Τι είναι η Διαχείριση Κρατικής Περιουσίας;

Ενώ η λήψη και η παροχή ομοσπονδιακών συμβάσεων διαχείρισης ακινήτων μπορεί να είναι συντριπτική, οι εργολάβοι θα πρέπει να το αναλάβουν γρήγορα.

Εισαγωγή στη Διαχείριση Κρατικής Περιουσίας

Η διαχείριση της κρατικής περιουσίας είναι όταν ένας τρίτος ανάδοχος επιβλέπει τις καθημερινές λειτουργίες της κρατικής ακίνητης περιουσίας.

Σύμφωνα με τον ορισμό, η κρατική περιουσία περιλαμβάνει όλη την ουσιαστική περιουσία που ανήκει στο δημόσιο. Περιλαμβάνεται και το μισθωμένο ακίνητο. Υπάρχουν δύο είδη μισθωμένων ακινήτων: αυτά που μισθώνονται από το κράτος και αυτά που μισθώνονται από τον ανάδοχο.

Στην πραγματικότητα, η κυβέρνηση δεν κατέχει τη γη που μισθώνει από εταιρεία χρηματοδοτικής μίσθωσης. Όταν η διοίκηση μισθώνει ακίνητο και στη συνέχεια το παραδίδει σε εργολάβο βάσει σύμβασης, δίνει εντολή στον εργολάβο να μεταχειρίζεται το ακίνητο σαν να ήταν κρατική περιουσία για τη διάρκεια της σύμβασης.

Αυτή η ιδιοκτησία πρέπει να διαχειρίζεται, να ρυθμίζεται, να προστατεύεται και να διατηρείται σύμφωνα με τη συμφωνία της σύμβασης και το Σύστημα Διαχείρισης Περιουσίας του Αναδόχου.

Η κυβέρνηση πρέπει να εκδώσει οδηγίες διάθεσης όταν λήξει η σύμβαση, διαφορετικά το ενοικιαζόμενο ακίνητο δεν είναι πλέον επιθυμητό. Ανάλογα με τους όρους και τις συνθήκες της σύμβασης μίσθωσης, το μισθωμένο ακίνητο μπορεί να παραδοθεί στην επιχείρηση μίσθωσης ή να αποκτηθεί.

Τα ακίνητα που μισθώνονται από τον ανάδοχο και στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για την παράδοση του έργου δεν περιλαμβάνονται στον ορισμό της "Κρατικής Περιουσίας", ακόμη και αν το κράτος καταβάλλει το τέλος μίσθωσης. Τους δεσμεύουν οι όροι της σύμβασης της μίσθωσης που έχει ο ανάδοχος με την επιχείρηση leasing.

Τα γραφεία διαχείρισης ακινήτων ενδέχεται να υπόκεινται σε τμήματα ή στο σύνολο αυτής της διάταξης, με τα σχετικά διοικητικά έξοδα ανάλογα με το είδος της σύμβασης και το συμβατικό περιβάλλον.

Από πολλές απόψεις, η διαχείριση της κρατικής περιουσίας είναι τόσο περίπλοκη και γεμάτη με πιθανές παγίδες όσο η λογιστική κρατικών συμβάσεων.

Πόσα είδη κρατικής περιουσίας υπάρχουν;

Ειδικά εργαλεία, εξοπλισμός, υλικό, ειδικός εξοπλισμός δοκιμών και ακίνητη περιουσία είναι οι πέντε κατηγορίες ή τύποι κρατικής περιουσίας.

Παραδείγματα κρατικής περιουσίας

Δημόσια περιουσία είναι οποιαδήποτε ακίνητη περιουσία που ανήκει στην κυβέρνηση ή σε κρατική υπηρεσία και όχι σε ιδιωτική οντότητα ή εταιρεία.

Ανήκει στο ευρύ κοινό. Μερικά παραδείγματα κρατικής ιδιοκτησίας είναι δρόμοι, δρόμοι, βιβλιοθήκες, διάδρομοι πεζών, παιδικές χαρές και σχολεία, που χρησιμοποιούνται συχνά από το ευρύ κοινό.

Σχέδιο Διαχείρισης Κρατικής Περιουσίας

Η ρήτρα GP απαιτεί από τους εργολάβους να αναπτύσσουν και να εφαρμόζουν σχέδια, μεθόδους και διαδικασίες διαχείρισης ακινήτων" ανεξάρτητα από τον τύπο της σύμβασης για τη διασφάλιση των συμφερόντων της κυβέρνησης και την πρόληψη του κινδύνου. Οι ακόλουθες σημαντικές πτυχές της στρατηγικής θα πρέπει να αντιμετωπιστούν:

• Απόκτηση Ακινήτου

• Αρχεία Εισπράξεων Κρατικής Περιουσίας
• Φυσική Απογραφή Κρατικής Περιουσίας
• Υπεργολάβος Έλεγχος
• Αναφορές
• Αξιοποίηση Κρατικής Περιουσίας
• Συντήρηση και Συντήρηση
• Κλείσιμο ακινήτων

Υπηρεσίες που προσφέρονται από Φορείς Διαχείρισης Κρατικής Περιουσίας

Εκτιμήσεις

Ο εντοπισμός και η αντιμετώπιση ελλείψεων σε ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων μπορεί να είναι η διάκριση μεταξύ ενός επιτυχημένου και αποτυχημένου κρατικού ελέγχου. Ενδέχεται να κάνουμε μια ανάλυση κενών στο τρέχον σύστημα ιδιοκτησίας σας και να σας προσφέρουμε μια λίστα με θέματα συμμόρφωσης και ιδέες για βελτίωση.

Εκτέλεση

Η ομάδα συνεργάζεται μαζί σας για την υιοθέτηση βέλτιστων πρακτικών, κανόνων και πρωτοκόλλων, ενώ διδάσκει και εκπαιδεύει το προσωπικό σας να διαχειρίζεται το σύστημα ανεξάρτητα, ανεξάρτητα από το αν είστε νέος στη διαδικασία ή χρειάζεστε βοήθεια για την αναβάθμιση του υπάρχοντος συστήματος.

Εγχειρίδιο πολιτικής

Η οικοδόμηση επαρκών κατευθυντήριων γραμμών και διαδικασιών είναι το αρχικό βήμα για την καλή διαχείριση της ιδιοκτησίας. Ορισμένοι επαγγελματίες κρατικοί φορείς διαχείρισης ακινήτων μπορούν να συντάξουν το εγχειρίδιο ιδιοκτησίας σας που περιλαμβάνει διαδικασίες συμβατές με τις πολιτικές.

Αυτοαξιολόγηση εργολάβου (CSA)

Μια λειτουργική πλατφόρμα διαχείρισης ακινήτων πρέπει να διεξάγει ετήσιες εσωτερικές αυτοαξιολογήσεις της δομής σας. Διενεργούν CSA για όλα τα μεγέθη εργολάβων για να σας βοηθήσουν να εκπληρώσετε αυτήν την υποχρέωση. Για να καλύψει την ανάγκη σας για ετήσια CSA, το προσωπικό θα επισκεφθεί την τοποθεσία σας, θα πραγματοποιήσει αυτούς τους ελέγχους και θα παράσχει μια αναφορά που μπορείτε να υποβάλετε στο DCMA.

Εκπαίδευση

Η εκπαίδευσή μας μπορεί να ολοκληρωθεί διαδικτυακά ή ακόμα και στην τοποθεσία σας και παρέχουμε μαθήματα προσαρμοσμένα στις συγκεκριμένες ανάγκες της ιδιοκτησίας σας. Επικεντρωνόμαστε στην εκπαίδευση του προσωπικού σας σχετικά με τους κανόνες, τις διαδικασίες σας και τις ανάγκες συμμόρφωσης FAR και DFARS.

Αντιμετώπιση αιτημάτων διορθωτικών ενεργειών (CAR)

Όταν το DCMA διενεργεί έλεγχο, οι πάροχοι υπηρεσιών ανάπτυξης ακινήτων προετοιμάζονται μόνο μερικές φορές. Εάν ένας έλεγχος περιουσίας DCMA αποκαλύψει CAR, ορισμένες κρατικές υπηρεσίες διαχείρισης περιουσίας ενδέχεται να σας βοηθήσουν να τα αντιμετωπίσετε με σαφή τρόπο. Προκειμένου να ανταποκριθούμε σωστά και γρήγορα στα CAR, μπορούμε να επικοινωνήσουμε με την ελεγκτική υπηρεσία κατόπιν αιτήματός σας.

Κλείσιμο συμβολαίου και διάθεση περιουσίας

Τι πρέπει να κάνετε όταν λήξει ένα συμβόλαιο και σας μείνει με ομοσπονδιακή ή κρατική περιουσία; Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να διασφαλιστεί ότι οποιαδήποτε κρατική ιδιοκτησία διατίθεται σωστά κατά τη διάρκεια της διαδικασίας κλεισίματος συμβολαίου. Οι κρατικοί φορείς διαχείρισης ακινήτων μπορούν να συνεργάζονται απευθείας με τους υπαλλήλους εκκαθάρισης εγκαταστάσεων και να αντιμετωπίζουν δυσκολίες που σχετίζονται με το κλείσιμο.

Διαχείριση Εξοπλισμού και Απώλειες Κρατικής Περιουσίας

Ο ανάδοχος μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνος για ελλείψεις, απώλειες ή ζημιές σε κρατικά περιουσιακά στοιχεία εάν υπερβαίνει αδικαιολόγητα τα δικαιώματα που καθορίζονται στη σύμβαση, τον λογαριασμό υλικών ή άλλα κατάλληλα κριτήρια, ανάλογα με τους όρους της σύμβασης και τις περιστάσεις της συγκεκριμένης περίπτωσης.

Οποιεσδήποτε περιπτώσεις απώλειας, ζημιάς ή καταστροφής κρατικής περιουσίας που βρίσκεται υπό τη φροντίδα του εργολάβου ή υπό τη διαχείρισή του πρέπει να διερευνώνται και να αναφέρονται στον διαχειριστή του ακινήτου. Πρέπει να παρέχεται αναφορά όταν τα τελικά και εγκεκριμένα προϊόντα ή αντικείμενα χάνονται, καταστραφούν ή καταστραφούν υπό τον έλεγχο του εργολάβου.

Ο ανάδοχος πρέπει να δώσει εντολή σε οποιονδήποτε από τους υπεργολάβους του που είναι υπεύθυνοι ή κατέχουν κρατική περιουσία να εξετάσουν και να αναφέρουν τυχόν περιστατικά απώλειας, ζημιάς ή καταστροφής αυτής της περιουσίας.

Σύστημα Διαχείρισης Κρατικής Περιουσίας

Οι πάροχοι υπηρεσιών συστημάτων διαχείρισης κρατικών ακινήτων μπορούν να βοηθήσουν τους εργολάβους να δημιουργήσουν και να εφαρμόσουν συμβατές μεθόδους για τη διαχείριση της κρατικής περιουσίας. Οι επαγγελματίες μας διαθέτουν μεγάλη τεχνογνωσία όσον αφορά τα συστήματα και τους ελέγχους κρατικών ακινήτων.

Η κακή διαχείριση της κρατικής περιουσίας μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις για τους εργολάβους. Η ομάδα μας περιλαμβάνει ελεγκτές DCMA και πρώην διαχειριστές κρατικών ακινήτων που μπορούν να σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι το σύστημα ιδιοκτησίας σας συμμορφώνεται με τις συμβατικές υποχρεώσεις.

Πριν από την εφαρμογή οποιωνδήποτε αλλαγών, ο ανάδοχος πρέπει να ειδοποιήσει τον Διαχειριστή Ακινήτων για οποιεσδήποτε σημαντικές αλλαγές στο σύστημα διαχείρισης ακινήτων του.

Για τους σκοπούς της εκτέλεσης αυτής της σύμβασης, ο ανάδοχος μπορεί (εκτός από τις περιπτώσεις που απαγορεύεται από νόμο ή κανονισμό) να χρησιμοποιήσει συνήθεις επιχειρηματικές πρακτικές, εθελοντικά πρότυπα συναίνεσης ή κορυφαίες πρακτικές και πρότυπα που εγγυώνται αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση της κρατικής περιουσίας.

Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση εργασιών διαχείρισης ακινήτων. Αυτό γίνεται με τη χρήση εργαλείων ή διαδικασιών που μειώνουν τη χειρωνακτική εργασία σας υιοθετώντας τεχνολογία για να κάνει τη δουλειά για εσάς, η οποία θεωρείται αυτοματοποίηση διαχείρισης ακινήτων.

Με ένα κυβερνητικό σύστημα διαχείρισης περιουσίας όπως το Booking Ninjas, οι λειτουργίες σας θα βελτιστοποιηθούν, οι ροές εργασίας θα γίνουν πιο απλές και οι επαναλαμβανόμενες εργασίες θα αυτοματοποιηθούν.

Χρειάζεστε Εγκεκριμένο Σύστημα Διαχείρισης Κρατικής Περιουσίας;

Πρέπει να έχετε ένα σύστημα που να συμμορφώνεται με τα κριτήρια της ρήτρας, εάν το FAR 52.245-1 περιλαμβάνεται στα συμβόλαιά σας, αν και δεν απαιτείται συγκεκριμένο λογισμικό, σύστημα ή άδεια.

Για τη διαχείριση των κρατικών περιουσιών που έχουν στην κατοχή τους, ο ανάδοχος πρέπει να διαθέτει σύστημα εσωτερικού ελέγχου. Το σύστημα πρέπει να είναι επαρκές για να πληροί τα κριτήρια αυτής της ρήτρας. Προκειμένου να ελέγχεται αποτελεσματικά και αποδοτικά η κρατική περιουσία, ο ανάδοχος πρέπει να καθιερώσει και να διατηρεί τα συστήματα, τις διαδικασίες, τα αρχεία, τις διαδικασίες και τις μεθοδολογίες.

Όπως κάθε σύστημα, οι διαδικασίες, τα στοιχεία ελέγχου, οι αναφορές και η απόδειξη της δοκιμής, της εκπαίδευσης και της ενημέρωσης του συστήματος είναι πιο κρίσιμα από το λογισμικό ή το υλικό.

Υπάρχουν συγκεκριμένα πρότυπα για την υποδοχή, την επισήμανση και την απογραφή, αν και, όπως αναφέρθηκε ήδη, είναι δυνατή η εφαρμογή τυπικών επιχειρηματικών ή βιομηχανικών διαδικασιών. Καμαρώστε για τις ικανότητές σας, εννοείτε αυτά που λέτε και παρέχετε αποδείξεις για τους ισχυρισμούς σας.

Βασικά Takeaways

Ο συντονισμός των καθηκόντων του σχεδιασμού, της ρεσεψιόν, των πωλήσεων, της διαχείρισης επισκεπτών, των πωλήσεων και των αναφορών διευκολύνονται από τα κυβερνητικά συστήματα διαχείρισης ακινήτων .

Συγκεντρώνοντας την κατάσταση όλων των ξενοδοχειακών ιδιοκτησιών, δίνει τη δυνατότητα στους ιδιοκτήτες ακινήτων να διαχειρίζονται τις λειτουργίες της ρεσεψιόν, τις τιμές και τις προσφορές, καθώς και τα δεδομένα αφοσίωσης πελατών.

Για να μάθετε περισσότερα για το Booking Ninjas και τι κάνουμε, προγραμματίστε μια δωρεάν κλήση μαζί μας τώρα!