ما هي إدارة الممتلكات الحكومية؟

على الرغم من أن الحصول على عقود إدارة الممتلكات الفيدرالية وتقديمها قد يكون أمرًا مرهقًا، إلا أنه يتعين على المقاولين أن يسارعوا إلى القيام بذلك.

مقدمة في إدارة الممتلكات الحكومية

إدارة الممتلكات الحكومية هي عندما يشرف مقاول تابع لجهة خارجية على العمليات اليومية للعقارات الحكومية.

وفقًا للتعريف، تشمل الممتلكات الحكومية جميع الممتلكات الجوهرية المملوكة للحكومة. ويشمل ذلك أيضًا الممتلكات المستأجرة. وهناك نوعان من الممتلكات المستأجرة: تلك التي تستأجرها الحكومة وتلك التي يستأجرها المقاول.

في الواقع، لا تملك الحكومة الأرض التي تستأجرها من شركة تأجير. عندما تستأجر الإدارة عقارًا ثم تُسلمه إلى مقاول بموجب عقد، فإنها تُلزم المقاول بمعاملة العقار كما لو كان ملكًا للحكومة طوال مدة العقد.

يجب إدارة هذه الممتلكات وتنظيمها وحمايتها والحفاظ عليها بما يتوافق مع اتفاقية العقد ونظام إدارة الممتلكات الخاص بالمقاول.

يجب على الحكومة إصدار تعليمات بالتصرف في العقار عند انتهاء العقد، أو عند عدم الحاجة إليه. وحسب شروط وظروف عقد الإيجار، يجوز تسليم العقار المستأجر إلى شركة التأجير أو الاستحواذ عليه.

لا تُدرج الممتلكات التي يستأجرها المقاول، والتي تُستخدم لاحقًا في تنفيذ المشروع، ضمن تعريف "الممتلكات الحكومية"، حتى لو دفعت الحكومة رسوم التأجير. وتُلزمهم بنود عقد الإيجار المبرم بين المقاول وشركة التأجير.

وقد تخضع وكالات إدارة الممتلكات لأقسام أو جميع هذه الأحكام، مع النفقات الإدارية المرتبطة بها اعتمادًا على نوع العقد والبيئة التعاقدية.

في كثير من النواحي، تعد إدارة الممتلكات الحكومية محيرة ومليئة بالمخاطر المحتملة مثل محاسبة العقود الحكومية.

كم عدد أنواع الممتلكات الحكومية؟

الأدوات الخاصة، والمعدات، والمواد، ومعدات الاختبار الخاصة، والعقارات هي الفئات الخمس أو أنواع الممتلكات الحكومية.

أمثلة على الممتلكات الحكومية

الممتلكات العامة هي أي ممتلكات عقارية مملوكة للحكومة أو لوكالة حكومية وليس لكيان خاص أو شركة.

إنها ملكٌ لعامة الناس. من أمثلة الممتلكات الحكومية الشوارع والطرقات والمكتبات والممرات والملاعب والمدارس، التي غالبًا ما يستخدمها عامة الناس.

خطة إدارة الممتلكات الحكومية

يُلزم بند الشراكة العامة المقاولين بوضع وتنفيذ خطط وأساليب وعمليات إدارة الممتلكات، بغض النظر عن نوع العقد، وذلك لحماية مصالح الحكومة ومنع المخاطر. وينبغي تناول الجوانب المهمة التالية من الاستراتيجية:

• الاستحواذ على العقارات

• سجلات إيصالات الممتلكات الحكومية
• الجرد المادي للممتلكات الحكومية
• مراقبة المقاولين من الباطن
• التقارير
• استخدام الممتلكات الحكومية
• الصيانة والصيانة
• إغلاق العقارات

الخدمات التي تقدمها وكالات إدارة الممتلكات الحكومية

التقييمات

قد يكون تحديد ومعالجة أوجه القصور في نظام إدارة العقارات هو الفارق بين نجاح التدقيق الحكومي وفشله. قد نُجري تحليلًا للفجوات في نظامك العقاري الحالي، ونقدم لك قائمةً بمخاوفك المتعلقة بالامتثال وأفكارًا للتحسين.

تطبيق

يتعاون الفريق معك لتبني أفضل الممارسات والقواعد والبروتوكولات أثناء تعليم وتدريب موظفيك على إدارة النظام بشكل مستقل، بغض النظر عما إذا كنت جديدًا في العملية أو تحتاج إلى مساعدة في ترقية النظام الحالي.

دليل السياسات

يُعدّ وضع إرشادات وإجراءات كافية الخطوة الأولى لإدارة عقارات جيدة. تستطيع بعض هيئات إدارة العقارات الحكومية المحترفة إعداد دليل عقاري خاص بك يتضمن إجراءات متوافقة مع السياسات.

التقييم الذاتي للمقاول (CSA)

يجب على منصة إدارة العقارات الفعالة إجراء تقييمات ذاتية داخلية سنوية لهيكلك. كما تُجري تقييمات CSA لجميع أحجام المقاولين لمساعدتك في الوفاء بهذا الالتزام. ولتلبية حاجتك إلى تقييم CSA سنوي، سيزور فريق العمل موقعك، ويُجري عمليات التدقيق هذه، ويُقدم تقريرًا يمكنك تقديمه إلى وكالة إدارة العقود (DCMA).

تمرين

يمكن إكمال تدريبنا عبر الإنترنت أو حتى في موقعك، ونقدم دورات مصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتك العقارية. نركز على تثقيف موظفيك حول قواعدك وإجراءاتك واحتياجات الامتثال لمعايير FAR وDFARS.

معالجة طلبات الإجراءات التصحيحية

عندما تُجري هيئة إدارة العقارات (DCMA) تدقيقًا، لا يكون مُقدّمو خدمات تطوير العقارات مُستعدّين إلا في بعض الأحيان. إذا كشف تدقيق العقارات الذي أجرته الهيئة عن وجود حالات احتيال عقاري (CARs)، فقد تُساعدك بعض هيئات إدارة العقارات الحكومية في التعامل معها بشكل واضح ودقيق. وللاستجابة السريعة والدقيقة لحالات احتيال عقاري (CARs)، يُمكننا التواصل مع هيئة التدقيق بناءً على طلبك.

إغلاق العقد والتخلص من الممتلكات

ماذا تفعل عند انتهاء عقدك، وتبقى لديك ممتلكات حكومية أو اتحادية؟ يمكننا مساعدتك في ضمان التصرف السليم في أي ممتلكات حكومية طوال إجراءات إنهاء العقد. قد تتعاون هيئات إدارة الممتلكات الحكومية مباشرةً مع مسؤولي تطهير المصانع، وتتعامل مع الصعوبات المتعلقة بإنهاء العقد.

إدارة المعدات وخسائر الممتلكات الحكومية

يجوز تحميل المقاول المسؤولية عن أي نقص أو خسارة أو ضرر يلحق بالأصول الحكومية إذا تجاوز بشكل غير معقول المخصصات المحددة في العقد أو فاتورة المواد أو أي معايير مناسبة أخرى، وذلك حسب شروط العقد وظروف الحالة المحددة.

يجب التحقيق في أي حالة فقدان أو تلف أو تدمير لممتلكات حكومية كانت في عهدة المقاول أو تحت إدارته، والإبلاغ عنها إلى مدير العقار. ويجب تقديم تقرير عند فقدان أو تلف أو تدمير المنتجات أو المواد الجاهزة والمعتمدة أثناء وجودها تحت سيطرة المقاول.

يجب على المقاول أن يطلب من أي من المقاولين من الباطن المسؤولين عن ممتلكات الحكومة أو الحائزين لها التحقق من أي حوادث فقدان أو تلف أو تدمير لتلك الممتلكات والإبلاغ عنها.

نظام إدارة الممتلكات الحكومية

يمكن لمقدمي خدمات أنظمة إدارة الممتلكات الحكومية مساعدة المقاولين على وضع وتطبيق أساليب متوافقة لإدارة الممتلكات الحكومية. يتمتع خبراؤنا بخبرة واسعة في التعامل مع أنظمة الممتلكات الحكومية وعمليات التدقيق.

سوء إدارة الممتلكات الحكومية قد يُسبب عواقب وخيمة على المقاولين. يضم فريقنا مراجعي وكالة إدارة العقود (DCMA) ومديري ممتلكات حكومية سابقين، والذين يمكنهم مساعدتك في ضمان امتثال نظامك العقاري للالتزامات التعاقدية.

قبل تنفيذ أي تغييرات، يجب على المقاول إخطار مسؤول الممتلكات بأي تغييرات كبيرة في نظام إدارة الممتلكات الخاص به.

ولأغراض تنفيذ هذا العقد، يجوز للمقاول (باستثناء ما يحظره القانون أو اللوائح) استخدام ممارسات الأعمال المعتادة، أو معايير الإجماع الطوعي، أو الممارسات والمعايير الرائدة في الصناعة والتي تضمن الإدارة الفعالة والناجعة لممتلكات الحكومة.

من الضروري الاستفادة من أتمتة مهام إدارة العقارات. يتم ذلك باستخدام أدوات أو إجراءات تُقلل من الجهد اليدوي، وذلك من خلال توظيف التكنولوجيا لإنجاز العمل نيابةً عنك، وهو ما يُعرف بأتمتة إدارة العقارات.

باستخدام نظام إدارة الممتلكات الحكومية مثل Booking Ninjas، سيتم تبسيط عملياتك، وستصبح سير العمل أكثر وضوحًا، وسيتم أتمتة المهام المتكررة.

هل تحتاج إلى نظام إدارة الممتلكات الحكومية المعتمد؟

يجب أن يكون لديك نظام يتوافق مع معايير البند إذا تم تضمين FAR 52.245-1 في عقودك، على الرغم من عدم الحاجة إلى أي برنامج أو نظام أو إذن معين.

لإدارة الممتلكات الحكومية التي بحوزته، يجب على المقاول أن يمتلك نظامًا للرقابة الداخلية. يجب أن يكون النظام كافيًا لتلبية معايير هذا البند. ولإدارة الممتلكات الحكومية بفعالية وكفاءة، يجب على المقاول إنشاء وصيانة الأنظمة والعمليات والسجلات والإجراءات والمنهجيات.

كما هو الحال مع أي نظام، فإن العمليات والضوابط والتقارير وإثبات اختبار النظام والتدريب والتحديث أكثر أهمية من البرامج أو الأجهزة.

هناك معايير محددة للاستلام والتصنيف والجرد، مع أنه، كما ذُكر سابقًا، من الممكن تطبيق إجراءات العمل أو الصناعة القياسية. افتخر بقدراتك، واعنِ ما تقول، وقدم دليلًا على ادعاءاتك.

النقاط الرئيسية

تُسهّل أنظمة إدارة الممتلكات الحكومية تنسيق واجبات التخطيط، والاستقبال، والمبيعات، وإدارة الضيوف، والمبيعات، وإعداد التقارير.

من خلال توحيد حالة جميع خصائص الفندق، فإنه يمكّن أصحاب العقارات من إدارة عمليات مكتب الاستقبال، والأسعار والعروض الترويجية، وبيانات ولاء العملاء.

لمعرفة المزيد عن Booking Ninjas وما نقوم به، قم بجدولة مكالمة مجانية معنا الآن!