Het maakt niet uit wat u op dit moment in uw bedrijf gebruikt – papieren grootboeken, spreadsheets, boekhouding of welke andere software dan ook, er komt een tijd voor de juiste verandering. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is deze verandering echter niet iets om bang voor te zijn. Het is in ieder geval iets dat u moet omarmen en waarop u moet anticiperen.
Als het gaat om de migratie naar een nieuw vastgoedbeheersysteem, zijn er veel dingen waar u rekening mee moet houden. De belangrijkste daarvan zal zijn of dit nieuwe systeem u efficiënt van dienst zal zijn. Er gaat niets boven dat. Om dat vast te stellen, zou u het bewijs willen hebben dat het systeem alles kan doen wat het zegt en voor hoe lang u het zou kunnen gebruiken.
Er zijn nog andere dingen waar u rekening mee moet houden als u voelt dat het tijd is om naar een nieuw vastgoedbeheersysteem te migreren en we zullen ze in dit stuk bespreken. Maar vóór die tijd bespreken we waarom je überhaupt de overstap zou willen maken. Begrijp daarna wat er bij de implementatie komt kijken, evenals het opschonen van gegevens en de juiste onboarding.
Bent u klaar om te leren hoe u op de juiste manier naar een nieuw vastgoedbeheersysteem kunt migreren? Laten we aan de slag gaan!
Waarom overstappen op een nieuw vastgoedbeheersysteem?
De voordelen van de overstap naar een nieuw en beter vastgoedbeheersysteem kunnen niet genoeg worden benadrukt. Het zijn alle goede dingen die je kunt verwachten.
1. Nieuwe software voor vastgoedbeheer bespaart u tijd
Er zijn vaak repetitieve taken zoals boekhouding en gastenbeheer die veel tijd in beslag nemen in het bedrijfsbeheer. Het is waar dat deze taken belangrijk zijn, maar er is een betere manier om de tijd te gebruiken. Met de nieuwe software voor vastgoedbeheer die u helpt bij het uitvoeren van al dergelijke repetitieve taken; u kunt voldoende tijd overhouden om belangrijkere taken uit te voeren.
Het is onnodig om te vermelden dat als u uw workflow wilt stroomlijnen, u geen tijd hoeft te verspillen aan onnodige handmatige, terugkerende en inefficiënte taken. Een nieuwe software voor vastgoedbeheer zoals BookingNinjas zal u helpen bespaar tijd.
2. Bespaart geld
Een nieuw vastgoedbeheersysteem helpt u geld te besparen. Het gezegde ‘tijd is geld’ Dat is waar, want als u tijd kunt besparen, kunt u zich concentreren op taken die geld opleveren en effectief resultaten opleveren.
Naast tijdbeheer dat tot geldbesparing leidt, brengt de migratie naar een nieuw vastgoedbeheersysteem vaak ook gebundelde diensten met zich mee die tot geldbesparende voordelen leiden. Dergelijke gebundelde diensten omvatten gastenbeheer, betalingsverwerking en financieel beheer.
3. Een nieuw vastgoedbeheersysteem laat uw bedrijf groeien
Wanneer u migreert naar een nieuw vastgoedbeheersysteem dat zijn werk goed doet, zal het niet lang duren voordat u de groei van uw bedrijf optimaliseert. Een nieuw vastgoedbeheersysteem ondersteunt de groei van uw bedrijf door betere digitale betrokkenheid, betere gastervaringen en verbeterde data-analyse.
Begrijp wat er bij de implementatie komt kijken
Het maximale uit een nieuw vastgoedbeheersysteem halen is afhankelijk van het volledig begrijpen van alles wat bij de implementatie ervan komt kijken. Allereerst moet u weten dat er tijd en moeite van uw kant nodig zal zijn tijdens de implementatie.
Ook afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en de grootte van het systeem, heeft u mogelijk iemand van uw team nodig die in direct contact staat met de implementatie-experts van de systeemaanbieder.
In het ideale geval begint het implementatieproces met een eerste gesprek tussen u of iemand anders in uw team en de systeemprovider. U zult de tijd moeten nemen om te begrijpen hoe het nieuwe vastgoedbeheersysteem werkt en hoe het uw bedrijf zal verbeteren. De aanbieder wordt opgezadeld met de verantwoordelijkheid om uw pijnpunt te begrijpen en u te laten zien hoe zijn systeem u kan helpen.
Zodra u ervan overtuigd bent dat het systeem uw bedrijf zal helpen, kunt u beginnen met de implementatie. Het hele proces vanaf het eerste contact tot het einde van de implementatie kan tot drie maanden duren, dus het kan zijn dat u geduld moet oefenen terwijl de provider zijn werk doet.
Natuurlijk moet u in elke fase van de implementatie worden meegenomen, omdat dit helpt om het vertrouwen intact te houden. Aarzel niet om vragen te stellen als u niet zeker weet hoe een functie werkt of als u hoopt dat het systeem een functie heeft en u niet zeker weet of deze is opgenomen.
Nu u begrijpt wat er bij de implementatie komt kijken, wat zijn de volgende stappen die u moet nemen?
Gegevens opschonen
Een belangrijke taak die u moet uitvoeren, vooral als u een vastgoedbeheersysteem gebruikt voordat u van plan bent naar een nieuw systeem te migreren, is het opschonen van uw gegevens. Simpel gezegd: u moet uw gegevens opschonen voordat u migreert.
Zelfs als u papieren grootboeken gebruikt, moet u er nog steeds zeker van zijn dat de gegevens die u in het nieuwe systeem invoert, correct en actueel zijn. Om verschillende redenen kunnen uw gegevens onjuist of niet up-to-date zijn. Wat desastreus zal zijn, is het invoeren van de onjuiste gegevens in het nieuwe vastgoedbeheersysteem. Als u dat doet, wordt de algehele implementatie lastig en loopt uw bedrijf het risico te mislukken.
Hoe ruimt u nu gegevens op?
- Controleer alle inspecties en onderhoudstaken die moeten worden afgesloten
- Bekijk openstaande facturen
- Verwijder alle irrelevante informatie uit de database
Onboarding
Het volgende is het verwelkomen van het nieuwe vastgoedbeheersysteem in uw bedrijf. De provider heeft het zware werk gedaan, u heeft uw gegevens opgeschoond en deze zijn in het systeem ingevoerd. Nu kunt u aan het werk, toch? Nee. U moet onboarding-sessies bijwonen.
Er wordt niet van u verwacht dat u van de ene op de andere dag begrijpt hoe het systeem werkt. Daarom is de onboardingsessie belangrijk. Afhankelijk van uw bedrijfsgrootte en de robuustheid van het systeem kan de onboarding meerdere sessies en training van meer dan één persoon in uw team omvatten. Welke vorm het ook aanneemt, het doel hier is ervoor te zorgen dat u de waarde van uw geld en meer uit het nieuwe vastgoedbeheersysteem haalt.
Tijdens de onboardingsessies kunt u uw provider vragen stellen over de verschillende functies, workflows en hoe de dashboards werken.
In wezen kunt u de onboarding verwachten verdeeld in sessies zoals;
- Inleiding tot de belangrijkste kenmerken en functies
- Functies en rollen voor vastgoedbeheer
- Beheerfuncties voor gasten van accommodaties
- Financieel beheer
- Strategie-implementatie en integratie van apps van derden
- En nog veel meer.
Als de leverancier van het systeem een kennisbank of helpcentrum heeft met video's, artikelen en video's die u kunnen helpen, zullen zij u daar ook naartoe verwijzen. De kennisbank helpt u tijdens en na de onboardingsessies om het meeste uit het nieuwe vastgoedbeheersysteem te halen.
Als alles klaar is, kunt u nu live gaan terwijl u uw klanten informeert over de nieuwe wijziging en wat zij van het systeem profiteren. Zelfs na de implementatie moet u nog steeds contact houden met het klantenserviceteam van de aanbieder, zodat zij u kunnen helpen in geval van een probleem.
Conclusie
Een nieuw vastgoedbeheersysteem zou alles kunnen zijn wat uw bedrijf nodig heeft om toegang te krijgen tot het volgende groeiniveau. U zult niet alleen tijd en geld kunnen besparen, het gebruik van een goed afgerond vastgoedbeheersysteem positioneert u als marktleider.
Voor vastgoedbeheersystemen zoals BookingNinjas kunt u uw eigendom overal ter wereld en op elk moment onderweg beheren. Dat betekent dat u nooit beperkt bent door apparaat of locatie om alle juiste veranderingen door te voeren die uw bedrijf nodig heeft om te floreren.
BookingNinjas is een vastgoedbeheersysteem waarop u kunt vertrouwen. Het heeft alle juiste integraties en is beter aanpasbaar aan uw accommodatie dan enig ander systeem. Bekijk het nu.