أفضل ممارسات إدارة الممتلكات الحكومية

عندما يتم تحديد جميع تفاصيل تخطيط الموقع وتصميمه وتمويله مع اتباع أفضل ممارسات إدارة الممتلكات الحكومية، يشعر قادة المجتمع بالارتياح.

قد يكون التطوير عملية طويلة وشاقة. من السهل إغفال أنه خلال الأشهر (أو السنوات) التي يستغرقها بناء أي عقار، يجب تطوير عناصر أساسية لنجاحه على المدى الطويل.

تعريف أفضل الممارسات

معيار أو مجموعة توصيات يُعتَقَد أنها تُؤتي ثمارها عند اتباعها. أفضل ممارسات إدارة الممتلكات الحكومية المتعلقة بتنفيذ أو تهيئة مهام إدارة الممتلكات للعقارات الحكومية.

يمكن وضع معايير صارمة لأفضل الممارسات من قبل لجنة الإدارة أو من قبل شركة داخلية.

ما هي بعض أفضل ممارسات إدارة الممتلكات الحكومية؟

يتناول هذا القسم أكثر المشاكل شيوعًا في إدارة العقارات، سواءً الجديدة أو القائمة. كما يُدرج الموارد والتقنيات التي يمكن للمجتمع المحلي استخدامها لإدارة العقارات بشكل استباقي.

يمكنك تحديد الحلول لإدارة الممتلكات غير الكافية من خلال الحصول على فهم واضح لما يستلزمه إدارة الممتلكات الممتازة.

الشراء والتأجير

قبل انتهاء العمل، يحرص المطورون على إيجاد مجموعة كبيرة من المرشحين المؤهلين. كلما أسرعنا في العثور على السكان أو المشترين وتأهيلهم وتفانيهم في المشروع، زادت سرعة جمع الأموال اللازمة لتغطية التكاليف.

يمكن للمطور استبدال تمويل البناء الأكثر تكلفة برهن عقاري دائم بشروط أكثر ملاءمة عندما يقترب العقار من الإشغال المستقر.

يُعدّ تدريب الكوادر، الذين قد لا يمتلك بعضهم خبرة سابقة في العمل مع كبار السن، أو الأسر ذات الاحتياجات الخاصة، أو الأسر ذات الدخل المحدود، أمرًا ضروريًا لنجاح برنامج التأجير المسبق أو المبيعات. إضافةً إلى ذلك، ستحتاج العديد من المواقع إلى كوادر تأجير ثنائية اللغة. وستتطلب المشاكل المالية للسكان، واحتياجاتهم في وضع الميزانية، وإدارة شؤونهم المنزلية مساعدةً من الكوادر.

اختيار الساكن أو المقيم

تعتمد فعالية العقار المؤجر على اختيار الساكن. فالمباني ذات الوضع المالي الجيد هي تلك التي تُؤجَّر فورًا للساكنين المؤهلين.

إذا لم تكن الجهة الحكومية تُدير عقاراتها بنفسها، فقد تستعين بشركة تأجير أو إدارة. في كثير من الأحيان، قد تُقدّم إحدى الجهات إدارةً طويلة الأمد للعقارات، بالإضافة إلى خدمات ما قبل إتمام المشروع، مثل التسويق والتأجير والتحقق من الأهلية وتنسيق عملية الانتقال.

في كثير من الأحيان، يمتلك المطورون شركات إدارة داخلية خاصة بهم، والتي تكون قادرة على الاهتمام بأي شيء باستثناء متطلبات السكان الأكثر تخصصًا.

سيتطلب المشروع الأكبر والأكثر تعقيدًا فريقًا أكبر لتنفيذ متطلبات تأجير وإدارة الممتلكات والحفاظ عليها.

خلال مواسم اختيار السكان والانتقال المزدحمة، ستتمكن شركات الإدارة التي تمتلك محفظة عقارية تضم عدة عقارات من نقل موظفيها لتلبية الطلب المتزايد. احذر من شركات الإدارة ذات الالتزامات المفرطة. استفسر عن نيتها توظيف وتدريب موظفين إضافيين.

تقديم الخدمة

يتعين على مالك العقار إكمال خطته لتوفير أي خدمات داعمة موعودة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الاستشارة الوظيفية، ورعاية الأطفال، والأنشطة بعد المدرسة، قبل بدء البناء.

تُحدد خطة تطوير المجتمع أو تقديم الخدمات كيفية حصول الأفراد على الخدمات الاجتماعية، سواءً في الموقع أو من خلال الشراكات والإحالات. وللحفاظ على القدرة التنافسية ومواجهة تغييرات الإيجار، يجب على المؤسسات القائمة مراجعة عروضها بانتظام.

وتتضمن هذه الخطط اتفاقيات مع الحكومات المحلية والمجموعات غير الربحية التي تقدم خدمات مثل النقل والأنشطة الترفيهية والوجبات على عجلات وبرامج العافية أو زيارة المتخصصين الطبيين في منشأة تلبي احتياجات كبار السن أو الأشخاص ذوي الإعاقة.

وتقدم المستشفيات المحلية، والمؤسسات الخيرية الكاثوليكية، ومكاتب كبار السن في البلدة، والخدمات الاجتماعية اللوثرية، ومجالس كبار السن اليهود، إلى جانب مجموعات أخرى قائمة على الإيمان أو المجتمع، هذه الخدمات في كثير من الأحيان.

استراتيجية التسويق

توضح استراتيجية التسويق كيفية إبلاغ مالك العقار أو إدارته للعائلات المؤهلة بالشقق التي لا تزال متاحة. حان الوقت لبدء قبول طلبات التسجيل في قائمة انتظار المبنى مع اقتراب موعد الانتهاء المخطط له. وزّع مواد مطبوعة (نشرات وكتيبات) على السكان أو المشترين المحتملين، بالإضافة إلى منظمات المناصرة المجتمعية والمستشارين ومنظمات المساعدة الاجتماعية.

بالإضافة إلى الرد على الأسئلة العامة، تقوم السلطات بشكل متكرر بوضع منشورات في المرافق المهمة في القرية أو المدينة مثل قاعات المدينة والمكتبات ومراكز رعاية كبار السن.

سيكون من الضروري نشر إعلانات في وسائل الإعلام المطبوعة الإقليمية. ويمكن طلب من فريق التسويق تقديم عروض تقديمية للكنائس المجاورة، أو منظمات كبار السن، أو غيرها من الجهات ذات الصلة.

مسؤوليات المستأجر والمشتري

قبل استئجار أو شراء منزل، ينبغي على الراغبين في السكن معرفة المنطقة والاستعداد ماليًا. قد يبدو الأمر بديهيًا، إلا أن العديد من الأفراد يستأجرون أو يشترون منازل تتجاوز إمكانياتهم، عادةً لأنهم بحاجة إلى فهم كامل للنفقات.

ينبغي على المقيمين المستقبليين:

• قم بإعداد الأموال لإيداع ضمان، أو دفعة أولى، أو رسوم الإغلاق.
• كن مستعدًا للائتمان حتى يتم قبول طلب القرض أو الإيجار الخاص بك عند الحصول على تقرير ائتماني لهذا الغرض.
• سداد أي التزامات مرافق متبقية.
• تأكد من أن الدفعة الشهرية للسكن يمكن إدارتها، بحيث تترك ما يكفي من المال لسداد الالتزامات والفواتير الأخرى وما يكفي للادخار أو الاستثمار.
• خذ في الاعتبار تكاليف النقل المتعلقة بالمنزل المطلوب. هل ستُعوّض تكاليف الشحن المرتفعة التوفير الذي ستُوفّره على المنزل؟
• ينبغي على الشخص أن يدرس بعناية المنطقة التي ينوي استئجار أو شراء منزل فيها، مع الأخذ في الاعتبار أن اختياره سيؤثر على العقار الفعلي والحي ككل.
• إذا لزم الأمر، يمكنك التعاون مع مجموعة إسكان غير ربحية في الحي للحصول على المشورة والتدريب بشأن أي أو كل المواضيع المذكورة أعلاه.

استراتيجية إدارة الممتلكات

تصف خطة إدارة الممتلكات كيف سيتعامل المدير مع الصيانة المستمرة، والموظفين، وإعادة تأجير الشقق، وأنشطة الحي، والصعوبات الأخرى الناشئة.

كما ذُكر في الفصول السابقة من هذا الدليل، يُعدّ الحفاظ على المباني القديمة التي لا تدعمها الحكومة رسميًا وإدارتها بنجاح أمرًا ضروريًا أيضًا لتوفير مساكن بأسعار معقولة للعمال. ومع اقتراب الملاك من سن التقاعد أو تغير تفضيلات المستثمرين بمرور الوقت، تتغير ملكية هذه العقارات بشكل متكرر.

العلاقات بين المالك والمقيم

العلاقات السليمة بين المالك والمستأجر ضرورية للحفاظ على سلامة هيكل المبنى وضمان سلامة شاغليه. ويضع المديرون الأكفاء سياساتٍ للتعامل مع المواقف الحرجة، مثل النزاعات العائلية، والحفلات الصاخبة، أو تسكع الأفراد في الأماكن العامة.

تمنح القوانين والسوابق القضائية في العديد من المجتمعات، بما في ذلك ولاية إلينوي، المستأجرين والملاك حقوقًا خاصة. على سبيل المثال، تُحدد قواعد العلاقة بين المالك والمستأجر الراسخة في شيكاغو وإيفانستون وأوك بارك من المسؤول عن ماذا وكيف يُعالج النزاعات.

تطبيق قواعد الإسكان

تلعب الحكومات المحلية دورًا هامًا في صيانتها من خلال جهودها لضمان استيفاء جميع مخزون المساكن بأسعار معقولة للمعايير. ويساهم تطبيق القانون في إدارة وصيانة العقارات بكفاءة. وفي العديد من المناطق، يجب أن تخضع المساكن متعددة العائلات القائمة لعمليات تفتيش دورية.

عند وصول ساكن جديد، يطلب البعض أيضًا إجراء فحوصات وإصدار شهادة إشغال. وعند البيع، تُطبّق بعض الحكومات الأكثر تشددًا هذه المعايير أيضًا على المساكن المملوكة.

قد يتناول القانون المحلي متطلبات الإشغال ومشاكل الصحة والسلامة الجسدية (النظافة ومخاطر الحرائق والكهرباء والسباكة).

تجري هيئة الإسكان عمليات تفتيش ربع سنوية لوحدات LIHTC وقسائم اختيار السكن ووحدات القسم 8 (وكذلك تلك التي تتلقى إعانات القسم 8)، ويجب ألا يتجاوز عدد الأشخاص في الغرفة الواحدة الحد الأقصى المعتمد.

تحويل

على الرغم من وجود بعض العيوب، فإن تحويل العقارات الإيجارية إلى شقق سكنية يعد مؤشرا على سوق الإسكان المعروض للبيع.

نظرًا لأن المساكن الإيجارية متوفرة بشكل أقل بسبب تحويلات الشقق السكنية على نطاق واسع، فإن هناك أماكن أقل للعيش في الحي.

يُعد السكن الإيجاري بديلاً مرنًا وسهل الإدارة وغير مكلف في كثير من الأحيان لامتلاك المسكن بالنسبة للعديد من أفراد المجتمع الأساسيين، بما في ذلك خريجي الكليات الجدد، وموظفي الحد الأدنى للأجور، وكبار السن ذوي الدخل الثابت، والأسر الجديدة، وغيرهم.

نظرًا لهيكل الملكية، قد تكون إدارة مجمعات الشقق السكنية أكثر صعوبة من الناحية البلدية. فبينما ترتبط مباني الشقق السكنية بملاك فرديين متعددين، قد يكون للمبنى الإيجاري مالك واحد فقط أو مدير عقار للتعامل معه بشأن مشاكل الصيانة والسلامة.

قد يقوم العديد من الملاك أو المستثمرين بتأجير وحداتهم داخل نفس المبنى، مما يجعل من الصعب للغاية التعامل مع أي مشاكل يمكن أن تنشأ عن الإدارة غير الكافية لتلك المساكن.

من الصعب على الجمعيات الحصول على المال أو تأمين التمويل اللازم لتجديد المباني الكبيرة، وخاصة بالنسبة لمجمعات الشقق السكنية الصغيرة.

دليل التقييم الذاتي للممتلكات الحكومية

فيما يتعلق بتنفيذ تقييمات إدارة الممتلكات التعاقدية وقياس فعالية نظام إدارة الممتلكات، تعتبر هذه المبادئ والتعريفات والمقاييس ممارسات رائدة في الصناعة.

يجب على الكيان اختيار المقاييس التي سيستخدمها، وبالتالي، أي من هذه السجلات سيستخدمها كليًا أو جزئيًا بناءً على مستوى تطوير نظام إدارة الممتلكات.

نموذج خطة إدارة الممتلكات

هذه الوثيقة بمثابة نموذج يُمكن لشركتك استخدامه لوصف كيفية صيانتها للممتلكات الحكومية. وهي تُمثل أفضل الممارسات المُعتمدة في قطاعي الطيران والفضاء والجيش. وفقًا للمادة FAR 52.245-1 الخاصة بالممتلكات الحكومية، تُعد هذه الوثيقة ضرورية. ستحتاج على الأرجح إلى مساعدة خبير في هذا الشأن.

نصائح لإدارة الممتلكات الحكومية بفعالية

مهام مديري العقارات التجارية واسعة النطاق. فهم يسعون باستمرار لجذب المستأجرين والاحتفاظ بهم، والتفاعل مع شاغلي العقارات الجدد، وتلبية احتياجات السوق المتغيرة. قد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين هذه المتطلبات ومتطلبات المبنى.

إن أفضل أربع طرق لإدارة العقارات التجارية التي أتاحها التكامل المعزز بالتحليلات هي كما يلي:

الاستخدام الجيد للمساحة

يعد استغلال المساحة مصدر قلق كبير لأصحاب العقارات الذين يسعون إلى زيادة قيمة أصولهم، ومديري المرافق الذين يسعون إلى تحسين العمليات، والمستأجرين الذين يسعون إلى الحصول على أقصى استفادة من عقود إيجارهم.

الأهم فيما يتعلق باستغلال المساحة هو عدد الأشخاص الذين يمكنهم التواجد في مساحة معينة دون الشعور بالضيق أو الهدر. يمكنك العثور على مساحات غير مستخدمة وتحسين أساليبك الإدارية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة من خلال مقارنة المساحة التي يحتاجها الأفراد مع كيفية استخدام المساحة.

مقاييس مهمة للتفكير فيها:

• الحد الأقصى لاستخدام المساحة يوميًا
• متوسط ​​​​الاستخدام الأقصى لأي منطقة
• إشغال مؤقت

أفضل طريقة للحصول على هذه المعلومات هي من خلال بيانات مستشعرات الإشغال. يستطيع مديرو المرافق والمستأجرون تحديد المناطق الأكثر نشاطًا، وتلك غير المستغلة بالكامل، وكيفية تقلب معدل الإشغال تبعًا لعوامل مثل الوقت من اليوم، وذلك من خلال المراقبة المستمرة للإشغال وتحليل بيانات الإشغال بمرور الوقت.

يمكن للمستأجرين استخدام هذه المعلومات لتبسيط كل شيء، بدءًا من إدارة المناوبات وحجز قاعات الاجتماعات ووصولًا إلى سير العمل. كما قد تؤثر على تخصيص الموارد وتحسين كل شيء، بدءًا من التصميم المعماري المادي ووصولًا إلى استخدام المعدات لإدارة المرافق.

زيادة كفاءة الطاقة

تصبح الأنظمة الذكية أكثر ذكاءً وفعاليةً عندما تستوعب منصة التحليلات كيفية استخدام الناس للمرافق فعليًا. قد يستجيب نظاما التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والإضاءة، وهما نظامان مستهلكان للطاقة في المباني، للظروف البيئية المتغيرة فورًا، أو حتى بشكل استباقي.

مع امتلاء قاعات المؤتمرات وارتفاع درجة الحرارة خلال النهار، قد يُزاد مستوى تكييف الهواء. يُمكن إطفاء أضواء الغرف غير المُستخدمة، وكتم أضواء الأماكن المُضاءة طبيعيًا.

قبل بدء يوم العمل مباشرة، يمكن زيادة درجة الحرارة، ويمكن خفضها بعد أن تصبح المنشأة فارغة.

يضمن هذا النظام الآلي القائم على البيانات راحة المستأجرين دون الحاجة إلى أي تدخل. كما يمنع هدر الطاقة ويضمن استخدامها أينما ووقتما دعت الحاجة.

إظهار الفوائد البيئية الحقيقية

قبل الجائحة، كان بإمكان مستأجري المساحات التجارية الاهتمام بجودة الهواء. إلا أنها أصبحت الآن ذات أهمية أكبر. قد توفر الهندسة المعمارية المتقدمة القائمة على التحليلات رؤىً شاملة لكل غرفة، وإدارةً أكثر فعالية لجودة الهواء، مما يُمكّنك من حماية صحة وسلامة شاغلي المساحات.

على سبيل المثال، من الممكن تعديل التهوية تلقائيًا استنادًا إلى معدل الإشغال والبيانات الواردة من أجهزة استشعار جودة الهواء.

الأهم من ذلك، يمكنك عرض مقاييس كمية لجودة الهواء للمستأجرين (والمستأجرين المحتملين). يمكنك استخدام إحصاءات موضوعية لدعم ادعاءاتك بأن مبناك مكان آمن، مما يمنحك أداة قيّمة لجذب المستأجرين والاحتفاظ بهم.

يمكن أيضًا رؤية تأثيرات أنشطة التحسين مثل مرشحات HEPA باستخدام بيانات جودة الهواء، مما يساعدك على تحديد الإجراءات التي تستحق العناء وتلك التي لا فائدة منها.

تبسيط الصيانة

أحيانًا لا يُنظر إلى التحليلات كأداة لتحسين الصيانة، ولكنها كذلك في كثير من النواحي. تستطيع منصة ذكية تُحلل البيانات باستمرار رصد أي خلل فورًا، أو تعديل نقاط الضبط، أو إخطار الجهات المعنية عند وجود مشكلة تستدعي اتخاذ إجراء يدوي.

بالإضافة إلى ذلك، فإنه يمكن أن يقدم اقتراحات للتعامل مع الأخطاء وعدم الكفاءة.

إن إحدى فوائد المنصات التي تحتوي على ميزات شاملة للكشف عن الأخطاء والتشخيص هي القدرة على تحديد المشكلات في الأنظمة المعقدة وتقليل تحذيرات الإزعاج.

من خلال تجنب الإصلاحات التي تستغرق وقتًا طويلاً للقضايا غير المهمة والسماح للمشغلين بالتعامل مع المواقف التي تتطلب المساعدة بسرعة أكبر، يؤدي هذا إلى تبسيط عملية الصيانة.

من أجل تجنب فشل المعدات المدمر وتوقف التشغيل الطويل الذي قد يؤثر على المستأجرين، من الممكن التنبؤ بالمشاكل أو إصلاحها في مراحلها المبكرة.

بالإضافة إلى ذلك، تساعد منصة التحليلات في المساءلة والتواصل من خلال توفير مكان مركزي للإدارة من أجل:

• إرسال أوامر العمل
• المقاولون الذين يقومون بتسليم الإمدادات
• مراقبة التقدم
• التحقق من الإصلاحات

تتضمن أفضل الممارسات لإدارة العقارات التجارية قدرًا أقل من الأعمال الورقية، ودقة أعلى، وانفتاحًا أكبر.

النقاط الرئيسية

يعتمد كلٌّ من العقار والحي والمدينة على الإدارة الفعّالة. وتُدرك العديد من المجتمعات المحلية تمامًا المشاكل التي قد يُسببها البناء دون المستوى المطلوب، سواءً كانت مادية أو اجتماعية، والتي تتطلب وقتًا وموارد أكبر بكثير من الإدارة والصيانة الروتينية.

على الرغم من أن غالبية المدن لا تعمل في مجال إدارة الممتلكات، إلا أنها يجب أن تتعاون مع شركات البناء، وملاك الأراضي، وشركات الإدارة لضمان حل المشكلات بسرعة وبشكل عادل وقانوني.

يمكن زيادة المعروض من المساكن عالية الجودة من خلال تشييد مبان جديدة والحفاظ عليها، ولكن الإدارة المستمرة ومراقبة المجتمع سوف تحافظ على مخزون المساكن قوياً لسنوات قادمة.

وأخيرًا، بالإضافة إلى أفضل ممارسات إدارة الممتلكات الحكومية الأخرى، يمكن أن يكون أتمتة المهام أمرًا ضروريًا في هذا العصر الحديث.

إن استخدام نظام إدارة الممتلكات الحكومية مثل Booking Ninjas يمكّنك من الحصول بسرعة على بيانات الخلفية والتحقق الائتماني حتى تتمكن من اكتشاف المستأجرين من أعلى مستوى.

يمكنك إجراء فحص مسبق للمستأجرين المحتملين قبل فرز الطلبات أو جدولة المشاهدات باستخدام برنامج إدارة الممتلكات لدينا والاقتراحات الشخصية.

استمتع بلوحة معلومات إدارة المستأجرين لدينا، والتي تلخص معلومات مستأجريك الحاليين (والمستقبليين). استخدم التطبيقات والوثائق المُقدمة عبر الأجهزة المحمولة للحصول بسرعة على سجلات ائتمان المستأجرين، وسجلاتهم الجنائية، وسجلات الإخلاء.

لمعرفة المزيد عن Booking Ninjas وما نقوم به، قم بجدولة مكالمة مجانية معنا الآن!