواصل الاجتماعي، وما شابه ذلك.

تقديم تجارب فريدة

لإدارة نزلك بشكل أفضل، يمكنك تقديم تجارب فريدة مثل:

• الجولات والأنشطة المحلية: تعاون مع الشركات المحلية لتقديم جولات وأنشطة مميزة. هذا لا يُحسّن تجربة الضيوف فحسب، بل يدعم الاقتصاد المحلي أيضًا.
• الليالي والفعاليات ذات الطابع الخاص: استضف ليالي أو ورش عمل أو فعاليات ثقافية ذات طابع خاص لخلق تجارب لا تُنسى لضيوفك.
• فرص التطوع: توفير خيارات للضيوف للمشاركة في العمل التطوعي المحلي، والذي يمكن أن يكون جذابًا بشكل خاص للمسافرين المهتمين اجتماعيًا.

ممارسات الاستدامة

دمج الممارسات المستدامة مثل:

• المبادرات الصديقة للبيئة: تنفيذ ممارسات مستدامة مثل برامج إعادة التدوير، والإضاءة الموفرة للطاقة، والتجهيزات الموفرة للمياه.
• المنتجات المحلية: استخدم المنتجات المحلية وقم ببيعها حيثما أمكن، مثل الأطعمة المحلية المصدر لتناول الإفطار أو الهدايا التذكارية المصنوعة يدويًا.
• التعليم المستدام: تثقيف الضيوف حول جهودك في مجال الاستدامة وتشجيعهم على المشاركة.

توفير خيارات حجز مرنة

توفير خيارات حجز مرنة مثل تقديم خصومات للإقامات الطويلة الأمد لجذب البدو الرقميين والمسافرين الذين يتطلعون إلى الاستقرار لفترة من الوقت.

يمكنك أيضًا تقديم عروض حجز اللحظة الأخيرة لملء الأسرة الفارغة وجذب المسافرين العفويين.

وأخيرًا، من المهم جدًا تلبية حجوزات المجموعات من خلال تقديم أسعار ووسائل راحة خاصة للمجموعات الكبيرة، مثل المجموعات السياحية أو الرحلات الطلابية.

الحساسية الثقافية والشمول

تأكد من تدريب الموظفين على الحساسية الثقافية ووعيهم بالعادات والممارسات المختلفة.

تنفيذ سياسات تحترم وتستوعب جميع الضيوف، بما في ذلك الأشخاص ذوي الإعاقة، والمسافرين من مجتمع LGBTQ+، وأولئك من خلفيات ثقافية متنوعة.

إذا كان ذلك ممكنًا، قم بتعيين موظفين يمكنهم التحدث بعدة لغات لمساعدة الضيوف الدوليين بشكل أفضل.

الأخطاء الشائعة في إدارة النزل

إدارة نُزُل ليست بالأمر السهل. فرغم ربحيتها، قد تشتت انتباهك وتفقد تركيزك على الأمور المهمة.

بصفتك مالك نُزُل، عليك أن تسأل نفسك: "كيف أعرف أنني أرتكب خطأً؟" إليك بعض الأخطاء الشائعة في إدارة النُزُل:

عدم وجود نظام إدارة النزل

لقد خصصنا هذه المقالة بأكملها لتوضيح أهمية نظام إدارة النُزُل. وبهذا، أوضحنا بشكل غير مباشر مدى صعوبة العملية اليدوية.

الآن، تخيّل عدم وجود أنظمة إدارة كهذه في متناولك. ستُثقل كاهل إدارة الحجوزات، ومعالجة المدفوعات، وضمان المبيعات، أعمال نُزُلك.

الوقت الذي كان من الممكن استغلاله بسهولة في مهام أكثر إنتاجية، سيُستغل بدلاً من ذلك في عمليات يسهل على أنظمة الإدارة التعامل معها. هذا سيُمكّنك من تحقيق أهدافك.

خدمات باهظة الثمن

من المعروف أن النزل مكان إقامة مناسب، وهذا ما يزيد من شعبيته.

هذه القدرة على تحمل التكاليف تجعلها وجهةً مفضلةً للسياح والعمال، وحتى طلاب الجامعات. ومن المتوقع أن تكون الخدمات الإضافية، كالطعام والمشروبات، في متناول الجميع.

يبدو أن العديد من شركات النزل قد أغفلت هذا الأمر. فإذا كان سعر السرير 30 دولارًا في يوم عادي، فإن زيادة سعره تلقائيًا دون مراعاة الطلب وعوامل أخرى قد تؤدي إلى انخفاض الإقبال.

وبالمثل، فإن النزيل الذي يدفع 35 دولارًا أمريكيًا مقابل سرير لن يرغب على الأرجح في دفع المبلغ نفسه مقابل الطعام. لذا، يجب عليك التأكد من أن خدماتك مناسبة لميزانيتك، مع مراعاة الفئة المستهدفة.

بيئة غير مرتبة

بصفتك مالك نُزُل، هدفك الأسمى هو إرضاء عملائك. هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل ضيوفك يغادرون غير راضين.

إن بيئة النزل غير المرتبة تُعطي انطباعًا أوليًا سيئًا. إنها من أول الأشياء التي يلاحظها ضيوفك، وقد لا ينساهم أبدًا.

من المؤكد أن النزل الذي لا يضم عمال نظافة يعملون على مدار الساعة سيتلقى شكاوى. الغرف والحمامات وأماكن الترفيه غير الصحية تُعدّ تجارب سيئة لنزلائك.

عدم متابعة نفقات السكن

لا يمكن لأي شركة قياس أو تحديد الأرباح دون معرفة نفقاتها.

يجب على أي منشأة فندقية أن تُسجّل تكاليفها ونفقاتها اليومية. تتجاوز تكاليف النزل تكلفة الإقامة، بل يجب قياس تكاليف السرير والملاءات والإفطار والمعدات الترفيهية.

المبلغ الذي أُنفق على غسل الملابس مهم. كم أنفقت على غسل الأغطية، والمناشف، والستائر، وما إلى ذلك؟

في نهاية المطاف، يدرك العديد من أصحاب بيوت الشباب أنهم لا يحققون أرباحًا بالقدر الذي توقعوه. من المهم دائمًا البدء بتكاليف النزلاء .

الإعلان غير الكافي

لقد أسستَ مشروعك في مجال النزل، ويبدو أن هذه هي نهاية مسيرتك. مع ذلك، تفشل العديد من شركات النزل في إدراك أهمية عرض أعمالها للعلن.

هل يحظى عملك بالاهتمام المطلوب؟ هل يحظى موقعك الإلكتروني بالعديد من الزوار، ولكن دون عملاء فعليين؟ هل تحظى منشوراتك على مواقع التواصل الاجتماعي بمشاهدات، ولكن دون أي دعم؟

حسنًا، ربما كنتَ تُعلن على منصات خاطئة وبالطريقة غير الصحيحة. بعض منصات التواصل الاجتماعي تجذب بالتأكيد العملاء المناسبين.

قد يحظى منشور على إنستغرام حول الخدمات التي يقدمها نُزُلك باهتمام أكبر من منشور على منصات التواصل الاجتماعي الأخرى. الترويج لأعمالك من خلال منشورات جذابة أمرٌ تفشل فيه العديد من شركات النُزُل.

إهمال التدريب المناسب للموظفين

يُعدّ عدم تدريب الموظفين تدريبًا كافيًا مشكلة شائعة. قد يواجه الموظفون غير المدربين صعوبة في أداء المهام الروتينية، مما يؤدي إلى انخفاض الكفاءة وسوء تجربة النزلاء.

الحل يكمن في استثمار الوقت في برامج تدريبية شاملة. تأكد من أن كل عضو في الفريق يفهم دوره، ومعايير النزل، وأهمية خدمة العملاء. حدّث التدريب بانتظام ليشمل الأنظمة أو الإجراءات الجديدة.

تجاهل تعليقات الضيوف

إن تجاهل أو رفض تعليقات النزلاء قد يعيق تطور النُزُل. أما التعليقات السلبية، إن لم تُعالج، فقد تُلحق الضرر بعملك.

الحل يكمن في البحث الجاد عن آراء النزلاء عبر الاستبيانات ومواقع التقييمات. ردّ على جميع التقييمات، سواءً كانت إيجابية أو سلبية، واستخدمها لتحسين خدماتك. إظهار اهتمامك بآراء النزلاء يعزز سمعتك.

استراتيجية التسعير غير المرنة

الخطأ: الالتزام باستراتيجية تسعير صارمة دون مراعاة تقلبات السوق يمكن أن يؤدي إلى خسارة الإيرادات أو انخفاض معدلات الإشغال.

الحل: طبّق نموذج تسعير ديناميكيًا يتكيّف مع الطلب والموسم والفعاليات المحلية. استخدم أدوات التسعير أو استشر خبيرًا في إدارة الإيرادات لتحسين أسعارك.

إجراءات السلامة والأمن غير الكافية

إن التنازل عن السلامة والأمان قد يؤدي إلى السرقة والحوادث والشعور العام بعدم الارتياح بين الضيوف.

الحل يكمن في تركيب أنظمة أمنية متينة، تشمل كاميرات مراقبة، وأقفالًا آمنة، وخزائن لحفظ ممتلكات الضيوف الثمينة. أجرِ تدريبات سلامة دورية، وتأكد من الالتزام بلوائح السلامة المحلية. أبلغ الموظفين والضيوف بإجراءات السلامة بوضوح.

سوء التواصل

إن التواصل غير الفعال بين الموظفين والضيوف قد يؤدي إلى سوء الفهم وعدم الرضا.

الحل يكمن في تعزيز ثقافة التواصل المفتوح. استخدم أدوات مثل تطبيقات المراسلة الداخلية لتنسيق عمل الموظفين. تأكد من تدريب جميع الموظفين على مهارات التواصل الفعال، وأن يكون التواصل معهم سهلاً.

الفشل في خلق جو مجتمعي

تزدهر بيوت الشباب بفضل الأجواء الاجتماعية. إن عدم خلق جو اجتماعي مُرحّب قد يؤدي إلى بيئة معقمة يشعر فيها النزلاء بالعزلة.

الحل يكمن في تنظيم فعاليات اجتماعية، مثل أمسيات الأفلام والجولات السياحية ووجبات العشاء الجماعية. أنشئ مساحات مشتركة تشجع على التفاعل، مثل الصالات والمطابخ المشتركة. عزز أجواءً ودية وشاملة.

عدم مواكبة اتجاهات الصناعة

الخطأ: قطاع النُزُل، كغيره، في تطور مستمر. عدم مواكبة أحدث التوجهات قد يجعل نُزُلك قديم الطراز وأقل جاذبية.

الحل يكمن في البحث المستمر عن اتجاهات القطاع والتكيف معها. قد يشمل ذلك ممارسات مستدامة، أو دمج التكنولوجيا، أو ابتكار أنواع جديدة من أماكن الإقامة. احضر مؤتمرات القطاع وتواصل مع مالكي النُزُل الآخرين للبقاء على اطلاع.

مستقبل إدارة النزل

من المتوقع أن يشهد مستقبل إدارة النُزُل تحولاً جذرياً بفضل التطورات التكنولوجية والاستدامة وتحسين تجارب النزلاء. وسيُبسّط الذكاء الاصطناعي والأتمتة العمليات، مقدمين خدمات مُخصصة وتحليلات تنبؤية لتحسين التسعير والتسويق.

سيُمكّن إنترنت الأشياء الغرف الذكية ومراقبة الصيانة في الوقت الفعلي. ستُعزز تقنية البلوك تشين أمان المعاملات وتُتيح منصات حجز لامركزية.

سيعزز التخصيص رضا الضيوف من خلال تجارب مُخصصة وأسعار ديناميكية. وستُصبح الاستدامة محورًا أساسيًا، حيث تجذب الممارسات الصديقة للبيئة، والطاقة المتجددة، ومبادرات الحد من النفايات، المسافرين المهتمين بالبيئة.

ستكون ابتكارات الصحة والسلامة، بما في ذلك التقنيات اللاتلامسية وبروتوكولات التنظيف المتقدمة، بالغة الأهمية. ستوفر التصاميم التي تركز على المجتمع مساحات اجتماعية مرنة وتجارب ثقافية محلية. سيستفيد التسويق من وسائل التواصل الاجتماعي والتعاون مع المؤثرين والإعلانات الموجهة.

إن التركيز على مراعاة الثقافات المختلفة والخصوصية المحلية سيساعد في تلبية احتياجات مختلف الضيوف. وستزدهر بيوت الشباب التي تتبنى هذه التوجهات من خلال تقديم تجارب شخصية ومستدامة ومجتمعية.

الأفكار النهائية

تُعدّ بيوت الشباب من المنشآت السياحية الشهيرة. ونظراً لحجم الإقبال الذي تحظى به هذه النزل، من المتوقع أن يبدي الكثيرون اهتماماً بخوض غمار هذا المجال. لا يقتصر إنشاء بيت الشباب على تجهيزه فحسب، بل إن إدارته ليست مهمة يومية، كما أن حجم الأعمال الورقية المطلوبة فيه هائل.

إن تقديم أفضل ما في الإقامة والطعام والمشروبات وغيرها من الخدمات لضيوفك قد يكون أمرًا شاقًا. والتكاليف المالية اللازمة لضمان ذلك أكثر إثارة للقلق.

لهذا السبب، تحتاج إلى نظام إدارة نُزُل جيد. هذه الأنظمة مُجهّزة بأدوات لتحسين المبيعات، وتحسين تجربة العملاء، وخفض التكاليف، وهي أنظمة رائعة.

الآن وقد أدركت أهمية أنظمة الإدارة هذه، ربما لا تزال مترددًا بشأن النظام المناسب. هل تحاول تحديد نظام إدارة النُزُل الأنسب لعملك؟ اطلع على نظام إدارة النُزُل من Booking Ninjas.

مراجع

1. " https://hqbeds.com/en/4-most-common-hostel-management-mistakes/ ". الأخطاء الأربعة الأكثر شيوعًا في إدارة النزل، ٢٠ فبراير ٢٠١٩، تاريخ الوصول: ٣ مايو ٢٠٢٢
2. https://gokitech.com/blog/hostel-management . جميع الأدوات اللازمة لإدارة نُزُل ناجحة، ٢٩ يناير ٢٠٢١، تاريخ الوصول: ٣ مايو ٢٠٢٢
3. https://www.revfine.com/hostel-management-systems/ . أنظمة إدارة النُزُل: كل ما تحتاج لمعرفته، تاريخ الوصول: ٣ مايو ٢٠٢٢