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  12 Dec 2023
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GESTIÓN DE ALOJAMIENTOS PARA ESTUDIANTES: LA IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROPIEDADES


Uno de los sectores que más crece en el mercado inmobiliario estadounidense es la administración de propiedades.

Debido a este aumento, los administradores y propietarios de propiedades están lidiando con más inquilinos y propiedades que nunca.

Para agilizar sus procesos y hacer crecer sus empresas, buscan soluciones tecnológicas como software de administración de propiedades, contratos en línea y banca por internet.

¿Qué es un sistema de gestión de alojamientos para estudiantes?

Los administradores y propietarios pueden rastrear y manejar sus propiedades e inquilinos mediante software de administración de propiedades, también conocido como PMC, CRM o ERP.

Puedes mantener registros de todos los elementos importantes de las actividades de tu empresa en un solo lugar a través de un sistema de gestión de propiedades.

Aunque hay innumerables variaciones de software de administración de propiedades en el mercado, generalmente se dividen en dos grupos: basados en la nube o basados en servidores.

Diferencia entre sistemas de gestión de alojamientos para estudiantes basados en servidores y basados en la nube

¿Qué es un PMS basado en servidores?

El software basado en servidores se ejecuta en ordenadores que están ubicados en tu lugar de trabajo o en un servidor de terceros con el que tienes un acuerdo.

Esto tiene la ventaja de darte autoridad sobre datos, actualizaciones de dispositivos e instalación de actualizaciones. Sin embargo, se ve como una solución anticuada por algunas razones:

  • Al usar un enfoque de software convencional, debes comprar, instalar, administrar y actualizar todo el hardware y los servicios tecnológicos necesarios para ejecutar el software.
  • Requiere una ubicación física, lo que aumenta los costos de la organización.
  • En caso de que estos servidores físicos se dañen, corres el riesgo de perder todos tus datos.
  • También está el costo de actualizar y administrar los ordenadores.

El COVID-19 y eventos similares han destacado otra desventaja del software basado en servidores. Las aplicaciones basadas en servidores y las VPN operan juntas para permitir el acceso remoto a los empleados.

Por lo tanto, las empresas también deben asegurarse de que las VPN estén configuradas en cada dispositivo, lo que podría llevar mucho tiempo.

¿Qué es un PMS basado en la nube?

Las redes informáticas y los centros de datos utilizados por el sistema operativo basado en la nube, también conocido como computación en la nube, son controlados y administrados por tu proveedor de software.

Debes iniciar sesión en línea desde cualquier ordenador con un navegador web y acceso a Internet para ver el programa.

Esto tiene la siguiente ventaja clara sobre el software basado en servidores:

  • No es necesario realizar inversiones en infraestructura.
  • Sólo participas en los recursos que realmente necesitas gracias a su enfoque de "pago por uso", ahorrándote dinero que se habría gastado en hardware de servidor y mantenimiento y actualizaciones del servidor.
  • La computación en la nube reduce en gran medida el riesgo de perder datos, ya que los datos pueden guardarse automáticamente en la nube. Por lo tanto, en caso de errores humanos o catástrofes naturales, esto puede ayudar a recuperar esos datos importantes.

La cuota de mercado de sus competidores tradicionales basados en servidores se está erosionando rápidamente con las opciones de software de administración de propiedades basadas en la nube. Según Forbes, una encuesta de 451 Research muestra que el 90% de las empresas ya han adoptado la computación en la nube.

No se puede negar que nuestra forma de vivir y trabajar ha cambiado significativamente debido a la pandemia de COVID-19, que todavía está afectando a personas, empresas y prácticamente todos los aspectos de la vida cotidiana.

En el lado positivo, esta epidemia ha acelerado el desarrollo de muchas soluciones y cambios digitales, como el software basado en la nube para la gestión de propiedades.

Desafíos de la gestión de alojamientos para estudiantes

  1. Alta rotación de inquilinos: los estudiantes a menudo solo alquilan propiedades por un corto período, lo que significa que los propietarios y administradores pueden tener una rotación frecuente de inquilinos.
  2. Problemas de mantenimiento impredecibles: los estudiantes no siempre cuidan bien la propiedad, lo que lleva a solicitudes frecuentes de mantenimiento.
  3. Dificultades en el pago de los alquileres: algunos estudiantes pueden tener dificultades para pagar el alquiler a tiempo o en su totalidad, lo que lleva a problemas financieros potenciales para propietarios y administradores.
  4. Más responsabilidad: dado que los estudiantes suelen ser jóvenes e inexpertos, los propietarios y administradores pueden tener un mayor riesgo de responsabilidad por accidentes o daños en la propiedad.
  5. Cumplimiento normativo: los alojamientos estudiantiles pueden estar sujetos a regulaciones y requisitos adicionales de las autoridades locales o estatales, lo que puede ser difícil de navegar para propietarios y administradores.

Beneficios de un sistema de gestión de propiedades (palabras clave secundarias)

No importa cuántas propiedades alquiles, un software especializado de administración de propiedades (PMS) puede ayudarte a organizar tus alquileres.

Por ejemplo, utilizando las herramientas adecuadas de administración de propiedades, puedes:

Simplificar la contabilidad

Al usar aplicaciones para generar facturas, realizar un seguimiento de los pagos, calcular intereses y cargos de servicio, y automatizar la distribución de estados de cuenta mensuales, los administradores y propietarios pueden agilizar sus procesos contables. 

Esto puede reducir el tiempo invertido en contabilidad, permitir recibir pagos más rápidamente y evitar errores.

Comunicarte de manera más eficiente con los inquilinos

Para gestionar clientes potenciales e interactuar con inquilinos actuales y potenciales, a menudo se utiliza software. Los administradores lo utilizan para coordinar exhibiciones, recopilar solicitudes, hacer un seguimiento de los contratos y contactar a los inquilinos. 

Los inquilinos podrían enviar solicitudes en línea para casas abiertas gracias a la integración potencial del sistema con un sitio web. 

Además, te permite mejorar el servicio al cliente al mejorar el contacto con proveedores, propietarios e inquilinos a través de plataformas online y servicios de mensajería programados como SMS o correo electrónico. 

Esto se puede utilizar para la correspondencia general, pagos de alquiler y consultas de reparación.

Automatizar operaciones de marketing

Los administradores de propiedades pueden optar por combinar el software con herramientas de comunicación de marketing como MailChimp para manejar ciertas tareas de marketing, como enviar boletines o promociones a residentes o posibles inquilinos. 

Los usuarios de ciertos programas de administración de propiedades pueden diseñar informes únicos para enviar por correo electrónico o publicar en línea. Esto puede ayudar a los propietarios a alquilar apartamentos vacantes, reducir las tasas de vacantes y mantener el contacto con inquilinos actuales y potenciales.

Automatizar operaciones frecuentes como solicitar mantenimiento y recaudar pagos

Las respuestas rápidas del personal son cruciales para los administradores de propiedades para evitar que los clientes se sientan ignorados y pierdan interés en la empresa. 

Cuando la tecnología se utiliza para gestionar los activos, esta tarea se simplifica porque todo se puede ejecutar con un solo clic.

Mejorar la información de datos

Cuanta más información obtengas sobre tus propiedades, inquilinos y propietarios, mejores decisiones comerciales podrás tomar. Puedes recopilar mucha información utilizando un PMS, y esta información se puede utilizar para generar ideas y proporcionar soluciones a preguntas como:

  • ¿Cuál debería ser mi precio de alquiler?
  • ¿Mi inquilino realizará pagos a tiempo?
  • ¿Cuánto tiempo llevará abrir una posición?
  • ¿A quién debería publicitar esta propiedad?

Puede ser el momento de considerar cómo un PMS puede hacer que tu empresa sea más eficiente y exitosa en el mercado si tu equipo suele quedarse rezagado en tareas cruciales.

¿Cuál es el mejor software de administración de propiedades entonces? Lo que necesitas en términos de características realmente depende de tu empresa.

Cosas a tener en cuenta al seleccionar un sistema de gestión de propiedades

Puede ser frustrante considerar la inversión en herramientas de administración de propiedades. Hay tantas opciones, y cada una afirma poder resolver tus problemas. ¿Cómo determinas cuál es el mejor para ti?

La siguiente lista de indicadores debe tenerse en cuenta al seleccionar un software de administración de propiedades para alojamientos estudiantiles:

¿Cuántas propiedades gestionas? 

Hay varios tipos de software que pueden satisfacer tus necesidades si gestionas menos de 100 propiedades. Sin embargo, probablemente debas usar software especializado de administración de propiedades estudiantiles si supervisas más de 100 hogares. 

Algunos PMS pueden ser más adecuados para propiedades más pequeñas, mientras que otros pueden ser más adecuados para propiedades más grandes con varias unidades.

Considera las características más importantes que buscas:

Una lista condensada de características podría incluir herramientas de contabilidad para hacer un seguimiento de los gastos y gestionar los pagos de alquiler, herramientas de seguimiento y gestión de mantenimiento. ¿Cuánto avance tecnológico es necesario? 

Algunas aplicaciones pueden ayudar a programar reparaciones o enviar recordatorios de alquiler automáticamente.

Busca un PMS con características que satisfagan las necesidades específicas de la gestión de viviendas estudiantiles, como la recopilación de alquiler en línea, un sistema de tickets de mantenimiento y gestión de documentos.

Costos y presupuesto

Ten en cuanto el costo del PMS, incluidos los costos iniciales, las tarifas de suscripción continuas y los posibles costos adicionales por personalización o características adicionales. Asegúrate de que el costo esté dentro de tu presupuesto y ofrezca un buen retorno de la inversión. Además, algunos proveedores ofrecen una prueba gratuita antes de registrarte. El tiempo necesario para entender cómo usar el software de administración de propiedades debe tenerse en cuenta en tu presupuesto.

Considera los diferentes tipos (basados en la nube y basados en servidores)

El software basado en la nube es el futuro de la tecnología y también es la tendencia para la mayoría de las empresas.

Funciones de integración

Es probable que ya uses una variedad de herramientas y aplicaciones para realizar tareas específicas si tienes un negocio. 

Para ahorrarte tiempo al ingresar manualmente datos en diversas plataformas, tu software de administración de propiedades debe funcionar bien con estas aplicaciones. 

Considera si el PMS puede integrarse con otro software o herramientas que utilices para la gestión de viviendas estudiantiles, como software de contabilidad o herramientas de programación de mantenimiento. 

Asegúrate de que tu PMS funcione con tu software de contabilidad, por ejemplo, si usas QuickBooks, para que pueda transmitir automáticamente información financiera, como pagos y depósitos de seguridad, a QuickBooks en tu nombre. 

De esta manera, puedes ahorrar tiempo y evitar errores costosos al ingresar datos manualmente.

Reputación y reseñas

Busca reseñas de publicaciones empresariales, competidores principales y clientes reales para saber lo que piensan del sistema que estás considerando. ¿Ofrece relaciones con el cliente confiable? ¿Es fácil de usar? 

¿Cómo ha sido la formación? Deberías tener en cuenta todos estos factores antes de tomar una decisión.

Potencia del sistema

Muchos excelentes proveedores de software de administración de propiedades se han centrado en un aspecto específico de la industria. 

Algunos se centran en marketing, otros en mantenimiento y otros en contabilidad. Sin embargo, necesitas una solución que se encargue de todo y te ofrezca un paquete completo para gestionar tus activos. 

Asegúrate de que interactúe con otras herramientas si no incluye todas tus necesidades para tenerlo todo en una plataforma.

Interfaz de usuario y experiencia del usuario

Algunos sistemas de administración de propiedades son simples para personas con conocimientos técnicos, pero no tanto para personas que no tienen tanta experiencia técnica. 

Elige un PMS para viviendas estudiantiles que sea fácil de usar, ya que esto ahorrará tiempo y reducirá la frustración para propietarios y administradores. 

Para que un equipo trabaje de manera más productiva y rápida, necesitas un método que sea fácil de usar e intuitivo. También debe poder expandirse junto con tu negocio.

Personalización

Considera si el PMS se puede personalizar para satisfacer tus necesidades específicas, como agregar campos para hacer un seguimiento de información específica de los estudiantes.

Soporte 

Busca un PMS que ofrezca un buen servicio al cliente, incluida la capacitación y asistencia técnica, para asegurarte de que puedas aprovechar al máximo el sistema.

El mejor sistema de gestión de alojamientos para estudiantes (Palabra clave secundaria)

Uno de los mejores sistemas para alojamientos estudiantiles es el sistema de administración de alojamientos para estudiantes de Booking Ninjas.

Cuenta con un sistema de gestión de alojamiento para estudiantes basado en la nube y asequible que incluye contabilidad, mantenimiento, control de acceso, portal en línea para estudiantes y más.

Las increíbles características del sistema de gestión de alojamientos estudiantiles de Booking Ninjas se combinan. Contabilidad, mantenimiento, control de acceso y un portal en línea para estudiantes permiten una gestión y navegación sencillas del portal.

El PMS también elimina diferentes capas de datos para crear un sistema integrado que permite a tu servicio de arrendamiento recopilar datos automáticamente. Disfruta de la recopilación y la investigación independiente de datos que anteriormente fueron rechazados. ¡Qué vida tan sencilla!

Quieres aprovechar el hecho de que los estudiantes son cada vez más expertos en internet al proporcionar software basado en la nube que aborda sus problemas de vivienda.

Se toman en serio tu información. Puedes establecer una única tienda central para toda la información de los estudiantes utilizando el sistema PMS basado en la nube de Booking Ninjas.

Características de un buen sistema de gestión de propiedades

El software para administrar propiedades no es igual en todos los aspectos. Para mantener el proceso de administración de huéspedes y alojamientos lo más fluido y sencillo posible, los sistemas modernos integran múltiples funciones en un solo software.

Algunas características clave de un buen sistema PMS para viviendas estudiantiles deberían incluir:

  • Integración de gestión de canales.
  • Gestión de reservas.
  • Gestión de mantenimiento.
  • Procesamiento de pagos en línea.
  • Contabilidad y gestión de ingresos.
  • Soporte de marketing.
  • Gestión de operaciones de recepción.
  • CRM y comunicación con huéspedes.
  • Gestión de limpieza.
  • Informes y análisis.

Conclusiones clave

Has hecho tu tarea, reducido gradualmente tu lista y encontrado la solución de software ideal para la administración de propiedades.

Después de enviar la orden de compra, quieres avanzar con tareas más cruciales. Ahora, ¿qué haces?

Asegurarte de estar haciendo el mejor uso posible de tu presupuesto existente es otra cosa que debes hacer.

Hoy en día, expandir tu empresa de administración de propiedades o tu negocio de viviendas estudiantiles requiere no solo el uso de soluciones y tecnología de vanguardia, sino también la utilización eficiente de los recursos disponibles para aprovechar al máximo tu potencial y mantenerte por delante de la competencia.

Sin embargo, los servicios auténticos de automatización de tareas para tu negocio de alojamientos estudiantiles, como Booking Ninjas, también son extremadamente importantes y no pueden pasarse por alto a largo plazo.

Para obtener más información sobre Booking Ninjas y lo que hacemos, programa una llamada gratuita con nosotros ahora mismo.

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