La industria hotelera no es ajena a los cambios rápidos, pero en los últimos años, los avances tecnológicos han transformado cada aspecto de la gestión hotelera. Una encuesta reciente de HotelTechReport reveló que el 81% de los hoteleros esperan que la tecnología sea pivotal para el éxito en los próximos cinco años, mientras que el 99% anticipa que sus colegas adoptarán más soluciones tecnológicas para optimizar las operaciones hoteleras.
En este panorama, mejorar la eficiencia del personal se ha convertido en una prioridad para mantenerse competitivo, mantener la satisfacción del huésped y maximizar las ganancias. Aquí tienes un mapa para agilizar las operaciones del personal, desde la integración de tecnología hasta la gestión de recursos pensada.
1. Abraza la Tecnología como el Eje de las Operaciones
Los hoteleros tienen altas expectativas sobre el papel de la tecnología en la mejora de la eficiencia, con el 39% citando la eficiencia operativa como la propuesta de valor más importante de la tecnología. Abrazar un robusto sistema de gestión de propiedades (PMS) es clave, ya que el 86% de los hoteleros están de acuerdo en que es el sistema más crítico para las operaciones diarias.
Las plataformas PMS permiten a los hoteles automatizar tareas como el check-in, la asignación de habitaciones y las solicitudes de limpieza, reduciendo la necesidad de trabajo manual y liberando al personal para que se concentre en responsabilidades de mayor nivel.
Además, un sistema de gestión de ingresos y un gestor de canales bien integrados ayudan a los hoteles a rastrear reservas, gestionar el inventario y prever la demanda, permitiendo al personal tomar decisiones informadas por datos sin tener que analizar hojas de cálculo o manejar reservas manualmente. Al proporcionar herramientas impulsadas por datos y sin inconvenientes, una sólida base tecnológica permite al personal hacer más en menos tiempo y con menos errores.
2. Aprovecha las Herramientas de Comunicación Móvil
En un hotel ocupado, la comunicación efectiva es esencial. Las aplicaciones móviles que permiten la mensajería instantánea entre los miembros del personal pueden aumentar significativamente la eficiencia. El personal de limpieza, el personal de recepción y los equipos de mantenimiento se benefician de las actualizaciones en tiempo real, reduciendo malentendidos y tiempos de espera.
Si un huésped solicita una refrescada de la habitación, el personal de recepción puede notificar inmediatamente a la limpieza a través de la aplicación, y la tarea se puede completar sin demora. Estas herramientas agilizan las operaciones, mantienen a todos en la misma página y reducen la necesidad de radios o verificaciones en persona, que pueden consumir tiempo valioso.
Alertas inteligentes y notificaciones móviles son especialmente útiles para asegurarse de que los problemas sensibles al tiempo se resuelvan rápidamente. Desde notificar al personal sobre la disponibilidad de la habitación hasta abordar emergencias de mantenimiento, las herramientas de comunicación móvil aceleran los tiempos de respuesta y minimizan el retraso entre la solicitud y la resolución, algo esencial en entornos centrados en el huésped.
3. Automatiza Tareas Repetitivas para Liberar Recursos Humanos
Las operaciones hoteleras implican innumerables tareas repetitivas, desde clasificar reservas hasta organizar información de facturación. Al automatizar estas tareas, los hoteles pueden ahorrar tiempo y asignar personal a áreas que necesitan un toque humano.
Por ejemplo, los quioscos de check-in automatizados reducen la carga de trabajo para el personal de recepción, que luego puede concentrarse en dar una cálida bienvenida y asistir con consultas más complejas. Esto permite a los huéspedes completar transacciones simples de manera independiente, acelerando el proceso y reduciendo las colas.
Servicios mejorados de concierge digital también pueden ayudar a la satisfacción del huésped mientras descargan al personal del hotel. Los chatbots pueden manejar consultas comunes, como recomendaciones de restaurantes o información de estacionamiento, sin intervención del personal. Las respuestas automatizadas aseguran que los huéspedes obtengan respuestas instantáneas, mientras que el personal puede concentrarse en servicios más personalizados y mejorar la experiencia del huésped en general.
4. Optimiza la Programación y las Asignaciones de Tareas con Herramientas Inteligentes
Uno de los mayores desafíos en la gestión hotelera es equilibrar los horarios del personal con las tasas de ocupación fluctuantes.
El software de programación avanzado puede ayudar a los gerentes a optimizar los niveles de personal según la demanda prevista, las tendencias estacionales y las tasas de ocupación, reduciendo los casos de sobrestafación o subestafación. Este software permite a los gerentes rastrear los costos laborales, prevenir horas extras y ajustar horarios con facilidad.
El software de gestión de tareas también juega un papel vital al crear asignaciones claras y manejables. La limpieza, por ejemplo, puede usar una aplicación móvil que muestre qué habitaciones necesitan limpieza y actualizaciones sobre tareas completadas. Este nivel de organización reduce el tiempo muerto, previene solapamientos y asegura un flujo de trabajo más productivo.
5. Invierte en la Capacitación del Personal para la Eficiencia Tecnológica
Con el auge de la tecnología, invertir en la capacitación del personal es ineludible. El 31% de los hoteleros creen que el valor principal de la tecnología radica en transformar los viajes de los huéspedes, pero el personal a menudo necesita orientación para usar estas herramientas de manera efectiva. Sesiones de capacitación frecuentes sobre sistemas fundamentales, como el PMS o las herramientas de comunicación móvil, capacitan a los empleados para que se sientan confiados en sus roles.
La capacitación cruzada también puede ser beneficiosa; por ejemplo, el personal de recepción puede aprender los conceptos básicos del software de limpieza, permitiéndoles ayudar cuando hay una alta demanda en un área.
Un compromiso con el aprendizaje continuo también permite a los empleados mantenerse actualizados con nuevos desarrollos tecnológicos y solucionar problemas menores de manera independiente. Sesiones de capacitación sobre todo, desde herramientas de automatización hasta tácticas de interacción con los huéspedes, dan como resultado una fuerza laboral más competente y adaptable.
6. Reduce el Tiempo de Rotación de Habitaciones con Procedimientos de Limpieza Agilizados
La limpieza es uno de los departamentos más intensivos en tiempo, y incluso pequeños retrasos pueden causar cuellos de botella. Para mejorar la eficiencia de la rotación de habitaciones, los hoteles pueden adoptar sistemas de limpieza digitales que asignen tareas de limpieza en tiempo real según los check-outs de los huéspedes.
Las actualizaciones del estado de la habitación en dispositivos móviles permiten a la limpieza priorizar habitaciones ocupadas o solicitudes urgentes, lo que lleva a menos retrasos y huéspedes más felices.
Fomentar una lista de verificación estandarizada para cada habitación asegura exhaustividad sin sacrificar velocidad. Y, con actualizaciones de estado en tiempo real, el personal de recepción puede informar con confianza a los huéspedes cuándo estará lista su habitación, manteniendo las expectativas alineadas.
7. Analiza los Datos para Refinar las Operaciones e Identificar Cuellos de Botella
Un PMS efectivo recopila datos valiosos sobre los hábitos de los huéspedes, los requisitos de personal y los costos operativos. Al revisar estos datos regularmente, los hoteles pueden identificar tendencias, tiempos de servicio de alta demanda y áreas donde podría mejorar la eficiencia. Por ejemplo, si los datos muestran una alta demanda de check-ins entre las 4 p.m. y las 6 p.m., la dirección puede programar personal adicional de recepción durante esa ventana.
Alternativamente, si ciertos procesos se retrasan constantemente, los datos proporcionarán la información necesaria para ajustar los flujos de trabajo y encontrar una solución.
Del mismo modo, los datos sobre la ocupación y las preferencias de los huéspedes pueden informar los horarios de limpieza, la preparación de alimentos y el reabastecimiento de amenidades. Usar ideas basadas en datos permite a los hoteles hacer mejoras dirigidas que aumentan la productividad y reducen el desperdicio, asegurando una operación fluida.
8. Fomenta una Cultura de Eficiencia y Trabajo en Equipo
La eficiencia del personal no se trata solo de tecnología, se trata de mentalidad. Crear una cultura en la que los miembros del equipo comprendan el valor de la eficiencia fomenta un sentido de propiedad y orgullo en sus roles. Reconoce y premia a los empleados que demuestren ingenio, puntualidad y un enfoque proactivo para la resolución de problemas.
Fomentar el trabajo en equipo, como la comunicación interdepartamental entre recepción y limpieza, mejora aún más la eficiencia al fomentar un entorno de apoyo en el que todos trabajen hacia metas comunes.
Cuando los empleados se sienten valorados, es más probable que den un paso adicional tanto para el hotel como para sus huéspedes. Un equipo motivado es más resiliente, adaptable y comprometido, lo que se traduce en un mejor servicio y, en última instancia, en una operación más eficiente.
9. Incorpora la Eficiencia Energética y el Mantenimiento Inteligente
La eficiencia operativa se extiende más allá de solo las tareas del personal, también implica el entorno físico. Los sistemas de gestión de energía inteligentes que ajustan automáticamente la iluminación, el calentamiento y el enfriamiento pueden llevar a ahorros de costos mientras reducen la necesidad de ajustes manuales por parte del personal.
Los sistemas de mantenimiento inteligentes que detectan problemas antes de que se conviertan en problemas también contribuyen a operaciones más suaves. Por ejemplo, si una unidad de aire acondicionado muestra signos de desgaste, el mantenimiento predictivo puede alertar al personal antes de que falle, minimizando las interrupciones y preservando los recursos.
10. Transformar la Experiencia del Huésped para Reducir las Cargas de Trabajo del Personal
La tecnología no solo mejora la eficiencia del personal, sino que también mejora la experiencia del huésped, a menudo reduciendo la dependencia del huésped del personal del hotel. Las opciones de autoservicio, como las tabletas en la habitación que permiten a los huéspedes ordenar el servicio de habitaciones o solicitar toallas adicionales sin llamar a recepción, reducen la tensión sobre los empleados. El 31% de los hoteleros creen que la tecnología debe usarse para transformar los viajes de los huéspedes, y al satisfacer las necesidades de los huéspedes con herramientas digitales, el personal se libera para concentrarse en tareas de alto impacto.
Mejorar la eficiencia del personal es esencial para un negocio hotelero próspero, e integrar la tecnología correcta con una fuerza laboral capacitada pondrá el escenario para el éxito a largo plazo. Para aprovechar realmente estas eficiencias, considera el sistema de gestión de propiedades de Booking Ninjas para alinear sin problemas los flujos de trabajo del personal, la experiencia del huésped y la tecnología en una solución agilizada.
