Não importa o que você esteja usando no seu negócio agora – livros-razão, planilhas, software de contabilidade ou qualquer outro – chegará a hora da mudança certa. Ao contrário da opinião popular, porém, essa mudança não é algo para se temer. Na verdade, é algo que você deve abraçar e antecipar.
Ao migrar para um novo sistema de gestão imobiliária, há muitos aspectos a considerar. O principal deles é se o novo sistema será eficiente. Nada supera isso. Para garantir isso, você precisa ter provas de que o sistema cumpre com o prometido e por quanto tempo você poderá usá-lo.
Há outros aspectos que você deve considerar ao sentir que é hora de migrar para um novo sistema de gestão de propriedades, e os discutiremos neste artigo. Antes disso, porém, discutiremos por que você deve fazer essa mudança. Depois, entenda o que envolve a implementação, bem como a limpeza de dados e a integração adequada.
Pronto para aprender a migrar para um novo sistema de gestão imobiliária da maneira certa? Vamos começar!
Por que migrar para um novo sistema de gestão de propriedades?
Os benefícios de migrar para um sistema de gestão imobiliária novo e melhor não podem ser superestimados. São todas as coisas boas que você pode esperar.
1. Um novo software de gerenciamento de propriedades economiza seu tempo
Tarefas repetitivas, como contabilidade e gestão de hóspedes, costumam consumir muito tempo na gestão empresarial. É verdade que essas tarefas são importantes, mas existe uma maneira melhor de usar o tempo. Com o novo software de gestão de propriedades ajudando você a lidar com todas essas tarefas repetitivas, você terá tempo suficiente para realizar tarefas mais importantes.
Nem é preciso dizer que, se você deseja otimizar seu fluxo de trabalho, perder tempo com tarefas manuais desnecessárias, recorrentes e ineficientes não é a solução. Um novo software de gestão de propriedades como o BookingNinjas ajudará você a economizar tempo.
2. Economiza dinheiro
Um novo sistema de gestão imobiliária ajuda você a economizar dinheiro. O ditado "tempo é dinheiro" é verdadeiro porque, quando você economiza tempo, pode se concentrar em tarefas lucrativas e entregar resultados de forma eficaz.
Além da gestão de tempo que leva à economia de dinheiro, a migração para um novo sistema de gestão de propriedades também costuma incluir serviços agregados que geram benefícios de economia. Esses serviços agregados incluem gestão de hóspedes, processamento de pagamentos e gestão financeira.
3. Um novo sistema de gestão de propriedades faz seu negócio crescer
Ao migrar para um novo sistema de gestão de propriedades que cumpre bem sua função, não demorará muito para otimizar o crescimento do seu negócio. Um novo sistema de gestão de propriedades apoia o crescimento do seu negócio por meio de melhor engajamento digital, melhores experiências para os hóspedes e análise de dados aprimorada.
Entenda o que está envolvido na implementação
Tirar o máximo proveito de um novo sistema de gestão imobiliária depende da compreensão completa de tudo o que envolve sua implementação. Antes de tudo, você precisa saber que tempo e esforço serão necessários durante a implementação.
Além disso, dependendo do tamanho do seu negócio e do tamanho do sistema, pode ser necessário que alguém da sua equipe esteja em contato direto com os especialistas em implementação do provedor do sistema.
O ideal é que o processo de implementação comece com uma ligação inicial entre você ou alguém da sua equipe e o provedor do sistema. Você precisará dedicar um tempo para entender como o novo sistema de gestão imobiliária funciona e como ele aprimorará seus negócios. O provedor terá a responsabilidade de entender suas dificuldades e mostrar como o sistema dele pode ajudar.
Depois de se convencer de que o sistema ajudará o seu negócio, você poderá começar a implementação. Todo o processo, do contato inicial ao fim da implementação, pode levar até três meses, então você pode precisar ter paciência enquanto o provedor faz o seu trabalho.
Claro, você deve ser acompanhado em cada etapa da implementação, pois isso ajuda a manter a confiança intacta. Não hesite em fazer perguntas quando não tiver certeza de como um recurso funciona ou se espera que o sistema tenha um recurso, mas não tem certeza se ele está incluído.
Agora que você entende o que está envolvido na implementação, quais são os próximos passos a serem tomados?
Limpar dados
Uma tarefa importante que você precisa realizar, especialmente se estiver usando um sistema de gestão de imóveis, antes de planejar a migração para um novo, é limpar seus dados. Simplificando, você precisa limpar seus dados antes da migração.
Mesmo que você já utilize livros contábeis em papel, ainda precisa ter certeza de que os dados inseridos no novo sistema estão corretos e atualizados. Por vários motivos, seus dados podem estar incorretos ou desatualizados. O que será desastroso é inserir dados incorretos no novo sistema de gestão de imóveis. Isso dificultará a implementação geral e colocará sua empresa em risco de falência.
Agora, como você limpa os dados?
- Verifique todas as inspeções e tarefas de manutenção que precisam ser encerradas
- Revisar informações pessoais da administração e dos hóspedes da propriedade
- Verifique as datas de renovação do aluguel ou arrendamento
- Revisar faturas pendentes
- Remova todas as informações irrelevantes do banco de dados
Integração
O próximo passo é dar as boas-vindas ao novo sistema de gestão imobiliária à sua empresa. O provedor fez o trabalho pesado, você limpou seus dados e eles foram inseridos no sistema. Agora você pode começar a trabalhar, certo? Não. Você precisa participar das sessões de integração.
Não se espera que você entenda como o sistema funciona da noite para o dia, e é por isso que a sessão de integração é importante. Dependendo do tamanho da sua empresa e da robustez do sistema, a integração pode incluir várias sessões e treinamento de mais de uma pessoa da sua equipe. Seja qual for a forma, o objetivo aqui é garantir que você obtenha o máximo retorno do seu investimento e muito mais do novo sistema de gestão imobiliária.
Nas sessões de integração, você poderá fazer perguntas ao seu provedor sobre os diferentes recursos, fluxos de trabalho e como os painéis funcionam.
Basicamente, você pode esperar a integração dividida em sessões como:
- Introdução aos principais recursos e funções
- Funções e papéis de gestão de propriedades
- Funções de gerenciamento de hóspedes da propriedade
- Gestão financeira
- Implementação de estratégias e integrações de aplicativos de terceiros
- E muito mais.
Se o provedor do sistema tiver uma base de conhecimento ou central de ajuda com vídeos, artigos e vídeos que possam ajudar, eles também o direcionarão para eles. A base de conhecimento ajudará você durante e após as sessões de integração para aproveitar ao máximo o novo sistema de gestão de propriedades.
Depois de tudo pronto, você pode entrar no ar enquanto informa seus clientes sobre a nova mudança e os benefícios que eles terão com o sistema. Mesmo após a implementação, você ainda deve manter contato com a equipe de atendimento ao cliente do provedor para que eles possam ajudá-lo em caso de qualquer problema.
Conclusão
Um novo sistema de gestão imobiliária pode ser tudo o que sua empresa precisa para alcançar o próximo nível de crescimento. Além de economizar tempo e dinheiro, usar um sistema de gestão imobiliária completo o posiciona como líder do setor.
Com sistemas de gestão de propriedades como o BookingNinjas, você pode gerenciar sua propriedade em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento. Isso significa que você nunca estará limitado por dispositivo ou localização para implementar todas as mudanças necessárias para o sucesso do seu negócio.
O BookingNinjas é um sistema de gestão imobiliária em que você pode confiar. Ele conta com todas as integrações certas e é mais personalizável para o seu imóvel do que qualquer outro sistema disponível. Confira agora mesmo .
