Una verdad flagrante es el hecho de que el mundo va por el camino de la tecnología y cada proceso se está automatizando. Desde la forma en que pagamos dinero hasta la forma en que recibimos, compramos o realizamos transacciones, las cosas ya no son lo que solían ser. Por lo tanto, se ha vuelto imperativo que todas las empresas intensifiquen sus esfuerzos para estar al día con los últimos acontecimientos dentro y alrededor de sus negocios. Como propietario de un negocio que gestiona un hotel, ¿cómo le gustaría mejorar sus habilidades de gestión en el negocio hotelero? ¿Cómo quiere asegurarse de utilizar los tipos correctos de equipos en la gestión del hotel y de alcanzar el nivel óptimo? Para empezar, puede utilizar el software de contabilidad del hotel.
¿Qué es el software de contabilidad hotelera?
Es un tipo de software especialmente diseñado para hoteles para ayudarles a gestionar las actividades del día a día que implican contabilidad y gestión del dinero. Este tipo de software se ocupa de todo lo que tiene que ver con el aspecto contable del negocio hotelero. Desde la elaboración de presupuestos hasta las entradas, la gestión de sueldos, la planificación o previsión, la gestión de beneficios, así como otros elementos necesarios que ayudarán a que un negocio hotelero funcione sin problemas. Se puede crear un software de contabilidad hotelera especialmente para cada hotel según lo requieran sus necesidades, o uno o más hoteles podrían utilizar un tipo particular si se adapta a sus necesidades. Sin embargo, es trabajo del gerente y del contable comprender y saber cuál funciona mejor para ellos.
Entonces, ¿por qué todos los hoteles deberían utilizar software de gestión hotelera?
1. Mayor Eficiencia
El hombre tiene un límite cuando se trata de ciertas cosas, y por supuesto, no se puede lograr un 100% de eficiencia a la hora de trabajar. Como resultado, la gente comete errores. ¿Alguna vez has pensado en cómo un error en las finanzas podría llevar a un hotel a la ruina? Problemas de impuestos, fraude, robo y varias otras cosas podrían suceder con humanos a cargo. Con el software, estás varios pasos más cerca de obtener el 100% de eficiencia en la contabilidad de tu hotel. La automatización le ayuda a controlar todos los gastos, controles y errores. No tiene que preocuparse de que lo engañen o le mientan cuando su software está a cargo. El seguimiento también resulta sencillo gracias a su memoria de alta capacidad.
2. Almacenamiento
Aún hablando de memoria, otra razón por la que sus hoteles deberían utilizar el software de contabilidad hotelera es la capacidad de almacenamiento que viene con él. Ya sea que planee conservar sus registros durante un año, dos años, diez años o incluso más, un excelente software de contabilidad hotelera podrá manejarlo con bastante facilidad. Elimina la necesidad de llevar grandes libros contables durante períodos más largos de lo necesario. Con una capacidad de almacenamiento funcional, incluso tiene la posibilidad de acceder a sus datos en cualquier momento cuando sea necesario. ¿Qué es lo que no se puede desear de este fantástico software?
3. Factor tiempo
Tu software de contabilidad hotelera no sólo te ofrece eficiencia sino que también tiene en cuenta el factor tiempo. Con el software, puedes tener más tiempo libre. ¿Esos momentos que pasa tratando de equilibrar una cuenta, rastrear una falla, liquidar una factura y comprender a quién pagar y a quién deducir los descuentos? Se pueden utilizar bien con software. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que tu desarrollador comprenda tus necesidades desde el principio. De esta manera, puede incorporar todas las funciones o aplicaciones que necesites. La contabilidad se vuelve fácil cuando se utiliza un buen software de contabilidad hotelera.
4. Ayuda a la planificación
Al final de cada año, te tomas un tiempo para revisar tus saldos y planificar o pronosticar el futuro. ¿Sabes que no tienes que volver a esperar hasta fin de año? Con el software de contabilidad hotelera podrás tener todos los registros que necesitas en un tiempo récord. Fácilmente, puede ver, comparar, contrastar y comprender el estado financiero del hotel y todo lo que ha estado sucediendo durante mucho tiempo. Incluso puede representarlo en gráficos si eso lo hace más fácil. Con eso, puede planificar a medida que tenga toda la información que necesita. Ésa es otra razón por la que los hoteles deberían utilizar software de contabilidad hotelera.
5. Ahorra dinero
La administración hace todo lo posible para garantizar que las cuentas estén equilibradas. Si es necesario, contratan contables o auditores externos a quienes también se les paga por su trabajo. ¿Qué pasaría si pudieras reducir todos estos costos al mínimo? ¿Qué pasa si no tienes que seguir gastando dinero extra en cuentas? ¡Es posible! Con el software de contabilidad hotelera, tendrá todos los aspectos cubiertos si sabe cómo aprovechar al máximo su software. A menos que sea necesario, la dirección del hotel no tiene que seguir invitando a los huéspedes a realizar las cuentas. Tampoco es necesario emplear más manos para las entradas. ¡El software lo tiene cubierto!
6. Fácil de usar
El personal administrativo o quien estará a cargo de las cuentas debe entender cómo utilizar el software de manera efectiva. Por supuesto, no es que utilizarlo sea difícil; sin embargo, la interfaz puede diferir de otra. Aprender a utilizar el software de contabilidad hotelera es fácil, no muy diferente de cómo se operan las diversas tecnologías o aplicaciones que existen en la actualidad. ¿No todo su personal es licenciado en contabilidad? No te preocupes, no hace falta mucho para aprender a utilizar el software. Simplemente entiéndalo y cualquiera podrá calcularlo.
7. Flujo de caja optimizado
Un software de contabilidad hotelera ofrece precisión e información real a su negocio hotelero, lo que ayuda a que la toma de decisiones sea muy sencilla. Con el software, obtendrá lo mejor de su dinero y comprenderá la entrada y salida de dinero. Usted puede determinar si las tarifas específicas se ajustan al presupuesto o no y si se asignan. El hotel controla estrechamente sus gastos e ingresos para que pueda aprovechar al máximo el flujo. Los informes, las tareas y la gestión son manejados por software, en lugar de por un hombre, lo que deja la cuenta completamente cerrada a errores.
8. Accesos múltiples
En este momento, ¿cuántas personas tienen acceso a los registros contables del hotel? ¿El contador, la recepcionista o algún miembro del personal administrativo? ¿Durante cuánto tiempo ha tenido que esperar a veces para recibir comentarios de ellos sobre el estado financiero del hotel? ¿Días? ¿Semanas? ¿O incluso meses? Bueno, con el software no tienes que esperar tanto. Cada uno de vosotros podréis tener acceso a toda la información que necesitéis en cada momento, desde diferentes lugares. Ya sea que estés al otro lado del mundo o en casa, podrás consultar la contabilidad sin entorpecer el proceso de trabajo del hotel ni molestar a nadie. Por supuesto, sólo las personas necesarias tendrían la contraseña o el método de acceso que tú decidas. Puedes hablar con tu desarrollador sobre esto.
9. Admite otras funciones
¿Sabes que no solo puedes usar tu software de contabilidad solo para cuentas? Una razón para elegir un software de contabilidad hotelera es que podría incorporarle otras funciones y actividades, lo que también ayudaría al buen funcionamiento del hotel. Si lo desea, puede hablar con su desarrollador sobre la posibilidad de tener una función de reserva o funciones de reserva o pedido de alimentos. Es su software y puede modificarlo para adaptarlo a su estilo de uso. Además, el software puede incorporarse a una función del software principal de su hotel. Quizás ya tengas una aplicación de software para hoteles; puede agregar la función de contabilidad para cumplir el propósito previsto.
10. Seguridad y flexibilidad
¿Estás acostumbrado a que la contabilidad se haga de cierta manera pero te gustaría introducir un estilo más activo? Luego, habla con tu desarrollador. El software se puede modificar de varias maneras para garantizar que funcione para los fines previstos. Simplemente tienes que comunicar tu interés a tu desarrollador mientras ambos acordáis las cosas útiles. ¡Muy flexible! También existe la máxima seguridad para sus datos y su información, que están disponibles en el software. El hotel decide a qué puede acceder el público en general o qué puede ver o trabajar cada trabajador en las diferentes etapas.
En todos ellos, no se puede dejar de enfatizar la importancia de utilizar un buen software de contabilidad hotelera, especialmente para un hotel que busca ganar más. obtener beneficios, satisfacer a sus clientes e incluso expandirse. El software ayuda de varias maneras que ayudarán a que una empresa crezca.
Sin embargo, es muy importante que exista una buena relación entre el promotor y la administración o dirección del hotel. Esto es para que el desarrollador pueda crear un buen software para el hotel o ayudarle a elegir el más adecuado. La dirección del hotel también debe comprender qué quiere y en qué medida quiere que el software de contabilidad esté activo y accesible. Elegir un buen software de contabilidad hotelera es una oportunidad para que un hotel crezca.
