La previsione dell'occupazione è il processo di previsione della domanda futura di camere per ottimizzare le operazioni alberghiere e la gestione delle entrate. È un pilastro fondamentale del successo nel settore alberghiero, che consente agli albergatori di prendere decisioni informate su prezzi, personale e allocazione delle risorse.
Tuttavia, i metodi tradizionali di previsione—come l'uso di fogli di calcolo manuali e la dipendenza da dati storici statici—spesso non sono sufficienti. Questi metodi sono soggetti a errori, richiedono tempo e non sono in grado di adattarsi ai cambiamenti in tempo reale.
La pandemia di COVID-19 ha ulteriormente complicato le previsioni, interrompendo i modelli di viaggio storici, rendendo i dati passati meno affidabili. Inoltre, molti responsabili delle entrate fanno previsioni solo per un mese alla volta, ripetendo un processo noioso senza ottenere intuizioni a lungo termine.
Una previsione accurata dell'occupazione offre benefici trasformativi. Ad esempio, una riduzione del 20% nell'errore di previsione può tradursi in un aumento incrementale delle entrate del 1%, migliorando anche l'esperienza degli ospiti e l'efficienza operativa.
Cosa Considerare Quando si Prevede l'Occupazione
Dati Storici
- Analizzare i tassi di occupazione passati, ADR (Tariffa Media Giornaliera) e RevPAR (Entrate per Camera Disponibile) per lo stesso periodo di tempo.
- Identificare le tendenze anno dopo anno tenendo conto delle anomalie, come la minore occupazione di ottobre 2021 dovuta alle cancellazioni di eventi post-COVID.
- Utilizzare i dati storici come base, ma evitare di fare troppo affidamento su di essi; le performance passate non sono una garanzia per i risultati futuri.
Stagionalità ed Eventi Speciali
- Esaminare le tendenze stagionali, come l'aumento dell'occupazione in inverno a Orlando per le convention o il turismo per il foliage autunnale nel nord-est degli Stati Uniti.
- Tenere conto delle festività, degli eventi locali e del loro impatto previsto sulla domanda utilizzando calendari degli eventi e proiezioni dei partecipanti.
- Sfruttare i dati storici per valutare come eventi simili abbiano influenzato in passato l'occupazione.
Tendenze di Mercato e Fattori di Domanda
- Monitorare le tendenze del settore e le condizioni economiche. Ad esempio, STR e Tourism Economics prevedono un aumento del RevPAR del +2,0% nel 2024, supportato da un'inflazione moderata e da bilanci familiari solidi.
- Rimanere aggiornati sulle attività dei concorrenti, come modifiche ai prezzi, ristrutturazioni o aperture di nuovi hotel.
- Identificare i principali fattori di domanda nel proprio mercato, tra cui viaggi d'affari, viaggi di piacere o prenotazioni di gruppi.
Pickup e Ritmo
- Monitorare il ritmo delle prenotazioni rispetto ai periodi precedenti per identificare le tendenze.
- Analizzare i modelli di pickup per rilevare fluttuazioni nella domanda, notando quali segmenti di ospiti stanno causando i cambiamenti.
- Adattare le previsioni in tempo reale in base a queste intuizioni.
Segmentazione e Modelli di Soggiorno
- Dividere l'occupazione per segmenti di ospiti, come transitori, gruppi o aziendali.
- Analizzare la durata media del soggiorno e i modelli di giorno della settimana per ogni segmento per anticipare eventuali sfide.
- Incorporare i tassi di cancellazione nelle previsioni, con ipotesi specifiche per segmento (ad esempio, un tasso di cancellazione del 10% per le prenotazioni di gruppo).
Fattori Unici
- Considerare le circostanze specifiche dell'hotel, come ristrutturazioni o nuovi servizi, che potrebbero influire sulla disponibilità delle camere o sulla domanda.
- Prendere in considerazione influenze esterne come l'attività dei concorrenti o disastri naturali.
- Prepararsi per eventi imprevisti costruendo flessibilità nel processo di previsione.
Passi per Creare una Previsione dell'Occupazione
Definire il Periodo di Previsione
Le previsioni settimanali sono ideali per aggiustamenti a breve termine, mentre le previsioni mensili o trimestrali offrono intuizioni strategiche. Considera il ritmo delle prenotazioni e le dinamiche del mercato per determinare quale periodo si adatta meglio alle esigenze del tuo hotel.
Raccogliere Dati Storici
Utilizzare il Property Management System (PMS) per estrarre i dati sui tassi di occupazione, ADR e RevPAR. Integra questi dati con informazioni provenienti da strumenti di intelligenza di mercato per ottenere un vantaggio competitivo. I dati storici aiutano a identificare modelli e servono come punto di partenza per le previsioni.
Analizzare i Fattori di Domanda
Considerare fattori esterni come eventi, stagionalità e condizioni economiche che influenzano il comportamento delle prenotazioni. Analizzare come questi elementi abbiano influenzato storicamente la domanda e utilizzare queste informazioni per perfezionare la previsione.
Un approccio proattivo nell'analisi della domanda può migliorare significativamente l'accuratezza.
Segmentare il Tuo Mercato
Dividere il mercato in segmenti consente una previsione più dettagliata. Analizzare i modelli per ospiti transitori, prenotazioni di gruppo e viaggiatori aziendali per comprendere i loro comportamenti unici.
Prestare attenzione alle variazioni nella durata del soggiorno e nelle finestre di prenotazione per ogni segmento. Questa segmentazione aiuta a creare strategie mirate per massimizzare le entrate e l'occupazione.
Sviluppare una Previsione di Base
Creare una previsione di base implica sintetizzare i dati storici e le intuizioni sulla domanda. Utilizzare questa proiezione iniziale come riferimento per identificare tendenze e potenziali lacune.
Una previsione di base solida fornisce un chiaro punto di partenza per ulteriori aggiustamenti e perfezionamenti, garantendo un approccio completo alla pianificazione.
Aggiustare le Previsioni
Incorporare i dati di pickup e il ritmo delle prenotazioni per identificare tendenze emergenti. Aggiustare per variazioni del mix di mercato e fattori unici come cancellazioni o azioni dei concorrenti.
Questo approccio dinamico garantisce che la tua previsione rimanga accurata e attuabile.
Monitorare e Raffinare
La previsione non è un'attività da fare una sola volta, ma un processo continuo. Aggiorna regolarmente la tua previsione per riflettere i nuovi dati, le tendenze e le condizioni di mercato.
Un monitoraggio e perfezionamento continui consentono risposte agili ai cambiamenti, assicurando che la tua strategia resti all'avanguardia.
Strumenti e Tecnologie
Software di Previsione Alberghiera
Gli strumenti di previsione moderni automatizzano i processi, integrano dati in tempo reale e forniscono analisi avanzate. I software più diffusi offrono funzionalità come la modellazione predittiva, dashboard dinamici e pianificazione di scenari.
Strumenti di Business Intelligence
Gli strumenti BI complementano la previsione fornendo intuizioni sulle performance storiche, le tendenze del mercato e l'attività dei concorrenti. Questi strumenti permettono decisioni basate sui dati e migliorano l'accuratezza delle previsioni.
Guardando al Futuro: Prevedere per il Successo
Una previsione accurata dell'occupazione è essenziale per massimizzare le entrate, semplificare le operazioni e offrire esperienze eccezionali agli ospiti. Adottando un approccio basato sui dati e utilizzando strumenti moderni, gli albergatori possono navigare con sicurezza nelle complessità del mercato odierno.
Massimizza le entrate e migliora la soddisfazione degli ospiti con un sistema di gestione delle proprietà che offre previsioni precise sull'occupazione e intuizioni basate sui dati.
