اختيار برنامج إدارة العقارات السكنية: الدليل الكامل

هناك العديد من الأشياء التي يجب على الشركات العقارية وإدارة الممتلكات أن تظل على دراية بها. ستتولى إدارة المستأجرين ومراقبة أموالك وميزانياتك بالإضافة إلى مراقبة عمليات الصيانة.

إن أفضل طريقة للقيام بذلك هي باستخدام برنامج إدارة الممتلكات. ومع ذلك، ونظرًا لوجود العديد من الخيارات المتاحة عبر الإنترنت، فقد يكون اتخاذ القرار أمرًا صعبًا للغاية.

من الضروري اختيار نظام إدارة الممتلكات المناسب. ستقلل من التوتر والتكاليف والوقت بشكل كبير.

تتوفر أنظمة إدارة الممتلكات عبر الإنترنت بمجموعة متنوعة من الميزات والأسعار. توفر غالبيتها وظائف وحلولًا متعددة، مما قد يبسط عملية اتخاذ القرار لديك إلى حد كبير.

واصل القراءة إذا كنت مستثمرًا عقاريًا أو مديرًا عقاريًا وتسعى إلى تقليل صعوبة إدارة عملك.

ما هو برنامج إدارة العقارات السكنية؟

في حال كنت لا تفهم حقًا ما هو عليه، فإن برنامج إدارة الممتلكات المتخصص هو نظام مقدم من „SaaS للضيافة“ خبراء لتسهيل مهام المالك.

يجب على المستثمرين العقاريين ومديري العقارات الجادين، بالإضافة إلى الأشخاص الذين يعملون لديهم، استخدام هذه الحلول.

قد يقوم هذا النوع من البرامج بإدارة المهام الإدارية الروتينية لكل من العقارات السكنية والتجارية. تتم مراقبة المستأجرين والإيجار ومسك الدفاتر وصيانة المباني من خلال نظام مركزي.

يعد تحسين التخطيط اليدوي الميزة الرئيسية لنظام إدارة الممتلكات. لن تحتاج إلى تتبع أي شيء يدويًا إذا كان لديك كل التفاصيل المتعلقة بالمستأجرين والإيجارات والعقارات في مكان واحد.

الأشياء التي يجب مراعاتها بشأن عملك عند اختيار نظام إدارة الممتلكات

استنادًا إلى الوظيفة التي تقدمها، يمكن تقسيم الخدمات المتعلقة بإدارة الممتلكات أو المرافق إلى فئات مختلفة.

اعتمادًا على المهمة العقارية التي تجدها أكثر صعوبة، يمكنك تحديد نظام إدارة الممتلكات المثالي بالنسبة لك.

إليك بعض العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار:

التنظيم

ربما تجد صعوبة في تنظيم جدولك الزمني كمدير عقاري. قد يكون تتبع جميع التواريخ المهمة أمرًا صعبًا للغاية.

في هذه الحالة، يجب عليك اختيار حل يتعامل مع ممتلكاتك نيابةً عنك.

يتم تضمين تواريخ استقرار المستأجرين وخروجهم بالإضافة إلى تواريخ استحقاق دفعات الإيجار، وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاحتفاظ بجداول الاجتماعات والعاملين أو الموظفين.

إشراف المستأجر

من الصعب تتبع اتصالات ومعلومات المستأجر، خاصة إذا كنت مدير عقارات حسن السمعة ولديك الكثير من المستأجرين للإشراف عليهم. ومع ذلك، يتعين عليك مراقبة هذه المعرفة لأنها مهمة جدًا.

يجوز لك الحفاظ على معدلات الإشغال باستخدام حل التأجير أو إدارة الممتلكات الذي تم إنشاؤه لهذا الغرض. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك البحث عن عدد الشقق المتاحة والشقق الشاغرة.

وسوف تتمكن أيضًا من تشغيل تقارير الائتمان وإجراء فحوصات الخلفية والاحتفاظ بالتعليقات حول المستأجرين المحتملين.

الخدمات اللوجستية والنقل

من المحتمل أن تذهب إلى العديد من الأماكن كمدير عقارات، غالبًا للقيام بجولات وزيارات إلى ممتلكاتك. اختر أداة لإدارة الممتلكات في هذه الحالة تعمل على تحسين مساراتك للسماح بزيارات أقصر وأكثر كفاءة في استهلاك الوقود.

مسك الدفاتر وإعداد الفواتير

ليس من السهل حقًا إدارة أموالك أثناء التعامل مع مسؤولية صعبة مثل ملكية المنزل أو إدارة الممتلكات. يمكن استخدام برنامج إدارة الممتلكات الذي يركز على تحصيل الإيجارات والتمويل.

إن الحفاظ على ميزانية جيدة التنظيم سيساعد أيضًا في الضرائب والمحاسبة والمهام الأخرى.

قوائم مراقبة المنازل والأحياء

الحل الأنسب لك هو نظام قوائم العقارات إذا كان كل ما تريد فعله هو الإعلان عن العقارات التي تمتلكها.

يمكنك استخدام هذا النوع من البرامج لإدراج العقارات المستأجرة وتقييم قيمة العقارات القريبة.

يجب على أي شخص يبحث عن استراتيجية إنتاجية لبيع العقارات السكنية الشاغرة في محفظته أن يأخذها بعين الاعتبار.

الاحتفاظ بالسجلات

يعد الاحتفاظ بالسجلات مسؤولية صعبة بالنسبة لأي صناعة، وليس فقط العقارات أو إدارة الممتلكات. سيقوم برنامج إدارة العقارات السكنية بتتبع الاتفاقيات الخاصة بك لهذه المهمة.

يمكن أيضًا إدارة عقود الإيجار وعقود التأمين من خلال هذا النوع من البرامج.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تنظيم توثيق أي طلبات تأجير، وتأمين المستأجر، والعديد من الأشياء المهمة الأخرى.

التواصل مع المستأجرين وتقديم التعليقات

يعد التواصل مع المستأجرين أحد أهم المسؤوليات التي تقع على عاتق مدير العقارات المتمرس. سيكون لديك أنت والمستأجرين إمكانية الوصول إلى أنظمة الدردشة المتزامنة إذا كنت تستخدم برنامج إدارة العقارات السكنية الذي يركز على هذه الميزة.

يمكنك التواصل مع المستأجرين بشأن الاتفاقيات والتغطية التأمينية وعقود الإيجار والإيجار باستخدام هذا النوع من البرامج.

بعض المشكلات الخاصة بإدارة العقارات السكنية

بالمقارنة بإدارة المباني التجارية، تمثل إدارة العقارات السكنية والمتعددة الأسر عددًا من التحديات الفريدة.

بعض المشاكل الشائعة في إدارة العقارات السكنية هي كما يلي:

تأجير العقارات وتأجيرها من الباطن

يختار المستأجرون أحيانًا تأجير العقار الذي يستأجرونه من الباطن من أجل زيادة دخلهم. قد يختار بعض الأشخاص طوعًا منح أسرهم أو أصدقائهم غرفة لفترة طويلة من الوقت.

من خلال السماح للمستأجرين غير المدرجين في عقد الإيجار بشغل العقار، يعرض مدير العقار نفسه لمزيد من المخاطر.

يحاول غالبية مديري العقارات التعامل مع هذه المشكلة في اتفاقية الإيجار من خلال تضمين بند يحول عقد الإيجار إلى اتفاقية حصرية، مما يسمح فقط للأشخاص المذكورين في عقد الإيجار بشغل المساحة.

وضع قواعد ملكية الحيوانات الأليفة

قد تكون العقارات السكنية التي تسمح بالحيوانات الأليفة عنصرًا كبيرًا في المبيعات، ولكنها قد تؤدي أيضًا إلى التزامات جديدة ومشاكل في الصيانة.

تؤدي هذه المشكلة في كثير من الأحيان إلى زيادة صعوبة إدارة العقارات متعددة العائلات.

يجب أن يدرس نظام إدارة الممتلكات السكنية بعناية كيفية التعامل مع ملكية الحيوانات الأليفة عند صياغة اتفاقيات الإيجار، بما في ذلك أنواع الحيوانات الأليفة المسموح بها، وعدد الحيوانات الأليفة المسموح بها لكل وحدة، بالإضافة إلى كيفية التحقق من صحة الحيوانات الأليفة المخصصة للخدمة.

بالنسبة للعقار السكني المستأجر، يجب أن تكون هذه اللوائح واضحة ومطبقة بشكل متسق لمنع الارتباك وادعاءات المحسوبية.

إخلاء المستأجر

في إدارة العقارات السكنية، يعد الإخلاء موضوعًا حساسًا ويتم التعامل معه بشكل غير صحيح في كثير من الأحيان. يجب إخلاء المستأجر لسبب مناسب لا يتعارض مع شروط عقد الإيجار أو أي قوانين حكومية أو اتحادية ذات صلة.

يجب التعامل مع عمليات الإخلاء بشكل صحيح. على سبيل المثال، وفقًا لبعض المكاتب، تتطلب عملية الإخلاء الأخيرة أن يتم تنفيذها من قبل مكتب الشريف. وهذا يعني أن المالك أو مدير العقار لا يمكنه إزالة المستأجر.

يجب تقديم عملية الإزالة إلى المحكمة بعد أن يتلقى المستأجر إشعارًا بالإخلاء (ولا يتناول سبب الإخلاء، مثل عدم دفع الإيجار).

قبل البدء بهذا النوع من الإجراءات، قد يكون من الضروري التحدث مع محامٍ متخصص في قانون الملكية للموقع الذي يتم فيه النظر في الإزالة لأن هذه الإجراءات قد تختلف من ولاية إلى أخرى أو بسبب ظروف محددة.

كيف يعالج برنامج إدارة العقارات السكنية هذه المشكلات؟

يمكن لمديري العقارات الإشراف على ممتلكاتهم والتعامل مع هذه المشكلات بعدة طرق بمساعدة برامج إدارة الممتلكات.

توجد اختلافات في كيفية تعامل حزم برامج إدارة الممتلكات المختلفة مع المشكلات النموذجية (إذا كانت تفعل ذلك على الإطلاق)، حيث إنها ليست جميعها متساوية. تشمل المزايا العديدة لبرامج إدارة الممتلكات ما يلي:

تقديم بوابات إلكترونية لتحصيل التأجير

يمكن للمستأجرين نشر دفعات الإيجار الخاصة بهم عبر الإنترنت بفضل مرافق تحصيل الإيجارات المدمجة في العديد من برامج إدارة الممتلكات.

يأخذ هذا في كثير من الأحيان شكل تطبيق جوال موجه للمستأجرين، والذي يمكن للمستأجرين تنزيله على هواتفهم المحمولة واستخدامه لإجراء الدفعات داخل التطبيق.

تعمل هذه الأدوات على تبسيط إجراءات دفع الإيجار بشكل كبير؛ حتى أن البعض يقدم رسائل تذكير نصية للمستأجرين لتذكيرهم بموعد سداد الدفعات أو القدرة على إعداد دفع الفواتير تلقائيًا لإيقاف دفعات الإيجار المتأخرة.

بالإضافة إلى ذلك، قد لا يكون إرسال الأموال أو الشيكات أو الحوالات المالية عبر البريد هو الخيار الأكثر أمانًا للمستأجرين.

علاوة على ذلك، تتيح بعض برامج إدارة الممتلكات لمديري المشاريع تبسيط إجراءات تحصيل الديون، وتقديم المستأجرين المتخلفين عن السداد إلى وكالة التحصيل المناسبة، والإعلان عنهم إلى مكتب الائتمان، وتتبع الإيجار الفائت لاستخدامه المحتمل في إجراء الإخلاء.

تحسين التفاعلات بين المستأجر ومدير العقار

يمكن أن يؤدي استخدام بعض برامج إدارة العقارات السكنية إلى تحسين التواصل بشكل كبير بين مدير العقار ومستأجريه.

اعتمادًا على البرنامج، قد يتمكن مديرو العقارات ومالكوها من إخطار المستأجرين بزيارات الصيانة الوشيكة، أو عمليات فحص الممتلكات، أو تعديلات اتفاقية الإيجار المحتملة التي تقتضيها التغييرات في قوانين الولاية أو البلدية.

من خلال تسهيل عملية الاستئجار، قد يشجع ذلك المستأجرين على تمديد عقود الإيجار الخاصة بهم عند انتهاء صلاحية عقودهم الحالية.

مراقبة الإيرادات والتكاليف لكل موقع مُدار

تعد القدرة على مراقبة الإيرادات والنفقات لكل عقار مستأجر على حدة ميزة أخرى تتقاسمها جميع برامج إدارة الممتلكات.

يمكن أن يساعد ذلك المديرين في معرفة ما إذا كانت عقارات معينة مربحة أو مضيعة للموارد.

يمكن لمديري العقارات بعد ذلك تقييم العوامل، مثل المستوى المرتفع لنفقات الإصلاح الطارئة، أو معدلات المرافق غير العادية، أو ارتفاع معدل دوران الممتلكات في عقار معين، والتي تساهم في ارتفاع أو خسائر الربحية.

إن الحصول على رؤية أكبر للعقارات التي يشرفون عليها يمكّن مديري العقارات من تحسين تقنيات الإدارة الخاصة بهم وخفض الإنفاق غير الضروري.

زيادة قابلية التوسع والكفاءة في إدارة الممتلكات

يمكن لمديري العقارات الاستجابة للظروف المتغيرة بسرعة أكبر بفضل الرؤية المحسنة لبعض برامج إدارة العقارات في العمليات والتفاعل.

يمكن لمديري العقارات: استخدام بعض برامج إدارة الممتلكات من أجل:

• التحكم في قوائم عقاراتهم.
• التحقق من تقدم جهود تحصيل الإيجارات.
• إنشاء أو تعديل العمليات الآلية لتخفيف عبء العمل عليها.

مراقبة معلومات المستأجر الحيوية

قد يكون الحفاظ على توازن صحي بين أنواع الأعمال في العقارات التجارية للبيع بالتجزئة أمرًا ضروريًا لمديري العقارات التجارية من أجل الاحتفاظ بالمستأجرين.

للتأكد من قدرة كل شركة على العمل (وبالتالي الحصول على الإيرادات اللازمة لدفع الإيجار، تجنب ازدحام عدد كبير جدًا من المؤسسات التي لديها عملاء مستهدفون مماثلون في موقع تجاري مشترك واحد فقط).

من أجل منع وضع المنافسين المباشرين على مسافة قريبة جدًا من بعضهم البعض عن طريق الخطأ، تقوم العديد من برامج إدارة الممتلكات بتتبع المعلومات المهمة للمستأجر.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لبعض هذه البرامج عرض معلومات حول السجل الائتماني للمستأجر والمعايير الأخرى المستخدمة لفحص المستأجرين المحتملين قبل توقيع عقد الإيجار.

مراقبة تكلفة صيانة المناطق العامة للعقارات السكنية

يمكن تتبع نفقات صيانة المنطقة العامة للعقارات السكنية التجارية من خلال عدد من برامج صيانة العقارات التجارية بحيث يمكن تقسيمها بالتساوي بين جميع المستأجرين الذين يشغلون منشأة معينة.

يضمن ذلك دعم صيانة المناطق المشتركة بالمبنى بشكل مناسب وعدم تحميل المستأجرين رسومًا زائدة أو أقل من تلك التكاليف.

ما هو البرنامج الأفضل لتأجير العقارات؟

حجز النينجا‘ نظام إدارة العقارات السكنية هو أداة لإدارة العقارات قائمة على السحابة تمكن مديري العقارات السكنية والتجارية من تولي مسؤولية كل عنصر من عناصر عملياتهم، سواء كانوا يعملون في مكتب أو من المنزل تمامًا.

يتضمن ذلك إدارة الإيجار والمدفوعات عبر الإنترنت، وإدارة الوظائف الشاغرة، وجدولة الصيانة، وتتبع الشؤون المالية.

مع خيارات مثل تتبع المستأجر والاتفاقيات، ومحاسبة دفتر الأستاذ العام الكامل، وتذكيرات الإيجار والرسوم المبرمجة، والتقارير حسب الطلب، تقوم Booking Ninjas بأتمتة دورة الإيجار.

قد يتم جمع الإيجار للمالك تلقائيًا، وقد يقبل مديرو العقارات الدفع عبر الإنترنت من خلال واجهة المستأجر الخاصة بـ Booking Ninja.

أنت بحاجة إلى نظام لإدارة العقارات السكنية يتميز بمعظم الحلول التي يحتاجها عملك، إن لم يكن جميعها.

الوجبات الرئيسية

ستندهش من مدى زيادة إنتاجيتك إذا استخدمت برنامجًا مناسبًا لإدارة الممتلكات عبر الإنترنت. لن تضطر إلى التعامل مع الإزعاج الناتج عن حياة العمل السيئة الإدارة والمتطلبة.

يقوم أفضل برنامج لإدارة الممتلكات بتتبع إنفاقك وترقيات البناء.

بالإضافة إلى ذلك، سيقوم بمراقبة المستأجرين الحاليين والمحتملين ومراقبة ممتلكاتك. وفي نهاية المطاف، ستتمكن من تقليل التخطيط اليدوي بشكل كبير.

لم تكن المحافظة على العقارات التي تمتلكها أسهل من أي وقت مضى بعد أن اتبعت دليلنا الشامل لاختيار أفضل برامج إدارة الإيجار!

لمعرفة المزيد حول نظام إدارة العقارات السكنية وكيف يمكن أن يساعدك في تأجير العقارات الخاصة بك، حدد موعدًا لإجراء مكالمة معنا الآن.