Açık bir gerçek, dünyanın teknoloji yolunda ilerlediği ve her sürecin otomatikleştiğidir. Para ödeme şeklimizden alma, satın alma veya işlem yapma şeklimize kadar her şey artık eskisi gibi değil. Bu nedenle, her işletmenin işlerinde ve çevresinde son gelişmelerle başa çıkmak için oyunlarını bir üst seviyeye taşıması zorunlu hale geldi. Bir oteli yöneten bir işletme sahibi olarak, otel işinde yönetim becerilerinizi nasıl geliştirmek istiyorsunuz? Oteli yönetirken doğru ekipman türlerini kullandığınızdan ve optimuma ulaştığınızdan nasıl emin olmak istiyorsunuz? Başlangıç için, otel muhasebe yazılımını kullanabilirsiniz.
Otel Muhasebe Yazılımı Nedir?
Bu, otellerin muhasebe ve para yönetimini içeren günlük faaliyetlerini yönetmelerine yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmış bir yazılım türüdür. Bu tür yazılım, otel işletmesinin muhasebe yönüyle ilgili her şeyle ilgilenir. Bütçelemeden girişlere, maaş yönetimine, planlama veya tahmine, kar yönetimine ve bir otel işletmesinin sorunsuz bir şekilde çalışmasına yardımcı olacak diğer gerekli unsurlara kadar. Bir otel muhasebe yazılımı, her otelin ihtiyacına göre özel olarak oluşturulabilir veya belirli bir tür, ihtiyaçlarına uygunsa bir veya daha fazla otel tarafından kullanılabilir. Ancak, hangisinin onlar için en iyi şekilde çalıştığını anlamak ve bilmek yöneticinin ve muhasebecinin işidir.
Peki neden her otel otel yönetim yazılımı kullanmalıdır?
1. Daha Yüksek Verimlilik
İnsanın bazı şeylerde bir sınırı vardır ve elbette çalışırken %100 verimlilik elde edilemez. Sonuç olarak insanlar hata yapar. Finansmandaki bir hatanın bir oteli nasıl çöküşe sürükleyebileceğini hiç düşündünüz mü? Vergi sorunları, dolandırıcılık, hırsızlık ve diğer birçok şey insanların kontrolünde olabilir. Yazılımla, otel muhasebenizde %100 verimlilik elde etmeye birkaç adım daha yaklaşırsınız. Otomasyon, her masrafı, kontrolü ve hatayı izlemenize yardımcı olur. Yazılımınız kontroldeyken aldatılma veya yalan söylenme konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Yüksek kapasiteli belleğiyle takip de kolaylaşır.
2. Depolama
Hala bellekten bahsediyorsak, otellerinizin otel muhasebe yazılımını kullanmasının bir diğer nedeni de beraberinde gelen depolama kapasitesidir. Kayıtlarınızı bir yıl, iki yıl, on yıl veya daha uzun süre saklamayı planlıyor olun, mükemmel bir otel muhasebe yazılımı bunu oldukça kolay bir şekilde halledebilir. Gerekenden daha uzun süreler boyunca büyük muhasebe defterleri tutma ihtiyacını ortadan kaldırır. İşlevsel bir depolama kapasitesiyle, gerektiğinde verilerinize her an erişebilme şansınız bile olur. Bu harika yazılımda istenmeyecek ne var?
3. Zaman faktörü
Otel muhasebe yazılımınız size sadece verimlilik sunmakla kalmaz, aynı zamanda zaman faktörünü de hesaba katar. Yazılımla elinizde daha fazla zaman olur. Bir hesabı dengelemeye, bir hatayı izlemeye, bir faturayı kapatmaya ve kime ödeme yapacağınızı ve kime indirim düşeceğinizi anlamaya çalışarak harcadığınız zamanlar? Bunlar yazılımla iyi bir şekilde değerlendirilebilir. Tek yapmanız gereken geliştiricinizin ihtiyaçlarınızı en başından itibaren anladığından emin olmaktır. Bu şekilde, ihtiyacınız olan tüm özellikleri veya uygulamaları içine dahil edebilir. İyi bir otel muhasebe yazılımı kullandığınızda muhasebe kolaylaşır.
4. Planlamaya yardımcı olur
Her yılın sonunda, bakiyelerinizi kontrol etmek ve gelecek için plan veya tahmin yapmak için zaman ayırırsınız. Yıl sonuna kadar tekrar beklemek zorunda olmadığınızı biliyor muydunuz? Otel muhasebe yazılımıyla, ihtiyacınız olan tüm kayıtlara rekor sürede sahip olabilirsiniz. Kolayca, otelin mali durumunu ve uzun süredir devam eden her şeyi görüntüleyebilir, karşılaştırabilir, karşılaştırabilir ve anlayabilirsiniz. Hatta işinizi kolaylaştıracaksa, bunları grafiklerle bile gösterebilirsiniz. Bununla, ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olduğunuzda plan yapabilirsiniz. Bu, otellerin otel muhasebe yazılımı kullanması için bir başka nedendir.
5. Para tasarrufu sağlar
Yönetim, hesapların dengede olduğundan emin olmak için büyük çaba sarf eder. Gerektiğinde, işleri için ücret alan harici muhasebeciler veya denetçiler getirirler. Tüm bu maliyetleri en aza indirebilseydiniz ne olurdu? Hesaplara sürekli ekstra para harcamak zorunda kalmazsanız ne olurdu? Mümkün! Otel muhasebe yazılımıyla, yazılımınızı en iyi şekilde nasıl kullanacağınızı biliyorsanız tüm alanları kapsıyorsunuz. Gerekmediği sürece, otel yönetiminin hesaplar için sürekli misafir davet etmesine gerek yoktur. Ayrıca girişler için daha fazla eleman çalıştırmanıza da gerek yoktur. Yazılım sizi korur!
6. Kullanımı kolay
İdari personel veya hesaplardan sorumlu olan kişi yazılımı etkili bir şekilde nasıl kullanacağını bilmelidir. Elbette, kullanımı zor değildir; ancak, arayüz diğerlerinden farklı olabilir. Otel muhasebe yazılımını nasıl kullanacağınızı öğrenmek kolaydır, günümüzde var olan çeşitli teknolojilerin veya uygulamaların nasıl çalıştırıldığına çok da benzemez. Tüm personeliniz muhasebe mezunu değil mi? Endişelenmeyin, yazılımı nasıl kullanacağınızı öğrenmek çok fazla şey gerektirmez. Sadece anlayın, herkes hesaplayabilir.
7. Optimize edilmiş nakit akışı
Bir otel muhasebe yazılımı otel işletmenize doğruluk ve gerçek bilgiler sunar ve bu karar vermeyi çok kolaylaştırır. Yazılımla paranızdan en iyi şekilde yararlanırsınız ve paranın giriş ve çıkışını anlarsınız. Belirli ücretlerin bütçeye uyup uymadığını ve tahsis edilip edilmediğini belirleyebilirsiniz. Otelin giderleri ve gelirleri, akıştan en iyi şekilde yararlandığınız ölçüde yakından izlenir. Rapor, görevler ve yönetim, insan tarafından değil yazılım tarafından gerçekleştirilir ve hesap hatalardan sıkıca kapatılır.
8. Çoklu Erişimler
Şu anda, kaç kişi otel muhasebe kayıtlarına erişebiliyor? Muhasebeci, resepsiyonist veya idari personelden biri mi? Otelin finansal durumu hakkında onlardan geri bildirim almak için bazen ne kadar süre beklemek zorunda kaldınız? Günlerce? Haftalarca? Hatta aylarca? Yazılımla bu kadar uzun süre beklemek zorunda değilsiniz. Her biriniz, farklı yerlerden, her an ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgilere erişebilirsiniz. Dünyanın öbür ucunda veya evinizde olsanız da, otelin iş sürecini aksatmadan veya kimseyi rahatsız etmeden muhasebeyi kontrol edebilirsiniz. Elbette, yalnızca gerekli kişiler şifreye veya sizin karar verdiğiniz erişim yöntemine sahip olacaktır. Bu konuda geliştiricinizle konuşabilirsiniz.
9. Diğer özellikleri destekler
Muhasebe yazılımınızı yalnızca hesaplar için kullanabileceğinizi biliyor muydunuz? Otel muhasebe yazılımını seçmenizin bir nedeni, otelin sorunsuz bir şekilde çalışmasına yardımcı olacak diğer özellikleri ve etkinlikleri de buna dahil edebilmenizdir. İsterseniz, geliştiricinizle rezervasyon özelliği veya rezervasyon veya yemek siparişi özellikleri hakkında konuşabilirsiniz. Bu sizin yazılımınızdır ve kullanım tarzınıza uyacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, yazılım otelinizin ana yazılımında bir özellik haline getirilebilir. Belki de halihazırda bir otel yazılımı uygulamanız vardır; muhasebe özelliğini amaçlanan amacınıza hizmet edecek şekilde ekleyebilirsiniz.
10. Güvenlik ve Esneklik
Muhasebenin belirli bir şekilde yapılmasına alışkın mısınız ancak daha aktif bir stil mi tanıtmak istiyorsunuz? O zaman geliştiricinizle görüşün. Yazılım, amaçlanan amaç(lar) için çalıştığından emin olmak için çeşitli şekillerde ayarlanabilir. Tek yapmanız gereken, her ikiniz de yararlı şeyler konusunda anlaşırken ilginizi geliştiricinize iletmektir. Oldukça Esnek! Ayrıca, yazılımda bulunan verileriniz ve bilgileriniz için maksimum güvenlik vardır. Otel, genel halkın neye erişebileceğine veya farklı aşamalardaki her çalışanın neyi görebileceğine veya neyle çalışabileceğine karar verir.
Tüm bunlarda, özellikle daha fazla kar elde etmek, müşterilerini memnun etmek ve hatta genişlemek isteyen bir otel için iyi bir otel muhasebe yazılımı kullanmanın önemi yeterince vurgulanamaz. Yazılım, bir işletmenin büyümesine yardımcı olacak çeşitli şekillerde yardımcı olur.
Ancak geliştirici ile otel yönetimi veya idaresi arasında iyi bir uyum olması çok önemlidir. Bu, geliştiricinin otel için iyi bir yazılım oluşturabilmesi veya en uygun olanı seçmelerine yardımcı olabilmesi içindir. Otel yönetimi ayrıca ne istediklerini ve muhasebe yazılımının ne ölçüde aktif ve erişilebilir olmasını istediklerini anlamalıdır. İyi bir otel muhasebe yazılımı seçmek, bir otelin büyümesi için bir şanstır.
_-_A_Complete_Guide.png)
