Uma verdade flagrante é que o mundo está seguindo o caminho da tecnologia e todos os processos estão se tornando automatizados. Da forma como pagamos dinheiro à forma como recebemos, compramos ou realizamos transações, as coisas não são mais o que costumavam ser. Portanto, tornou-se imperativo que todas as empresas se aprimorem para acompanhar os últimos acontecimentos dentro e ao redor de seus negócios. Como proprietário de uma empresa que administra um hotel, como você deseja aprimorar suas habilidades de gestão no setor hoteleiro? Como você deseja garantir que esteja utilizando os tipos certos de equipamentos na gestão do hotel e que a otimização seja alcançada? Para começar, você pode usar um software de contabilidade para hotéis.
O que é um software de contabilidade para hotéis?
É um tipo de software especialmente desenvolvido para hotéis, com o objetivo de auxiliar na gestão das atividades diárias que envolvem contabilidade e gestão financeira. Este tipo de software se preocupa com tudo o que se relaciona com o aspecto contábil do negócio hoteleiro. Do orçamento às entradas, gestão de salários, planejamento ou previsão, gestão de lucros, bem como outros elementos necessários para o bom funcionamento de um negócio hoteleiro. Um software de contabilidade para hotéis pode ser desenvolvido especialmente para cada hotel, conforme suas necessidades, ou um tipo específico pode ser usado por um ou mais hotéis, se for adequado às suas necessidades. No entanto, é responsabilidade do gerente e do contador entender e saber qual funciona melhor para eles.
Por que então todo hotel deveria usar um software de gestão hoteleira?
1. Maior eficiência
O ser humano tem limites para certas coisas e, claro, 100% de eficiência no trabalho não pode ser alcançada. Como resultado, as pessoas cometem erros. Você já pensou em como um erro nas finanças pode levar um hotel à ruína? Problemas com impostos, fraudes, roubos e várias outras coisas podem acontecer com humanos no comando. Com um software, você está vários passos mais perto de obter 100% de eficiência na contabilidade do seu hotel. A automação ajuda você a monitorar todas as despesas, verificações e erros. Você não precisa se preocupar em ser enganado ou enganado quando seu software estiver no comando. O rastreamento também se torna fácil com sua memória de alta capacidade.
2. Armazenamento
Ainda falando em memória, outro motivo pelo qual seus hotéis devem usar um software de contabilidade hoteleira é a capacidade de armazenamento que ele oferece. Se você planeja manter seus registros por um, dois, dez anos ou até mais, um excelente software de contabilidade hoteleira será capaz de lidar com isso facilmente. Ele elimina a necessidade de manter grandes livros contábeis por períodos maiores do que o necessário. Com uma capacidade de armazenamento funcional, você ainda tem a chance de acessar seus dados a qualquer momento, quando necessário. O que há para não desejar neste software fantástico?
3. Fator tempo
Seu software de contabilidade para hotéis não só oferece eficiência, como também leva em consideração o fator tempo. Com um software, você tem mais tempo disponível. Aqueles momentos que você gasta tentando equilibrar uma conta, rastrear uma falha, liquidar uma conta e entender a quem pagar e de quem deduzir descontos? Eles podem ser bem aproveitados com um software. Tudo o que você precisa fazer é garantir que seu desenvolvedor entenda suas necessidades desde o início. Dessa forma, ele pode incorporar todos os recursos ou aplicativos necessários. A contabilidade se torna fácil quando você usa um bom software de contabilidade para hotéis.
4. Planejamento de Aids
No final de cada ano, você reserva um tempo para verificar seus saldos e planejar ou prever o futuro. Sabia que não precisa esperar até o final do ano novamente? Com um software de contabilidade para hotéis, você pode ter todos os registros necessários em tempo recorde. Você pode facilmente visualizar, comparar, contrastar e entender a situação financeira do hotel e tudo o que vem acontecendo há um longo tempo. Você pode até mesmo representar tudo em gráficos, se isso facilitar. Com isso, você pode planejar conforme necessário e ter todas as informações necessárias. Esse é outro motivo pelo qual os hotéis devem usar um software de contabilidade para hotéis.
5. Economiza dinheiro
A administração se esforça muito para garantir que as contas estejam equilibradas. Se necessário, contrata contadores ou auditores externos, que também são remunerados por seu trabalho. E se você pudesse reduzir todos esses custos ao mínimo? E se não precisasse mais gastar dinheiro com contas? É possível! Com um software de contabilidade para hotéis, você tem tudo coberto, desde que saiba como aproveitá-lo ao máximo. A menos que seja necessário, a gerência do hotel não precisa ficar convidando hóspedes para as contas. Nem precisa contratar mais pessoas para os lançamentos. O software te ajuda!
6. Fácil de usar
A equipe administrativa ou quem for responsável pelas contas precisa entender como usar o software de forma eficaz. É claro que não é difícil usá-lo; no entanto, a interface pode ser diferente. Aprender a usar um software de contabilidade para hotéis é fácil, não muito diferente de como se opera as diversas tecnologias ou aplicativos existentes hoje. Nem todos os seus funcionários são formados em contabilidade? Não se preocupe, não é preciso muito para aprender a usar o software. Basta entendê-lo e qualquer pessoa pode fazer cálculos.
7. Fluxo de caixa otimizado
Um software de contabilidade hoteleira oferece precisão e informações reais ao seu negócio, facilitando a tomada de decisões. Com o software, você obtém o máximo do seu dinheiro e entende as entradas e saídas de dinheiro. Você pode determinar se taxas específicas se encaixam no orçamento ou não e se elas são alocadas. O hotel tem suas despesas e receitas monitoradas de perto, de modo que você obtenha o máximo do fluxo. Relatórios, tarefas e gerenciamento são gerenciados por software, e não por humanos, deixando a conta protegida contra erros.
8. Acessos Múltiplos
Neste momento, quantas pessoas têm acesso aos registros contábeis do hotel? O contador, a recepcionista ou alguns membros da equipe administrativa? Por quanto tempo você teve que esperar para obter feedback deles sobre a situação financeira do hotel? Dias? Semanas? Ou até meses? Bem, com software, você não precisa esperar tanto. Cada um de vocês pode ter acesso a todas as informações necessárias a qualquer momento, de diferentes lugares. Esteja você do outro lado do mundo ou em casa, você pode verificar a contabilidade sem atrapalhar o processo de trabalho do hotel ou incomodar ninguém. Claro, apenas as pessoas necessárias terão a senha ou qualquer método de acesso que você escolher. Você pode conversar com seu desenvolvedor sobre isso.
9. Suporta outros recursos
Você sabia que seu software de contabilidade não pode ser usado apenas para contas? Um dos motivos para escolher um software de contabilidade para hotéis é que você pode incorporar outros recursos e atividades a ele, o que também contribuirá para o bom funcionamento do hotel. Se desejar, você pode conversar com seu desenvolvedor sobre a possibilidade de incluir um recurso de reserva ou de pedidos de comida. O software é seu e você pode ajustá-lo para se adequar ao seu estilo de uso. Além disso, o software pode ser integrado ao software principal do seu hotel. Talvez você já tenha um aplicativo de software para hotéis; você pode adicionar o recurso de contabilidade para atender à sua finalidade.
10. Segurança e Flexibilidade
Você está acostumado a ter a contabilidade feita de uma determinada maneira, mas gostaria de introduzir um estilo mais ativo? Então, converse com seu desenvolvedor. O software pode ser ajustado de diversas maneiras para garantir que esteja funcionando para o(s) propósito(s) pretendido(s). Você simplesmente precisa comunicar seu interesse ao desenvolvedor enquanto ambos concordam sobre os aspectos úteis. Bastante flexível! Há também segurança máxima para seus dados e informações, que estão disponíveis no software. O hotel decide o que o público em geral pode acessar ou o que cada funcionário em diferentes estágios pode ver ou trabalhar.
Em todos esses aspectos, a importância de usar um bom software de contabilidade hoteleira não pode ser subestimada, especialmente para um hotel que busca obter mais lucros, satisfazer seus clientes e até mesmo expandir. O software auxilia de várias maneiras no crescimento de um negócio.
No entanto, é muito importante que haja um bom relacionamento entre o desenvolvedor e a administração ou gerência do hotel. Isso permite que o desenvolvedor crie um bom software para o hotel ou o ajude a escolher o mais adequado. A gerência do hotel também precisa entender o que deseja e até que ponto deseja que o software de contabilidade seja ativo e acessível. Escolher um bom software de contabilidade para hotéis é uma oportunidade para o crescimento do hotel.
