L'industria alberghiera è un termine che racchiude le imprese del settore dei servizi che si rivolgono a clienti che necessitano di un alloggio per la notte. In questo senso, rientrano nell'industria alberghiera i motel, le pensioni, le case vacanza, ecc.
L'industria alberghiera è uno dei settori in più rapida crescita del XXI secolo e, con l'espansione, aumentano anche i requisiti di gestione. Cosa succede dietro le quinte? E come gestiscono le loro attività gli hotel di successo?
Questo articolo spiega come funziona la gestione alberghiera e uno strumento cruciale utilizzato nella gestione alberghiera: il funzionamento dei sistemi gestionali per hotel.
Che cos'è la gestione di un hotel?
La gestione alberghiera è un settore dell'industria dell'ospitalità che prevede la supervisione delle operazioni di una struttura alberghiera. Dagli hotel più grandi alle caffetterie più piccole, tutte queste attività costituiscono una parte importante dell'industria dell'ospitalità.
In generale, i sistemi e gli strumenti utilizzati nella gestione alberghiera possono essere impiegati anche nella gestione dell'ospitalità.
La gestione dell'ospitalità si riferisce all'applicazione di concetti di gestione e di leadership strutturata nei settori dell'alloggio, della ristorazione e dei servizi generali per gli ospiti.
Cos’è la gestione di un Hotel?
Un sistema gestionale per Hotel o un sistema di gestione immobiliare (PMS) è un sistema online centralizzato che gestisce le operazioni quotidiane di un hotel. Ciò include l'organizzazione delle attività, la gestione delle prenotazioni, la gestione dei conti, la gestione dell'occupazione e molto altro ancora.
Un sistema di gestione per hotel è l'organizzatore definitivo per le aziende che desiderano automatizzare la propria forza lavoro e massimizzare l'efficienza.
Per una guida approfondita su cos'è un PMS alberghiero, assicuratevi di dare un'occhiata a questo articolo
https://www.bookingninjas.com/blog/what-is-property-management-system-pms
Scopo del sistema gestionale per hotel
Un PMS per hotel ha uno scopo principale: facilitare le operazioni quotidiane della gestione alberghiera.
Lo fa raggiungendo i seguenti obiettivi:
Massimizzare le entrate
Molti componenti di un sistema gestionale per hotel sono progettati per dare all'utente il controllo su operazioni come l'aggiornamento delle tariffe, le relazioni con i clienti e altri fattori che contribuiscono alla generazione dei ricavi.
La gestione delle entrate e la gestione della produttività sono tecniche facilmente implementabili grazie all'uso di un PMS per hotel.
Per saperne di più sulla differenza tra gestione della produttività e gestione delle entrate
Ridurre il carico di lavoro manuale
Oltre alle potenzialità e al controllo che un PMS per hotel offre in termini di generazione di ricavi, la riduzione del carico di lavoro manuale è un'altra ragione per cui molti albergatori cercano l'aiuto di un PMS.
Attività che potrebbero richiedere ore di lavoro o che richiedono l'intervento di più persone possono essere facilmente automatizzate con l'uso di un PMS efficace.
Gestire e analizzare i dati
Raccogliendo dati accurati e rapporti aggiornati e analizzando queste informazioni, il PMS per hotel consente di prevedere il comportamento dei clienti, determinare se le strategie di marketing sono efficaci e molto altro ancora.
Un PMS per hotel documenta e fornisce analisi e rapporti dettagliati in modo chiaro e facile da capire.
Centralizzare le operazioni
Un obiettivo cruciale di qualsiasi PMS per hotel è quello di centralizzare tutte le operazioni dell'albergo. Perché avere più applicazioni e strumenti sparsi con le informazioni sul vostro hotel quando potreste gestire tutta la gestione del vostro albergo in un unico software centrale?
Ancora meglio, un buon PMS per hotel può facilmente integrarsi con le vostre applicazioni preferite di terze parti , di cui il vostro hotel non può fare a meno. La centralizzazione delle operazioni porta a una migliore organizzazione, a un flusso di lavoro continuo e a una riduzione dei costi delle applicazioni multiple.
Riferimento: https://hoteltalk.app/t/main-objectives-of-using-hotel-software-pms-or-front-office-system/1618
Come funziona un sistema gestionale per hotel
Un PMS per hotel è semplicemente un insieme di componenti che lavorano insieme in armonia per creare un sistema centralizzato. Un sistema in grado di gestire le diverse sfide della gestione alberghiera.
Pertanto, per comprendere a fondo il funzionamento di un sistema gestionale per hotel, è necessario capire come funzionano i vari componenti.
Componenti di un sistema di gestione immobiliare (PMS) per hotel
Sistema di prenotazione per hotel
Il sistema di prenotazione per hotel è una caratteristica fondamentale di qualsiasi software di gestione immobiliare. È uno strumento software che permette di digitalizzare il calendario delle prenotazioni, di consentire ai clienti di effettuare le prenotazioni online e di effettuare i pagamenti.
Operazioni di reception.
Il modulo per la reception consente al personale addetto alla reception di visualizzare e aggiornare lo stato delle prenotazioni delle camere, di effettuare il check-in e il check-out degli ospiti e di elaborare i pagamenti.
Gestione dei canali.
Un channel manager collega il vostro sistema di prenotazione alberghiera direttamente ai canali di distribuzione come le agenzie di viaggio online (OTA) e i motori di metasearch. Rende disponibile l'inventario delle camere ai viaggiatori che vogliono prenotare una camera o una proprietà online, elencando le camere disponibili su diverse fonti.
Sistema di gestione delle entrate
Il sistema di gestione delle entrate consente una tariffazione dinamica. È possibile stabilire facilmente il prezzo delle camere in base alle prenotazioni passate, alle tariffe della concorrenza, ai dati meteorologici, agli eventi locali e ad altri fattori.
Migliora le strategie di prezzo e aggiorna i prezzi su tutti i canali di distribuzione per vendere più camere alla tariffa ottimale.
Gestione delle pulizie
Le funzionalità di gestione delle camere includono la gestione dello stato delle camere, l'assegnazione del personale per la pulizia delle camere, la compilazione di elenchi di compiti per gli addetti alle pulizie e altro ancora.
Punto vendita
Automatizza le transazioni e conserva i dati finanziari in un unico luogo. La maggior parte degli hotel ha un qualche tipo di ristorante all'interno della struttura, per non parlare delle proprietà con palestre e centri benessere. Con un sistema di Punti Vendita, gli albergatori possono includere costi aggiuntivi o sconti nel conto finale di ogni cliente.
Calcolo dei costi di cibi e bevande
Il costo di cibi e bevande può essere facilmente elaborato con questo componente di un PMS. Questo elemento svolge anche un ruolo nella gestione dei rendimenti.
CRM e gestione dei dati dei clienti.
Un CRM (Customer Relationship Management) aiuta a memorizzare i dati degli ospiti e fornisce un database facilmente accessibile. Include anche le informazioni di contatto degli ospiti prima e dopo il soggiorno, la misurazione dell'esperienza degli ospiti, i programmi di fidelizzazione e gli strumenti di personalizzazione.
I CRM possono esistere da soli al di fuori di un PMS e, in tal caso, un PMS può integrarsi con il CRM per garantire che i dati non vadano persi.
Rapporti e analisi.
Per monitorare i processi in corso e comprendere le prestazioni aziendali, i report e le analisi sono fondamentali. Un PMS aiuta a raccogliere i dati rilevanti e a fornire agli albergatori vari tipi di rapporti automatizzati, come i rapporti di auditing, i rapporti sulle camere e sulle tasse, i rapporti di auditing sui turni, i rapporti sulle partenze/arrivi, i rapporti sulle pulizie o altri rapporti continui.
Gestione del back-office.
Alcuni PMS offrono funzioni di gestione del back-office. Queste funzioni includono la gestione delle campagne e-mail, la messaggistica interna e la contabilità.
Chi è responsabile della gestione del PMS in hotel?
In genere, il Direttore Generale è responsabile dell'amministrazione di un PMS per hotel, ma non è l'unico a gestire il PMS nell'hotel.
Gli addetti alla reception, il personale informatico, il revenue manager e vari altri ruoli all'interno di un hotel sono coinvolti nel funzionamento di un PMS alberghiero.
Qual è il ruolo del personale alla reception nella gestione dell’Hotel?
Nel settore della gestione alberghiera, un filo conduttore riveste un'importanza fondamentale; il personale della reception. C'è chi li considera semplici receptionist e chi invece li considera alla stregua dei manager, ma il personale della reception ha ruoli diversi da quelli dei manager.
Essendo il volto della struttura, queste persone non sono semplicemente il primo punto di contatto per gli ospiti in arrivo, ma sono gli orchestratori di un soggiorno memorabile e senza interruzioni;
Di seguito, approfondiamo le molteplici responsabilità del personale di reception e il loro ruolo fondamentale nel plasmare l'esperienza degli ospiti.
Le prime impressioni contano
L'adagio "la prima impressione è quella che resta" risuona profondamente nel settore dell'ospitalità. Il personale della reception funge da ambasciatore, accogliendo gli ospiti con calore ed efficienza. Il loro atteggiamento definisce il tono dell'intero soggiorno, influenzando le percezioni e la soddisfazione degli ospiti.
Processi di check-in efficienti
Processi di check-in snelli ed efficienti sono un segno distintivo di una gestione efficace della reception. Dalla verifica delle prenotazioni all'emissione tempestiva delle chiavi delle camere, il personale della reception assicura un'esperienza di check-in senza problemi, riducendo al minimo i tempi di attesa e massimizzando la soddisfazione degli ospiti.
Punti di riferimento per le informazioni
Il personale della reception è il fulcro informativo di un hotel. Gli ospiti si rivolgono spesso a loro per avere consigli sulle attrazioni locali, sui ristoranti e su altri servizi. Un team di reception ben informato e attento migliora l'esperienza complessiva dell'ospite, fornendo preziose informazioni e indicazioni.
Soluzione dei problemi e relazioni con gli ospiti
Delle difficoltà possono sorgere in ogni momento, ed è responsabilità del personale di reception affrontarli velocemente ed efficacemente. Che sia un problema di preferenze riguardo le stanze o un problema di manutenzione, una sua buona risoluzione è una abilità essenziale. In aggiunta, il personale di reception svolge un ruolo cruciale nelle relazioni con gli ospiti, per essere certi che anche in situazioni difficili, gli ospiti si sentano ascoltati ed apprezzati.
Hub per le comunicazioni
Una comunicazione efficace è la spina dorsale di una gestione di successo dell’hotel. Il personale di reception si rapporta con diversi settori, incluso il personale delle pulizie, la manutenzione e il management, per riportare le richieste degli ospiti ed assicurare un impegno congiunto nel venire incontro ai bisogni degli ospiti.
Integrazione tecnologica
Nell’era digitale, il personale di reception si interfaccia con una tecnologia avanzata, usando i sistemi di gestione immobiliare ( PMS ) per gestire le prenotazioni, i check-in, ed altri compiti importantissimi. La competenza tecnologica sta gradualmente diventando un prerequisito per i ruoli nella reception.
Personalizzazione e riconoscimento degli ospiti
L’abilità di riconoscere e ricordare gli ospiti che tornano offre un impressione di familiarità e di avere un servizio personalizzato. La reception spesso gioca un ruolo decisivo nel riconoscimento degli ospiti, migliorando l’esperienza nel suo complesso e nel creare relazioni durevoli.
Processo di check-out
Importante quanto il check-in, il processo di check-out deve essere gestito con efficienza e cortesia dal personale in reception. Questa fase include saldare i conti, affrontare ulteriori richieste aggiuntive e assicurarsi che l’ospite parta con sensazioni positive.
Come gestiscono il servizio di pulizia gli Hotel?
Un filo rosso che unisce senza interruzioni la soddisfazione degli ospiti, la reputazione ed il successo nel suo complesso, è il lavoro diligente del personale addetto alla pulizia.
Al di là del semplice cambiare le lenzuola e del rimpiazzare gli articoli del bagno, il riassettare è una pietra d’angolo dell’industria dell’ospitalità, poiché contribuisce in modo significativo all’esperienza complessiva dell’ospite.
Impostare lo standard di pulizia
Il servizio di pulizia svolge un ruolo fondamentale nel mantenere i più alti standard di pulizia ed igiene. Stanze immacolate ed aree pubbliche ben tenute creano una prima impressione positiva, impostando il tono per un soggiorno memorabile.
Il comfort e la soddisfazione dell’ospite
Gli ospiti si aspettano un ambiente confortevole e ben mantenuto durante il loro soggiorno. Il servizio di pulizia si assicura che le stanze non siano solo esteticamente piacevoli ma forniscono anche un porto per rilassarsi e rigenerarsi.
Operazioni giornaliere e coordinazione
Una coordinazione efficiente tra il servizio di pulizia e gli latri comparti è cruciale per delle operazioni in hotel senza intoppi. La sistemazione delle stanze fatta in tempi celeri, allineamento con l’attività della reception e collaborazione con le squadre della manutenzione contribuiscono ad una esperienza dell’ospite che sia senza problemi.
Aderenza agli standard di settore
Le squadre di pulizia che aderiscono agli standard, alle migliori pratiche di settore, assicurano che l’hotel rispetti i regolamenti di igiene e sicurezza. Ciò non solo salvaguarda il benessere degli ospiti ma protegge anche la reputazione della struttura.
Attenzione ai dettagli
Gli addetti alla pulizia devono essere meticolosi nell’attenzione ai dettagli. Dall’assicurare della biancheria fresca a bagni immacolati, la loro dedizione alla perfezione contribuisce alla soddisfazione complessiva dell’ospite e ad ottenere recensioni positive.
Impatto sulla fidelizzazione dell’ospite
Una stanza di hotel ben tenuta e pulita crea una impressione positiva durevole, influenzando la fidelizzazione dell’ospite. Degli ospiti soddisfatti è più probabile che tornino e che raccomandino l’hotel ad altri, promuovendo una base di clienti fedeli.
Pratiche eco-sostenibili
Il sistema di pulizia moderno va oltre la pulizia; essa abbraccia delle pratiche eco-sostenibili. Molti hotel attuano dei metodi di pulizia sostenibili ed usano prodotti amici dell’ambiente per adeguarsi alla crescente domanda di un turismo responsabile.
Preparazione e crescita professionale
Una preparazione continua è essenziale affinché lo staff addetto alla pulizia sia aggiornato sulle ultime tecnologie e tecniche per la pulizia. I programmi di crescita professionale contribuiscono a mantenere alti gli standard del servizio.
Integrazione tecnologica
La gestione del servizio di pulizia e la tecnologia hanno razionalizzato le operazioni, dall’ottimizzazione nell’assegnazione delle stanze al tener traccia dell’inventario. La tecnologia assicura efficienza e permette allo staff di concentrarsi sul fornire un servizio di qualità.
Affrontare le sfide a testa alta
Lo staff addetto alle pulizie è spesso il primo ad identificare dei problemi di manutenzione o eventuali problemi nelle stanze degli ospiti. Il loro approccio pro-attivo permette una soluzione rapida, prevenendo il disappunto dell’ospite e proteggendo la reputazione dell’hotel.
Benefici e vantaggi di un sistema gestionale per Hotel
Avere il controllo della vostra impresa
C’è una cosa in comune tra tutte le caratteristiche che abbiamo menzionato. E’ l’uso della tecnologia che vi aiuta ad avere più controllo su come vengono condotti gli affari nella vostra impresa.
Prendete ad esempio una catena di hotel, come portate avanti tutte le strutture con lo stesso passo quando sono in posti diversi, vengono condotte da staff diversi e non siete neanche lì?
Con l’uso del giusto PMS, potete avere il giusto controllo su tutte le vostre proprietà e sapere come va ciascuna di esse.
Avere un giusto sistema di gestione per i vostri impiegati
Non date spazio alla pigrizia nel vostro team e nel vostro staff.
Avendo tutto automatizzato e correttamente documentato, potete avere una corretta gestione di tutti i membri del vostro staff.
Dalla pulizia alla manutenzione, la sicurezza potete assicurarvi che tutte le risorse siano in gioco.
Integrate con applicazioni di terze parti
Molte utili applicazioni di terze parti sono importanti per la vostra azienda e devono essere integrate con i vostri sistemi esistenti.
Un PMS vi aiuterà ad integrare queste applicazioni di terze parti facilmente e a gestire tutto da un solo luogo senza alcuna difficoltà.
Alcuni dei software PMS hanno già relazioni esistenti con queste applicazioni di terze parti e lavorare con loro riduce i costi, fa risparmiare tempo e vi offre il miglior servizio disponibile.
Alta efficienza e risparmio di tempo
Non è una sorpresa che ogni struttura alberghiera o complesso immobiliare di successo dipende in qualche modo dai PMS per la gestione della loro struttura.
Ciò perché il suo uso della tecnologia aiuta ad aumentare la funzionalità complessiva e alla fine fa risparmiare tempo.
Potete concentrarvi sulle altre cose che riguardano la vostra impresa poiché avete le altre cose sotto controllo.
Aumento delle entrate
La gestione dei ricavi si riferisce alle tattiche strategiche di distribuzione e tariffazione utilizzate per vendere l'inventario deperibile della vostra struttura agli ospiti giusti al momento giusto, per incrementare un aumento dei ricavi.
Questo obiettivo può essere raggiunto attraverso l'uso di report e analisi dei dati che vi aiutino a prevedere quando ci sarà una maggiore richiesta, influenzando così i prezzi dei servizi offerti.
In definitiva, ciò contribuisce a incrementare le finanze della vostra azienda.
Quanto tempo serve per implementare un sistema gestionale per Hotel
Spesso gli albergatori sono interessati ad adottare un PMS, ma esitano perché a nessuno piacciono i cambiamenti, soprattutto se richiedono molto tempo.
Fortunatamente, la maggior parte dei buoni sistemi di gestione alberghiera richiede un tempo ragionevole per essere implementata nel vostro hotel. Ad esempio, Booking Ninjas, un PMS all-in-one, richiede solo dalle 4 alle 8 settimane per essere implementato.
Di quanto monitoraggio necessita il sistema gestionale per Hotel?
Il livello di monitoraggio di un sistema gestionale per hotel dipende da fattori quali la complessità del sistema, la scala delle operazioni e i requisiti di sicurezza;
Un monitoraggio regolare è essenziale per garantire il buon funzionamento, identificare potenziali problemi e mantenere l'integrità dei dati.
Tuttavia, con un sistema gestionale per hotel già perfezionato come Booking Ninjas, non è necessario un monitoraggio eccessivo; se si deve monitorare qualcosa, non ci vuole molto per confermare le sue buone prestazioni e tornare a occuparsi di cose più importanti.
Elenco dei sistemi gestionali per hotel
Ecco un elenco di sistemi gestionali per hotel da provare. Offrono demo/prove gratuite, in modo che possiate fare un test prima di adottare completamente il PMS.
- Booking Ninjas
- Hotelogix
- Opera PMS
- Hoteliga. ...
- FCS CosmoPMS. ...
- SkyTouch Hotel OS. ...
- Cloudbeds. ...
- Smart Hotel Software
Conclusione
La gestione alberghiera è un'attività seria che potrebbe rappresentare un vero e proprio grattacapo per molti. Ecco perché i sistemi di gestione alberghiera sono stati creati per dare ai gestori il massimo controllo sul loro hotel.
I vantaggi dell'utilizzo della tecnologia PMS negli hotel sono numerosi, soprattutto in un'epoca in cui i clienti hanno aspettative altissime e tutti i vostri concorrenti stanno sfruttando la tecnologia PMS.
Volete scoprire se l'adozione di un nuovo PMS per la gestione del vostro hotel fa al caso vostro? Programmate oggi stesso una telefonata conoscitiva con noi.