Un sistema di gestione è un sistema che consente alle aziende di monitorare e gestire il proprio lavoro. Semplifica la comunicazione e l'assegnazione dei compiti, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Per pianificare, realizzare progetti e costruire una comunità adeguata, collaborativa e scalabile, un sistema di gestione è necessario.
Sebbene molte organizzazioni riconoscano che il sistema funziona e aiuta a ottenere risultati significativi in poco tempo, l'errore che molti continuano a commettere è pensare che una politica rigorosa sia il modo migliore per imporre e far rispettare la disciplina. Tuttavia, in questo modo, i lavoratori non riescono a relazionarsi bene con il sistema, poiché le loro capacità sono limitate. I metodi che possono introdurre sono regolamentati e limitati, e persino le idee che presentano non possono essere utilizzate in modo ottimale se non hanno una profonda familiarità con il sistema di gestione.
Siete un'organizzazione che desidera implementare un sistema di gestione per i propri dipendenti? In tal caso, sarebbe meglio concentrarsi su molti aspetti, più che semplicemente portare a termine il lavoro. Sì! Portare a termine il lavoro è importante, ma un aspetto cruciale da non trascurare è l'intuitività del sistema. Il modo in cui i vostri dipendenti riescono a utilizzare il sistema di gestione nel loro lavoro è importante.
Ecco alcuni dei vantaggi che puoi ottenere con un sistema di gestione a misura di utente sul posto di lavoro.
1. Mantiene i membri felici e motivati
Un sistema di gestione a misura di membro manterrà sicuramente i soci soddisfatti e motivati. Possono navigare nel sistema facilmente e senza problemi, il che consente loro di mantenere il ritmo e svolgere al meglio il proprio lavoro. Possono stabilire obiettivi, lavorarci su e raggiungerli quando possono utilizzare il sistema. Lo stress di doversi preoccupare di come navigare e capire il funzionamento del sistema viene eliminato, e quindi non è difficile svolgere il proprio lavoro quando necessario. Un dipendente felice e motivato, naturalmente, contribuirà sicuramente positivamente alla crescita dell'azienda.
2. Facilita una migliore comunicazione
Un altro vantaggio di avere un sistema di gestione a misura di membro sul posto di lavoro è che facilita una migliore comunicazione. Indipendentemente dal reparto o dalla sede, i dipendenti possono lavorare, capirsi a vicenda e disporre di una piattaforma migliore per scambiarsi idee. In questo modo, possono elaborare idee, proporre candidature o votare, oltre a svolgere diverse attività senza lo stress di doversi recare fisicamente. Rispetto al metodo di comunicazione tradizionale, ovvero l'e-mail, è molto utile, soprattutto perché l'e-mail potrebbe finire nella cartella spam o richiedere tempo per rispondere se rimandata. Utilizzando il sistema di gestione a misura di membro, se hai bisogno di una risposta a una domanda, chiedi e riceverai una risposta immediata.
3. Semplifica il pagamento semplificandolo
Ci si aspetta che ogni membro del team sia registrato nel sistema di gestione per il proprio lavoro. In questo modo, nel caso in cui il pagamento dipenda dalla quantità di lavoro svolto, questo può essere misurato e il pagamento può essere effettuato facilmente. Sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione, il pagamento può essere effettuato alla scadenza. In questo modo, si eliminano le visite in banca per i pagamenti e lo stress. La maggior parte dei software supporta i pagamenti e conserva anche i registri per un utilizzo futuro. Viene inoltre eliminato il rischio associato alla gestione del denaro o all'utilizzo di una piattaforma errata.
4. Porta sollievo ai membri
Ti è mai capitato di dover correre per incontrare i tuoi colleghi? Uscire di casa, prendere l'autobus, attraversare il traffico e tutto lo stress che ne consegue non è di solito facile. Ma cosa succederebbe se i tuoi dipendenti e colleghi si sentissero a loro agio a organizzare riunioni da casa e a utilizzare il sistema per svolgere le proprie attività? Questa sarebbe la cosa migliore. Il sollievo è solo uno degli altri vantaggi derivanti dall'utilizzo di un sistema di gestione a misura di utente. Il pensiero delle riunioni non spaventa più i dipendenti e sono sollevati di poter partecipare da qualsiasi parte del mondo, pur dedicandosi ad altre attività.
5. Viene introdotta la coerenza
I membri che hanno una certa familiarità con il sistema di gestione adottato dalla propria organizzazione sono in grado di elaborare piani di lavoro e di garantire la coerenza. Insieme ai colleghi, potete sviluppare uno stile o un modello che funzioni per tutti, in modo che i progetti vengano passati da una fase all'altra fino al loro completamento. Una volta completato un progetto, il metodo può essere utilizzato per un altro e per molti altri ancora. In questo modo, si crea coerenza nel modo in cui le cose vengono svolte o gestite e, di conseguenza, si semplifica la gestione aziendale.
6. Semplifica la gestione
Per i team leader che spesso devono gestire molte persone sotto la loro supervisione – stagisti, colleghi, personale a contratto e lavoratori da remoto – la gestione spesso sfugge di mano perché ogni individuo potrebbe richiedere un approccio diverso. Purtroppo, è spesso difficile stare al passo. Con un sistema di gestione a misura di membro sul posto di lavoro, si semplifica il lavoro dei team leader e dei direttori generali, poiché diventa più facile interagire con persone di diversi livelli. Tutte le tute necessarie per il loro ruolo vengono fornite senza stress e possono aiutare gli altri a ottenere di più in poco tempo.
7. Crescita
L'utilizzo di un sistema di gestione a misura di socio ha inoltre il vantaggio di favorire la crescita non solo dei soci, ma anche dell'intera organizzazione. Poiché il sistema di gestione può essere modificato per diversi scopi, sarà facile per l'organizzazione accettare i suggerimenti dei soci. Grazie alla familiarità con il sistema, i soci possono suggerire modifiche quando necessario, aggiungere le proprie opinioni o idee e godere del vantaggio di avere il management che le elabora. Se funziona correttamente, ciò porterà alla crescita e allo sviluppo dell'organizzazione.
8. Accessibilità
Il sistema di gestione è un software installabile su qualsiasi dispositivo digitale compatibile. Pertanto, può essere trasportato e utilizzato in modo ottimale. Le barriere che si presentano durante i viaggi e gli spostamenti, o che ostacolano prestazioni adeguate, vengono eliminate quando i lavoratori possono lavorare da qualsiasi parte del mondo. Tutto ciò di cui hanno bisogno, forse, è una connessione a internet e una batteria carica. Da lì, è possibile effettuare consulenze, firmare accordi, porre domande e persino formulare quesiti. L'accessibilità, ovviamente, è fondamentale per semplificare i processi aziendali.
9. Rende i lavori più veloci
Grazie a una comunicazione stabile, all'accessibilità da qualsiasi parte del mondo, alla motivazione e persino al sollievo, è possibile svolgere i propri compiti in modo più rapido. I dipendenti non devono aspettare giorni prima che il supervisore reagisca a un progetto, e persino le correzioni possono essere apportate rapidamente, in modo che il progetto venga trasferito al reparto o al gruppo successivo. Con un sistema di gestione intuitivo, ognuno fa la sua parte in pochissimo tempo e trasferisce il progetto al gruppo successivo che si occuperà della fase successiva. Più progetti vengono completati in poco tempo.
10. Facilità nella collaborazione
Hai dipendenti provenienti da diverse parti del mondo che lavorano per te? Allora un sistema di gestione intuitivo è ciò che fa per te. Creerà una piattaforma comune in cui i tuoi dipendenti potranno lavorare, indipendentemente dalla loro provenienza. Potresti anche fare in modo che il sistema di gestione supporti diverse lingue, in modo che la lingua non rappresenti un problema. Quando una persona digita in una lingua, l'altra può tradurre e capire il testo, quindi reagire/rispondere. Potresti anche fare in modo che il sistema integri altre funzionalità e app necessarie che renderanno la creazione di contenuti, la pianificazione, il disegno, la progettazione e persino la pittura semplici da svolgere.
Un sistema di gestione a misura di dipendente è un sistema o un software che non si preoccupa solo dei risultati che i dipendenti possono raggiungere, ma anche di quanto bene riesce a coinvolgere i dipendenti garantendone la crescita.
Come direttore generale, imprenditore con diversi dipendenti o piccola impresa in cerca di espansione, è fondamentale considerare gli elementi che compongono il sistema di gestione e gli obiettivi che si desidera raggiungere. I dipendenti determinano una parte significativa del successo di un'organizzazione e, pertanto, è opportuno tenerne conto nella scelta del tipo di software gestionale da utilizzare. È possibile chiedere il loro parere inviando questionari, chiedendo loro di compilare moduli o inviando suggerimenti sul tipo di funzionalità che ritengono possano migliorare il loro lavoro. Nel caso in cui si disponga di personale con esperienza nell'utilizzo di software gestionali, si potrebbe anche chiedere loro di consigliare un software che sia facile da usare per i membri e che abbiano già utilizzato in precedenza. Se si sta pensando di svilupparne uno, è possibile chiedere consiglio anche allo sviluppatore.
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