A gestão de propriedade é um aspecto crucial para o sucesso do gerenciamento de propriedades para aluguel. Um imóvel para aluguel pode ser um espaço de escritório, hotel, imóvel residencial,aluguel por temporada , etc.
Quer você seja um proprietário experiente ou esteja apenas começando no mercado imobiliário, é essencial monitorar adequadamente as receitas e despesas de aluguel.
Neste artigo, forneceremos um guia passo a passo para rastrear receitas e despesas de imóveis alugados.
Ao final deste artigo, você terá o conhecimento e as ferramentas para manter uma imagem financeira clara do seu imóvel alugado.
Características e tipos de receitas e despesas de aluguel
Existem várias fontes de receitas e despesas que afetam as finanças da sua propriedade.
É importante conhecer cada um para saber como categorizá-los para obter documentação e clareza adequadas.
Acompanhamento de renda
Em um imóvel alugado, existem diversas fontes de renda. É essencial saber quanta receita cada fonte traz.
- Pagamentos de aluguel
O pagamento do aluguel dos inquilinos é a principal fonte de renda do seu imóvel alugado.
Dependendo do seu contrato, os pagamentos podem ser mensais, semestrais ou anuais.
É essencial registrar cada pagamento, especificar o inquilino responsável e documentar a forma de pagamento (por exemplo, dinheiro, cheque, transferência eletrônica).
O rastreamento dos pagamentos de aluguel garante uma visão clara do fluxo de caixa do seu imóvel alugado.
- Depósitos de segurança
Isso é menos comum do que o pagamento de aluguel porque você só o cobra de novos inquilinos.
Os depósitos de segurança são taxas que os novos inquilinos pagam para cobrir possíveis danos futuros ou aluguel não pago. A maioria das pessoas chama isso de “Taxas de precaução”.
Documentar adequadamente os depósitos de segurança é essencial para cumprir os regulamentos locais e garantir um retorno tranquilo dos fundos aos inquilinos quando estes se mudam.
Você deve rastrear e documentar esses depósitos provenientes de pagamentos regulares de aluguel para maior transparência.
- Taxas e penalidades por atraso
Pagamentos atrasados de aluguel podem gerar taxas, uma fonte de renda secundária para seu imóvel alugado. Seja um imóvel para locação comercial ou residencial , os inquilinos que pagarem o aluguel fora do prazo ou descumprirem uma regra importante serão multados.
Você pode manter registros detalhados de quaisquer taxas atrasadas cobradas, incluindo a data, o inquilino e o motivo da taxa. No entanto, devem ser separados do pagamento real do aluguel.
- Outras fontes de renda
Além do aluguel e dos depósitos de segurança, você pode ter fontes de renda adicionais relacionadas ao seu imóvel alugado. Estes podem incluir receitas provenientes de comodidades (por exemplo, taxas de estacionamento, lavanderia), taxas para animais de estimação ou outras fontes diversas.
O rastreamento desses fluxos de renda adicionais garante que você maximize a lucratividade da sua propriedade e mantenha uma visão financeira abrangente.
Acompanhamento de despesas de aluguel
Todo negócio funciona com despesas. Portanto, ao monitorar sua receita, você também deve controlar suas despesas.
Existem muitos custos em que você incorrerá ao administrar uma empresa, especialmente uma empresa de aluguel de imóveis. Desde o pagamento de pessoal até manutenção e honorários advocatícios.
Vamos ver as despesas para cuidar da documentação financeira adequada.
- Pagamentos de hipotecas ou empréstimos
É comum que os proprietários financiem seus imóveis alugados com hipotecas e empréstimos. Consequentemente, hipotecas e pagamentos de empréstimos são as despesas mais comuns.
Quanta hipoteca você paga mensalmente ou anualmente?
Essa despesa é principalmente fixa, o que significa que você paga o mesmo valor periodicamente.
- Impostos sobre a propriedade
Os governos locais avaliam esses impostos, que variam amplamente dependendo da localização e do valor da sua propriedade.
Os impostos sobre a propriedade são despesas recorrentes porque são uma obrigação contínua dos proprietários e devem ser considerados no seu orçamento para evitar surpresas.
- Prêmios de seguro
O seguro patrimonial é essencial para proteger o seu investimento. Os prêmios podem variar com base em fatores como localização da propriedade, tamanho e tipo de cobertura que você escolher.
O rastreamento das despesas de seguro garante que você tenha cobertura adequada e possa reivindicar deduções quando aplicável.
- Utilitários
São despesas incorridas em serviços essenciais como água, luz, gás e remoção de lixo.
O custo dos serviços públicos pode variar sazonalmente e depender do uso do inquilino.
Consequentemente, o rastreamento preciso ajuda você a fazer um orçamento eficaz e pode ser útil para dividir os custos entre você e seus inquilinos, especialmente em propriedades com várias unidades.
- Manutenção e Reparos
Essas despesas são uma parte essencial da gestão de um imóvel alugado. Ao administrar um imóvel alugado, você deve garantir que o imóvel esteja bem conservado.
Os custos incorridos cobrem a manutenção e reparação de qualquer desgaste ao longo do tempo.
Eles cobrem manutenção regular, como limpeza, cuidado do gramado e inspeções do sistema HVAC para manter sua propriedade em boas condições.
Reparos de emergência para problemas repentinos, como problemas elétricos ou canos rompidos, se enquadram nesta categoria de despesas.
- Taxas de administração e gestão de propriedade
Pode ser necessário contratar um gerente de propriedade para ajudar a administrar sua propriedade e garantir que ela esteja em boas condições.
O administrador da propriedade é uma ponte entre você e seus inquilinos, cuidando das operações diárias da propriedade. Eles inspecionam a propriedade, cobram o pagamento do aluguel e resolvem quaisquer problemas que possam surgir.
No entanto, seus serviços não são gratuitos. Suas taxas normalmente incluem uma porcentagem da receita do aluguel.
As taxas de administração de propriedade são dedutíveis de impostos, por isso é essencial manter registros detalhados das taxas pagas.
- Custos de melhoria de propriedade
Esses custos de melhoria vão além da manutenção de rotina. Eles incluem reformas de propriedades, atualizações e paisagismo.
As melhorias na propriedade visam aumentar o valor da propriedade.
Acompanhar corretamente esse custo será vital para fins fiscais. Às vezes, essas despesas podem ser depreciadas ao longo do tempo, reduzindo seu lucro tributável.
- Publicidade e marketing
Uma das principais despesas dos proprietários é a publicidade e o marketing.
Se você possui um imóvel comercial ou residencial, precisa atrair inquilinos e mostrar porque essa é a melhor opção para eles.
Isso significa que você gastará dinheiro para anunciar. A publicidade ou marketing pode ser por meio de listagens, sinalização, flyers e até contratação de imobiliárias.
Ao acompanhar essas despesas, você pode avaliar a eficácia de suas estratégias de marketing e ajustar seu orçamento de acordo.
- Honorários jurídicos e profissionais
Esta categoria de despesas inclui honorários advocatícios para elaboração de contratos de locação e serviços de contabilidade, se você usar um contador profissional.
- Despesas de aluguel
Às vezes, podem surgir custos inesperados na gestão do seu imóvel alugado.
Essas despesas diversas podem variar desde custos de reparo para problemas de manutenção imprevistos até melhorias emergenciais na propriedade.
Outras despesas diversas podem ser suprimentos relacionados à propriedade. Esses suprimentos incluem itens necessários para operar e manter seu imóvel alugado.
Por exemplo, materiais de limpeza, materiais para reparos gerais ou mesmo materiais de jardinagem fazem parte de despesas diversas.
Importância do acompanhamento financeiro adequado
Conhecer a saúde financeira da sua propriedade ajudará você a entender o desempenho da sua propriedade.
Você pode pensar que está tendo lucro porque sua propriedade está em alta demanda. Mas um relatório detalhado de suas finanças pode mostrar o contrário.
Acompanhar suas finanças prepara você para o futuro. Existem vários motivos pelos quais você precisa monitorar a saúde financeira da sua propriedade. Vamos dar uma olhada nos mais importantes.
Demonstrações financeiras precisas
Uma das razões fundamentais para monitorar diligentemente as receitas e despesas de aluguel é manter demonstrações financeiras precisas.
Essas declarações são um registro abrangente do desempenho financeiro da sua propriedade.
Ao registrar com precisão todas as fontes de receitas e despesas, você pode criar demonstrações detalhadas de lucros e perdas.
Você precisará dessas demonstrações financeiras ao buscar financiamento, avaliar a saúde do seu investimento ou mesmo quando estiver pronto para vender o imóvel.
Demonstrações financeiras precisas proporcionam transparência e credibilidade ao histórico financeiro da sua propriedade.
Avaliando a rentabilidade da propriedade
O rastreamento eficaz permite avaliar com precisão a rentabilidade do seu imóvel.
Você pode calcular os principais indicadores de desempenho, como fluxo de caixa da propriedade, retorno do investimento (ROI) e receita operacional líquida (NOI).
Esses dados permitem que você tome decisões informadas sobre seu investimento, quer envolva ajustes de aluguel, atualizações de manutenção ou avaliação do potencial de propriedades adicionais.
Ao saber a situação financeira de sua propriedade, você pode maximizar seus retornos e minimizar riscos.
Planejando despesas de aluguel futuras
A propriedade de um imóvel alugado envolve despesas, desde manutenção de rotina até reparos inesperados.
Consequentemente, rastrear adequadamente essas despesas ajuda você a planejá-las de forma proativa.
Ao manter um registro abrangente do histórico financeiro de sua propriedade, você pode identificar tendências e padrões em suas despesas.
Esta informação ajuda-o a alocar fundos para futuras reparações ou renovações, garantindo que a sua propriedade permanece bem conservada e atrativa para os inquilinos.
Também minimiza a probabilidade de reveses financeiros inesperados.
Conformidade fiscal
As regulamentações fiscais para propriedades para aluguel podem ser complexas. Portanto, você precisa manter registros financeiros precisos para conformidade fiscal.
O rastreamento meticuloso de receitas e despesas permite que você reivindique deduções e créditos legítimos, reduzindo, em última análise, sua obrigação fiscal. Ele também fornece uma base sólida para quaisquer auditorias potenciais.
Ao aderir às regulamentações fiscais, você evita multas e garante um processo de declaração de impostos mais tranquilo.
Use software de gerenciamento com recursos de contabilidade para monitorar receitas e despesas de aluguel de propriedades
A melhor maneira de controlar as finanças da sua propriedade é usar um software de contabilidade de gerenciamento de propriedades. Ou um software de gerenciamento de propriedades com recursos de contabilidade.
Gerenciar receitas e despesas de aluguel pode ser uma tarefa complexa, mas se torna significativamente mais gerenciável com as ferramentas certas.
Normalmente, você ouviria sugestões como “Use software de contabilidade”. No entanto, como estou no setor hoteleiro, recomendo o uso de um software de gestão de propriedades com recursos de contabilidade.
Um software de gerenciamento de propriedades, como o Booking Ninjas, é uma ferramenta completa de solução de gerenciamento de propriedades que ajuda a realizar tarefas de gerenciamento de propriedades.
Este software torna mais fácil cobrar ou efetuar pagamentos e documentá-los adequadamente.
Por exemplo, o software pode automatizar tarefas financeiras e registrá-las. Eles podem rastrear automaticamente receitas de aluguel, registrar despesas e gerar relatórios financeiros, economizando tempo e reduzindo o risco de erros manuais.
Benefícios do software de gestão de propriedade
Além da automação, o software de gestão de propriedade tem outros benefícios para ajudá-lo a controlar suas despesas com eficácia e sem complicações.
Como proprietário ou gerente de propriedade, você precisa de tecnologia para simplificar todas as tarefas complexas para manter a exatidão e a precisão.
- Acompanhamento de despesas de aluguel
O software de gerenciamento de propriedades permite categorizar e rastrear várias despesas associadas ao seu imóvel alugado, como manutenção, reparos, taxas de administração de propriedades e muito mais.
Essa categorização ajuda você a obter insights sobre onde seu dinheiro está sendo gasto.
- Cobrança de aluguel
Muitas opções de software vêm com recursos de cobrança de aluguel, tornando mais fácil para os inquilinos pagarem eletronicamente e para os proprietários rastrearem o pagamento do aluguel.
Com o software, você pode reduzir o incômodo de cobrar cheques e atrasar pagamentos.
- Manutenção detalhada de registros financeiros
O recurso de contabilidade pode ajudá-lo a manter um registro detalhado de cada transação financeira realizada. Ele registra a data, hora e uma breve descrição da transação.
Ele também categoriza as transações de acordo com suas datas. Assim você conhece os registros financeiros de um determinado período.
Você pode salvar e compartilhar os registros da maneira que desejar. O software permite que você compartilhe ou exporte qualquer documento financeiro para acionistas ou qualquer pessoa que você deseje transferir.
- Informações financeiras
O software de gerenciamento de propriedades fornece uma visão clara da saúde financeira da sua propriedade.
Você pode acompanhar tendências de receita, comparar despesas ao longo do tempo e tomar decisões baseadas em dados para otimizar a lucratividade do seu imóvel alugado.
Além disso, você pode usar os dados financeiros para gerar relatórios para fins fiscais, assim
Você pode acompanhar facilmente todas as suas transações financeiras diariamente, semanalmente e mensalmente. Não há necessidade de inseri-los ou calculá-los manualmente.
Como usar software de contabilidade de gestão de propriedade para rastrear finanças de propriedades alugadas
Usar o software não é difícil. Booking Ninjas é o exemplo perfeito de software de gerenciamento de propriedades com recursos incríveis e exclusivos, fáceis de usar e entender.
Seria melhor usar o Booking Ninjas para todas as suas necessidades de contabilidade de gestão de propriedade.
Veja como monitorar adequadamente as finanças do seu imóvel alugado:
- Escolha o software certo
Selecione um software de gerenciamento de propriedade que ofereça recursos de contabilidade integrados ou possa ser perfeitamente integrado a softwares de contabilidade populares como QuickBooks ou Xero. Certifique-se de que ele se adapta ao tamanho e à complexidade do seu portfólio de imóveis para locação.
Neste caso, Booking Ninjas é uma opção mais recomendada.
- Configure suas contas
Comece configurando suas contas financeiras no software.
Isso inclui a criação de contas para receitas de aluguel, diversas categorias de despesas e quaisquer contas bancárias ou cartões de crédito associados às suas propriedades.
Observação: se você tiver vários imóveis para alugar, será necessário configurar contas para cada um deles.
Depois de criar as contas, você pode fornecer informações detalhadas sobre seus imóveis para locação e inquilinos.
Isso deve incluir os termos do aluguel, valores do aluguel, detalhes do depósito caução e informações de contato do inquilino.
- Automatize a cobrança para sua receita de aluguel
Booking Ninjas oferece recursos de cobrança de aluguel. Assim, você pode configurar processos automatizados de cobrança de aluguel.
Essa configuração de automação pode incluir o envio de faturas de aluguel aos inquilinos, permitindo-lhes pagar eletronicamente e registrar automaticamente os pagamentos recebidos em seu sistema de contabilidade.
- Acompanhe suas despesas de aluguel
Sempre que você incorrer em uma despesa relacionada a um imóvel, registre-a no software.
Categorize as despesas com precisão, anexando recibos ou faturas conforme necessário. Isso garante que todos os custos sejam contabilizados e categorizados corretamente.
Ao documentar suas despesas, certifique-se de inserir a data e hora apropriadas para maior clareza.
- Gere relatórios financeiros
A automação da contabilidade de gerenciamento de propriedades simplificou as tarefas contábeis. Por exemplo, o software de contabilidade de gestão de propriedade geralmente vem com um recurso de relatório.
Este recurso permite gerar relatórios financeiros, como demonstrações de lucros e perdas, balanços e demonstrações de fluxo de caixa.
Estes são os relatórios mais importantes de que você precisa para determinar a saúde financeira de sua propriedade.
A maioria dos softwares vem com um modelo predefinido para cada demonstração financeira, facilitando a obtenção rápida de um relatório detalhado.
- Defina lembretes
Usando os recursos de automação do software, defina lembretes para datas importantes, como renovações de aluguel, inspeções de propriedades ou cronogramas de manutenção.
Esses lembretes informarão quando cobrar ou efetuar pagamentos para que você possa documentá-los facilmente.
Definir lembretes ajuda você a se manter organizado e em dia com tarefas críticas.
- Atualize seu software
Atualize regularmente seu software de contabilidade de gestão de propriedade para que você possa aproveitar os recursos mais recentes para facilitar suas tarefas de contabilidade.
Por exemplo, novos recursos podem incluir patches de segurança para otimizar a segurança dos dados. Ou um recurso de compartilhamento que permite personalizar e compartilhar os dados com o maior número de pessoas possível.
Ao atualizar seu software, não se esqueça de fazer backup de seus dados.
Booking Ninjas é um software baseado em nuvem que armazena e protege seus dados.
No entanto, isso não significa que você não deva fazer backup de seus dados. Isso ajuda a evitar a perda de dados em caso de problemas técnicos ou falhas de computador.
- Revise e analise
Sempre revise seus relatórios financeiros e analise os dados para identificar tendências, áreas de melhoria e oportunidades de economia de custos ou aumento de receita.
Você também pode verificar se há erros ou desalinhamento. Fazer isso ajudará a evitar consequências graves que afetarão a gestão de sua propriedade.
Muitas vezes é melhor revisar e analisar mensalmente. Você pode definir lembretes para revisar suas receitas e despesas totais do mês.
Isso o ajudará a planejar e tomar decisões informadas para os meses subsequentes.
Conclusão
O rastreamento eficaz das receitas e despesas de aluguel é essencial para o gerenciamento bem sucedido dos investimentos imobiliários.
Consequentemente, o software de gestão imobiliária com recursos de contabilidade integrados tornou-se uma ferramenta valiosa, oferecendo inúmeros benefícios que simplificam os aspectos financeiros da propriedade imobiliária.
Ao escolher o software de contabilidade de gerenciamento de propriedade certo para simplificar suas tarefas contábeis, você pode obter maior controle sobre as finanças do seu imóvel alugado.
Booking Ninjas não apenas agiliza as tarefas financeiras, mas também oferece uma visão holística do desempenho do seu portfólio de imóveis para locação.
Você pode entrar em contato conosco ou visitar nosso site para saber mais sobre nossos recursos e como eles podem beneficiá-lo.