Gerenciamento de hostel é um processo que exige dedicação e paciência. Por mais rentáveis que possa ser ter um hostel, eles demandam um esforço significativo para serem gerenciados.
Gerenciar seu hostel é uma coisa; gerenciá-lo da maneira correta é outra, portanto, vamos nos concentrar nesta última.
Os hostel são geralmente consideradas estabelecimentos econômicos que oferecem acomodações temporárias aos hóspedes, que variam de estudantes a trabalhadores e até mochileiros.
Um gerenciamento de hostel feito da maneira correta envolve atenção total às necessidades de seus hóspedes. "Quais são as coisas essenciais que esses hóspedes precisarão?"
Serviços como WiFi constante, segurança excepcional, camas confortáveis e equipe profissional devem ser uma prioridade máxima, por exemplo. Esses são alguns dos serviços mínimos a serem oferecidos, especialmente a partir de 2022.
Neste artigo, vamos analisar a maneira correta de gerenciar seu hostel.
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O que é gerenciamento de hostel?
O gerenciamento de hostel pode ser visto como a regulamentação e supervisão das operações diárias de um hostel. Gerenciar um hostel envolve muitas atividades extenuantes.
Isso inclui tarefas como gerenciar reservas, manter registros, pagamento de funcionários, cálculos de contas e muitas outras. Eletricidade, água e outros serviços essenciais devem ser providenciados.
Ao gerenciar seu hostel, você precisa supervisionar o funcionamento diário para atender às necessidades de todos. Desnecessário dizer que é um processo crucial.
Por que o gerenciamento de hostel é importante?
A importância do gerenciamento de hostel não pode ser enfatizada o suficiente. Gerenciar seu hostel é fundamental para o crescimento dele.
Ao gerenciar seu hostel , você está garantindo mais patrocínio. Todos querem ficar em um hostel que possa oferecer muito mais do que os serviços de hospedaria tradicionais.
Um ótimo atendimento ao cliente, por exemplo, pode aumentar suas chances de receber mais hóspedes. Isso é resultado de um bom gerenciamento.
Além disso, entrar em contato com seus clientes e permitir que eles forneçam feedback pode aumentar as vendas. Essencialmente, o gerenciamento de hostel ajuda a alcançar objetivos primários e secundários de seu negócio.
Você precisa de uma ferramenta baseada em software para gerenciar seu hostel?
Considerando que já discutimos o que envolve o gerenciamento de hostel, pode-se facilmente concluir que é estressante.
Uma pergunta que geralmente vem à mente é: 'Eu preciso de uma ferramenta baseada em software para gerenciar meu hostel?' É aqui que entram os softwares de gerenciamento de hostel.
Um software de gerenciamento de hostel é uma ferramenta que ajuda a realizar operações gerenciais importantes, ou seja, tarefas do dia-a-dia são possíveis graças a essa ferramenta.
Este software garante o gerenciamento adequado de reservas, processamento de pagamentos, atualização de dados, controle de inventário, por exemplo.
Ter essa ferramenta é particularmente ótimo para seu hostel, pois há momentos em que há demandas aumentadas para esse tipo de hospedaria e escassez de pessoal.
Muitas partes da indústria de viagens são sazonais, o que por vezes pode significar lidar com picos repentinos na procura, com pessoal limitado, ou seja, sistemas de gerenciamento podem tornar o trabalho mais fácil e eficiente, enquanto as opções de automação disponíveis também podem ajudar a liberar o pessoal para se concentrar em outras partes do trabalho.
Quais são as principais funções dos sistemas de gerenciamento de hostel?
Os sistemas de gerenciamento de hostel são de diferentes tipos. Tipicamente, eles possuem a capacidade de realizar uma série de funções.
Essas funções incluem:
Gestão de reservas e inventário
Garantir reservas em hostel pode ser uma dificuldade. Um software de gerenciamento ajuda a simplificar todo o processo.
Com os sistemas de gerenciamento de hostel, agora é possível unir os detalhes dos hóspedes, assim como suas estadias. Cloudbeds é um tipo de sistema de gerenciamento que pode gerenciar reservas, pois é conhecido por ser capaz de sincronizar informações.
Você pode convenientemente manter um registro dos hóspedes que fazem reservas. O fato de que esse processo agora envolve menos papelada torna esses sistemas mais atrativos.
Alguns sistemas de gerenciamento de hospedarias, como o PMS, podem mostrar reservas futuras. Você também pode ver os dados dos clientes.
Gestão de canais
A gestão de canais é essencial para um negócio de hostel. Este sistema é uma forma de saída que um hostel usa para alcançar um mercado maior. Usar um gerenciador de canais é uma das maneiras mais eficazes de fazer com que os potenciais hóspedes conheçam seus serviços.
Isso ajuda a identificar quais dos serviços disponíveis se adequarão a um canal específico. Dessa forma, você pode criar programas de vendas separados para cada canal.
Com esse sistema, você poderá identificar qual parceiro de canal é o melhor. Um software de gerenciamento de albergues altamente funcional ajuda você a se conectar com os melhores gerenciadores de canais, como Airbnb e Expedia.
Gestão de operações
A gestão de operações é uma função chave dos sistemas de gerenciamento de hostel, pois garantem que as operações essenciais do dia a dia sejam realizadas.
Vendas, serviço ao cliente e manutenção geral são algumas dessas atividades diárias. Com essas ferramentas, você pode criar e executar um cronograma de manutenção.
Um cronograma de manutenção diária garantiria que seu hostel esteja sempre em condições impecáveis, uma vez que todo o pessoal estaria trabalhando em sincronia para tornar o ambiente propício para seus hóspedes.
Quanto ao atendimento ao cliente, essas ferramentas melhoram a comunicação entre os proprietários da hospedaria e os hóspedes e potenciais hóspedes. A gestão acharia mais fácil responder às perguntas que os hóspedes possam ter.
Ao estudar seus hóspedes, você pode facilmente adivinhar que eles seriam receptivos a experiências personalizadas, por isso, um aplicativo de autoatendimento é uma ótima solução para as preocupações dos hóspedes sobre a hospedaria.
Sistema de reservas diretas para gerenciamento de hostel
Os hóspedes desejam a conveniência de reservar seus quartos online, e isso é muito compreensível, considerando o ritmo acelerado do mundo em que vivemos.
Os hóspedes agora podem reservar quartos de hostel em uma página de reserva localizada no site do hostel, além de você poder aumentar sua visibilidade por meio de postagens em mídias sociais.
Uma ferramenta de gerenciamento de hostels equipada com um mecanismo de reserva ajuda a tornar todo o processo mais fácil para todos, além disso, as tarifas são facilmente modificadas para corresponder à ocupação atual.
Surpreendentemente, você pode alterar automaticamente os preços dos quartos aplicando os diferentes tipos de tarifa. Isso sem dúvida garantiria lucro.
Sistema POS (Ponto de Venda)
É normal para hostels oferecerem serviços adicionais além do alojamento básico. Serviços como alimentos, bebidas e serviços semelhantes geralmente estão disponíveis em hostels.
Um sistema POS ou Ponto de Venda é o sistema de gerenciamento perfeito para ajudar a processar esses pagamentos. É um centro onde as transações são executadas ou finalizadas.
Esse sistema de gerenciamento é o centro das atividades transacionais em hostels. Ele combina vendas, processamento de pagamento e outras operações semelhantes.
Um sistema POS traz consigo uma grande quantidade de conveniência. Imagine poder pagar por bebidas, comida, seu quarto e qualquer outro serviço bem em um só lugar!
Gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e gerente de marketing
O CRM, ou Ferramenta de Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema de gerenciamento adaptado para atender às necessidades específicas dos clientes. Através da análise de dados, ele tenta gerenciar o relacionamento da hospedaria com seus clientes e potenciais clientes.
Esse sistema preocupa-se em estudar o comportamento dos clientes para determinar o tipo de ofertas que os atrairiam. Isso pode ser feito analisando o histórico do cliente com sua hospedaria.
Ajuda a resolver questões como 'Que tipo de serviços atrai este cliente?' 'Como posso melhorar os serviços para adequar-se aos gostos dos clientes?' 'Por que eles preferem um serviço ao outro?'
As pessoas são diferentes, e estudos manuais só podem fornecer informações limitadas sobre o que lhes atrai. A maravilha do CRM é que ele permite categorizar ainda mais os clientes com base em seus comportamentos em tempo real e online.
Ele também tenta aprimorar a comunicação entre os clientes e o serviço de atendimento ao cliente da hospedaria. Interações como essa ajudariam sua hospedaria a determinar os comportamentos dos clientes.
Os benefícios do software de gerenciamento de hostel
Neste ponto, você provavelmente tem uma ideia de quão útil é o software de gerenciamento de hostel, resta saber como os diferentes tipos de software de gerenciamento de hostels permitem diferentes tipos de satisfação.
Os processos manuais de gerenciamento de hostels podem ser exigentes. Desde a maneira tradicional de garantir um quarto até o estresse que acompanha o gerenciamento de operações, você pode apenas dizer que um software de gerenciamento vem com uma infinidade de benefícios.
Além disso, a carga de trabalho que o processo manual traz consigo pode ser cansativa para a equipe, especialmente durante os picos na demanda por hospedarias, o número de funcionários disponíveis pode não ser suficiente para assumir todas as responsabilidades associadas ao gerenciamento de hospedarias.
Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de ter um software de gerenciamento de hostel:
Economia de tempo
Tarefas como verificar a disponibilidade de quartos, analisar o comportamento do cliente e reservar quartos, agora são breves. Enquanto isso teria consumido uma quantidade desnecessária de tempo, agora temos o CRM e o POS para tornar a experiência do cliente menos demorada.
É surpreendente a quantidade de tempo que você pode economizar para atividades mais produtivas. Para que os proprietários coloquem seus hostels em diferentes sites, pode ser demorado atualizar ou alterar constantemente seus preços.
Rastreio do comportamento do cliente
Graças ao CRM, agora você pode segmentar os clientes de acordo com suas necessidades específicas. Isso faz maravilhas para as vendas da sua hostel.
Você pode identificar o que impulsiona ou motiva o comportamento do cliente. As necessidades do cliente são inconscientemente inspiradas por coisas diferentes, e você deve conhecer essas coisas.
Quais são as maravilhas que isso faz para as vendas de seu hostel? Para começar, isso ajuda você a reunir uma vasta quantidade de dados de seus clientes para ajudar a impulsionar sua estratégia de marketing, por exemplo.
Ao rastrear o comportamento do cliente, você pode lançar facilmente campanhas com base nos dados que já possui, ou seja, com dados qualitativos e quantitativos coletados, você pode lançar com sucesso campanhas de vendas.
Você também pode rastrear suas campanhas com base em suas previsões de comportamento do cliente, o que nos leva a concluir que o rastreamento preciso do comportamento do cliente resulta em vendas massivas para a hospedaria.
Redução dos custos com mão de obra
O software de gerenciamento de hostel é um dos investimentos mais sábios que você pode fazer como proprietário de um hostel. "Por que isso é tão?" Você pode perguntar.
Os processos manuais de gerenciamento de hostel exigem muito trabalho humano. Claro, os salários desses trabalhadores devem ser fornecidos no final do dia.
Bem, com a introdução dessas ferramentas de gerenciamento, você pode reduzir o número de funcionários que emprega. Essas ferramentas têm você coberto, reduzindo o envolvimento da equipe.
Gerenciadores de canais, por exemplo, ajudam a economizar nos custos normalmente associados à distribuição. Enquanto você teria que empregar mão de obra, esta solução de software atenderá às necessidades do seu negócio.
O Software de Gerenciamento de Propriedades (PMS) também está disponível para garantir uma reserva eficaz. Você pode usar este software para enviar e-mails aos clientes como confirmação para reservas que acabaram de ser feitas.
Menos papelada no gerenciamento de seu hostel
O processo manual usa documentos para manter um registro de coisas diferentes. Pagamentos, reservas e dados gerais do cliente geralmente são anotados em vários documentos.
O software de gerenciamento de hostel reduziu a papelada excessiva. Agora você pode acompanhar suas informações importantes e otimizar o processo de reserva.
Ele prevê um processo de reserva e pagamento informatizado, juntamente com outras operações de hospedagem. Um sistema de reserva direta, por exemplo, permite que os clientes reservem quartos online, reduzindo a necessidade de papelada.
Isso inevitavelmente dá à sua equipe a capacidade de trabalhar remotamente e até mais rápido.
Facilidade de administração
Se há uma coisa que um software de gerenciamento de hostel pode garantir, é a facilidade de administração. Todo o incômodo se torna menor, uma vez que as operações são informatizadas.
Seus hóspedes agora têm a oportunidade de desfrutar de diferentes serviços e pagar em um só local. Com o sistema POS, a facilidade de pagamento é garantida, pois os hóspedes podem até pagar por comida e bebida de seus quartos.
Você pode visualizar e atualizar dados sem medo de que sejam perdidos ou do estresse de acessá-los. Você também pode atualizar os preços dos quartos em seu site, com base na disponibilidade dos quartos.
Aumento nas vendas
Este é outro grande benefício que não pode ser subestimado. Todos os benefícios já discutidos contribuem para promover as vendas.
Algumas dessas ferramentas podem ajudar a modificar os preços aproveitando sua estratégia de mercado, o que o ajudará a aumentar a receita da sua hospedaria.
Como já discutido, rastrear o comportamento de seus clientes ajudará a aumentar as vendas. Você terá uma ideia de quais serviços esses clientes estão interessados e quais serviços precisam de melhorias.
Além disso, considerando que o comportamento do cliente é dinâmico, o CRM e outros sistemas semelhantes podem mantê-lo atualizado sobre as mudanças no comportamento do cliente. Isso ajudará você a trabalhar em suas campanhas de marketing e vendas.
Como configurar um sistema de gerenciamento de hostel?
Uma pergunta comum que as pessoas fazem é: 'Como configuro um sistema de gerenciamento de hostel?'. Vamos discutir brevemente como isso pode ser feito.
O primeiro passo para configurar um sistema de gerenciamento de hostels é lançar o software e depois fazer login. Vamos usar o sistema POS como exemplo.
O próximo passo é criar um inventário. Você também pode criar perfis para os membros da equipe que estarão envolvidos nas operações do POS.
Você também precisará configurar seu hardware. Fazer isso depende do seu dispositivo, mas normalmente você o conectaria à sua rede WiFi e o parearia com seu sistema POS.
Depois, você pode configurar seu software para reconhecer o processador de pagamentos que você escolheu.
Quanto custam os sistemas de gerenciamento de hostel?
Por haver uma infinidade de sistemas de gerenciamento de hostel, seus preços diferem. No entanto, apesar da disparidade de preços, eles costumam ter uma coisa em comum: você pode pagar pelo software por meio de taxas de assinatura mensais ou anuais.
As versões gratuitas deste software geralmente têm recursos muito limitados. Por mais atencioso que isso seja, você terá que pagar uma taxa de assinatura se quiser acesso ilimitado aos seus recursos.
O software de gerenciamento de hostel mais acessível pode custar apenas US$ 80 por mês, mas, se você estiver procurando uma solução completa, os preços podem ser um pouco mais altos. A melhor estratégia éfazer uma chamada de descoberta e confirmar se o seu estabelecimento precisa de recursos de última geração. Esta chamada/demonstração de descoberta é totalmente gratuita .
Dicas adicionais para gerenciar seu hostel
Até agora, você provavelmente possui uma quantidade significativa de conhecimento sobre como gerenciar seu hostel. Mas isso não é tudo.
Nunca há algo como conhecimento em excesso. Da mesma forma, nunca se sabe muito sobre como administrar um hostel.
Então, por que não dar uma olhada em algumas dicas adicionais para gerenciar sua hospedaria?
Melhore o relacionamento cliente-empresa
Como uma empresa de hospedagem, uma das melhores coisas a fazer é construir um relacionamento interativo com seus clientes. Ao criar uma plataforma interativa, você tem a chance de conhecer as preocupações dos clientes.
Você pode fazer isso enviando e-mails regulares para seus clientes. Pode ser para informá-los sobre um novo serviço, aumento nos preços ou promoções.
No entanto, é aconselhável não enviar e-mails com muita frequência, para que não sejam considerados spam. Você pode usar isso como uma plataforma para obter suas opiniões ou feedback sobre melhorias gerais na hospedaria.
Treinamento periódico da equipe
Você pode realizar reuniões periódicas para ensinar à sua equipe comportamentos básicos de atendimento ao cliente. O atendimento ao cliente é, inegavelmente, um dos pilares do gerenciamento de hostel.
Como sua equipe trata os clientes diz muito sobre seu hostel, portanto, comportamentos básicos como uma expressão alegre e resposta rápida às perguntas dos clientes farão uma grande diferença.
Aproveite as avaliações
Então, você recebeu respostas de seus clientes sobre o serviço de sua hostel; Agora, o que fazer?
Ter avaliações é uma coisa, fazer algo com essas avaliações é outra. Ao tornar as avaliações visíveis em seu site, você tem mais chances de conquistar novos clientes.
Isso porque: Considerando como o mundo está digitalizado agora, qualquer pessoa pode pegar seu dispositivo e verificar as avaliações de um hostel. Avaliações ruins em seu site reduzirão suas chances de conquistar novos clientes.
Isso nos leva ao nosso próximo ponto:
Tenha um site funcional
Um site é uma ferramenta subestimada para gerenciar seu negócio, no entanto, isso ajudará a melhorar as vendas.
Você pode baixar o Google Analytics para ajudar a rastrear os visitantes do seu site. Isso é chamado de Rastreamento do Tráfego do Site.
Isso ajuda você a descobrir quantos visitantes seu site está recebendo e até onde eles chegam em seu site. Você pode até obter insights sobre a fonte ou plataforma de mídia social que seus clientes usaram para localizar seu site.
Conectar-se com influenciadores de marketing e mídias sociais
Influenciadores são pessoas com um grande número de seguidores. Como o nome sugere, eles são especialistas em influenciar ou fazer com que as pessoas utilizem determinados produtos ou serviços.
Como uma empresa de hospedagem, você deve se associar a esses influenciadores. Construir relacionamentos ou fazer contratos com eles poderia ajudar a melhorar as vendas.
Você pode conseguir que esses influenciadores anunciem seus serviços em suas plataformas - seus blogs, páginas de mídia social e similares.
Erros comuns no gerenciamento de hostels
Gerenciar um hostel não é uma tarefa fácil. Por mais lucrativo que seja, é possível se distrair e perder o foco nas coisas importantes.
Como proprietário de um hostel , você precisa se perguntar: 'Como posso saber quando estou cometendo um erro?' Então, estes são alguns erros comuns na gestão de hostels:
Falta de sistema de gestão de hostel
A totalidade deste artigo foi dedicada a esclarecer a importância de um sistema de gestão de hostel. Com isso, indiretamente, deixamos claro o quanto o processo manual é extenuante.
Agora, imagine não ter esses sistemas de gestão à sua disposição. As pressões de gerenciar reservas, processar pagamentos e garantir vendas afetariam negativamente o seu negócio de hospedagem.
O tempo que poderia ser facilmente gasto em tarefas mais produtivas seria, em vez disso, gasto em operações facilmente gerenciadas pelos sistemas de gestão. O que o deixaria aquém de suas metas.
Serviços superfaturados
É de conhecimento comum que um hostel é um lugar acessível para se hospedar. Isso é uma das coisas que a torna ainda mais popular.
É essa acessibilidade que a torna um lugar preferível para turistas, trabalhadores e até estudantes universitários. Os serviços adicionais, como alimentação e bebidas, também são esperados que sejam acessíveis.
Muitas empresas de hospedagem parecem ter perdido de vista isso. Se uma cama custa $30 em um dia normal, aumentar seu preço espontaneamente sem considerar a demanda e outros fatores pode levar a menos patronato.
Da mesma forma, um hóspede pagando $35 por uma cama provavelmente não gostaria de pagar a mesma quantia pela comida. Essencialmente, você deve garantir que seus serviços sejam acessíveis, considerando o público-alvo.
Ambiente desorganizado
Como proprietário de um hostel , seu objetivo final é deixar seus clientes satisfeitos, no entanto, há muitas maneiras pelas quais seus hóspedes podem sair insatisfeitos.
Ter um ambiente de hostel desorganizado é uma péssima primeira impressão. É uma das primeiras coisas que seus hóspedes vão notar e talvez nunca esquecer.
Um hostel que não possui limpadores trabalhando 24 horas por dia com certeza receberá reclamações. Quartos sujos, banheiros e áreas de recreação insalubres são experiências ruins para seus hóspedes.
Não acompanhar os gastos do hostel
Um negócio não pode medir ou determinar lucros sem conhecer seus gastos.
Portanto, uma empresa de hospedagem deve acompanhar os custos e despesas diárias. Os custos de um hostel vão além da obtenção do estabelecimento. Os custos de cama, lençóis, café da manhã e equipamentos recreativos devem ser medidos.
O valor gasto com lavanderia é importante. "Quanto foi gasto lavando os lençóis, toalhas, cortinas, etc.?"
No final das contas, muitas empresas de hostel percebem que não estão obtendo tanto lucro quanto pensavam. É sempre importantecomeçar pelos custos relacionados aos hóspedes .
Publicidade insuficiente
Você estabeleceu seu negócio de hospedagem, e isso parece ser o fim da jornada para você. No entanto, muitas empresas de hospedagem deixam de perceber o trabalho de divulgar seu negócio.
Seu negócio tem recebido a atenção certa? Seu site está recebendo muitos visitantes, mas nenhum cliente real? Suas postagens nas redes sociais estão recebendo visualizações, mas nenhum patrocínio?
Bem, provavelmente você tem anunciado nos lugares errados e não da maneira certa, portanto, algumas plataformas de mídia social têm mais chances de atrair os clientes certos.
Uma postagem no Instagram sobre os serviços oferecidos pela sua hospedaria pode receber mais atenção do que uma postagem em outras plataformas de mídia social. Vender seu negócio fazendo postagens cativantes é algo que muitas empresas de hospedagem deixam de fazer.
Principais pontos para o gerenciamento de hostel
Os hostels são estabelecimentos muito populares. Com a quantidade de patrocínio que um hostel típico recebe, é esperado que muitas pessoas tenham interesse em se aventurar no negócio. Um hostel não é apenas sobre sua configuração. Portanto, gerenciá-lo não é um trabalho de um dia, e a quantidade de papelada é insana.
Tentar oferecer aos seus hóspedes o melhor em termos de acomodação, comida, bebida e outros serviços pode ser uma tarefa árdua. O dinheiro envolvido em garantir tudo isso é ainda mais preocupante.
É por isso que você precisa de um bom sistema de gerenciamento de hostel. Equipados com ferramentas para melhorar as vendas e a experiência do cliente, e reduzir os custos, esses sistemas são incríveis.
Agora que você vê a importância desses sistemas de gerenciamento, você provavelmente está inseguro sobre o sistema a adquirir. Tentando determinar o sistema de gerenciamento de hostel perfeito para o seu negócio? Confira o sistema de gerenciamento de albergues do Booking Ninjas .
Referências
“https://hqbeds.com/en/4-most-common-hostel-management-mistakes/”. Os 4 erros mais comuns na gestão de hospedarias, 20 de fevereiro de 2019, Acessado em 3 de maio de 2022
“https://gokitech.com/blog/hostel-management”. Todas as Ferramentas que Você Precisa para um Gerenciamento de Hospedarias Bem-sucedido, 29 de janeiro de 2021, Acessado em 3 de maio de 2022
“https://www.revfine.com/hostel-management-systems/”. Sistemas de Gerenciamento de Hospedarias: Tudo o que Você Precisa Saber, Acessado em 3 de maio de 2022