Qu’est-ce que la gestion immobilière gouvernementale ?

Même si l’obtention et l’attribution de contrats de gestion immobilière fédéraux peuvent être difficiles, les entrepreneurs doivent s’y attaquer rapidement.

Introduction à la gestion des biens gouvernementaux

La gestion immobilière gouvernementale consiste à confier à un entrepreneur tiers la supervision des opérations quotidiennes des biens immobiliers gouvernementaux.

Selon la définition, les biens de l'État englobent tous les biens importants appartenant à l'État. Les biens loués sont également inclus. Il existe deux types de biens loués : ceux loués par l'État et ceux loués par l'entrepreneur.

En réalité, le gouvernement n'est pas propriétaire du terrain qu'il loue à une société de crédit-bail. Lorsque l'administration loue un bien puis le livre à un entrepreneur en vertu d'un contrat, elle demande à ce dernier de traiter le bien comme s'il appartenait à l'État pendant la durée du contrat.

Cette propriété doit être gérée, réglementée, sauvegardée et conservée conformément à l'accord du contrat et au système de gestion immobilière de l'entrepreneur.

Le gouvernement doit donner des instructions de cession à l'expiration du contrat ou lorsque le bien loué n'est plus utilisé. Selon les termes et conditions du contrat de location, le bien loué peut être remis à l'entreprise de leasing ou acquis.

Les biens loués par l'entrepreneur et utilisés ultérieurement pour la réalisation du projet ne sont pas inclus dans la définition de « biens publics », même si le gouvernement prend en charge les frais de location. Les termes du contrat de location liant l'entrepreneur à l'entreprise de location les lient.

Les agences de gestion immobilière peuvent être soumises à des sections ou à la totalité de cette disposition, avec les frais administratifs associés en fonction du type de contrat et de l'environnement contractuel.

À bien des égards, la gestion des biens publics est aussi déroutante et semée d’embûches potentielles que la comptabilité des contrats gouvernementaux.

Combien de types de biens gouvernementaux existe-t-il ?

L’outillage spécial, l’équipement, le matériel, l’équipement d’essai spécial et les biens immobiliers sont les cinq catégories ou types de biens gouvernementaux.

Exemples de biens gouvernementaux

La propriété publique est toute propriété immobilière appartenant au gouvernement ou à une agence gouvernementale plutôt qu’à une entité privée ou à une société.

Il appartient au grand public. Parmi les biens publics, on peut citer les rues, les bibliothèques, les allées, les terrains de jeux et les écoles, souvent utilisés par le grand public.

Plan de gestion des biens du gouvernement

La clause GP exige des entrepreneurs qu'ils élaborent et mettent en œuvre des plans, méthodes et processus de gestion immobilière, quel que soit le type de contrat, afin de préserver les intérêts du gouvernement et de prévenir les risques. Les aspects importants suivants de la stratégie doivent être abordés :

• Acquisition de propriété

• Registres des recettes des biens du gouvernement
• Inventaire physique des biens du gouvernement
• Contrôle des sous-traitants
• Rapports
• Utilisation des biens du gouvernement
• Entretien et maintenance
• Clôture immobilière

Services offerts par les agences de gestion immobilière du gouvernement

Évaluations

Identifier et corriger les lacunes d'un système de gestion immobilière peut faire la différence entre un audit gouvernemental réussi et un audit gouvernemental raté. Nous pouvons réaliser une analyse des lacunes de votre système immobilier actuel et vous proposer une liste de points à améliorer et de pistes de solution.

Mise en œuvre

L'équipe collabore avec vous pour adopter les meilleures pratiques, règles et protocoles tout en enseignant et en formant votre personnel à administrer le système de manière indépendante, que vous soyez nouveau dans le processus ou que vous ayez besoin d'aide pour mettre à niveau le système existant.

Manuel des politiques

L'élaboration de directives et de procédures adéquates est la première étape d'une bonne gestion immobilière. Certaines agences gouvernementales professionnelles de gestion immobilière peuvent rédiger un manuel de votre propriété incluant des procédures conformes à leurs politiques.

Auto-évaluation des entrepreneurs (CSA)

Une plateforme de gestion immobilière fonctionnelle doit réaliser des auto-évaluations internes annuelles de votre structure. Elle réalise des CSA pour les entrepreneurs de toutes tailles afin de vous aider à respecter cette obligation. Pour répondre à votre besoin d'une CSA annuelle, notre équipe se rendra sur place, effectuera ces audits et fournira un rapport que vous pourrez soumettre à la DCMA.

Entraînement

Nos formations peuvent être suivies en ligne ou sur place, et nous proposons des cours adaptés aux besoins spécifiques de votre propriété. Nous nous concentrons sur la formation de votre personnel à vos règles, processus et exigences de conformité FAR et DFARS.

Traitement des demandes de mesures correctives (DMC)

Lors d'un audit mené par la DCMA, les prestataires de services de promotion immobilière ne sont que rarement préparés. Si un audit immobilier de la DCMA révèle des CAR, certaines agences gouvernementales de gestion immobilière peuvent vous aider à les traiter de manière claire et précise. Afin de répondre correctement et rapidement aux CAR, nous pouvons communiquer avec l'agence d'audit à votre demande.

Clôture du contrat et cession des biens

Que faire lorsqu'un contrat expire et qu'il vous reste des biens fédéraux ou étatiques ? Nous pouvons vous aider à garantir que tout bien gouvernemental est correctement éliminé tout au long de la procédure de clôture du contrat. Les organismes de gestion des biens gouvernementaux peuvent collaborer directement avec les responsables de la dépollution des végétaux et gérer les difficultés liées à la clôture.

Gestion de l'équipement et perte de biens du gouvernement

L'entrepreneur peut être tenu responsable des déficiences, des pertes ou des dommages causés aux biens du gouvernement s'il dépasse de manière déraisonnable les allocations spécifiées dans le contrat, la nomenclature ou d'autres critères appropriés, en fonction des termes du contrat et des circonstances du cas spécifique.

Tout cas de perte, de dommage ou de destruction de biens gouvernementaux sous la garde ou l'administration de l'entrepreneur doit faire l'objet d'une enquête et être signalé à l'administrateur des biens. Un rapport doit être fourni lorsque des produits ou articles finis et approuvés sont perdus, endommagés ou détruits alors qu'ils étaient sous le contrôle de l'entrepreneur.

L'entrepreneur doit demander à tous ses sous-traitants responsables ou en possession de biens du gouvernement d'examiner et de signaler tout incident de perte, de dommage ou de destruction de ces biens.

Système de gestion des biens du gouvernement

Les prestataires de services de gestion immobilière publique peuvent aider les entrepreneurs à créer et à mettre en place des méthodes conformes pour la gestion des biens publics. Nos professionnels possèdent une solide expertise en matière de systèmes et d'audits immobiliers publics.

Une mauvaise gestion des biens publics peut avoir de graves répercussions pour les entrepreneurs. Notre équipe comprend des auditeurs de la DCMA et d'anciens gestionnaires de biens publics qui peuvent vous aider à garantir la conformité de votre système immobilier avec vos obligations contractuelles.

Avant de mettre en œuvre des modifications, l’entrepreneur doit informer l’administrateur immobilier de tout changement important apporté à son système de gestion immobilière.

Aux fins de l’exécution du présent contrat, l’entrepreneur peut (sauf lorsque la loi ou la réglementation l’interdit) utiliser des pratiques commerciales habituelles, des normes consensuelles volontaires ou des pratiques et normes de pointe du secteur qui garantissent une administration efficace et efficiente des biens du gouvernement.

Il est essentiel d'automatiser les tâches de gestion immobilière. Cela se fait en utilisant des outils ou des procédures qui allègent votre travail manuel grâce à l'adoption de technologies qui effectuent le travail à votre place. C'est ce qu'on appelle l'automatisation de la gestion immobilière.

Avec un système de gestion immobilière gouvernementale comme Booking Ninjas, vos opérations seront rationalisées, les flux de travail seront simplifiés et les tâches répétitives seront automatisées.

Avez-vous besoin d’un système de gestion immobilière gouvernemental approuvé ?

Vous devez disposer d'un système conforme aux critères de la clause si la norme FAR 52.245-1 est incluse dans vos contrats, bien qu'aucun logiciel, système ou autorisation particulier ne soit nécessaire.

Pour gérer les biens gouvernementaux en sa possession, l'entrepreneur doit disposer d'un système de contrôle interne. Ce système doit être suffisant pour répondre aux critères de cette clause. Afin de contrôler efficacement les biens gouvernementaux, l'entrepreneur doit établir et maintenir les systèmes, processus, dossiers, procédures et méthodologies nécessaires.

Comme tout système, les processus, les contrôles, les rapports et les preuves des tests, de la formation et de la mise à jour du système sont plus critiques que le logiciel ou le matériel.

Il existe des normes spécifiques pour la réception, l'étiquetage et l'inventaire, même si, comme indiqué précédemment, il est possible d'appliquer des processus commerciaux ou sectoriels standard. Mettez en avant vos compétences, soyez sérieux et apportez des preuves à l'appui de vos affirmations.

Points clés à retenir

La coordination des tâches de planification, de réception, de vente, de gestion des clients, de ventes et de reporting est facilitée par les systèmes de gestion immobilière du gouvernement .

En centralisant le statut de toutes les propriétés de l'hôtel, il permet aux propriétaires de gérer les opérations de réception, les prix et les promotions, ainsi que les données de fidélité des clients.

Pour en savoir plus sur Booking Ninjas et ce que nous faisons, planifiez un appel gratuit avec nous dès maintenant !