إدارة الحجز في الموقع: 11 نصيحة مهمة لمديري ومالكي العقارات

تعد إدارة الحجز في الموقع أساس نجاح عملك. باعتبارك مالكًا أو مديرًا للعقار، فإن الطريقة التي تتعامل بها مع ضيوفك لها أهمية كبيرة.

يمكن أن يؤدي سوء الإدارة إلى تدمير أعمال الضيافة الخاصة بك. ولهذا السبب تحتاج دائمًا إلى تحسين إدارة الحجز في الموقع.

يساعدك هذا النظام الأساسي على تبسيط حجوزاتك بسهولة وزيادة الكفاءة وتعزيز رضا الضيوف.

نحن نعلم مدى أهمية نظام الحجز الفعال لشركتك. ولذلك، قمنا بإدراج أفضل النصائح لمساعدتك على تحسين إدارة الحجز الخاص بك.

دعنا نتعمق في النصائح العملية الصحيحة التي ستساعدك على الارتقاء بنشاطك التجاري إلى المستوى التالي.

1. تنفيذ نظام حجز سهل الاستخدام

يزدهر قطاع الضيافة من خلال الكفاءة والخدمة الاستثنائية. أنت تريد أن تمنح ضيوفك أفضل تجربة ولا يمكنك فعل ذلك بدون التكنولوجيا المناسبة.

على سبيل المثال، يتوقع الضيوف تجارب شخصية مصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتهم. وللقيام بذلك يتطلب التخطيط الدقيق.

كيفية تنفيذ نظام حجز سهل الاستخدام

تبسيط عملية الحجز

تمنح عملية الحجز البسيطة لضيفك تجربة مستخدم جيدة. استخدم واجهة نظيفة وسهلة الاستخدام مع الحد الأدنى من حقول النماذج والعبارات التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

يمكن أن يكون ملء عدد كبير جدًا من حقول النموذج أمرًا مزعجًا. اسأل فقط عن المعلومات المهمة.

ملفات تعريف الضيوف وتفضيلاتهم

يمكن أن تساعدك أنظمة الحجز في إنشاء ملفات تعريف للضيوف. تقوم ملفات تعريف الضيوف هذه بتخزين المعلومات الأساسية لكل ضيف، مثل تفاصيل الاتصال والتفضيلات.

باستخدام هذه البيانات، يمكنك تخصيص تجاربهم أثناء الحجوزات المستقبلية. وفي المقابل، يشعر ضيوفك بالتقدير والسعادة.

تحديثات النظام المنتظمة واختبارها

هناك شيء واحد يتعلق بالتكنولوجيا وهو أنها عرضة لأخطاء مثل خلل النظام والاستجابات البطيئة.

لذلك يجب عليك تحديث نظام الحجز الخاص بك باستمرار.

تضمن التحديثات والاختبارات المنتظمة للنظام أنه يعمل بسلاسة ويظل سهل الاستخدام.

تعليقات وتعليقات الضيوف

شجّع الضيوف على ترك تعليقاتهم ومراجعاتهم على موقع الويب حول تجارب الحجز الخاصة بهم. ومن خلال تعليقاتهم ومراجعاتهم، يمكنك تحديد مجالات التحسين وعرض التجارب الإيجابية على موقع الويب الخاص بك.

إذا كنت ترغب في رفع مستوى لعبتك كمدير عقاري وجذب المزيد من الضيوف، فأنت بحاجة إلى تبني نظام حجز سلس وسهل الاستخدام.

وأفضل طريقة للقيام بذلك هي من خلال نظام إدارة الممتلكات (PMS) الأكثر تقدمًا مثل Booking Ninjas. 

يساعدك نظام إدارة الأداء (PMS) على إدارة ضيوفك ومبيعاتك والبيانات الحيوية الأخرى رقميًا - في مكان واحد. 

وهذا ليس كل شيء!

باستخدام هذا النظام، يمكنك البقاء في صدارة منافسيك، وزيادة الإيرادات، وتقليل أخطاء الحجز، ومنح ضيوفك تجربة ممتعة.

وهذا يعني المزيد من ولاء العملاء.

2. التوافق مع الهاتف المحمول والراحة

يجب أن تكون عملية الحجز سلسة ويمكن الوصول إليها قدر الإمكان. الناس عفويون للغاية ويستخدمون أجهزتهم المحمولة كثيرًا. في الواقع، تشير الإحصاءات إلى أن 92.3% من مستخدمي الإنترنت يصلون إلى الإنترنت من خلال هواتفهم المحمولة.

يعني هذا أن هناك احتمالًا كبيرًا بأن يرغب الضيوف في إجراء حجوزات من أجهزتهم المحمولة.

يمكنهم إجراء الحجز أثناء التنقل، دون الحاجة إلى الانتظار للوصول إلى جهاز سطح المكتب أو الكمبيوتر الشخصي.

ومع ذلك، فإن وضع مخصصات للحجوزات عبر الهاتف المحمول ليس كافيًا. يجب عليك التأكد من أن تجربة الحجز عبر الهاتف المحمول سلسة وسلسة.

يجب أن تتوافق تجربة الحجز مع أحدث اتجاهات الحجز عبر الهاتف المحمول.

3. المعلومات المركزية والتكامل

إن دمج نظام إدارة الحجز الخاص بك مع الأقسام الأخرى يجعل الإدارة أسهل. يمكنك التواصل بسلاسة مع جميع الموظفين وإنشاء سير عمل متناغم وتعزيز الكفاءة.

لا داعي للعزلة.

فوائد دمج نظام الحجز مع الأقسام الأخرى

تحسين التعاون والمزامنة

يعزز التكامل المركزي التعاون مع الأقسام الأخرى ويجعلها أكثر إنتاجية. يمكن للفرق العمل في مزامنة مثالية، مما يضمن تجربة سلسة للضيوف بدءًا من الحجز وحتى الخروج.

تحديثات في الوقت الفعلي حول توفر الغرفة وحالتها

لا يؤدي التكامل المركزي لنظام إدارة الحجز إلى تعزيز التعاون فحسب، بل يعزز التواصل وجودة معلوماتك أيضًا.

يمكنك الحصول على بيانات في الوقت الفعلي عن الغرف المتاحة وحالتها.

باعتبارك مديرًا للعقارات، فإن معرفة المخزون الخاص بك أمر مهم جدًا. وهذا سيمنعك من الحجوزات المزدوجة ومفاجآت اللحظة الأخيرة.

4. حوافز للحجوزات المباشرة

نصيحة حيوية أخرى هي تشجيع الحجوزات المباشرة. لا ينبغي على الضيوف المرور عبر منصات الطرف الثالث.

تكمن المشكلة في هذه المنصات في تعرضها لمخاطر عالية لارتكاب الأخطاء.

على سبيل المثال، تجعل معظم مواقع الحجز الخارجية من المستحيل على الضيوف تغيير حجوزاتهم. وذلك لأن هذه المواقع غالبًا ما تتبع سياسة عدم استرداد الأموال.

مما يزيد الأمور سوءًا، أنه عندما يكون هناك شخص وسيط معني (مواقع حجز تابعة لجهات خارجية)، غالبًا ما يكون من الصعب حل مشكلات الحجز مثل الحجوزات المزدوجة. ومن الأفضل للضيوف التواصل مباشرة مع المصدر.

هناك سبب آخر لعدم التوصية باستخدام مواقع الحجز التابعة لجهات خارجية وهو أنه قد يكون لديهم خدمة عملاء مزعجة للغاية يمكن أن تحبط تجربة العملاء. يمكن أن تؤثر هذه الخدمة السيئة على صورة عملك.

لذلك من الأفضل أن تكون جميع الحجوزات على موقعك. 

يسمح لك نظام إدارة الحجز الفعال بإدارة جميع الحجوزات المباشرة من موقعك دون أي أخطاء. 

تتيح الحجوزات المباشرة من موقعك لضيوفك الوصول إلى العروض الحصرية والتجارب الأكثر تخصيصًا. 

إذا كنت ترغب في تحسين تجارب العملاء، فقدم حوافز ومكافآت قيمة.

ما هي المشكلة؟

يمكنك الحصول على إحصاءات بيانات مهمة حول عملائك عندما يقومون بالحجز مباشرة من موقعك. ستساعدك هذه الرؤى على إنشاء تجربة أكثر تخصيصًا للعملاء وتوجيه استراتيجية التسويق لنمو أعمالك.

5. التخصيص ومشاركة الضيوف

لقد تطور مشهد الضيافة ليركز على التخصيص ومشاركة الضيوف. هذه هي جوهر التجارب الاستثنائية.

عندما تقوم بتخصيص عملية الحجز، فإنك تظهر لضيوفك أنك تهتم حقًا باحتياجاتهم وتفضيلاتهم.

لا يؤدي هذا إلى زيادة الرضا فحسب، بل يعمل أيضًا على تنمية الشعور بالولاء الذي يجعلهم يعودون للحصول على المزيد.

الإستراتيجيات الأساسية لتخصيص عملية الحجز

1. انتبه إلى معلومات الضيف أثناء الحجز. وذلك لفهم تفضيلاتهم والبقاء في التاريخ.
2. تحدث مباشرة إلى ضيوفك من خلال مخاطبتهم بالاسم. إن مخاطبة الضيوف بالاسم يجعلهم يشعرون براحة أكبر ويجعل الجو أقل رسمية. يمكنك أيضًا إرسال توصيات مخصصة.
3. كافئ الضيوف المتكررين بمزايا وخصومات وترقيات حصرية. من منا لن يعود بعد هذه التجربة؟ يمكنك أيضًا أن تقدم للضيوف حرية اختيار الإضافات والتجارب التي تتوافق مع اهتماماتهم.

لا يتم تنفيذ استراتيجية التخصيص الجيدة بمجرد التخمين. يجب أن تكون متعمدًا في جمع بيانات قيمة ومحددة للضيوف تظهر تفضيلاتهم.

يمكنك جمع:

• استطلاعات آراء الضيوف
• تحليل أنماط الحجز
• استخدام التكنولوجيا – وmdash; هذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى قوة نظام PMS ممتاز مثل Booking Ninjas لتمركز بيانات الضيوف والوصول إليها في متناول يدك.
• قم بتدريب موظفيك على جمع واستخدام معلومات الضيوف بشكل أخلاقي وفعال.

الضيوف على استعداد لتزويدك بمعلوماتهم إذا كانوا يشعرون بالراحة والتقدير والتواصل. لذا ركز أيضًا على بناء علاقات حقيقية معهم.

6. استراتيجية التسعير الديناميكية

التسعير هو كل شيء. يجب أن يكون لديك استراتيجية تسعير تضمن لك الربح ولا تخيف الضيوف.

التسعير الديناميكي هو فن المرونة. فهو يتيح لك تحديد السعر المثالي في الوقت المناسب.

قبل إنشاء وتنفيذ إستراتيجية التسعير الديناميكية الخاصة بك، تحتاج إلى مراقبة اتجاهات السوق في صناعة الضيافة.

تتغير الاتجاهات دائمًا، لذا من الأفضل أن تظل مطلعًا على ما ينجح وما لا ينجح.

يمكنك أيضًا تحليل البيانات التاريخية وسلوك الضيوف وتحليل أسعار المنافسين للحصول على استراتيجية التسعير المثالية.

ومع ذلك، يجب أن يكون أسلوب التسعير الخاص بك مصممًا خصيصًا ليناسب مكان الإقامة الفريد الخاص بك. ليس من المستحسن استخدام نهج تسعير واحد لعقارات مختلفة - إلا إذا نجح. 

7. ضمان معالجة الدفع الآمنة

عندما يتعلق الأمر بإدارة الحجز في الموقع، فإن الأمان غير قابل للتفاوض. يرغب الضيوف في التأكد من أمان معلوماتهم المالية الحيوية.

الثقة هي أساس أي عمل تجاري ناجح في مجال الضيافة. يأتمنك ضيوفك على بياناتهم المالية، وتقع على عاتقك مسؤولية الحفاظ عليها بعناية.

فماذا يجب عليك أن تفعل؟

احصل على نظام معالجة دفع آمن. فهي لا تحمي المعلومات الحساسة فحسب، بل تجعل ممتلكاتك أيضًا ملاذًا آمنًا للحجوزات.

استخدم بوابات الدفع الآمنة ومعايير حماية البيانات للتأكد من أن معاملات ضيفك في أيدٍ أمينة.

الأمان ليس مجرد ميزة؛ إنه التزام تجاه ضيوفك. العافية. 

8. التواصل المستمر مع الضيوف

يعد التواصل المستمر مع ضيوفك أمرًا ضروريًا، بدءًا من الحجز وحتى تسجيل المغادرة. إنه يظهر أنك معهم في كل خطوة على الطريق وهذا يجعلهم يشعرون بثقة أكبر.

سيشعر ضيوفك أيضًا بالثقة في حجوزاتهم عندما ترسل لهم التأكيدات والتذكيرات على الفور.

تظهر التذكيرات السريعة بشأن حجوزاتهم أنك تتطلع إلى وصولهم.

ثانيًا، قبل وصولهم، أطلعهم على أحدث العروض ووسائل الراحة والأحداث في مكان الإقامة الخاص بك. ويمكنك إشراكهم من خلال الرسائل المخصصة والعروض الترويجية الجذابة والنصائح الداخلية.

الغرض من ذلك هو إبقاء ضيوفك على اتصال. الضيف المتصل هو ضيف سعيد، والضيف المريح هو أفضل مؤيد لك.

9. تدريب وتطوير الموظفين

غالبًا ما يكون موظفو مكتب الاستقبال لديك هم أول جهة اتصال يتعاملون مع نشاطك التجاري. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه تجربة الضيافة لضيوفك.

يمثل موظفو مكتب الاستقبال واجهة مكان الإقامة الخاص بك.

إن دورهم مهم جدًا، خاصة في إدارة الحجز.

أهمية التدريب المناسب لموظفي مكتب الاستقبال

الانطباعات الأولى مهمة

غالبًا ما يكون موظفو مكتب الاستقبال هم من يتولى عملية الحجز. تحدد عملية الحجز أسلوب إقامة الضيف بالكامل.

وبالتالي، يجب تدريب موظفي مكتب الاستقبال بشكل مناسب على تقديم خدمة عملاء ممتازة.

يترك هذا أثرًا إيجابيًا دائمًا.

خدمة ذات جودة أعلى

تعد جودة الخدمة أحد العوامل الرئيسية التي تعزز الإيرادات وتجعلك متميزًا عن المنافسين.

يتمحور قطاع الضيافة حول إظهار اهتمامك برفاهية العملاء.

تتناقض خدمة العملاء السيئة مع كل ما تمثله الضيافة وهو أمر لا يغتفر.

دعونا نلقي نظرة على هذا.

أثناء عملية الحجز، يمكن للضيف طرح العديد من الأسئلة. لا يتطلب الأمر سوى موظفين مدربين بشكل مناسب في مكتب الاستقبال لتقديم جميع المعلومات المفيدة التي يحتاجها الضيف بصبر وعناية.

الآن أصبحت هذه خدمة عملاء جيدة، ولن ينسى الضيوف ذلك بسهولة.

عندما تستثمر في تدريب الموظفين، فسوف يستثمرون في عملائك. خدمة العملاء الممتازة تجعل الضيوف يشعرون بالراحة وتجعلهم يعودون إليك.

توضح الإحصائيات الواردة من Salesforce أن 80% من العملاء يقولون إن التجربة التي تقدمها الشركة لا تقل أهمية عن ما تقدمه.

10. تبسيط عمليات تسجيل الوصول والمغادرة

تصور هذا: يصل ضيف، منهكًا من رحلته، ومتلهفًا للاستقرار وتجربة الخدمة الاستثنائية التي تقدمها. يؤدي تسجيل الوصول السلس إلى ضبط إيقاع إقامتهم بالكامل.

وبالمثل، فإن تسجيل المغادرة بدون متاعب يترك انطباعًا دائمًا.

لا تؤدي العمليات الفعالة إلى تعزيز رضا الضيوف فحسب، بل تعمل أيضًا على تضخيم سمعة مكان الإقامة الخاص بك وتقييماته.

كيفية تبسيط عمليات تسجيل الوصول والمغادرة

استخدم تسجيل الوصول عبر الهاتف المحمول واتصالات ما قبل الوصول

ستحتاج إلى قوة التكنولوجيا لإنشاء تجربة سلسة لتسجيل الوصول والمغادرة. ومن خلال تسجيل الوصول عبر الهاتف المحمول، يمكن للضيوف إتمام الإجراءات الشكلية بسهولة ببضع نقرات على هواتفهم الذكية.

بالإضافة إلى ذلك، تضمن الاتصالات قبل الوصول الترحيب الحار، مما يمهد الطريق للتفاعلات الشخصية. وهذا يجعل الضيوف يشعرون بالتقدير منذ البداية.

تقليل أوقات انتظار الضيوف

ليس هناك شيء مؤلم مثل الانتظار، خاصة عندما يكون غير ضروري. والطوابير الطويلة أسوأ من ذلك.

لتجنب هذا الحدث المروع، ركز على استخدام أنظمة فعالة وموظفين مدربين جيدًا.

يجب أن تكون عمليات تسجيل الوصول والمغادرة سريعة وخالية من التوتر قدر الإمكان.

11. تحديد فرص البيع

إن الارتقاء بالمبيعات ليس مجرد وظيفة إضافية فاخرة، بل إنه وسيلة قوية لتعزيز الإيرادات. يعد عرض خدماتك المتميزة وترقيات الغرف فرصة لزيادة الأرباح وإسعاد العملاء.

عندما يتعلق الأمر بالارتقاء بالمبيعات، فمن الأفضل تمكين موظفيك وتزويدهم بالمهارات المناسبة.

يجب أن يعرفوا كيفية اكتشاف العملاء المحتملين الذين يبيعون منتجاتهم بسهولة. ليس كل عميل مرشحًا جيدًا للارتقاء بالمبيعات.

لنفترض أن الضيف سعيد ومرتاح لأحد العروض، يمكنك زيادة المبيعات عن طريق تقديم عرض مماثل كإضافة إضافية.

على سبيل المثال، يقول أحد الضيوف إنه سعيد بغرفة الفندق التي حجزها والتي تمت ترقيتها، فهي فرصة رائعة لزيادة المبيعات. يمكن للموظفين اقتراح علاجات سبا إضافية أو حجوزات البوفيه.

تكمن روعة عملية الارتقاء بالمبيعات في أنك تقدم ما هو ملائم للعميل وتزيد أيضًا من أرباحك.

إنه وضع مربح للجانبين.

يجب أن تكون عمليات البيع الإضافية الخاصة بك شيئًا ذا قيمة إذا كنت تريد إسعاد العملاء. يمكنك تقديم خدمات إضافية وترقيات الغرف.

يضيف إلى تجربة مبهجة وفاخرة.

كيف يمكن لنظام إدارة الممتلكات أن يساعدك

من النصائح الفعالة التي عرضناها لك، أول وأهم نصيحة هي أن يكون لديك نظام فعال لإدارة الممتلكات (PMS). ومع ذلك، ليست كل برامج PMS فعالة كما تدعي.

لحسن الحظ، هذا هو المكان الذي يأتي فيه دور Booking Ninjas.

نحن لسنا مجرد نظام إدارة خدمات PMS، بل نحن أول نظام إدارة خدمات قائم على السحابة على الإطلاق يتعاون مع Salesforce. باستخدام برنامج PMS الخاص بنا، يمكنك تحسين إدارة الحجز الخاص بك وتقديم تجربة استثنائية.

إنه سهل الاستخدام وفعال للغاية لأنه يسمح لك بإجراء حجوزات سريعة والحصول على بيانات في الوقت الفعلي حول توفر الغرف وتبسيط عمليات تسجيل الوصول والمغادرة. لدينا أيضًا تطبيق جوال يجعل الحجز أسهل لضيوفك.

Booking Ninjas هو أكثر من مجرد نظام PMS. نحن ما يحتاجه عملك للانتقال إلى المستوى التالي.

هل أنت قلق بشأن تحسين إدارة الحجز لديك؟ ثم قم بزيارة موقعنا على الويب أو يمكنك تحديد موعد معنا. 

يسعدنا أن نطلعك على كل ما تحتاج لمعرفته حول نظام إدارة الممتلكات لدينا.